Responsables de la sécurité : arrêtez de détester les lundis

Responsables de la sécurité : arrêtez de détester les lundis

Pour de nombreux dirigeants d’entreprises de sécurité, le lundi marque le retour au bureau. Cela s’accompagne des réalités inhérentes à la gestion d’une entreprise : planifier les horaires des employés, établir la paie, régler l’assurance responsabilité civile, examiner les documents administratifs et les rapports, etc. Mais le secteur de la sécurité fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Pourquoi le lundi serait-il tant plus difficile que n’importe quel autre jour ?

Il s'avère qu'il existe des explications plausibles au « blues du lundi ». Les pressions internes et externes font du début de semaine un véritable calvaire pour les dirigeants d'entreprise. Voici quelques difficultés courantes auxquelles sont confrontés les chefs d'entreprise (ainsi que quelques conseils pour leur faciliter un peu la vie).

Examen des rapports du week-end

La plupart des dirigeants d'entreprise sont accueillis à leur retour au bureau par une pile de rapports d'incident qui doivent être révisés et traités. La paperasse peut s'avérer frustrante et chronophage, même dans les meilleures conditions. Mais lorsque l'entreprise recourt à des pratiques obsolètes, la situation peut devenir bien pire.

Le traitement des documents administratifs peut comporter de nombreuses étapes fastidieuses. Les rapports rédigés à la main doivent être tapés à l'ordinateur et vérifiés orthographiquement ; les registres remplis de notes prises lors des visites de chantier doivent être validés et classés. Tout cela pour établir un rapport que votre client ne lira peut-être même pas.

Les rapports établis manuellement présentent un autre inconvénient : un manque de puissance de traitement des données. Toute analyse basée sur les données que vous souhaitez effectuer devra être saisie et exécutée manuellement. Cela repose sur une tenue précise et honnête des registres et nécessitera probablement un travail considérable en coulisses. De plus, même le meilleur analyste de données pourrait passer à côté de possibilités d’optimisation des patrouilles ou de tendances générales illustrant la valeur que vos services apportent à un client. Cela rend le maintien des contrats plus difficile sur un marché de la sécurité concurrentiel.

Frustration des clients

Vous travaillez peut-être sans relâche, mais ce n’est pas toujours le cas pour vos clients. C’est le lundi matin que la plupart de vos interlocuteurs chez les clients reviennent au bureau. Et c’est à ce moment-là que vous découvrez si le week-end ne s’est pas bien passé.

Les lundis sont particulièrement tendus pour les entreprises qui ne disposent pas d’un système de rapports efficace, automatisé et accessible par le client. Imaginons que votre agent laisse au client un rapport quotidien rédigé à la main dans une écriture illisible. Frustré, votre client appelle pour demander à ce que quelqu’un lui explique ce qui s’est passé pendant le service, mais il se retrouve en attente pendant que vous parlez à un autre client dont le rapport quotidien n’a jamais été remis. Plus ce client attend de vos nouvelles, plus votre contrat est menacé.

La meilleure façon de gérer ce genre de goulot d'étranglement est de le prévenir. L'utilisation d'un système de gestion des agents de sécurité tel que Silvertrac permet de rationaliser la transmission des rapports de service. Les rapports peuvent être établis tout au long d'une patrouille ou d'une ronde et programmés pour être envoyés automatiquement une fois celle-ci terminée. Fini les rapports griffonnés à la main glissés sous la porte d'un superviseur.

C'est la vie

Lorsqu'un agent se déclare malade ou ne se présente pas à son service, vous devez prendre rapidement des décisions en matière d'effectifs pour combler ce manque. Trouver un remplaçant peut s'avérer particulièrement difficile pour les entreprises de sécurité le week-end. Souvent, cela implique d'affecter l'un de vos agents à un site qu'il ne connaît pas.

Une formation efficace des agents de sécurité est véritablement le seul moyen de tirer le meilleur parti de leurs compétences. Lorsque chaque responsable forme ses agents en suivant des procédures opérationnelles standard (SOP) différentes, des malentendus peuvent survenir. C'est particulièrement vrai lorsqu'un agent est affecté à la surveillance d'un site qu'il ne connaît pas. La communication sur les sites doit être irréprochable afin d'éviter toute erreur coûteuse.

Chaque agent devrait bénéficier d'une formation spécifique au site sur lequel il sera affecté, ainsi que de formations de remise à niveau ponctuelles et de mises à jour selon les besoins. Il arrive souvent que des incidents se produisent lorsqu'un agent est affecté à un nouveau site. Disposer d'une ressource numérique unique pour la formation permet aux agents de se familiariser rapidement avec des missions qui leur sont inconnues.

Lorsque vos agents ne sont pas à la hauteur le week-end, c’est le lundi que vous devez prendre des décisions difficiles. Dans de nombreux cas, une formation complémentaire sera la meilleure solution pour votre agent. Cela implique bien sûr que vous et vos responsables trouviez le temps d’organiser ces formations.

Embaucher vite, licencier lentement

Dans d’autres cas, le comportement d’un agent justifiera un licenciement pur et simple. Licencier des agents n’est jamais une partie de plaisir, mais cela s’avère particulièrement désagréable lorsqu’il est difficile de trouver de nouveaux talents.

La pénurie de main-d'œuvre qui touche l'ensemble du secteur et le taux de rotation élevé font des lundis un véritable casse-tête pour les chefs d'entreprise, qui sont constamment à la recherche de nouveaux collaborateurs. Dans de nombreuses régions du pays, les entreprises de sécurité constatent qu'il est plus facile de remporter des appels d'offres que de trouver du personnel qualifié pour honorer les contrats. De nombreuses entreprises sont contraintes de refuser des missions faute d'agents. Cette situation maintient les marges à un niveau faible et freine la croissance des entreprises.

Cela signifie également que lorsqu'un cadre ne remplit pas ses fonctions, la direction de l'entreprise se retrouve confrontée à une décision difficile. Le licenciement d'un salarié prend une nouvelle dimension lorsque le recrutement d'un remplaçant s'avère coûteux et prend beaucoup de temps. Beaucoup choisiront de conserver les cadres présentant des problèmes disciplinaires pour éviter d'affronter cette réalité.

La seule solution à long terme pour sortir de ce cercle vicieux consiste à recruter des cadres hautement qualifiés et à améliorer les taux de fidélisation.

En résumé :

Les lundis ne sont agréables pour personne. Mais c'est d'autant plus vrai quand on dirige une entreprise de sécurité. Vous risquez de devoir faire face à plusieurs problèmes à la fois, notamment :

• Une montagne de rapports à corriger et à relire
• Plusieurs clients souhaitent discuter des incidents survenus ce week-end
• Un agent qui a commis une faute et qui doit faire l'objet de mesures disciplinaires
• De nouvelles candidatures dans votre boîte de réception (ou, pire encore, aucune candidature)

Il n'est pas facile de prendre un bon départ le lundi matin. Une solution consiste à utiliser un logiciel de gestion des agents de sécurité comme Silvertrac, capable de rationaliser la création de rapports, la collecte de données, la planification, la formation et bien plus encore.