Transforma tus operaciones de seguridad: pasa de la elaboración de informes reactivos a la gestión proactiva de riesgos

Trackforce

28 de febrero de 2025 · 11 minutos de lectura

Transforma tus operaciones de seguridad, pasando de la elaboración de informes reactivos a una gestión proactiva de los riesgos

Transforma tus operaciones de seguridad: pasa de la elaboración de informes reactivos a la gestión proactiva de riesgos

La eficiencia operativa y la escalabilidad ya no son meras aspiraciones, sino necesidades. ¿Te cuesta estandarizar los procesos en las distintas sedes de tus clientes? ¿Te resulta difícil obtener una visión global de tus operaciones de seguridad? ¿O tal vez te enfrentas al reto de garantizar la responsabilidad de los guardias, sobre todo cuando se producen incidentes inesperados que interrumpen las tareas planificadas?

Si estos retos te suenan familiares, TrackTik, la plataforma de gestión del personal de seguridad de Trackforce, ofrece una solución revolucionaria: «Site Tasks».

Somos conscientes de los retos a los que se enfrentan los equipos de seguridad a la hora de gestionar las diversas necesidades de sus clientes. Por eso, TrackTik ha reinventado la gestión de tareas con «Site Tasks», un potente módulo diseñado para transformar vuestra forma de trabajar, elaborar informes y crecer.

Pantalla «Tareas de las instalaciones» de TrackTik, en la que se muestran las tareas estandarizadas en todas las instalaciones de los clientes

Puntos clave

Los informes de incidentes solo cuentan la mitad de la historia.
Muestran lo que salió mal, pero no las comprobaciones e inspecciones rutinarias que evitan que los problemas se produzcan en primer lugar.
Para que el trabajo proactivo dé sus frutos, es necesario que esté bien estructurado.
Los tipos de trabajo estandarizados convierten los controles perimetrales, las inspecciones de seguridad y el cierre de instalaciones en tareas coherentes y que pueden incluirse en los informes en todas las sedes.
La rendición de cuentas depende de la visibilidad en tiempo real.
Cuando una tarea está en riesgo, los supervisores pueden detectarla y reasignarla antes de que se deje sin hacer, no después.
La estandarización es lo que permite que el crecimiento sea escalable.
Los nuevos clientes entran en funcionamiento más rápido cuando se pueden implementar tipos de trabajos ya probados, en lugar de tener que volver a crearlos desde cero.
Demostrar que se previene garantiza la renovación de los contratos.
Con TrackTik Site Tasks, cada tarea tiene un responsable, un estado y una fecha y hora, lo que te permite mostrar a los clientes el valor proactivo por el que están pagando.

Operaciones de seguridad reactivas frente a proactivas: ¿cuál es la diferencia?

La mayoría de las operaciones de seguridad realizan ambos tipos de trabajo a diario. La diferencia radica en cuál de ellos se registra, se mide y se muestra al cliente. Utiliza esta comparación para ver en qué punto se encuentra tu operación en la actualidad.

Área	Operaciones reactivas	Operaciones proactivas
Registro principal	Informes de incidentes presentados cuando surge algún problema	Comprobaciones programadas, tareas y rondas, además de incidencias
Visibilidad para el cliente	Un resumen a final de mes o cuando lo solicite un cliente	Informes y paneles de control disponibles bajo demanda
Gestión de riesgos	Responde una vez finalizado el evento	Detectar tendencias y resolver problemas antes de que se agraven
Responsabilidad	Se da por hecho, a menos que surja algún problema	Cada tarea tiene un responsable, un estado y una fecha y hora
Crecimiento	Cada nueva página web se crea desde cero	Los tipos de trabajo estándar se implementan en todas las sedes

En qué se diferencian las operaciones de seguridad reactivas y proactivas en el día a día.

Retos relacionados con el crecimiento escalable de las empresas

Las operaciones de seguridad tradicionales suelen adolecer de una falta de estandarización. Cada centro de un cliente funciona de forma independiente, con recorridos, tareas y estructuras jerárquicas propias. Este enfoque compartimentado puede generar limitaciones:

Retos en la elaboración de informes: Comparar el rendimiento de los clientes e identificar áreas de mejora puede resultar complicado. Las tareas no estandarizadas pueden hacer que la elaboración de informes resulte abrumadora, mientras que la estandarización proporciona información clara y útil.
Crecimiento empresarial obstaculizado: cuando los procesos no están estandarizados, resulta difícil hacer crecer tu empresa. Te pasas el tiempo reinventando la rueda, lo que dificulta tu capacidad para expandirte de forma eficiente.

Basarse únicamente en los informes de incidentes ofrece una visión incompleta de tu valor. ¿Cómo demuestras la mitigación proactiva de riesgos que tus equipos de seguridad llevan a cabo cada día, como los controles rutinarios, las inspecciones del equipo de seguridad, los controles perimetrales y la supervisión de la sala de servidores? Sin un método estructurado para registrar estas actividades, pierdes una oportunidad crucial de mostrar toda tu oferta de servicios.

La solución: tareas de obra para la estandarización, la rendición de cuentas y la gestión unificada de tareas

«Site Tasks» aborda estos retos de frente con un nuevo enfoque de la gestión de tareas dentro de TrackTik Security Operations. Ofrece un sistema centralizado para crear e implementar tipos de tareas estandarizadas en las instalaciones de los clientes. Para conocer más a fondo esta función, consulta «Site Tasks de TrackTik, al detalle».

1. Estandarización de los tipos de puesto de trabajo

Con «Tareas de centro», puedes definir tipos de tareas estandarizadas en la sede central y aplicarlas en múltiples centros de clientes y hojas de trabajo. Por ejemplo, en lugar de volver a crear las tareas «Cerrar puertas» y «Cerrar ventanas» para cada nuevo cliente, puedes crearlas como tareas estándar e implementarlas rápidamente en todos los centros pertinentes.

Esta estandarización ofrece varias ventajas clave:

Configuración más rápida de los clientes: elimina el trabajo redundante y agiliza la incorporación de nuevos clientes.
Informes integrales: agrupa los datos de todos los clientes, tipos de trabajo y centros para obtener una visión completa de tus operaciones. Con TrackTik Business Intelligence, podrás identificar tendencias, optimizar la asignación de recursos y mejorar la prestación general del servicio.

2. Seguimiento en tiempo real del personal de seguridad y mayor rendición de cuentas

En el mundo real, las operaciones de seguridad rara vez son predecibles. A un agente de patrulla móvil se le puede pinchar una rueda de camino a un emplazamiento, o un guardia de seguridad que se encuentre en el lugar puede tener que hacer frente a una emergencia. En estas situaciones, la responsabilidad y la capacidad de respuesta son fundamentales.

Site Tasks te ofrece las siguientes ventajas:

Visibilidad en tiempo real: realiza un seguimiento de la ubicación de tus guardias y del estado de finalización de sus tareas.
Reasignación dinámica de tareas: reasigna sin problemas las tareas de los guardias de seguridad móviles a los guardias fijos, o traslada las tareas pendientes a un supervisor o al siguiente guardia de seguridad del turno.

Site Tasks garantiza que las tareas críticas nunca queden sin realizar, ni siquiera en circunstancias imprevistas.

3. Gestión unificada de tareas

Site Tasks elimina las barreras entre los servicios de vigilancia móviles y los fijos. Al conectar a todos tus vigilantes en torno a tareas estandarizadas, se puede optimizar la programación, mejorar la comunicación y potenciar la coordinación general del equipo.

4. Trabajos programados y no programados en un mismo registro

No todas las tareas encajan perfectamente en el programa de una visita guiada. «Site Tasks» también recoge el resto del trabajo:

Programadas o sobre la marcha: planifica las tareas con antelación o créalas en el momento en que un cliente llame con una solicitud.
Vinculadas a activos: vincula las tareas a equipos o ubicaciones concretas y combínalas con TrackTik Asset Tracking para obtener un historial completo de mantenimiento e inspección.
Documentación completa: Los agentes pueden cumplimentar los informes obligatorios con campos personalizados, capturar firmas y añadir comentarios desde la aplicación móvil.
Notificaciones inmediatas a los supervisores: Los supervisores reciben una notificación en cuanto se completa una tarea.

Cómo se aplica la gestión proactiva de riesgos en una obra real

La gestión proactiva de riesgos es un ciclo repetible, no un proyecto puntual. A continuación se explica cómo un equipo de operaciones de seguridad puede ponerlo en práctica con TrackTik.

Evalúa los riesgos. Empieza por realizar una evaluación de riesgos del recinto. Estas herramientas de recopilación de información para la evaluación de riesgos de seguridad te ayudan a identificar a qué se enfrenta realmente el inmueble.
Convierte los riesgos en tipos de trabajo estándar. Transforma cada riesgo en una tarea clara con una descripción, los campos obligatorios y los puestos responsables de la misma.
Planifica el trabajo. Asigna tareas a las hojas de ruta y vincúlalas al sistema de rondas de seguridad TrackTik para que las comprobaciones se realicen en el momento y lugar adecuados.
Responde a las excepciones en tiempo real. Cuando una tarea detecte un problema, escálalo a través del Centro de Mando de TrackTik y documéntalo con ReportPro AI para obtener informes claros y listos para el cumplimiento normativo.
Revisa y ajusta. Analiza cada mes las tendencias en las tareas y los incidentes y, a continuación, actualiza los tipos de trabajo a medida que cambian los riesgos. La guía «Una defensa basada en datos » muestra cómo convertir esos datos en previsión.

Tareas de seguridad proactivas que conviene estandarizar

Empieza por las comprobaciones que tus empleados ya realizan, pero por las que rara vez se les reconoce. Cada una de ellas se convierte en un registro con fecha y hora cuando se ejecuta como una «tarea del sitio».

Tarea	Por qué es importante	Datos que hay que recopilar
Revisiones de los equipos de seguridad y contra incendios	Comprueba que los extintores, las salidas y las alarmas estén operativos en caso de necesidad	Fotografía, notas sobre el estado y fecha y hora
Inspección del perímetro y de la valla	Detecta fallos o vulnerabilidades antes de que alguien se aproveche de ellos	Ubicación por GPS, fotos y comentarios
Cierre de puertas y ventanas	Evita el acceso fuera del horario de apertura y los robos	Tiempo de ejecución y excepciones detectadas
Revisión de la sala de servidores o de equipos	Protege los sistemas y datos críticos	Campos personalizados para temperatura, acceso y estado
Recorrido por el plató de iluminación y cámaras	Evita que aumenten las manchas oscuras y los puntos ciegos	N.º de identificación del bien, tipo de incidencia y fotografía
Paseo para detectar resbalones, tropiezos y peligros	Reduce la responsabilidad civil y el riesgo de lesiones	Descripción del riesgo y responsable del seguimiento

Tareas proactivas habituales y las pruebas que demuestran que se han llevado a cabo.

¿Es Site Tasks la solución adecuada para tus operaciones de seguridad?

Hazte estas preguntas:

¿Atendes a un gran número de clientes o prevés un crecimiento a corto plazo?
¿Prestáis actualmente servicio tanto a guardias de seguridad móviles como a guardias presenciales?
¿Se exige a tus equipos de seguridad que rindan cuentas sobre la realización de sus tareas?
¿Les estás mostrando a tus clientes el valor que aportas en materia de gestión proactiva de riesgos?

Si has respondido «sí» a alguna de estas preguntas, la función «Tareas de la obra» de TrackTik puede ayudarte.

Cómo demostrar a los clientes el valor de una actitud proactiva

Los clientes rara vez ven el trabajo que evita que surjan problemas. Site Tasks cambia esta situación al reunir todas las actividades en un único informe que se puede compartir para cualquier periodo de tiempo, y el portal de clientes TrackTik ofrece a los clientes acceso en tiempo real a los informes y a resúmenes operativos. Esa es la forma más rápida de ganarse la confianza de los clientes, permitiéndoles comprobarlo por sí mismos.

Presenta estas cifras en todas las reuniones trimestrales de revisión de resultados:

Índice de finalización de tareas por centro y por tipo de trabajo
Problemas detectados y resueltos mediante comprobaciones proactivas antes de que se convirtieran en incidencias
Volumen de solicitudes puntuales, ya que las solicitudes repetidas que tu equipo gestiona de forma gratuita suelen ser una línea de servicio que espera a que se le haga un presupuesto

¿Estás listo para transformar tus operaciones de seguridad?

Site Tasks es más que un módulo de software. Es una inversión estratégica en el futuro de tus operaciones de seguridad. Al estandarizar los procesos, mejorar la rendición de cuentas y unificar la gestión de tareas, Site Tasks te permite:

Haz crecer tu negocio: amplía tus operaciones de forma eficiente y rentable.
Mejorar la prestación de servicios: Ofrecer un servicio coherente y de alta calidad en todas las sedes de los clientes.
Demuestra tu valor: destaca las iniciativas proactivas de mitigación de riesgos que te diferencian de la competencia.

¿Estás listo para verlo en tus propias páginas web? Reserva una demostración de TrackTik y el equipo te guiará paso a paso por las tareas de la página y los informes correspondientes.

Preguntas frecuentes

Las operaciones reactivas se centran en responder a los incidentes y documentarlos a posteriori. Las operaciones proactivas, por su parte, también planifican, llevan a cabo y registran las comprobaciones rutinarias que previenen los incidentes, como las inspecciones, los cierres de seguridad y las patrullas perimetrales. TrackTik es compatible con ambas, combinando los informes de incidentes de seguridad de TrackTik con tareas estructuradas para que los clientes tengan una visión completa de la situación.

«Site Tasks» es un módulo de TrackTik que permite crear tipos de tareas estandarizadas e implementarlas en las instalaciones de los clientes y en las hojas de ruta. Cada tarea tiene un responsable, un estado y un registro con marca de tiempo. Forma parte de TrackTik Security Operations, junto con las rondas de vigilancia, las órdenes de puesto y la notificación de incidentes.

Sí. Site Tasks conecta a los agentes móviles y a los que se encuentran in situ en torno a las mismas tareas estandarizadas. Las tareas pueden reasignarse de un agente de TrackTik Mobile Patrol a un guardia fijo, o posponerse hasta que las realice un supervisor o el siguiente agente de turno, de modo que las tareas críticas nunca queden sin hacer.

Registra las comprobaciones proactivas como tareas y, a continuación, comparte los resultados. Site Tasks agrupa todas las actividades en un único informe para cualquier periodo de tiempo, y los paneles de control de TrackTik Business Intelligence convierten ese registro en tendencias e indicadores clave de rendimiento (KPI) que puedes compartir con clientes y directivos.

Empieza por las comprobaciones que ya realizan los agentes: inspecciones de equipos contra incendios y de seguridad, controles del perímetro, cierre de puertas y ventanas, comprobaciones de las salas de equipos y rondas para comprobar el alumbrado o las cámaras. Las tareas también pueden vincularse a activos específicos mediante TrackTik Asset Tracking, lo que permite disponer de un historial completo de inspecciones.

Los supervisores disponen de información en tiempo real sobre la ubicación de los guardias y el estado de las tareas, y reciben una notificación cuando estas se completan. Si los planes cambian, las tareas se pueden reasignar sobre la marcha. El Centro de Mando de TrackTik reúne las alertas, las patrullas y la gestión de personal en un único espacio de trabajo para que no se pase nada por alto.

Sí. Un historial documentado de comprobaciones realizadas y problemas evitados convierte una conversación sobre la renovación en un análisis de pruebas. El seguimiento de las solicitudes puntuales repetidas también puede revelar servicios que merece la pena incluir en el presupuesto. Al vincular las tareas a un sistema de rondas de seguridad TrackTik, se añaden datos verificados de los puntos de control al mismo registro.

Cuando una inspección proactiva detecta un problema, el informe debe ser claro y completo. TrackTik ReportPro AI convierte las notas preliminares tomadas sobre el terreno en documentación lista para cumplir con los requisitos normativos y mantiene un registro de auditoría transparente, de modo que tanto los supervisores como los clientes puedan actuar fácilmente en función de cada hallazgo.