Qu'est-ce que l'intelligence d'affaires ? + Comment les entreprises de sécurité utilisent la technologie pour l'améliorer

Trackforce

10 décembre 2020 · 12 minutes de lecture

Tableau de bord d'intelligence d'affaires en temps réel pour une entreprise de sécurité

La Business Intelligence (BI) utilise les données et les renseignements recueillis par la technologie afin de fournir des renseignements exploitables, utiles et pertinents pour vos opérations.

Pour tirer parti de la technologie, les entreprises de sécurité physique peuvent utiliser deux éléments clés pour améliorer leurs opérations grâce à la veille stratégique : les données en temps réel et un tableau de bord centralisé.

Points clés à retenir

L'informatique décisionnelle, c'est des données exploitables, pas des données à afficher.
Un tableau de bord qui n'incite personne à modifier une décision est un exercice de rapport plutôt qu'un outil de renseignement.
En matière de sécurité, la matière première est déjà en cours de collecte.
Les contrôles aux points de passage, les rapports d'incidents, les données du quart de travail et les présences sont consignés quotidiennement. Le problème est habituellement dans l'analyse, pas dans la collecte.
Les données en temps réel et les données historiques ont des fonctions différentes.
Les réponses en temps réel indiquent ce qui se passe actuellement. Les réponses historiques permettent de savoir si le problème persiste, une question qui influence les effectifs et les prix.
Les superviseurs ont besoin d'une formation de mise à niveau, pas seulement d'un identifiant.
Passer de la recherche de données à l'analyse de données qui arrivent d'elles-mêmes représente un véritable changement dans la façon dont le travail est effectué.
TrackTik est le point de rencontre entre les données et le tableau de bord.
Étant donné que les visites, les incidents, la planification et la facturation sont enregistrés sur un seul et même document, les rapports reflètent l'ensemble des opérations plutôt qu'une partie seulement.

Données en temps réel du front

En matière de sécurité physique, les données et analyses recueillies qui constituent la Business Intelligence comprennent des renseignements historiques et en temps réel, comme les rapports d'incidents , l'activité des gardes, les données de roulement et la planification, pour ne nommer que quelques éléments.

La santé d'une entreprise de sécurité dépend des renseignements qu'elle reçoit de ses agents de terrain. Indicateur crucial de sa santé globale, les données recueillies en temps réel servent de référence pour toute analyse exploitable par la Business Intelligence.

En pratique, les signaux en temps réel à surveiller sont :

Points de contrôle de garde effectués ou manqués
Rapports d'activités quotidiens et rapports d'incidents rédigés par les gardes sur le terrain
Quels agents de sécurité sont en pause et lesquels sont en service ?
Emplacements actuels des gardes à distance et mobiles sur un ou plusieurs sites
Données en temps réel sur la planification des gardes et les heures de travail

Pour que les données en temps réel fournissent des renseignements exploitables et améliorent la veille stratégique d'une entreprise de sécurité, les données doivent être analysées et recueillies au même endroit, c'est-à-dire sur un tableau de bord.

Un tableau de bord centralisé pour la visualisation des données

En utilisant un tableau de bord centralisé, les superviseurs peuvent suivre les incidents survenus sur le site, les points de contrôle manqués et les alertes d'urgence, et peuvent apporter leur aide sur trois points essentiels : les horaires des gardes, la formation et les heures supplémentaires.

Éliminer les conflits d'horaire

La tenue manuelle des registres de présence des agents de sécurité est inefficace et source d'erreurs. Le suivi du temps de travail et des présences des employés permet d'éliminer efficacement les conflits d'horaires et d'identifier les employés rencontrant des difficultés afin de mettre en œuvre les mesures correctives nécessaires. Dans la gestion des agents de sécurité, l'horaire et le registre de présence ne font qu'un, ce qui simplifie grandement les choses.

Formation des employés Unify

Le suivi des formations suivies par les employés est simplifié grâce à la collecte de données en temps réel. Un tableau de bord centralisé permet aux gestionnaires de visualiser facilement les formations suivies, facilitant ainsi le respect des obligations contractuelles et la conformité aux exigences. Les certificats et les relevés de formation sont intégrés aux horaires dans le système de gestion du personnel ; un certificat expiré bloque donc l'affectation d'un poste au lieu d'être détecté lors d'un audit.

Gérez les heures supplémentaires grâce aux données sur le temps et le travail.

Confiez le suivi du temps de travail des employés aux superviseurs, ce qui permettra d'éliminer les coûts inutiles liés à la collecte et à l'analyse des données. Au lieu de télécharger des rapports sur papier ou dans des feuilles de calcul, les superviseurs et les gestionnaires pourront s'appuyer sur des informations actuelles et historiques pour résoudre les problèmes de sécurité et gérer les tâches administratives, comme la facturation. C'est dans le logiciel de gestion administrative que ces données de présence sont transformées en paie et en factures conformes.

Quatre questions auxquelles l'informatique décisionnelle devrait répondre

Le moyen le plus rapide de déterminer si un tableau de bord fournit des informations pertinentes est de se demander quelle décision il a changée ce mois-ci. Si la réponse est « aucune », les données sont affichées plutôt qu'exploitées. Ces quatre questions constituent un point de départ raisonnable pour une opération de sécurité.

La question	D'où vient la réponse ?
Quels sont les sites qui, discrètement, descendent en dessous des normes ?	Les taux d'achèvement des points de contrôle ont évolué au fil des mois, et non au total de cette semaine.
Quels sont les contrats dont le coût de gestion est plus élevé que les revenus qu'ils génèrent ?	Comparaison des heures prévues et des heures réelles, plus la concentration des heures supplémentaires par site
D'où provient réellement le chiffre d'affaires ?	L'attrition est regroupée par superviseur et par site plutôt qu'à l'échelle de l'entreprise.
Quels sont les incidents récurrents plutôt qu'isolés ?	Évolution des types et des lieux des incidents tout au long de l'histoire

Il est important de noter qu'aucune de ces problématiques ne peut être résolue à partir d'une simple visualisation en direct. Les données en temps réel permettent de savoir ce qui se passe présentement, information essentielle pour une intervention rapide. Ces quatre problèmes nécessitent un historique, soit la moitié de l'intelligence d'affaires que la plupart des opérations de sécurité n'exploitent jamais, car les données sont dispersées dans des systèmes qui n'ont jamais été conçus pour communiquer entre eux.

Assurez-vous que votre équipe est formée pour exploiter les renseignements stratégiques

Voir vos données opérationnelles en temps réel sur un tableau de bord ne représente que la moitié du chemin. Votre équipe doit savoir les interpréter pour prendre des décisions pertinentes et ainsi renforcer votre veille stratégique.

Comment préparer votre équipe à une meilleure analyse

L'utilisation des données en temps réel permet aux superviseurs d'obtenir des informations immédiates, en complément des compétences opérationnelles de base qu'ils mettent déjà en œuvre au quotidien. Ces renseignements instantanés permettent non seulement de rationaliser des processus tels que la rédaction de rapports, la rotation des équipes de sécurité et la diffusion d'alertes en cas d'incident, mais aussi de constituer un registre numérique des événements, facilitant ainsi leur consultation ultérieure.

Pour rationaliser les processus, les superviseurs peuvent déléguer les tâches autrefois chronophages, comme la recherche et la vérification des données, et se concentrer sur l'analyse des informations collectées. Cela implique une évolution de leur façon d'analyser les données, et il est important d'aborder ouvertement ce changement plutôt que de supposer qu'il se produise spontanément. Un superviseur qui a passé des années à chercher des informations ne sera pas nécessairement à l'aise de les recevoir telles quelles.

En quelques clics seulement, les superviseurs peuvent accéder aux statistiques de santé du site sur :

Incidents actuels et historiques
Rapports ouverts et fermés
Données de déplacement sur une période donnée par site ou agent de sécurité, sur un site ou par poste de travail.
Points de contrôle respectés ou manqués
Données de localisation actuelles et passées des agents de sécurité à distance
Statut de travailleur isolé

Transformer un rapport en décision

La plupart des services de sécurité reçoivent déjà plus de rapports qu'ils n'en utilisent. Transformer ces données en informations exploitables est une pratique simple et répétitive, et s'avère plus efficace sous forme de routine hebdomadaire que de projet trimestriel.

Commencez par analyser les exceptions. Identifiez les points de contrôle manqués, les pointages tardifs et les sites qui déposent anormalement peu de rapports. Les totaux masquent les problèmes, les exceptions les révèlent.
On doit se demander s'il s'agit d'un schéma récurrent ou d'un événement ponctuel. Une patrouille ratée est un événement ponctuel. L'absence à la même patrouille tous les dimanches soirs révèle un problème d'effectifs ou d'encadrement, qui se manifeste sous différentes formes.
Nommez la décision que ce chiffre implique : réaffecter un gestionnaire, modifier un horaire, renégocier un tarif, former à nouveau une équipe. Si aucune décision n'est prise, cet indicateur n'est pas pertinent.
Enregistrez les modifications apportées et leur date. Sans cela, il vous sera impossible de déterminer au prochain trimestre si l'intervention a porté ses fruits ou si le problème s'est simplement déplacé.
Partagez les renseignements pertinents avec le client. Les tendances en matière de couverture et d'incidents sont précisément ce qu'un client souhaite lors du renouvellement, et les lui présenter spontanément est bien plus convaincant que de les produire sous pression.

Pour une explication détaillée du fonctionnement du tableau de bord, consultez la section « Utilisation d'un tableau de bord des opérations de sécurité pour obtenir des renseignements commerciaux » qui détaille l'affichage à l'écran.

Erreurs courantes en matière de veille stratégique dans les opérations de sécurité

Il faut mesurer l'activité plutôt que les résultats. Les visites effectuées constituent un intrant. Ce que l'entreprise achète réellement, ce sont les incidents évités, les délais de réponse et la fidélisation de la clientèle.
Créer un tableau de bord que personne n'a le temps d'ouvrir. Les rapports qui obligent à les chercher sont moins efficaces que ceux qui sont diffusés régulièrement.
Un rapport par système plutôt que par site. Si la planification, les patrouilles et les incidents font chacun l'objet d'un rapport distinct, il faut concilier trois points de vue sur un même site, et généralement personne ne le fait.
Chaque indicateur doit être considéré comme ayant la même urgence. Un tableau de bord comportant quarante vignettes ne communique rien. Six vignettes, liées à des décisions concrètes, en disent long.
Gardez les informations confidentielles. Les données qui justifient votre tarif sont celles que le client ne voit jamais, à moins que vous ne les lui montrez.

Où TrackTik trouve sa place

Dans ce secteur, la difficulté de mettre en œuvre des solutions de veille stratégique est rarement due à un manque de données, mais plutôt à leur dispersion. TrackTik, la plateforme de gestion des effectifs de sécurité de Trackforce, est conçue pour que les rapports soient basés sur un seul registre opérationnel, et non sur quatre exportations distinctes.

La couche de rapport elle-même. L'intelligence d'affaires vous offre un aperçu des tendances par site, client et période, ce qui représente la moitié de la réponse aux quatre questions ci-dessus.
Aperçu des opérations en temps réel. Le centre de commandement est le tableau de bord en temps réel : incidents en cours, équipes actives, état des interventions et alertes, le tout en un seul coup d'œil.
Données d'entrée propres. Le renseignement hérite de la qualité de sa source ; par conséquent, la collecte structurée de données sur le terrain par le biais de tournées et de rapports d'incidents importe plus que la sophistication du graphique qui la surplombe.
L'aspect commercial. Les données relatives aux opérations de sécurité sont intégrées à la facturation, ce qui permet de répondre précisément aux questions concernant la rentabilité des contrats, au lieu de se contenter d'estimations.
Un seul enregistrement pour l'ensemble des opérations. La plateforme TrackTik centralise la planification, les tournées, les incidents, les interventions et la facturation, ce qui permet d'avoir une vue d'ensemble du site.

Ce qui caractérise un tableau de bord de veille stratégique, ce n'est pas la quantité d'informations qu'il affiche, mais plutôt son impact sur les décisions prises le mois dernier.

Exploiter l'intelligence d'affaires pour de meilleures opérations

En faisant évoluer vos opérations au-delà des processus manuels classiques, vous obtiendrez une veille stratégique percutante et exploitable.

Grâce à l'exploitation des informations en temps réel et à la rationalisation des processus qui, autrement, entraveraient une action efficace, les superviseurs peuvent tirer parti de la technologie pour mieux examiner les statistiques actuelles et historiques provenant de leurs agents de sécurité en première ligne, telles que les données de quart de travail, les horaires, les rapports, les incidents, les données des points de contrôle et même les données de localisation des agents.

Lors de la gestion à distance des agents de sécurité, et notamment en période de restrictions budgétaires, les superviseurs peuvent prendre des décisions éclairées quel que soit leur lieu de travail. Grâce à un tableau de bord en temps réel et à des rapports complets sur les incidents et les activités, ils bénéficient d'une visibilité optimale sur les agents en patrouille, ce qui permet une analyse plus poussée et une meilleure veille stratégique.

Si vous voulez voir à quoi ressemble ce rapport par rapport aux données réelles d'un site plutôt qu'à un échantillon, vous pouvez demander une démonstration de TrackTik .

Foire aux questions

L'informatique décisionnelle consiste à transformer les données générées par votre entreprise en informations exploitables. Elle comporte deux volets : la collecte fiable des données et leur présentation afin de faciliter la prise de décision. Dans une entreprise de sécurité, la collecte est généralement déjà effectuée grâce aux contrôles de sécurité, aux rapports d'incidents et aux registres du personnel. C'est au niveau de la présentation que la plupart des entreprises rencontrent des difficultés.

Un tableau de bord est un affichage. L'intelligence d'affaires, c'est ce qui arrive quand on l'exploite. Cette distinction est importante car il est tout à fait possible d'utiliser un tableau de bord performant pendant un an sans y apporter la moindre modification ; il s'agit alors d'un simple exercice de compte rendu, et non d'analyse décisionnelle. Le test pratique consiste à déterminer si vous pouvez citer une décision que le tableau de bord a influencée au cours du dernier mois. La solution d'intelligence d'affaires de TrackTik est conçue autour de l'analyse des tendances, car ce sont elles qui déterminent les décisions.

Moins d'informations que sur la plupart des tableaux de bord. Un ensemble de base efficace comprend : l'achèvement des points de contrôle par site, le volume et le type d'incidents par emplacement, les heures prévues par rapport aux heures réelles, la concentration des heures supplémentaires et le taux de roulement par superviseur. Chaque donnée contribue à une décision concrète. Évitez d'ajouter des indicateurs intéressants mais non exploitables, car un tableau de bord avec quarante vignettes est souvent ignoré, contrairement à un tableau de bord avec six vignettes qui est utilisé.

Oui, bien qu'à une échelle plus réduite que le terme ne le suggère. Une petite structure de dix personnes n'a pas besoin d'une fonction analytique ; elle doit simplement savoir quel site est en difficulté et quel contrat est déficitaire. Ces questions sont répondues dans les mêmes données qu'une grande entreprise, mais avec moins d'éléments. L'avantage des petites structures réside dans le fait qu'une seule personne peut avoir une vue d'ensemble ; l'important est donc que les rapports soient précis et remis dans les délais.

En centralisant les données sources, les visites, les rapports d'incidents, la planification, la répartition et la facturation sont tous gérés à partir d'un seul enregistrement. Ainsi, une vue au niveau du site ou du client ne nécessite ni exportation ni rapprochement de plusieurs systèmes. Le centre de contrôle gère les données en temps réel, tandis que la veille stratégique analyse l'historique. Les rapports peuvent également être partagés directement avec les clients, ce qui permet aux données opérationnelles de prendre tout leur sens commercial.

Un échantillon ciblé, oui, et de manière proactive plutôt que sur demande. Les antécédents de couverture, les tendances en matière d'incidents et les délais de réponse sont précisément ce qu'un client examine lors du renouvellement d'un contrat. Une entreprise qui fournit ces renseignements spontanément est bien mieux placée qu'une entreprise qui les produit sur la défensive après une réclamation. Gardez vos indicateurs internes, tels que la marge et le taux de désabonnement, confidentiels, mais partagez les preuves de la qualité de vos prestations. C'est le moyen le plus sûr de recentrer la discussion sur le renouvellement sur autre chose que le prix.