4 façons d'améliorer votre stratégie de sécurité d'entreprise

4 façons d'améliorer votre stratégie de sécurité d'entreprise

Les responsables de la sécurité physique savent qu'en matière de conformité et de gestion des risques, la maîtrise des subtilités de la réglementation fera toute la différence entre le succès et un échec coûteux. Alors, que peuvent faire les responsables de la sécurité en entreprise pour améliorer la conformité et réduire les risques ?

Avant toute chose, le moyen le plus simple pour les organisations de prévenir les problèmes de conformité est de s'associer à un expert qui a déjà effectué le travail de fond. Cela implique d'avoir un interlocuteur disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, capable d'utiliser les meilleures technologies pour gérer les risques.

Quatre façons pour votre équipe d'utiliser la technologie pour réduire les coûts et les risques :

• Rapports d'incidents – Tirez le meilleur parti des rapports d'incidents de votre équipe pour prévenir les responsabilités organisationnelles
• Améliorez vos pratiques d'embauche – Évitez d'embaucher des agents de sécurité non qualifiés ou non formés pour se joindre à votre équipe interne.
• Améliorer la responsabilisation – Maintenir une surveillance accrue des agents de sécurité patrouillant à distance les zones dangereuses ou à risque.
• Simplifiez la paie – Évitez les pénalités liées aux erreurs de calcul des salaires des employés

Éviter les erreurs dans les rapports d'incidents

L'objectif est toujours de rédiger des rapports sans erreur ; cependant, la quantité de désinformation qui passe d'un agent à son supérieur peut être alarmante, surtout lorsque 1) les agents ne sont pas formés pour gérer correctement les incidents et 2) les questions ouvertes risquent d'entraîner des réponses tout aussi ouvertes, ce qui mène à une foule d'autres problèmes qu'il vaut mieux éviter, comme les compétences rédactionnelles, la lisibilité et les préjugés.

Votre équipe doit savoir non seulement quoi écrire, mais aussi comment rédiger un rapport. Cela implique souvent l'utilisation d'un système de rapports standardisés.

Tableau de bord du rapport de tournée de la garde Trackforce Valiant

La normalisation permet d'optimiser le processus de signalement en minimisant les distractions et en simplifiant ce qui peut parfois être une situation stressante, surtout lorsqu'un agent est au cœur d'un incident.

Bien que toutes les solutions de modélisation ne se valent pas, le logiciel de signalement d'incidents de Trackforce permet aux responsables de la sécurité de s'adapter rapidement et de se conformer aux exigences de rapport afin de respecter les réglementations et exigences organisationnelles les plus strictes.

Voici 7 fonctionnalités de signalement d'incidents de Trackforce Guard

• Options de champs flexibles pour numériser les formulaires papier
• Création de modèles par glisser-déposer
• Fonctionnalité de conversion vocale en texte pour une utilisation simplifiée
• Prise en charge des pièces jointes multimédias telles que des photos horodatées, des fichiers audio, des vidéos, des coordonnées GPS et des notes
• Notifications configurables et alertes automatiques aux parties prenantes
• Capacités d'authentification des gardes et de suivi des superviseurs
• Analyse des rapports pour suivre l'état

Recrutement et intégration des bons cadres

En prévision d'un processus de recrutement potentiellement durable à distance, les gestionnaires d'embauche utilisent la technologie pour compléter les méthodes traditionnelles. La vérification des antécédents, des références et des pièces d'identité a nécessité une refonte complète afin de gagner du temps, de réduire les coûts et d'assurer le respect des normes de santé et de sécurité.

Cela a permis de mettre en place un processus d'intégration entièrement dématérialisé et un système de suivi des candidatures. Parallèlement, Trackforce s'est récemment associé à Jobvite. Grâce à Jobvite, les responsables de la sécurité peuvent fournir aux nouvelles recrues les informations relatives à leurs salaires et à leur droit du travail, ainsi que leurs documents de certification et de conformité. Ainsi, les nouvelles recrues peuvent être immédiatement intégrées à la paie de l'entreprise.

Afin d'assurer le suivi des certifications et de la conformité des agents, notre système vérifie automatiquement la validité des compétences et des certifications de chaque agent dans notre module « Formation et Certifications ». Grâce aux compétences recueillies lors du dépôt de candidature, les gestionnaires d'embauche peuvent facilement comparer les certifications en cours avec celles qui arrivent à expiration. Ainsi, les agents demeurent responsables et l'organisation évite les infractions à la conformité.

modules de formation aux activités

Assurer la sécurité des agents travaillant à distance

Avec un nombre croissant d'agents travaillant seuls ou de nuit, éliminer les menaces potentielles à la sécurité est essentiel pour assurer la sécurité de votre organisation.

Trackforce excelle dans l'élimination rapide et efficace des risques liés à la sécurité des travailleurs. Grâce à la technologie GPS et de géolocalisation, les agents de sécurité utilisant notre système sont constamment connectés à leurs superviseurs. La géolocalisation permet à ces derniers de définir les zones de présence des agents et d'identifier celles où ils ne se trouvent pas. Lorsqu'un agent franchit la limite de géolocalisation, une notification est automatiquement envoyée au superviseur, affichant sa position sur la carte du centre de commandement.

Tableau de bord de géolocalisation du système de suivi Trackforce Valiant

Le même principe s'applique aux agents qui terminent leur ronde. Si un point de contrôle est manqué pour quelque raison que ce soit, un superviseur reçoit une alerte immédiate et peut communiquer directement avec l'agent concerné par messagerie vocale.

Si un agent est en danger, le système de protection des travailleurs isolés se déclenche automatiquement et détecte les chutes. Ces outils permettent une assistance et une communication immédiates aux agents et aux superviseurs travaillant à distance ou dans des conditions dangereuses.