4 formas de mejorar tu estrategia de seguridad corporativa

4 formas de mejorar tu estrategia de seguridad corporativa

Los responsables de seguridad física saben que, en lo que respecta al cumplimiento normativo y la mitigación de riesgos, conocer todos los entresijos marcará la diferencia entre el éxito general y un costoso fracaso. Entonces, ¿qué pueden hacer los responsables de seguridad de las empresas para mejorar el cumplimiento normativo y reducir los riesgos?

En primer lugar, la forma más sencilla en que las organizaciones pueden evitar problemas de cumplimiento normativo es colaborando con un experto que ya haya realizado el trabajo más arduo. Esto significa contar con un asesor disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, que sepa cómo aprovechar lo mejor de la tecnología para gestionar la mitigación de riesgos.

Cuatro formas en las que tu equipo puede utilizar la tecnología para reducir costes y minimizar riesgos:

• Informes de incidentes: saca el máximo partido a los informes de incidentes de tu equipo para evitar responsabilidades legales para la organización
• Mejora las prácticas de contratación: evita contratar a guardias no cualificados o sin formación para que se incorporen a tu equipo interno
• Mejorar la rendición de cuentas: mantener la vigilancia sobre los guardias remotos que patrullan zonas de riesgo o peligrosas
• Optimiza la gestión de nóminas: evita las sanciones por errores en el cálculo de los salarios de los empleados

Cómo evitar errores en los informes de incidentes

El objetivo siempre es elaborar informes sin errores; sin embargo, la cantidad de información errónea que se transmite de los agentes a los supervisores puede resultar alarmante, sobre todo cuando: 1) los agentes no están formados para gestionar adecuadamente los incidentes y 2) las preguntas abiertas conllevan el riesgo de obtener respuestas abiertas, lo que da lugar a una serie de problemas que es mejor evitar, como las dificultades de redacción, la ilegibilidad y los sesgos.

Tu equipo debe saber no solo qué escribir, sino también cómo redactar un informe. Esto suele implicar el uso de un sistema de informes basado en plantillas para obtener respuestas estandarizadas.

Panel de control de informes de rondas de vigilancia de Trackforce Valiant

La estandarización aprovecha el potencial de la elaboración de informes al reducir al mínimo las distracciones y simplificar lo que, en ocasiones, puede ser una situación estresante, sobre todo cuando un agente se encuentra en medio de un incidente.

Aunque no todas las soluciones de plantillas son iguales, el software de notificación de incidentes de Trackforce permite a los agentes de seguridad adaptarse rápidamente y cumplir con los requisitos de notificación para respetar cualquier normativa o requisito estricto de la organización.

A continuación te presentamos 7 funciones de Trackforce Guard para la notificación de incidentes

• Opciones de campos flexibles para digitalizar formularios en papel
• Arrastrar y soltar para crear plantillas
• Funcionalidad de conversión de voz a texto para facilitar su uso
• Compatibilidad con archivos adjuntos multimedia, como fotos con marca de tiempo, audio, vídeo, ubicación GPS y notas
• Notificaciones configurables y alertas automáticas para las partes interesadas
• Autenticación de los guardias y capacidades de seguimiento por parte de los supervisores
• Análisis de informes para realizar un seguimiento del estado

Contratación e incorporación de los agentes adecuados

Ante la perspectiva de lo que podría ser un proceso de contratación a distancia de larga duración, los responsables de contratación están recurriendo a la tecnología para complementar los métodos tradicionales de selección de personal. La realización de comprobaciones de antecedentes, referencias y verificaciones de identidad ha requerido una revisión completa para ahorrar tiempo, reducir costes y mantener las normas de salud y seguridad.

Esto ha permitido implantar un proceso de incorporación sin papel y una nueva experiencia de seguimiento de candidatos. A esta nueva experiencia se suma la reciente colaboración de Trackforce con Jobvite. Gracias a Jobvite, los responsables de seguridad pueden facilitar a los nuevos empleados información sobre salarios y condiciones laborales, así como su documentación de certificación y cumplimiento normativo. De este modo, se garantiza que los nuevos empleados puedan ser programados de inmediato e incluidos en la nómina de la empresa.

Para supervisar la certificación del personal y la documentación de cumplimiento normativo, nuestro sistema realiza un seguimiento automático de la vigencia de las competencias y certificaciones de cada miembro del personal en nuestro módulo de «Formación y certificaciones». Además de las competencias recopiladas durante el proceso de selección del candidato, los responsables de contratación pueden organizar fácilmente las certificaciones vigentes junto con aquellas que están a punto de caducar; de este modo, el personal mantiene su responsabilidad y la organización en su conjunto evita incumplimientos normativos innecesarios.

módulos de formación práctica

Garantizar la seguridad de los agentes que trabajan a distancia

Dado que cada vez son más los agentes que trabajan solos o en turnos de noche, eliminar las posibles amenazas para la seguridad es fundamental para garantizar que tu organización no se vea afectada.

Trackforce es ideal para eliminar de forma rápida y eficaz posibles riesgos relacionados con la seguridad de los trabajadores. Gracias a la tecnología GPS y de geolocalización, los guardias que utilizan nuestro sistema están siempre conectados con sus supervisores. La tecnología de geolocalización permite a los supervisores delimitar las zonas en las que deben encontrarse sus guardias —y aquellas en las que no se encuentran—. Cuando un agente traspasa el límite de geolocalización, se envía automáticamente una notificación al supervisor y se muestra la ubicación actual de dicho agente en el mapa del Centro de Mando.

Panel de control de geolocalización de guardias de Trackforce Valiant

Lo mismo ocurre con los agentes que están terminando su turno. Si, por cualquier motivo, no se pasa por un punto de control, un supervisor recibirá una alerta inmediata, lo que le permitirá comunicarse directamente con ese agente a través del servicio de mensajería «Push-to-Talk».

Si un agente se encuentra en peligro, el sistema de protección para trabajadores aislados se activa automáticamente mediante la detección de caídas por inclinación en caso de que el agente haya sufrido una caída. Estas herramientas proporcionan asistencia y comunicación inmediatas tanto a los agentes como a los supervisores que trabajan a distancia o en situaciones de riesgo.