Comment Trackforce peut aider votre entreprise à justifier ses dépenses liées aux opérations de sécurité physique

Comment Trackforce peut aider votre entreprise à justifier ses dépenses liées aux opérations de sécurité physique

L'analyse du retour sur investissement fait partie intégrante de la gestion d'une organisation. Les grandes entreprises emploient du personnel qui travaille toute l'année à justifier les dépenses de l'organisation. Les résultats de ces analyses déterminent l'orientation que prendra l'entreprise en matière de développement. Souvent, une entreprise se retrouve soit à chercher des moyens de réaliser des investissements en capital et de se développer, soit à chercher des moyens de faire des économies et de réduire ses budgets afin de rester à flot. C'est cette dernière situation qui peut conduire à des licenciements difficiles et à des réductions d'effectifs ; même s'il s'agit d'une réalité malheureuse et souvent inévitable, cela n'en reste pas moins une expérience éprouvante et désagréable pour toutes les personnes concernées.

S'il est impossible d'élaborer un plan infaillible pour éviter ce type de réductions d'effectifs et de budget, il est important de justifier les dépenses de l'entreprise de la manière la plus précise et la plus simple possible si l'on veut avoir une chance de les maintenir. Les opérations de sécurité font partie des services les plus souvent examinés lors des réunions budgétaires annuelles. Pour qu’un service de sécurité puisse fournir un service pertinent à ses clients (tant externes qu’internes), il est essentiel que les responsables des opérations de sécurité communiquent clairement leur valeur ajoutée aux décideurs. Pour ce faire, ce service a besoin de rapports précis et réguliers, qui peuvent ensuite être traduits en chiffres concrets, exprimés en dollars et en cents.

La solution GuardTek de Trackforce permet aux entreprises confrontées à cette situation de justifier facilement le coût du service. Plus de 1 000 entreprises ont mis cette affirmation à l'épreuve, et voici deux exemples illustrant comment une entreprise utilisant la suite GuardTek a pu démontrer facilement la valeur ajoutée du service.

Downtown Dallas Inc. (DDI) est une organisation privée à but non lucratif qui œuvre sans relâche à l'amélioration de la qualité de vie dans le centre-ville de Dallas, tant sur le plan des activités commerciales que des loisirs, de la culture et de l'hôtellerie. DDI collabore avec plusieurs services de police locaux afin de garantir la sécurité des habitants, des visiteurs, des travailleurs et des chefs d'entreprise du centre-ville.

DDI n’utilisait aucune technologie mobile pour ses fonctions de sécurité. L’entreprise avait examiné d’autres solutions de rondes de sécurité et constaté que la plupart étaient très coûteuses et qu’aucune n’offrait les outils dynamiques proposés par la solution GuardTek de Trackforce. Après avoir collaboré avec Trackforce pour développer une solution sur mesure, Martin Cramer, vice-président chargé de la sécurité publique chez DDI, a déclaré à propos de cette solution : « Simple, facile à utiliser et rapide à mettre en place pour former notre personnel. Certains systèmes prennent des semaines à déployer, tandis que Trackforce n’a mis que quelques jours ; les modifications et les mises à jour ont été effectuées en quelques heures. »

Ce qui a permis aux opérations de sécurité de DDI de passer à la vitesse supérieure, c'est l'utilisation de la technologie mobile de GuardTek dans le cadre de ses fonctions de sécurité. Le centre-ville de Dallas utilise les outils Trackforce pour aider la police de Dallas à traiter les délits mineurs, afin que celle-ci puisse se concentrer sur des affaires plus graves, et la technologie mobile de Trackforce facilite grandement cette tâche.

« Des relations constructives avec les acteurs du centre-ville et les propriétaires immobiliers améliorent la qualité de vie. Trackforce recense les dates, les heures et les lieux des interactions avec les commerces locaux. Nous appliquons la théorie de la « vitre cassée » dans les endroits où la lutte contre la petite délinquance permet de réduire la grande délinquance », explique M. Cramer.

L’avantage supplémentaire de ce type de résultats réside dans la facilité avec laquelle il est possible de démontrer aux parties prenantes de DDI que Trackforce constitue un bon investissement. Des rapports et une documentation précis, établis chaque mois et chaque trimestre, permettent à DDI de justifier facilement ses budgets et ses ressources. Martin Cramer ajoute : « Nous fournissons à la ville un rapport qui montre comment notre équipe assure un service indispensable à la ville. »

Non seulement les rapports GuardTek contribuent à justifier les dépenses liées à la sécurité, mais ils fournissent également des données précises pour la préparation des futurs budgets. M. Cramer en apporte la preuve concrète en déclarant : « La simplicité d’utilisation du système a permis à DDI de créer des rapports de performance basés sur les activités, les incidents et les problèmes de maintenance. Ce n’est pas seulement une question de « big data », mais c’est ce que l’on fait avec ces données qui compte. Je m'en sers pour élaborer une stratégie à long terme afin de justifier nos effectifs et de planifier des contre-mesures. »

Étude de cas DDI

La solution GuardTek de Trackforce permet de générer en temps réel des rapports détaillés sur les activités des agents et les incidents. Ce sont ces rapports qui permettent réellement à une entreprise de démontrer la valeur de ses opérations de sécurité aux décideurs. Les rapports peuvent être générés quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement, ce qui permet d’analyser les tendances et d’ajuster les budgets si nécessaire, en augmentant ou en réduisant les ressources. Ce niveau de reporting contribue également à renforcer la confiance et la crédibilité auprès des parties prenantes, car celles-ci obtiennent un aperçu quasi instantané des résultats concrets de leur investissement sur le terrain.

Une autre entreprise qui a su tirer parti de cette fonctionnalité est Hunterdon Healthcare, dont l'hôpital principal accueille plus de 8 600 patients hospitalisés par an, avec 33 000 visites aux urgences et 292 000 consultations externes chaque année. L'entreprise utilisait une technologie de lecture par lecteur portable obsolète dans le cadre de ses rondes de sécurité, mais cette technologie ne permettait pas de générer des rapports en temps réel. Il est devenu nécessaire pour l'entreprise de justifier les dépenses liées à ses opérations de sécurité, et elle souhaitait également disposer d'un logiciel de sécurité capable de s'intégrer à certains de ses autres systèmes.

Christopher Hunt, directeur administratif chargé de la sûreté, de la sécurité et de la gestion chez Hunterdon Healthcare, déclare : « Nous devions rendre compte des rondes, des activités et de l’assistance que nous fournissions, car le service de sécurité dans le secteur de la santé n’est pas un service générateur de revenus. Nous tenions des registres quotidiens sur papier et utilisions un autre système pour signaler les incidents, mais il nous manquait les registres d’activité quotidiens et toutes les rondes étaient effectuées sur papier. La précision posait un problème majeur. Nous ne recueillions pas les informations pertinentes pour justifier les effectifs que nous mobilisions. »

Hunterdon Healthcare a mis en place la solution GuardTek de Trackforce, et les registres papier utilisés auparavant par l’entreprise appartiennent désormais au passé. Les nouveaux rapports automatisés ont rationalisé le flux de travail et permis de gagner un nombre considérable d’heures. « En adoptant Trackforce, nous avons supprimé ces registres manuels, ce qui nous a permis de réduire la charge de travail de 12 heures par semaine », explique M. Hunt.

Étude de cas sur Hunterdon Healthcare

En règle générale, les entreprises hésitent à investir dans un projet sans savoir ce qu’elles en retireront. Les services de sécurité qui recourent à des processus manuels et obsolètes ont du mal à démontrer leur valeur aux parties prenantes. La solution GuardTek de Trackforce, grâce à ses rapports automatisés et en temps réel, permet aux administrateurs de voir exactement ce qu’ils obtiennent en contrepartie de leur investissement, à tout moment de la journée. Cette vue d’ensemble facilite considérablement la planification, la budgétisation et la gestion des ressources. Ajoutez à cela la capacité de Trackforce à intégrer son logiciel aux systèmes existants de l’entreprise, et le service de sécurité devient rapidement l’un des départements les plus dynamiques de l’entreprise.

Si vous souhaitez découvrir comment la solution GuardTek peut apporter une valeur ajoutée à votre entreprise, contactez l'équipe Trackforce pour discuter des différentes options. Vous – ainsi que vos parties prenantes – ne le regretterez pas.