Responsables de seguridad: dejad de odiar los lunes

Responsables de seguridad: dejad de odiar los lunes

Para muchos propietarios de empresas de seguridad, el lunes es el día en que vuelven a la oficina. Y con ello llega la realidad de dirigir cualquier empresa: organizar los turnos de los empleados, preparar las nóminas, pagar el seguro de responsabilidad civil, revisar el papeleo y los informes, etcétera. Pero el sector de la seguridad es un sector que funciona las 24 horas del día, los siete días de la semana. ¿Por qué los lunes tienen que ser tanto más duros que cualquier otro día?

Resulta que hay algunas explicaciones lógicas para la «depresión del lunes». Las presiones internas y externas hacen que el comienzo de la semana sea una pesadilla para los directivos de las empresas. A continuación, te presentamos algunas dificultades habituales a las que se enfrentan los empresarios (y algunos consejos para hacerles la vida un poco más fácil).

Revisión de los informes del fin de semana

A la mayoría de los directivos les espera, al volver a la oficina, una pila de informes de incidentes que hay que revisar y tramitar. El papeleo puede resultar frustrante y llevar mucho tiempo incluso en las mejores circunstancias. Pero cuando una empresa utiliza prácticas obsoletas, la situación puede empeorar considerablemente.

La tramitación de la documentación administrativa puede implicar múltiples pasos tediosos. Los informes escritos a mano deben pasarse a máquina y revisarse ortográficamente; los libros de registro repletos de documentación sobre las visitas a las instalaciones deben verificarse y archivarse. Todo ello para elaborar un informe que es posible que tu cliente ni siquiera llegue a leer.

Los informes elaborados a mano adolecen de otro inconveniente: la falta de capacidad de procesamiento de datos. Cualquier análisis basado en datos que se desee realizar deberá introducirse y ejecutarse manualmente. Esto depende de que los registros se lleven a cabo de forma precisa y honesta, y probablemente requerirá un esfuerzo considerable en la gestión administrativa. Además, incluso el mejor analista de datos podría pasar por alto formas de optimizar las patrullas o tendencias generales que ilustren el valor que tus servicios aportan a un cliente. Esto dificulta la retención de contratos en un mercado de la seguridad tan competitivo.

Frustración del cliente

Puede que tú trabajes sin descanso, pero no siempre es así para tus clientes. El lunes por la mañana es cuando la mayoría de las personas de contacto de tus clientes volverán a la oficina. Y si el fin de semana no ha ido bien, es entonces cuando te enteras.

Los lunes son especialmente tensos para las empresas que no cuentan con un sistema de informes eficaz, automatizado y orientado al cliente. Imagina que tu responsable deja al cliente un informe diario escrito a mano con una letra ilegible. Frustrado, tu cliente llama para que alguien le explique qué ha ocurrido durante el turno, pero se ve obligado a esperar en línea mientras tú hablas con otro cliente cuyo informe diario nunca se ha entregado. Cuanto más tiempo tenga que esperar ese cliente para recibir noticias tuyas, más se pone en riesgo tu contrato.

La mejor forma de abordar este tipo de atasco es prevenirlo. El uso de un sistema de gestión de guardias de seguridad como Silvertrac ayuda a agilizar el envío de los informes de turno. Los informes se pueden ir elaborando a lo largo de la patrulla o ronda y configurarse para que se envíen automáticamente una vez finalizada. Se acabaron los informes escritos a mano y deslizados bajo la puerta del supervisor.

Estas cosas pasan

Cuando un agente se da de baja por enfermedad o no se presenta a su turno, hay que tomar decisiones rápidas sobre la dotación de personal para cubrir la baja. Encontrar personal de sustitución puede resultar especialmente complicado para las empresas de seguridad durante los fines de semana. A menudo, eso implica asignar a uno de tus agentes a un recinto con el que no está familiarizado.

Una formación eficaz del personal de seguridad es, en realidad, la única forma de sacar el máximo rendimiento a tus agentes. Cuando cada supervisor forma a sus agentes siguiendo procedimientos operativos estándar (SOP) diferentes, se producen malentendidos. Esto es especialmente cierto cuando se traslada a un agente para que se encargue de una propiedad que no conoce. La comunicación en los lugares de trabajo debe ser impecable para evitar que se produzcan errores costosos.

Cada agente debería recibir formación específica sobre el inmueble en el que vaya a trabajar, además de cursos de actualización ocasionales y información actualizada cuando sea necesario. A menudo, se producen incidentes cuando un agente trabaja en un inmueble nuevo. Disponer de un recurso digital único para la formación ayuda a los agentes a ponerse al día rápidamente con las tareas que no les resultan familiares.

Cuando tus agentes no rinden lo suficiente durante el fin de semana, el lunes es el momento de tomar decisiones difíciles. En muchos casos, la formación complementaria será la mejor solución para tu agente. Eso implica, por supuesto, que tú y tus responsables encontréis tiempo para impartir esas formaciones.

Contrata rápido, despide despacio

En otros casos, la conducta de un agente justificará su despido inmediato. Despedir a agentes nunca es agradable, pero resulta especialmente desagradable cuando resulta difícil encontrar nuevos talentos.

La escasez de personal en todo el sector y la elevada rotación de plantilla hacen que los lunes sean una pesadilla para los propietarios de las empresas, que se ven obligados a buscar constantemente nuevos empleados. En muchas partes del país, las empresas de seguridad se están dando cuenta de que es más fácil ganar licitaciones que encontrar personal cualificado para cumplir con los contratos. Muchas empresas se ven obligadas a rechazar trabajos debido a la escasez de agentes. Esto reduce los márgenes de beneficio y frena el crecimiento de la empresa.

Esto también significa que, cuando un directivo no cumple con su trabajo, la dirección de la empresa se ve obligada a tomar una decisión difícil. Despedir a un empleado adquiere una nueva dimensión cuando encontrar un sustituto resulta costoso y lleva mucho tiempo. Muchos se aferran a los directivos con problemas disciplinarios para evitar enfrentarse a esta realidad.

La única solución a largo plazo para romper este círculo vicioso consiste en encontrar agentes de gran calidad y mejorar las tasas de retención.

En resumen:

Los lunes no son nada del otro mundo para nadie. Pero eso es especialmente cierto cuando diriges una empresa de seguridad. Es posible que tengas que lidiar con varios problemas a la vez, entre ellos:

• Una montaña de informes que editar y revisar
• Varios clientes que quieren comentar los incidentes del fin de semana
• Un agente que se comporta de forma inadecuada y que debe ser sancionado
• Nuevas solicitudes de empleo en tu bandeja de entrada (o, peor aún, ninguna solicitud)

No es fácil empezar con buen pie el lunes por la mañana. Una solución es utilizar un software de gestión de guardias como Silvertrac, que permite optimizar la elaboración de informes, la recopilación de datos, la programación, la formación y mucho más.