Was ist Business Intelligence? + Wie Sicherheitsunternehmen Technologien einsetzen, um sie zu verbessern

Trackforce

10. Dezember 2020 · 12 Min. Lesezeit

Echtzeit-Business-Intelligence-Dashboard für ein Sicherheitsunternehmen

Business Intelligence (BI) nutzt die mithilfe von Technologie gesammelten Daten und Informationen, um Erkenntnisse zu liefern, die umsetzbar, nützlich und für Ihre Geschäftsabläufe von Bedeutung sind.

Wenn Sie darüber nachdenken, wie Business Intelligence Ihre Betriebsabläufe positiv beeinflussen kann, gibt es zwei Schlüsselkomponenten, mit denen Sicherheitsunternehmen diese Technologie zu ihrem Vorteil nutzen können: Echtzeitdaten und ein zentralisiertes Dashboard.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Business Intelligence sind Daten, auf deren Grundlage man handeln kann – nicht Daten, die man lediglich anzeigen kann.
Ein Dashboard, aufgrund dessen niemand seine Entscheidung ändert, ist eher eine reine Berichterstattung als echte Intelligence.
Im Sicherheitsbereich werden die Rohdaten bereits erfasst.
Checkpoint-Scans, Vorfallberichte, Schichtdaten und Anwesenheitsdaten werden täglich erfasst. Die Lücke liegt in der Regel bei der Analyse, nicht bei der Erfassung.
Echtzeit- und historische Daten erfüllen unterschiedliche Aufgaben.
Echtzeitdaten geben Aufschluss darüber, was gerade geschieht. Historische Daten zeigen, ob sich dieser Trend fortsetzt – und genau diese Frage ist entscheidend für die Personalplanung und die Preisgestaltung.
Führungskräfte brauchen eine Umschulung, nicht nur einen Login.
Der Übergang von der Suche nach Daten hin zur Auswertung von Daten, die von selbst eingehen, stellt eine echte Veränderung in der Arbeitsweise dar.
TrackTik ist der Ort, an dem Daten und Dashboard aufeinandertreffen.
Da Touren, Vorfälle, Terminplanung und Abrechnung auf der Grundlage eines einzigen Datensatzes ablaufen, spiegelt die Berichterstellung den gesamten Betriebsablauf wider und nicht nur einen Ausschnitt davon.

Echtzeitdaten von der Front

Im Bereich der physischen Sicherheit umfassen die gesammelten Daten und Analysen, aus denen sich Business Intelligence ergibt, historische und Echtzeit-Informationen, wie beispielsweise Meldungen zu Vorfällen, Aktivitäten des Sicherheitspersonals, Schichtdaten und Dienstpläne, um nur einige Komponenten zu nennen.

Der Zustand eines Sicherheitsunternehmens hängt maßgeblich von den Erkenntnissen ab, die es von seinen Sicherheitskräften an vorderster Front erhält. Als entscheidender Indikator für den Gesamtzustand eines Sicherheitsunternehmens bilden die in Echtzeit erfassten Daten die Ausgangswerte für alle umsetzbaren Erkenntnisse, die durch Business Intelligence ermittelt werden.

In der Praxis sind folgende Echtzeitsignale besonders zu beachten:

Passierte oder verpasste Kontrollpunkte der Wachmannschaft
Tägliche Tätigkeitsberichte und Vorfallberichte, die von den Wachleuten vor Ort erstellt werden
Welche Wachleute haben gerade Pause und welche sind im Dienst?
Aktuelle Standorte von Fern- und mobilen Wachkräften an einem oder mehreren Standorten
Einsatzplanung für Sicherheitspersonal in Echtzeit und Schichtdaten

Damit Echtzeitdaten umsetzbare Erkenntnisse liefern und die Business Intelligence eines Sicherheitsunternehmens verbessern können, müssen die Daten in einer einheitlichen Übersicht – also einem Dashboard – analysiert und erfasst werden.

Ein zentralisiertes Dashboard zur Datenvisualisierung

Mithilfe eines zentralen Dashboards können Vorgesetzte Vorfälle am Standort, versäumte Kontrollpunkte und Notfallwarnungen im Blick behalten und in drei wesentlichen Bereichen Unterstützung leisten: Dienstpläne der Wachkräfte, Schulungen und Überstunden.

Terminüberschneidungen vermeiden

Die manuelle Erfassung der Anwesenheit von Sicherheitskräften ist ineffizient und kann zu Fehlern führen. Durch die Erfassung der Arbeitszeiten und Anwesenheit der Mitarbeiter lassen sich Terminkonflikte effizient vermeiden und Mitarbeiter identifizieren, die in diesem Bereich möglicherweise Schwierigkeiten haben, um die erforderlichen Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Im Sicherheitspersonalmanagement sind Dienstplan und Anwesenheitsliste ein und dasselbe Objekt, wodurch der Abgleich entfällt.

Vereinheitlichung der Mitarbeiterschulungen

Den Überblick darüber zu behalten, wer welche Schulungen absolviert hat und wer nicht, sollte keine schwierige Aufgabe sein, sobald die Daten in Echtzeit erfasst werden. Über ein zentralisiertes Dashboard können Vorgesetzte auf einen Blick erkennen, wer Schulungen absolviert hat und wer nicht, was die Einhaltung von Vorschriften oder Vertragsbedingungen erheblich erleichtert. Zertifizierungs- und Schulungsunterlagen sind im Personalmanagement direkt neben der Dienstplanliste zu finden, sodass ein abgelaufenes Zertifikat bereits die Zuweisung einer Schicht verhindert und nicht erst bei einem Audit auffällt.

Überstunden anhand von Zeit- und Personaldaten verwalten

Lassen Sie Vorgesetzte die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen und vermeiden Sie so unnötige Kosten, die mit der Erhebung und Auswertung von Daten verbunden sind. Anstatt Berichte in Papierform oder Tabellenkalkulationen herunterzuladen, können sich Vorgesetzte und Führungskräfte auf aktuelle und historische Informationen stützen, um Sicherheitsprobleme zu lösen und Backoffice-Aufgaben wie die Rechnungsstellung zu erledigen. In der Backoffice-Suite werden diese Anwesenheitsdaten in Gehaltsabrechnungen und rechtssichere Rechnungen umgewandelt.

Vier Fragen, die Business Intelligence beantworten sollte

Der schnellste Weg, um festzustellen, ob ein Dashboard wertvolle Erkenntnisse liefert, besteht darin, zu fragen, welche Entscheidung es in diesem Monat beeinflusst hat. Lautet die Antwort „keine“, werden die Daten lediglich angezeigt, anstatt genutzt zu werden. Diese vier Fragen stellen einen sinnvollen Ausgangsstandard für den Sicherheitsbetrieb dar.

Die Frage	Woher die Antwort kommt
Welche Websites bleiben unbemerkt hinter den Standards zurück?	Die Abschlussquoten der Checkpoints wurden über mehrere Monate hinweg betrachtet, nicht anhand der Gesamtzahlen dieser Woche
Bei welchen Verträgen sind die Verwaltungskosten höher als die Einnahmen?	Geplante versus tatsächliche Arbeitsstunden sowie Verteilung der Überstunden nach Standort
Woher kommt der Umsatz eigentlich?	Fluktuation, gruppiert nach Vorgesetztem und Standort statt unternehmensweit
Welche Vorfälle treten wiederholt auf und sind keine Einzelfälle?	Art der Vorfälle und Ortsmuster über den gesamten Zeitraum hinweg

Beachten Sie, dass keine dieser Fragen allein anhand einer Live-Ansicht beantwortet werden kann. Echtzeitdaten geben Aufschluss darüber, was gerade geschieht – und genau das ist entscheidend für die Reaktion. Für diese vier Fragen sind historische Daten erforderlich – ein Aspekt der Business Intelligence, den die meisten Sicherheitsabteilungen nie nutzen können, da die Daten über Systeme verstreut sind, die nie dafür gedacht waren, miteinander zu kommunizieren.

Sicherstellen, dass Ihr Team darin geschult ist, auf Business-Intelligence-Erkenntnisse zu reagieren

Die Visualisierung Ihrer betrieblichen Erkenntnisse in einem Dashboard in Echtzeit ist nur die halbe Miete. Ihr Team muss wissen, wie man die Daten interpretiert, um sinnvolle Maßnahmen zu ergreifen, die zu einer stärkeren Business Intelligence führen.

So bereiten Sie Ihr Team auf eine bessere Analyse vor

Neben den grundlegenden operativen Fähigkeiten, die Vorgesetzte bereits täglich anwenden, lassen sich bei der Nutzung von Echtzeitdaten sofort Erkenntnisse gewinnen. Diese sofortigen Erkenntnisse optimieren nicht nur Prozesse wie die Berichterstattung, den Schichtwechsel des Wachpersonals und die Meldung von Vorfällen, sondern dienen auch als digitale Aufzeichnung der Ereignisse, die eine Rückverfolgung in der Vergangenheit ermöglicht.

Durch die Optimierung von Prozessen können Führungskräfte ehemals zeitaufwändige Tätigkeiten wie die Suche nach und Überprüfung von Daten delegieren und sich stattdessen auf die Auswertung der für sie gesammelten Informationen konzentrieren. Dies würde eine Umstellung in der Art und Weise erfordern, wie Führungskräfte Daten analysieren, und es lohnt sich, diese Umstellung offen anzusprechen, anstatt davon auszugehen, dass sie von selbst geschieht. Eine Führungskraft, die jahrelang Informationen einholen musste, fühlt sich nicht automatisch wohl dabei, wenn ihr diese nun einfach zugespielt werden.

Mit nur wenigen Klicks können Vorgesetzte auf Statistiken zum Zustand der Standorte zugreifen, darunter:

Aktuelle und vergangene Vorfälle
Offene und abgeschlossene Berichte
Schichtdaten für einen bestimmten Zeitraum pro Standort oder Wachmann
Pünktlich oder verpasste Kontrollpunkte
Aktuelle und vergangene Standortdaten für Fernwächter
Status als allein arbeitende Person

Aus einem Bericht eine Entscheidung machen

Die meisten Sicherheitsabteilungen erhalten bereits mehr Berichte, als sie nutzen. Die Vorgehensweise, diese in geschäftsrelevante Erkenntnisse umzuwandeln, ist einfach und lässt sich leicht wiederholen; sie funktioniert besser als wöchentliche Routine denn als vierteljährliches Projekt.

Beginnen Sie mit den Ausnahmen. Sehen Sie sich die versäumten Kontrollpunkte, die verspäteten Zeitstempel und die Standorte an, von denen ungewöhnlich wenige Berichte eingehen. Gesamtzahlen verbergen Probleme, Ausnahmen bringen sie ans Licht.
Fragen Sie sich, ob es sich um ein Muster oder um einen Einzelfall handelt. Eine einmalige versäumte Streife ist ein Einzelfall. Wenn derselbe Posten jeden Sonntagabend unbesetzt bleibt, handelt es sich um ein Personal- oder Aufsichtsproblem, das sich in einer anderen Form zeigt.
Benennen Sie die Entscheidung, die sich aus dieser Zahl ergibt. Weisen Sie einen neuen Vorgesetzten zu, passen Sie einen Zeitplan an, verhandeln Sie einen Tarif neu, schulen Sie ein Team um. Wenn keine Entscheidung folgt, lohnt es sich nicht, diese Kennzahl zu melden.
Halten Sie fest, was Sie wann geändert haben. Ohne diese Informationen können Sie im nächsten Quartal nicht feststellen, ob die Maßnahme Wirkung gezeigt hat oder ob sich das Problem lediglich verlagert hat.
Teilen Sie dem Kunden die entsprechenden Daten mit. Informationen zur Deckungslage und zu Schadensentwicklungen sind genau das, was ein Kunde bei Vertragsverlängerung erwartet, und es ist weitaus wirkungsvoller, diese von sich aus zu präsentieren, als sie erst unter Druck vorlegen zu müssen.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu den dahinterstehenden Dashboard-Funktionen, bei der ein Dashboard für den Sicherheitsbetrieb zur Gewinnung von Business Intelligence genutzt wird, behandelt die Details auf Bildschirmebene.

Häufige Fehler im Bereich Business Intelligence im Sicherheitsbetrieb

Messung der Aktivitäten statt der Ergebnisse. Die Anzahl der durchgeführten Führungen ist ein Input. Verhinderte Vorfälle, Reaktionszeiten und Kundenbindung sind das, was das Unternehmen tatsächlich kauft.
Ein Dashboard zu erstellen, für das niemand Zeit hat, es zu öffnen. Berichte, nach denen man erst suchen muss, sind weniger effektiv als Berichte, die regelmäßig erscheinen.
Berichterstellung nach System statt nach Standort. Wenn für Terminplanung, Rundgänge und Vorfälle jeweils eigene Berichte erstellt werden, muss jemand drei unterschiedliche Sichtweisen auf einen Standort miteinander abgleichen – was in der Regel niemand tut.
Jede Kennzahl als gleich dringlich behandeln. Ein Dashboard mit vierzig Kacheln vermittelt nichts. Sechs, die auf konkrete Entscheidungen abzielen, vermitteln hingegen eine Menge.
Die Informationen bleiben intern. Die Daten, die Ihren Honorarsatz rechtfertigen, sind Daten, die der Kunde niemals zu Gesicht bekommt – es sei denn, Sie zeigen sie ihm.

Wo TrackTik zum Einsatz kommt

Der Grund, warum Business Intelligence in dieser Branche so schwierig ist, liegt selten an einem Mangel an Daten. Vielmehr liegt es daran, dass die Daten an verschiedenen Orten gespeichert sind. TrackTik, die Plattform von Trackforce für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich, ist so konzipiert, dass die Berichtsebene auf einem einzigen Betriebsdatensatz basiert und nicht auf vier separaten Exporten.

Die Berichtsebene selbst. Business Intelligence bietet Ihnen Trendübersichten über Standorte, Kunden und Zeiträume hinweg – damit ist die Hälfte der oben genannten vier Fragen beantwortet.
Das Live-Einsatzbild. Die Leitstelle fungiert als Echtzeit-Dashboard: offene Vorfälle, aktive Schichten, Einsatzstatus und Warnmeldungen auf einen Blick.
Saubere Eingabedaten. Die Qualität von Informationen hängt von der Qualität ihrer Quelle ab; daher ist die strukturierte Erfassung von Felddaten im Rahmen von Begehungen und Vorfallmeldungen wichtiger als die Ausgefeiltheit der darauf aufbauenden Darstellung.
Der kaufmännische Teil. Da die Daten aus dem Sicherheitsbetrieb mit der Abrechnung verknüpft sind, lassen sich Fragen zur Rentabilität von Verträgen konkret beantworten und müssen nicht geschätzt werden.
Eine einheitliche Dokumentation für den gesamten Betrieb. Die TrackTik-Plattform vereint Terminplanung, Touren, Vorfälle, Disposition und Rechnungsstellung unter einem Dach – und ermöglicht so überhaupt erst einen Überblick auf Baustellenebene.

Der Maßstab für ein Business-Intelligence-Dashboard ist nicht, wie viele Informationen es anzeigt. Entscheidend ist vielmehr, ob jemand im letzten Monat aufgrund dessen eine Entscheidung geändert hat.

Business Intelligence für effizientere Abläufe nutzen

Wenn Sie Ihre Abläufe über die üblichen manuellen Prozesse hinaus weiterentwickeln, führt dies effektiv zu aussagekräftigen und umsetzbaren Business-Intelligence-Erkenntnissen.

Durch die Nutzung von Echtzeitdaten und die Optimierung von Prozessen, die andernfalls effektives Handeln behindern würden, können Vorgesetzte Technologien einsetzen, um aktuelle und historische Statistiken, die von ihren Sicherheitskräften an vorderster Front geliefert werden – wie beispielsweise Schichtdaten, Dienstpläne, Berichte, Vorfälle, Kontrollpunktdaten und sogar Standortdaten der Sicherheitskräfte –, besser auszuwerten.

Bei der Fernsteuerung von Sicherheitskräften – insbesondere bei knappen Ressourcen – können Vorgesetzte dennoch fundierte Entscheidungen treffen, unabhängig davon, wo sie gerade arbeiten. Dank eines Echtzeit-Dashboards und umfassender Berichte zu Vorfällen und Aktivitäten erhalten Vorgesetzte einen echten Einblick in die Einsätze der Sicherheitskräfte, was fundiertere Analysen und eine bessere Business Intelligence ermöglicht.

Wenn Sie sehen möchten, wie diese Auswertung anhand von Echtzeit-Website-Daten und nicht anhand eines Beispiels aussieht, können Sie eine TrackTik-Demo anfordern.

Häufig gestellte Fragen

Business Intelligence bezeichnet den Prozess, bei dem die Daten, die Ihr Unternehmen bereits generiert, in Informationen umgewandelt werden, auf deren Grundlage Maßnahmen ergriffen werden können. Dieser Prozess besteht aus zwei Teilen: der zuverlässigen Erfassung der Daten und deren Darstellung, sodass sich eine Entscheidung von selbst ergibt. In einem Sicherheitsunternehmen erfolgt die Datenerfassung in der Regel bereits durch Kontrollen an Kontrollpunkten, Vorfallberichte und Schichtprotokolle. Bei der Darstellung der Daten weisen die meisten Unternehmen jedoch noch Lücken auf.

Ein Dashboard ist eine Anzeige. Business Intelligence entsteht erst, wenn jemand auf der Grundlage dieser Anzeige handelt. Diese Unterscheidung ist wichtig, denn es ist durchaus möglich, ein gut konzipiertes Dashboard ein Jahr lang zu betreiben, ohne dass sich etwas ändert – was dann eher eine reine Berichterstattung als echte Intelligence ist. Der praktische Test besteht darin, ob Sie eine Entscheidung nennen können, die das Dashboard im letzten Monat beeinflusst hat. Die Business Intelligence von TrackTik basiert auf Trendansichten, denn Trends sind das, worauf Entscheidungen tatsächlich beruhen.

Weniger als auf den meisten Dashboards angezeigt wird. Ein brauchbarer Kernsatz umfasst die Erledigung von Checkpoints nach Standort, das Vorfallvolumen und die Vorfallart nach Standort, geplante gegenüber tatsächlichen Arbeitsstunden, die Konzentration von Überstunden sowie die Fluktuation nach Vorgesetztem. Jeder dieser Punkte lässt sich einer Entscheidung zuordnen, die Sie tatsächlich treffen können. Vermeiden Sie es, Kennzahlen hinzuzufügen, die zwar interessant, aber nicht umsetzbar sind, denn ein Dashboard mit vierzig Kacheln wird oft ignoriert, während eines mit sechs Kacheln genutzt wird.

Ja, wenn auch in kleinerem Maßstab, als der Begriff vermuten lässt. Ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitern benötigt keine Analyseabteilung, sondern muss wissen, welcher Standort hinter den Erwartungen zurückbleibt und bei welchem Vertrag Verluste entstehen. Diese Fragen lassen sich anhand derselben Daten beantworten, die auch große Unternehmen nutzen – nur mit weniger Datensätzen. Der Vorteil kleiner Unternehmen besteht darin, dass eine einzige Person den Überblick behalten kann; daher muss die Berichterstattung vor allem präzise sein und pünktlich erfolgen.

Indem die Quelldaten zunächst an einem Ort gespeichert werden. Einsätze, Störungsmeldungen, Terminplanung, Disposition und Rechnungsstellung basieren alle auf demselben Datensatz, sodass für eine Ansicht auf Standort- oder Kundenebene kein Export und kein Abgleich mehrerer Systeme erforderlich ist. Die Leitstelle übernimmt die Echtzeit-Übersicht, während die Business Intelligence die historische Trendanalyse übernimmt. Die Berichte können zudem direkt an Kunden weitergegeben werden – und genau hier beginnen die operativen Daten, einen geschäftlichen Nutzen zu entfalten.

Eine sorgfältig ausgewählte Auswahl davon, ja, und zwar proaktiv statt nur auf Anfrage. Daten zur Abdeckung, Trends bei Vorfällen und Reaktionszeiten sind genau das, worauf ein Kunde bei der Vertragsverlängerung Wert legt, und ein Unternehmen, das diese Daten unaufgefordert bereitstellt, ist in einer deutlich stärkeren Position als eines, das sie erst nach einer Beschwerde defensiv vorlegt. Behalten Sie interne Kennzahlen wie Margen und Abwanderungsraten für sich, aber legen Sie die Belege für die erbrachten Leistungen offen. Das ist der zuverlässigste Weg, um das Gespräch zur Vertragsverlängerung vom Thema Preis wegzulenken.