Responsables de la sécurité : arrêtez de détester les lundis !

Responsables de la sécurité : arrêtez de détester les lundis !

Pour de nombreux dirigeants d'entreprises de sécurité, le lundi marque le retour au bureau. Avec lui, les réalités de la gestion d'une entreprise reviennent : planification des horaires des employés, paie, assurance responsabilité civile, vérification des documents et rapports, etc. Or, la sécurité est un secteur qui fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Pourquoi le lundi serait-il plus difficile que les autres jours ?

Il y a de bonnes raisons pour expliquer le cafard du lundi. Les pressions internes et externes rendent le début de semaine particulièrement difficile pour les dirigeants d'entreprise. Voici quelques difficultés courantes auxquelles les chefs d'entreprise sont confrontés (et quelques conseils pour leur faciliter la vie).

Examen des rapports de fin de semaine

La plupart des dirigeants d'entreprise retrouvent leur bureau avec une pile de rapports d'incidents à corriger et à traiter. La paperasse est déjà une source de frustration et de perte de temps, même dans les meilleures conditions. Mais lorsqu'une entreprise utilise des pratiques désuètes, la situation peut vite empirer.

Le traitement des documents administratifs peut comporter de nombreuses étapes fastidieuses. Les rapports manuscrits doivent être saisis et corrigés ; les registres des visites de chantier doivent être validés et archivés. Tout ça pour produire un rapport que votre client ne lira peut-être même pas.

Les rapports rédigés à la main présentent un autre inconvénient majeur : leur faible capacité de traitement des données. Toute analyse de données devra être saisie et exécutée manuellement. Cela repose sur une tenue de registres précise et fiable, et nécessitera probablement un travail considérable en coulisses. De plus, même les analystes les plus compétents risquent de passer à côté d'optimisations des patrouilles ou de tendances générales illustrant la valeur ajoutée de vos services pour un client. Dans un marché concurrentiel de la sécurité, le maintien des contrats est complexifié.

Frustration des clients

Vous travaillez peut-être sans arrêt, mais ce n'est pas toujours le cas pour vos clients. La plupart de leurs interlocuteurs au bureau reprennent le lundi matin. Et si la fin de semaine s'est mal passée, c'est à ce moment-là que vous vous en apercevez.

Le lundi est particulièrement tendu pour les entreprises qui n'ont pas mis en place un système de rapports client automatisé et efficace. Imaginez que votre gestionnaire laisse un rapport quotidien au client, rédigé à la main dans une écriture illisible. Frustré, votre client appelle pour obtenir des explications sur le déroulement de son service, mais se retrouve en attente pendant que vous discutez avec un autre client dont le rapport n'a jamais été remis. Plus ce client attend de vos nouvelles, plus votre contrat est menacé.

La meilleure façon de gérer ce type de goulot d'étranglement est de le prévenir. Un système de gestion des agents de sécurité comme Silvertrac permet de simplifier la transmission des rapports de service. Ces rapports peuvent être compilés tout au long de la patrouille ou de la ronde et programmés pour une transmission automatique une fois celle-ci terminée. Plus de rapports griffonnés à la main et glissés sous la porte du superviseur.

Ça arrive

Lorsqu'un agent est absent pour cause de maladie ou ne se présente pas à son poste, il est impératif de prendre rapidement des décisions concernant son personnel afin de le remplacer. Trouver un remplaçant peut s'avérer particulièrement difficile pour les entreprises de sécurité le week-end. Souvent, cela implique d'affecter un agent à un site qu'il ne connaît pas.

Une formation efficace est essentielle pour optimiser les performances de vos agents de sécurité. Lorsque chaque superviseur forme ses agents selon des procédures opérationnelles standard différentes, des problèmes de communication surviennent. C'est particulièrement vrai lorsqu'un agent est affecté à un site qu'il ne connaît pas. La communication sur les sites doit être impeccable afin d'éviter des erreurs coûteuses.

Chaque agent devrait recevoir une formation spécifique au lieu de travail, ainsi que des formations de recyclage et des mises à jour ponctuelles selon les besoins. Il arrive souvent que des incidents surviennent lors de l'intervention d'un agent sur un nouveau site. Avoir une ressource numérique unique pour la formation permet aux agents de se familiariser rapidement avec les nouvelles missions.

Lorsque vos agents ne sont pas performants pendant la fin de semaine, c'est le lundi qu'il faut prendre des décisions difficiles. Dans bien des cas, une formation complémentaire sera la meilleure solution. Cela implique bien sûr de dégager du temps pour vous et vos gestionnaires afin d'organiser ces formations.

Embauchez vite, licenciez lentement

Dans d'autres cas, le comportement d'un agent justifiera son licenciement. Licencier des agents n'est jamais agréable, mais c'est particulièrement pénible lorsqu'il est difficile de trouver de nouveaux talents.

La pénurie de personnel et le fort taux de roulement des employés, qui touchent l'ensemble de l'industrie, rendent les lundis difficiles pour les chefs d'entreprise constamment à la recherche de nouveaux talents. Dans de nombreuses régions, les entreprises de sécurité constatent qu'il est plus facile de remporter des appels d'offres que de trouver des candidats qualifiés pour honorer les contrats. Nombre d'entre elles sont contraintes de refuser des missions faute d'agents qualifiés. Cette situation réduit leurs marges et freine leur croissance.

Cela signifie également que lorsqu'un agent ne remplit pas ses fonctions, la direction de l'entreprise fait face à une décision difficile. Licencier un employé prend une toute autre dimension lorsque trouver un remplaçant s'avère coûteux et chronophage. Plusieurs préfèrent retenir les agents ayant des problèmes disciplinaires pour éviter d'avoir à faire face à cette réalité.

La seule solution durable pour sortir de ce cycle est de trouver des agents de grande qualité et d'améliorer les taux de fidélisation.

En bref :

Les lundis ne sont jamais agréables. C'est d'autant plus vrai lorsqu'on dirige une entreprise de sécurité. Il faut alors gérer plusieurs problèmes en même temps, notamment :

• Une montagne de rapports à corriger et à relire
• Plusieurs clients veulent discuter des incidents survenus ce week-end.
• Un agent indiscipliné qui a besoin d'être sanctionné.
• Nouvelles candidatures dans votre boîte de réception (ou pire, aucune candidature)

Prendre l'avantage le lundi matin n'est pas chose facile. Une solution consiste à utiliser un logiciel de gestion des agents de sécurité comme Silvertrac, qui permet de simplifier les rapports, la collecte de données, la planification, la formation et bien plus encore.