4 formas de mejorar tu estrategia de seguridad corporativa

Los responsables de seguridad física saben que, en materia de cumplimiento normativo y mitigación de riesgos , comprender a fondo todos los aspectos marcará la diferencia entre el éxito y un fracaso costoso. Entonces, ¿qué pueden hacer los líderes de seguridad corporativa para mejorar el cumplimiento y reducir los riesgos?

En primer lugar, la forma más sencilla en que las organizaciones pueden evitar problemas de cumplimiento normativo es colaborando con un experto que ya haya realizado el trabajo más arduo. Esto significa contar con un asesor disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, que sepa cómo aprovechar lo mejor de la tecnología para gestionar la mitigación de riesgos.

Cuatro formas en las que tu equipo puede utilizar la tecnología para reducir costes y minimizar riesgos:

• Informes de incidentes: saca el máximo partido a los informes de incidentes de tu equipo para evitar responsabilidades legales para la organización
• Mejora las prácticas de contratación: evita contratar a guardias no cualificados o sin formación para que se incorporen a tu equipo interno
• Mejorar la rendición de cuentas: mantener la vigilancia sobre los guardias remotos que patrullan zonas de riesgo o peligrosas
• Optimice la gestión de nóminas : evite sanciones por cálculos incorrectos en los salarios de los empleados.

1. Cómo evitar errores en los informes de incidentes

El objetivo siempre es elaborar informes sin errores; sin embargo, la cantidad de información errónea que se transmite de los agentes a los supervisores puede resultar alarmante, sobre todo cuando: 1) los agentes no están formados para gestionar adecuadamente los incidentes y 2) las preguntas abiertas conllevan el riesgo de obtener respuestas abiertas, lo que da lugar a una serie de problemas que es mejor evitar, como las dificultades de redacción, la ilegibilidad y los sesgos.

Tu equipo debe saber no solo qué escribir, sino también cómo redactar un informe. Esto suele implicar el uso de un sistema de informes basado en plantillas para obtener respuestas estandarizadas.

La estandarización aprovecha el potencial de la elaboración de informes al reducir al mínimo las distracciones y simplificar lo que, en ocasiones, puede ser una situación estresante, sobre todo cuando un agente se encuentra en medio de un incidente.

Si bien no todas las soluciones de plantillas son iguales, el software de informes de incidentes TrackTik permite que los responsables de seguridad se adapten rápidamente y cumplan con los requisitos de informes para respetar cualquier normativa o requisito estricto de la organización.

7 funciones de informes de incidentes de TrackTik

• Opciones de campos flexibles para digitalizar formularios en papel
• Arrastrar y soltar para crear plantillas
• Funcionalidad de conversión de voz a texto para facilitar su uso
• Compatibilidad con archivos adjuntos multimedia, como fotos con marca de tiempo, audio, vídeo, ubicación GPS y notas
• Notificaciones configurables y alertas automáticas para las partes interesadas
• Autenticación de los guardias y capacidades de seguimiento por parte de los supervisores
• Análisis de informes para realizar un seguimiento del estado

Lo que todo informe de incidentes defendible debería responder

• Quiénes estuvieron involucrados, incluidos los testigos y los agentes que respondieron a la llamada.
• Lo que sucedió, descrito en un lenguaje objetivo y basado en hechos.
• Cuándo y dónde ocurrió, con marcas de tiempo y ubicación GPS.
• ¿Qué medidas se tomaron y a quién se notificó?
• ¿Qué pruebas existen, como fotos, vídeos o audios?

ReportPro AI ayuda a los agentes a convertir las notas de campo preliminares en informes claros y listos para cumplir con la normativa, y mantiene el texto original y el mejorado uno al lado del otro para un registro de auditoría completo.

2. Contratación e incorporación de los oficiales adecuados

Para prepararse para lo que podría ser un proceso de contratación remota a largo plazo, los responsables de contratación están utilizando la tecnología para complementar los métodos tradicionales de reclutamiento. La realización de verificaciones de antecedentes, referencias y comprobaciones de identidad requirió una revisión completa para ahorrar tiempo, reducir costos y mantener los estándares de salud y seguridad.

Esto ha permitido implantar un proceso de incorporación sin papel y una nueva experiencia de seguimiento de candidatos. A esta nueva experiencia se suma la reciente colaboración de Trackforce con Jobvite. Gracias a Jobvite, los responsables de seguridad pueden facilitar a los nuevos empleados información sobre salarios y condiciones laborales, así como su documentación de certificación y cumplimiento normativo. De este modo, se garantiza que los nuevos empleados puedan ser programados de inmediato e incluidos en la nómina de la empresa.

Para supervisar la certificación del personal y la documentación de cumplimiento normativo, nuestro sistema realiza un seguimiento automático de la vigencia de las competencias y certificaciones de cada miembro del personal en nuestro módulo de «Formación y certificaciones». Además de las competencias recopiladas durante el proceso de selección del candidato, los responsables de contratación pueden organizar fácilmente las certificaciones vigentes junto con aquellas que están a punto de caducar; de este modo, el personal mantiene su responsabilidad y la organización en su conjunto evita incumplimientos normativos innecesarios.

Actualmente, TrackTik People Management mantiene las certificaciones, los salarios y los documentos de cada agente en un único perfil de empleado, y asigna a los agentes a las tareas en función de sus habilidades y certificaciones, de modo que solo los agentes cualificados son programados para puestos delicados.

3. Mantener seguros a los agentes que trabajan a distancia.

Dado que cada vez son más los agentes que trabajan solos o en turnos de noche, eliminar las posibles amenazas para la seguridad es fundamental para garantizar que tu organización no se vea afectada.

TrackTik está diseñado para eliminar de forma rápida y eficiente los posibles riesgos relacionados con la seguridad de los trabajadores. Gracias a la tecnología GPS y de geolocalización, los guardias que utilizan nuestro sistema siempre están conectados con sus supervisores. La geolocalización permite a los supervisores delimitar las zonas donde deben estar sus guardias y las que no. Cuando un guardia entra en la zona delimitada por la geolocalización, se envía automáticamente una notificación al supervisor y se muestra la ubicación actual del guardia en el mapa del Centro de Comando .

Lo mismo se aplica a los oficiales que completan una ronda. Si un oficial no pasa por un punto de control de la ronda de vigilancia por cualquier motivo, un supervisor recibirá una alerta instantánea, lo que le permitirá comunicarse directamente con ese oficial mediante mensajería instantánea.

Si un agente se encuentra en peligro, el sistema de protección para trabajadores solitarios se activa automáticamente con detección de caídas por inclinación si el agente se ha caído. Estas herramientas proporcionan asistencia y comunicación inmediatas tanto a los agentes como a los supervisores que trabajan de forma remota o en situaciones de riesgo.

4. Optimización del cumplimiento de las normas sobre nóminas y salarios

En la gestión de nóminas, los pequeños errores se convierten en grandes problemas. No alcanzar el umbral de horas extras, no conceder una pausa para comer o clasificar erróneamente un turno pueden acarrear salarios atrasados, sanciones y la pérdida de confianza por parte del personal. Para los equipos de seguridad internos que operan en múltiples ubicaciones y estados, las normas se multiplican rápidamente.

Riesgos comunes en materia de nóminas para los equipos de seguridad corporativa

• Errores en el cálculo de las horas extras cuando los agentes realizan turnos adicionales en diferentes centros.
• En los estados donde son obligatorios , es importante no respetar los descansos para comer o tomarlos con retraso . Nuestra guía estratégica para el cumplimiento de las normas sobre descansos para comer abarca todos los detalles.
• Reintroducción manual de datos entre los sistemas de programación, control horario y nóminas.
• Registros incompletos cuando los auditores o reguladores solicitan pruebas.

TrackTik Business Administration integra la programación, el registro de horas, la facturación y la nómina en un flujo automatizado, con integraciones directas a plataformas de contabilidad y nómina. Las alertas proactivas de horas extras ayudan a los supervisores a solucionar problemas antes de que finalice el turno, y TrackTik ACA Reporting & Compliance prepara y presenta los formularios 1094-C y 1095-C requeridos.

Cómo medir la reducción de riesgos

La reducción de riesgos es más fácil de financiar cuando se puede demostrar su eficacia. Estas métricas ofrecen a los líderes una visión clara del rendimiento del programa de seguridad:

Métrico	Lo que muestra	De dónde proviene en TrackTik
Tiempo de finalización del informe de incidentes	Con qué rapidez se documentan los problemas	Notificación de incidencias a través del móvil
Puntos de control no alcanzados	Lagunas en la cobertura de patrullaje	Escaneos en los puntos de control de la ronda de guardia
Geocercas y alertas para trabajadores solitarios	Exposición a la seguridad del oficial	Centro de mando y gestión de guardias
Certificaciones que caducan	Riesgo de cumplimiento en su plantilla	Perfiles de gestión de personas
Horas extras no planificadas	Costo laboral y riesgo de cumplimiento salarial	Programación y registro de tiempo

TrackTik Business Intelligence incorpora estas cifras en paneles de control en tiempo real e informes que se pueden compartir, para que pueda mostrar a la dirección exactamente cómo el programa de seguridad está reduciendo el riesgo.

¿Por qué los equipos de seguridad corporativa eligen TrackTik?

TrackTik ofrece a los equipos de seguridad internos una plataforma unificada para la notificación de incidentes, rondas de vigilancia, seguridad del personal, programación y nóminas, de modo que todos los riesgos mencionados en este artículo se gestionan desde una misma plataforma operativa. Solicite una demostración de TrackTik para ver cómo funciona en sus propias instalaciones.