Wie Trackforce Ihrem Unternehmen dabei helfen kann, die Ausgaben für physische Sicherheitsmaßnahmen zu rechtfertigen

Wie Trackforce Ihrem Unternehmen dabei helfen kann, die Ausgaben für physische Sicherheitsmaßnahmen zu rechtfertigen

Die Analyse der Kapitalrendite ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung. In großen Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die das ganze Jahr über damit beschäftigt sind, die Ausgaben des Unternehmens zu rechtfertigen. Die Ergebnisse dieser Analysen bestimmen, welche Entwicklungsstrategie ein Unternehmen einschlägt. Oftmals sieht sich ein Unternehmen entweder mit der Suche nach Möglichkeiten für Kapitalinvestitionen und Expansion konfrontiert oder muss nach Wegen suchen, Kosten einzusparen und Budgets zu kürzen, um sich über Wasser zu halten. Gerade diese letztere Situation kann zu emotional belastenden Entlassungen und Personalabbau führen, und auch wenn dies eine bedauerliche und oft notwendige Realität ist, stellt es dennoch eine schwierige und unangenehme Erfahrung für alle Beteiligten dar.

Zwar lässt sich kein hundertprozentig sicherer Plan entwickeln, um solche Personal- und Budgetkürzungen zu vermeiden, doch ist es wichtig, die Unternehmensausgaben so genau und einfach wie möglich zu begründen, wenn man überhaupt eine Chance haben will, dass sie erhalten bleiben. Der Sicherheitsbetrieb ist eine der Abteilungen, die bei den jährlichen Budgetbesprechungen am häufigsten unter die Lupe genommen werden. Damit eine Sicherheitsabteilung ihren Kunden (sowohl externen als auch internen) einen sinnvollen Service bieten kann, ist es wichtig, dass der Sicherheitsbetrieb den Entscheidungsträgern seinen Wert präzise vermittelt. Dazu benötigt der Sicherheitsbetrieb genaue und zeitnahe Berichte, die sich in konkrete Zahlen in Dollar und Cent umsetzen lassen.

Die GuardTek-Lösung von Trackforce macht es Unternehmen in dieser Situation leicht, die Kosten für den Service zu rechtfertigen. Über 1.000 Unternehmen haben diese Behauptung auf die Probe gestellt, und im Folgenden finden Sie nur zwei Beispiele dafür, wie ein Unternehmen, das die GuardTek-Suite einsetzt, den Nutzen des Services mühelos nachweisen konnte.

Downtown Dallas Inc. (DDI) ist eine private, gemeinnützige Organisation, die sich intensiv dafür einsetzt, die Lebensqualität in der Innenstadt von Dallas in den Bereichen Wirtschaft, Unterhaltung, Kultur und Gastronomie zu verbessern. DDI arbeitet mit mehreren lokalen Strafverfolgungsbehörden zusammen, um die Sicherheit der Anwohner, Besucher, Arbeitnehmer und Geschäftsinhaber in der Innenstadt zu gewährleisten.

DDI setzte in seinen Sicherheitsfunktionen bislang keine Mobiltechnologie ein. Das Unternehmen hatte sich andere Lösungen für Wachrundgänge angesehen und festgestellt, dass die meisten sehr teuer waren und keine die dynamischen Tools bot, die die GuardTek-Lösung von Trackforce bietet. Nach der Zusammenarbeit mit Trackforce bei der Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung äußerte sich Martin Cramer, Vice President für öffentliche Sicherheit bei DDI, wie folgt zu der Lösung: „Einfach und benutzerfreundlich, und unsere Mitarbeiter konnten schnell darin geschult werden. Bei manchen Systemen dauert die Einführung Wochen, bei Trackforce waren es nur Tage – Änderungen und Aktualisierungen wurden innerhalb weniger Stunden vorgenommen.“

Was den Sicherheitsbetrieb von DDI auf ein neues Niveau hob, war der Einsatz der mobilen Technologie von GuardTek in den Sicherheitsabteilungen. In der Innenstadt von Dallas werden Trackforce-Tools eingesetzt, um die Polizei von Dallas bei der Bearbeitung kleinerer Delikte zu unterstützen, damit sich diese auf schwerwiegendere Fälle konzentrieren kann – und die mobile Technologie von Trackforce macht dies ganz einfach möglich.

„Ein positiver Umgang mit den Akteuren und Grundstückseigentümern in der Innenstadt verbessert die Lebensqualität. Trackforce erfasst Datum, Uhrzeit und Ort der Interaktionen mit lokalen Unternehmen. Wir wenden die ‚Broken-Window-Theorie‘ an Orten an, an denen die Bekämpfung kleinerer Delikte dazu führt, dass schwerere Straftaten zurückgehen“, sagt Cramer.

Ein weiterer Vorteil solcher Ergebnisse besteht darin, dass sich den DDI-Entscheidungsträgern ganz einfach verdeutlichen lässt, dass Trackforce eine lohnende Investition ist. Dank präziser monatlicher und vierteljährlicher Berichte und Dokumentationen kann DDI Budgets und Ressourcen problemlos begründen. Martin Cramer fügt hinzu: „Wir legen der Stadt einen Bericht vor, der dokumentiert, wie unser Team eine für die Stadt unverzichtbare Dienstleistung erbringt.“

Die GuardTek-Berichte helfen nicht nur dabei, die Ausgaben für die Sicherheit zu rechtfertigen, sondern liefern auch präzise Daten für die zukünftige Budgetplanung. Cramer bestätigt dies mit einem Beispiel aus der Praxis: „Dank der Benutzerfreundlichkeit des Systems konnte DDI Leistungsberichte auf der Grundlage von Aktivitäten, Vorfällen und Wartungsproblemen erstellen. Es geht nicht nur um Big Data, sondern darum, was man mit den Daten macht. Ich nutze es für die langfristige Strategie, um unseren Personalbedarf zu begründen und Gegenmaßnahmen zu planen.“

Die DDI-Fallstudie

Die GuardTek-Lösung von Trackforce erfasst detaillierte Berichte über die Aktivitäten der Sicherheitskräfte und Vorfälle in Echtzeit. Gerade diese Berichte ermöglichen es einem Unternehmen, den Entscheidungsträgern den Wert des Sicherheitsbetriebs aufzuzeigen. Berichte können täglich, wöchentlich oder monatlich erstellt werden, sodass Trends analysiert und Budgets bei Bedarf an den Bedarf an mehr oder weniger Ressourcen angepasst werden können. Dieses Maß an Berichterstattung trägt zudem dazu bei, Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei den Beteiligten aufzubauen, da diese einen nahezu sofortigen Überblick darüber erhalten, was ihre Investition vor Ort bewirkt.

Ein weiteres Unternehmen, das genau diese Funktion genutzt hat, ist Hunterdon Healthcare, dessen Hauptkrankenhaus jährlich über 8.600 stationäre Patienten versorgt und 33.000 Notaufnahmen sowie 292.000 ambulante Behandlungen verzeichnet. Das Unternehmen setzte im Rahmen seiner Wachrundgänge ältere Handlesegeräte ein, die jedoch keine Echtzeit-Berichterstellung ermöglichten. Es wurde notwendig, die Kosten für den Sicherheitsbetrieb zu rechtfertigen, und zudem wurde eine Sicherheitssoftware benötigt, die sich in einige der anderen Systeme integrieren ließ.

Christopher Hunt, Verwaltungsleiter für Sicherheit und Management bei Hunterdon Healthcare, erklärt : „Wir mussten die von uns angebotenen Führungen, Aktivitäten und Unterstützungsleistungen nachweisen, da die Sicherheitsabteilung im Gesundheitswesen kein umsatzgenerierender Bereich ist. Wir führten tägliche Protokolle in Papierform und nutzten ein anderes System für die Meldung von Vorfällen, aber es fehlten uns tägliche Aktivitätsprotokolle, und die Rundgänge wurden ausschließlich auf Papier dokumentiert. Die Genauigkeit war ein großes Problem. Wir erfassten nicht die richtigen Informationen, um den Personaleinsatz zu rechtfertigen.“

Hunterdon Healthcare hat die GuardTek-Lösung von Trackforce eingeführt, und nun gehören die Papierprotokolle, die das Unternehmen zuvor verwendet hat, der Vergangenheit an. Die neuen automatisierten Berichte haben den Arbeitsablauf optimiert und eine beträchtliche Anzahl von Stunden eingespart. „Durch die Umstellung auf Trackforce konnten wir diese manuellen Protokolle abschaffen und den Personalaufwand um 12 Stunden pro Woche reduzieren“, sagt Hunt.

Die Fallstudie zu Hunterdon Healthcare

Unternehmen investieren in der Regel nur ungern Kapital in ein Projekt, ohne zu wissen, was sie dafür zurückbekommen. Sicherheitsabteilungen, die veraltete, manuelle Prozesse einsetzen, haben es schwer, den Stakeholdern ihren Mehrwert zu vermitteln. Die GuardTek-Lösung von Trackforce mit ihrer automatisierten Echtzeit-Berichterstellung ermöglicht es Administratoren, zu jedem Zeitpunkt des Tages genau zu sehen, was sie für ihr Geld bekommen. Ein solcher Überblick macht Planung, Budgetierung und Ressourcenmanagement zum Kinderspiel. Hinzu kommt die Fähigkeit von Trackforce, seine Software in die bestehenden Systeme eines Unternehmens zu integrieren – und schon wird der Sicherheitsbetrieb zu einer der dynamischsten Abteilungen im Unternehmen.

Wenn Sie wissen möchten, wie die GuardTek-Lösung Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bieten kann, wenden Sie sich an das Trackforce-Team, um verschiedene Optionen zu besprechen. Sie – und Ihre Stakeholder – werden es nicht bereuen.