4 façons d'améliorer votre stratégie de sécurité d'entreprise

4 façons d'améliorer votre stratégie de sécurité d'entreprise

Les professionnels de la sécurité physique savent que, en matière de conformité et de réduction des risques, la maîtrise des subtilités du sujet fera la différence entre une réussite totale et un échec coûteux. Que peuvent donc faire les responsables de la sécurité en entreprise pour améliorer la conformité et réduire les risques ?

Avant tout, le moyen le plus simple pour les organisations d’éviter les problèmes de conformité consiste à s’associer à un expert qui a déjà accompli le plus gros du travail. Cela implique de disposer d’un guide pratique disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, qui sait tirer parti des meilleures technologies pour gérer l’atténuation des risques.

Quatre façons pour votre équipe d'utiliser la technologie afin de réduire les coûts et les risques :

• Rapports d'incident – Tirez le meilleur parti des rapports d'incident de votre équipe pour éviter toute responsabilité civile à l'entreprise
• Améliorer les pratiques de recrutement – Éviter d'embaucher des agents de sécurité non qualifiés ou non formés au sein de votre équipe interne
• Renforcer la responsabilité – Maintenir une vigilance constante sur les agents de sécurité à distance qui patrouillent dans des zones à risque ou dangereuses
• Optimisez la gestion de la paie – Évitez les pénalités liées à des erreurs de calcul des salaires des employés

Éviter les erreurs dans les rapports d'incident

L'objectif est toujours de produire des rapports exempts d'erreurs ; pourtant, la quantité d'informations erronées qui se transmettent d'un agent à son supérieur peut être alarmante, en particulier lorsque 1) les agents ne sont pas formés pour gérer correctement les incidents et 2) les questions ouvertes risquent d'entraîner des réponses ouvertes – ce qui conduit à toute une série d'autres problèmes qu'il vaut mieux éviter, tels que les compétences rédactionnelles, la lisibilité et les préjugés.

Votre équipe doit non seulement savoir quoi écrire, mais aussi comment rédiger un rapport. Cela implique souvent d'utiliser un système de rapports basé sur des modèles pour obtenir des réponses standardisées.

Tableau de bord de suivi des rondes de sécurité Trackforce Valiant

La normalisation tire parti de l'efficacité des procédures de compte rendu en réduisant au minimum les distractions et en simplifiant ce qui peut parfois s'avérer être une situation stressante, notamment lorsqu'un agent se trouve en pleine intervention.

Même si toutes les solutions de modèles ne se valent pas, le logiciel de signalement d'incidents de Trackforce permet aux agents de sécurité de s'adapter rapidement et de se conformer aux procédures de signalement afin de respecter toutes les réglementations ou exigences strictes de leur organisation.

Voici les 7 fonctionnalités de Trackforce Guard pour le signalement des incidents

• Options de champs flexibles pour la numérisation des formulaires papier
• Glisser-déposer pour la création de modèles
• Fonctionnalité de reconnaissance vocale pour plus de facilité d'utilisation
• Prise en charge des pièces jointes multimédias telles que les photos horodatées, les fichiers audio, les vidéos, les coordonnées GPS et les notes
• Notifications personnalisables et alertes automatiques destinées aux parties prenantes
• Authentification des agents de sécurité et capacités de suivi par les superviseurs
• Analyses de rapports pour suivre l'état d'avancement

Recrutement et intégration des bons cadres

En prévision d'un processus de recrutement à distance qui pourrait s'étendre sur le long terme, les responsables du recrutement ont recours à la technologie pour compléter les méthodes traditionnelles de recrutement. La vérification des antécédents, des références et des pièces d'identité a dû être entièrement repensée afin de gagner du temps, de réduire les coûts et de respecter les normes de santé et de sécurité.

Cela a permis la mise en place d'un processus d'intégration entièrement dématérialisé et d'une expérience de suivi des candidats. Parallèlement à cette nouvelle expérience, Trackforce a récemment conclu un partenariat avec Jobvite. Grâce à Jobvite, les responsables de la sécurité peuvent mettre à la disposition des nouvelles recrues les informations relatives aux salaires et aux conditions de travail, ainsi que leurs documents de certification et de conformité. Cela permet d'intégrer immédiatement les nouvelles recrues dans les plannings et de les ajouter à la masse salariale de l'entreprise.

Afin de contrôler les certifications des agents et les documents relatifs à la conformité, notre système assure automatiquement le suivi de la validité des compétences et des certifications de chaque agent dans notre module « Formation et certifications ». Outre les compétences recensées lors de la candidature, les responsables du recrutement peuvent facilement regrouper les certifications en cours de validité et celles sur le point d’expirer. Ainsi, les agents assument leurs responsabilités et l’organisation dans son ensemble évite les manquements inutiles aux règles de conformité.

modules de formation pratique

Assurer la sécurité des agents en mission à distance

Alors que de plus en plus d'agents travaillent seuls ou pendant les quarts de nuit, il est essentiel d'éliminer les menaces potentielles pour la sécurité afin de garantir que votre organisation ne soit pas mise en cause.

Trackforce est très efficace pour éliminer rapidement et efficacement les risques potentiels en matière de sécurité des agents. Grâce au GPS et à la géolocalisation, les agents qui utilisent notre système sont toujours en lien avec leurs superviseurs. La géolocalisation permet aux superviseurs de définir les zones dans lesquelles leurs agents sont censés se trouver – et celles où ils ne le sont pas. Lorsqu’un agent franchit une limite de géolocalisation, une notification est automatiquement envoyée au superviseur et sa position actuelle s’affiche sur la carte du centre de commande.

Tableau de bord de géolocalisation des agents de sécurité Trackforce Valiant

Il en va de même pour les agents qui terminent leur service. Si, pour quelque raison que ce soit, un point de contrôle n'est pas respecté, un responsable recevra une alerte immédiate, ce qui lui permettra de communiquer directement avec cet agent via la fonction « Push-to-Talk ».

Si un agent se trouve en danger, le système de protection des travailleurs isolés se déclenche automatiquement grâce à la détection de chute en cas de chute de l'agent. Ces outils permettent d'apporter une aide immédiate et d'assurer la communication tant aux agents qu'aux superviseurs travaillant à distance ou dans des situations à risque.