Sicherheitsmanager: Hört auf, Montage zu hassen

Sicherheitsmanager: Hört auf, Montage zu hassen

Für viele Inhaber von Sicherheitsunternehmen ist der Montag der Tag, an dem sie ins Büro zurückkehren. Damit geht die Realität der Unternehmensführung einher: Mitarbeiter einteilen, die Gehaltsabrechnung erstellen, die Haftpflichtversicherung bezahlen, Unterlagen und Berichte prüfen und so weiter. Doch die Sicherheitsbranche ist eine Branche, die rund um die Uhr, sieben Tage die Woche im Einsatz ist. Warum sollten Montage dann so viel schwieriger sein als jeder andere Tag?

Es gibt offenbar einige plausible Erklärungen für den Montagsblues. Interner und externer Druck machen den Wochenbeginn für Unternehmensleiter zu einer echten Tortur. Hier sind einige typische Herausforderungen, mit denen Unternehmer zu kämpfen haben (sowie einige Tipps, wie man sich das Leben ein wenig erleichtern kann).

Durchsicht der Wochenendberichte

Die meisten Führungskräfte werden bei ihrer Rückkehr ins Büro von einem Stapel von Vorfallberichten empfangen, die bearbeitet und weiterverarbeitet werden müssen. Papierkram kann selbst unter den besten Umständen frustrierend und zeitaufwendig sein. Wenn ein Unternehmen jedoch veraltete Arbeitsabläufe anwendet, kann es noch viel schlimmer kommen.

Die Bearbeitung von Unterlagen kann zahlreiche mühsame Schritte umfassen. Handschriftliche Berichte müssen abgetippt und auf Rechtschreibung geprüft werden; Logbücher voller Aufzeichnungen zu Baustellenbegehungen müssen bestätigt und abgelegt werden. All das, um einen Bericht zu erstellen, den Ihr Kunde vielleicht gar nicht liest.

Manuell erstellte Berichte haben noch einen weiteren Nachteil – mangelnde Datenverarbeitungsleistung. Jede datengestützte Analyse, die Sie durchführen möchten, muss manuell eingegeben und ausgeführt werden. Dies setzt eine genaue und korrekte Buchführung voraus und erfordert im Hintergrund wahrscheinlich einen erheblichen Arbeitsaufwand. Zudem könnten selbst die besten Zahlenjongleure Möglichkeiten zur Optimierung von Patrouillen oder übergeordnete Trends übersehen, die den Wert verdeutlichen, den Ihre Dienstleistungen für einen Kunden schaffen. Das erschwert die Vertragsbindung in einem wettbewerbsintensiven Sicherheitsmarkt.

Frustration der Kunden

Sie arbeiten vielleicht rund um die Uhr, aber das gilt nicht immer für Ihre Kunden. Am Montagmorgen kehren die meisten Ansprechpartner Ihrer Kunden ins Büro zurück. Und wenn das Wochenende nicht gut verlaufen ist, erfahren Sie das genau dann.

Montage sind besonders angespannt für Unternehmen, die nicht über ein effektives, automatisiertes und kundenorientiertes Berichtswesen verfügen. Nehmen wir an, Ihr Mitarbeiter hinterlässt beim Kunden einen Tagesbericht, der handschriftlich und in unleserlicher Kritzelschrift verfasst ist. Frustriert fordert Ihr Kunde jemanden auf, ihm zu erklären, was während der Schicht passiert ist, muss dann aber in der Warteschleife warten, während Sie mit einem anderen Kunden sprechen, dessen Tagesbericht nie zugestellt wurde. Je länger dieser Kunde auf eine Rückmeldung von Ihnen wartet, desto mehr ist Ihr Vertrag gefährdet.

Der beste Weg, mit solchen Engpässen umzugehen, ist, sie von vornherein zu vermeiden. Der Einsatz eines Sicherheitspersonal-Managementsystems wie Silvertrac trägt dazu bei, die Übermittlung von Schichtberichten zu optimieren. Berichte können während einer Patrouille oder Rundgang erstellt und so eingestellt werden, dass sie nach Abschluss automatisch versendet werden. Vorbei sind die Zeiten, in denen handschriftliche Berichte unter der Tür eines Vorgesetzten hindurchgeschoben wurden.

So ist das Leben

Wenn sich ein Mitarbeiter krank meldet oder bei einer Schicht nicht erscheint, müssen Sie schnell Personalentscheidungen treffen, um die Lücke zu schließen. Die Suche nach Ersatz kann für Sicherheitsunternehmen an den Wochenenden besonders schwierig sein. Oft bedeutet das, dass Sie einen Ihrer Mitarbeiter an einem ihm unbekannten Standort einsetzen müssen.

Eine effektive Ausbildung der Sicherheitskräfte ist wirklich der einzige Weg, um die maximale Leistung aus Ihren Mitarbeitern herauszuholen. Wenn jeder Vorgesetzte seine Mitarbeiter nach unterschiedlichen Standardarbeitsanweisungen (SOPs) schult, kommt es zu Missverständnissen. Dies gilt insbesondere dann, wenn ein Mitarbeiter zur Bewachung eines ihm unbekannten Objekts versetzt wird. Die Kommunikation vor Ort sollte lückenlos sein, um kostspielige Fehler zu vermeiden.

Jeder Beamte sollte eine auf das jeweilige Einsatzgelände zugeschnittene Schulung erhalten sowie bei Bedarf gelegentliche Auffrischungskurse und aktuelle Informationen. Oft kommt es zu Zwischenfällen, wenn ein Beamter auf einem neuen Einsatzgelände im Einsatz ist. Eine zentrale digitale Ressource für Schulungen hilft den Beamten dabei, sich schnell in ungewohnte Einsatzaufgaben einzuarbeiten.

Wenn Ihre Mitarbeiter am Wochenende keine guten Leistungen erbringen, müssen Sie am Montag schwierige Entscheidungen treffen. In vielen Fällen ist eine Zusatzschulung die beste Lösung für Ihre Mitarbeiter. Das bedeutet natürlich, dass Sie und Ihre Führungskräfte Zeit finden müssen, um diese Schulungen durchzuführen.

Schnell einstellen, langsam entlassen

In anderen Fällen rechtfertigt das Verhalten eines Beamten eine fristlose Kündigung. Beamte zu entlassen macht nie Spaß, aber es ist besonders unangenehm, wenn es sich als schwierig erweist, neue Talente zu finden.

Der branchenweite Personalmangel und die hohe Fluktuation machen den Montag für Unternehmer, die ständig auf der Suche nach neuen Mitarbeitern sind, zu einer Qual. In vielen Teilen des Landes stellen Sicherheitsunternehmen fest, dass es einfacher ist, Ausschreibungen zu gewinnen, als qualifiziertes Personal zu finden, um die Aufträge zu erfüllen. Viele Unternehmen sind gezwungen, Aufträge abzulehnen, weil es zu wenige Sicherheitskräfte gibt. Dies führt zu geringen Gewinnspannen und schränkt das Wachstum eines Unternehmens ein.

Das bedeutet auch, dass die Unternehmensleitung vor einer schwierigen Entscheidung steht, wenn ein Mitarbeiter seine Aufgaben nicht erfüllt. Die Entlassung eines Mitarbeiters erhält eine neue Dimension, wenn die Suche nach einem Ersatz kostspielig und zeitaufwendig ist. Viele behalten Mitarbeiter mit Disziplinarproblemen, um sich dieser Realität nicht stellen zu müssen.

Die einzige langfristige Lösung, um diesem Kreislauf zu entkommen, besteht darin, hochqualifizierte Führungskräfte zu finden und die Mitarbeiterbindungsrate zu verbessern.

Zusammenfassung:

Montage sind für niemanden gerade toll. Das gilt aber ganz besonders, wenn man ein Sicherheitsunternehmen leitet. Da muss man sich unter Umständen gleich mit mehreren Problemen gleichzeitig herumschlagen, darunter:

• Ein Berg an Berichten, die bearbeitet und geprüft werden müssen
• Mehrere Kunden, die Vorfälle vom Wochenende besprechen möchten
• Ein Beamter, der sich falsch verhält und disziplinarisch belangt werden muss
• Neue Bewerbungen in Ihrem Posteingang (oder, schlimmer noch, gar keine Bewerbungen)

Am Montagmorgen gleich voll durchzustarten, ist nicht einfach. Eine Lösung ist der Einsatz einer Software für das Wachpersonalmanagement wie Silvertrac, die die Berichterstellung, Datenerfassung, Dienstplanerstellung, Schulungen und vieles mehr optimieren kann.