Wer die Daten besitzt, bestimmt das Ergebnis: Die Sicherheitsgeschichte eines globalen Automobilherstellers

Wer die Daten besitzt, bestimmt das Ergebnis: Die Sicherheitsgeschichte eines globalen Automobilherstellers

Branche: Automobilbau Region: Amerika Plattform: Trackforce | TrackTik Profil: Ein weltweit tätiger Fortune-Global-Unternehmen aus der Fertigungsindustrie mit über 14.000 Mitarbeitern an mehr als 55 Standorten in ganz Amerika

Die Herausforderung: Ein Sicherheitsprogramm betreiben, ohne Eigentümer der Daten zu sein

Als ein neuer Chief Security Officer in die Amerika-Sparte eines globalen Automobilherstellers eintrat, übernahm er mehr als nur ein Sicherheitsprogramm. Er übernahm auch dessen Probleme. Das Team war klein, das Programm noch nicht ausgereift, und die operative Aufsicht wurde seit langem aus der Ferne von einer Zentrale in Übersee aus gesteuert, wobei die regionale Rechenschaftspflicht auf ein Minimum beschränkt war. Im Laufe von zwölf Jahren entwickelte sich dieses Team zu vier regionalen Teams in ganz Amerika weiter. Doch zu Beginn waren die Hindernisse grundlegenderer Natur als die Personalstärke.

Das Sicherheitsprogramm war vollständig von externen Sicherheitsdienstleistern abhängig, und – was entscheidend war – das galt auch für alle seine Daten. Jeder Vorfallsbericht, jedes Patrouillenprotokoll, jeder Dienstplan und jede Betriebsaufzeichnung befand sich in den Systemen des Dienstleisters. Das Unternehmen besaß nichts davon.

Dies führte zu vier sich gegenseitig verstärkenden Herausforderungen, die eine effektive Sicherheitsführung nahezu unmöglich machten:

1. Keine Datenhoheit. Sollte sich der Vertrag mit dem Sicherheitsdienst ändern, könnten jahrelange Sicherheitsdaten der Einrichtung über Nacht verloren gehen, ohne dass es einen vertraglichen Schutz gibt, der dies verhindern könnte.
2. Es gab keine standardisierte Berichterstattung. An über 55 Standorten herrschte keine Einheitlichkeit; die Standorte stützten sich auf ihre eigenen, oft auf Notizblöcken basierenden Prozesse ohne einheitliche Taxonomie. Ein Sicherheitsmitarbeiter protokollierte ein Ereignis möglicherweise als „Diebstahl“, während ein anderer es als „Raub“ erfasste. Ein Fahrzeugunfall wurde an einem Standort als „Sachbeschädigung“ und an einem anderen als „Verkehrsunfall“ erfasst. Ohne einheitliche Klassifizierung war eine Trendanalyse undenkbar.
3. Keine Möglichkeit zur Analyse in großem Maßstab. Ohne einen zentralen Datenspeicher gab es keine Möglichkeit, standortübergreifende Muster zu erkennen, Trends bei Vorfällen im Zeitverlauf zu verfolgen oder Sicherheitsdaten zur Strategieentwicklung oder zur Rechtfertigung von Investitionen zu nutzen.
4. Die Qualität der Berichte war praktisch unbrauchbar. Die handschriftlichen Vorfallberichte wiesen häufig Rechtschreibfehler auf, waren uneinheitlich formatiert und für ein externes Publikum völlig ungeeignet. „Ich hätte diese Berichte auf keinen Fall der Geschäftsleitung vorlegen oder bei Gericht einreichen können“, erinnerte sich der CSO.

Das Ergebnis war eine Sicherheitsfunktion, die reaktiv, isoliert und für das gesamte Unternehmen unsichtbar war. „Mir fehlten die Daten, die ich gebraucht hätte, um ein effektiver CSO und ein geschätzter Geschäftspartner zu sein.“

Der Wendepunkt: Eine Neuausschreibung, die alles veränderte

Die Situation spitzte sich während eines routinemäßigen Beschaffungszyklus zu. Als der Vertrag für Wachdienste neu ausgeschrieben wurde, erkannte der CSO, dass er den Zugang zu TrackTik – einer Plattform, die vom bisherigen Wachdienstleister eingeführt worden war – riskierte zu verlieren, falls ein neuer Anbieter ausgewählt würde, der diese Plattform nicht nutzte.

Anstatt dieses Risiko einzugehen, ergriff er eine entschlossene Maßnahme. Er handelte mit TrackTik eine direkte Unternehmenslizenz aus, die unabhängig vom Sicherheitsdienstleister war, und nahm eine nicht verhandelbare Auflage in den neuen Leistungsumfang für Sicherheitsdienste auf: Jeder erfolgreiche Anbieter muss die TrackTik-Plattform nutzen.

Die Lösung: Eine unternehmenseigene, umfassend angepasste Plattform

Nachdem die direkte Eigentümerschaft gesichert war, führte das Sicherheitsteam einen schrittweisen Ausbau durch und konfigurierte TrackTik nicht nur als Berichtstool, sondern als wichtige Komponente eines sich weiterentwickelnden Sicherheitsprogramms für das Unternehmen.

• Systemintegration Das bestehende Störungsmanagementsystem des Herstellers – eine intern entwickelte Altplattform mit begrenztem Support – wurde in TrackTik integriert, sodass jede Meldung automatisch in das Unternehmenssystem übernommen wurde. Durch den Wegfall der doppelten Dateneingabe wurden die Abläufe optimiert und sichergestellt, dass die Arbeitszeiten des Wachpersonals eingehalten wurden.

• Fertigungsspezifische Anpassung: Die Vorfallkategorien wurden speziell auf die Gegebenheiten einer Fertigungsumgebung zugeschnitten. Ein in der Produktionslinie fehlendes Bauteil erforderte eine andere Klassifizierung als ein gestohlener persönlicher Gegenstand. Diese Unterscheidungen wurden direkt in die Dropdown-Menüs der Plattform integriert und bildeten damit die Grundlage für aussagekräftige, fundierte Analysen.

• Die Mitarbeiter des mobilen Einsatzteams wurden mit iPads und Smartphones ausgestattet und in der Nutzung der mobilen Benutzeroberfläche von TrackTik geschult. Die Veränderung war sofort spürbar: Handschriftliche, kaum lesbare Berichte wurden durch standardisierte, mit Fotos unterlegte und professionell formatierte Aufzeichnungen ersetzt, die an jede Abteilung, die Rechtsabteilung oder externe Prüfer weitergegeben werden konnten.

• CTPAT-Konformitätsdokumentation Als Hersteller, der Komponenten aus dem Ausland in eine Freihandelszone importiert, sah sich das Unternehmen strengen CTPAT-Prüfungsanforderungen der US-Zollbehörde gegenüber. TrackTik wurde so konfiguriert, dass es 13-Punkte-Kontrollen an der LKW-Anlieferung dokumentiert – einschließlich Fotos, Zeitstempeln und Plombenüberprüfung –, wodurch den Prüfern sofortige, stichhaltige Nachweise für die Konformität vorgelegt wurden und sich die Vorbereitungszeit für die Prüfung drastisch verkürzte.

• Genehmigungen für Heißarbeiten: Die Plattform wurde erweitert, um den Genehmigungsprozess der betriebseigenen Feuerwehr für Heißarbeiten zu unterstützen. Dabei werden Schweiß- und Schleifarbeiten sowie andere Tätigkeiten mit Funkengefahr im Werk dokumentiert, um eine lückenlose Nachverfolgung der Einhaltung der Sicherheitsvorschriften zu ermöglichen.

Die Ergebnisse: Sicherheit wird zu einer vertrauenswürdigen Unternehmensfunktion

Der Wandel von anbieterbasierten Daten hin zu unternehmensinternen Erkenntnissen hat alles verändert – nicht nur für das Sicherheitsteam, sondern für das gesamte Unternehmen.

1. Abteilungsübergreifende Auswirkungen: Die in TrackTik erfassten Sicherheitsdaten wurden direkt an die Abteilungen Logistik, Sicherheit, Gebäudemanagement, Umwelt und Personal weitergeleitet, sofern der Vorfall in direktem Zusammenhang mit der jeweiligen Abteilung stand. Die Sicherheitsabteilung wurde so zu einem Datenlieferanten für das Unternehmen und war nicht mehr nur ein reaktives Einsatzteam.

• Logistikverbesserungen sorgen für erhebliche jährliche Einsparungen:Die Daten der Ausfahrtskontrolle zeigten, dass das Sicherheitsteam aufgrund von Unstimmigkeiten bei den Frachtbriefen an der Ausfahrtskontrolle jede Woche zahlreiche Rückfahrten von Lkw veranlasste. Indem dies nicht als punktuelle Beschwerde, sondern als messbarer Trend aufgezeigt wurde, verlagerten die Daten die Verantwortung auf das Logistikteam und führten zu Prozessverbesserungen, durch die das Unternehmen jeden Monat erheblich Zeit und Geld einsparen konnte.

• Datengestützte Begründung für bewaffnete Sicherheitskräfte: Angesichts von 14.000 Mitarbeitern auf einem einzigen Campus hielt der CSO einen rund um die Uhr präsenten bewaffneten Sicherheitsdienst für unerlässlich. Anstatt sich allein auf sein Bauchgefühl zu verlassen, erstellte er eine evidenzbasierte Argumentation unter Verwendung von TrackTik-Daten, in der er die auf dem Campus sichergestellten Waffen, Übergriffe, Kündigungen bei hohem Risiko sowie Trends bei Gewalt am Arbeitsplatz im Zeitverlauf nachverfolgte. Das Ergebnis war die Zustimmung der Geschäftsleitung zu einer jährlichen Budgeterhöhung für die Einrichtung bewaffneter Sicherheitsteams. Dieselben Daten belegten auch in den Folgejahren den ROI, indem sie die abschreckende Wirkung nachverfolgten.

• Datengestützte Budgetstrategie zur Kostensenkung:Bei einem millionenschweren Vertrag über Dienstleistungen der Nationalgarde wurden die TrackTik-Daten zur Grundlage für die jährliche Budgetplanung. Die Plattform ermöglichte es dem CSO, neue Investitionen dort zu begründen, wo die Daten auf steigende Risiken hindeuteten, und Effizienzsteigerungen dort zu erzielen, wo die Vorfallhistorie keine Aktivitäten zeigte, die eine physische Präsenz rechtfertigten. „Wir haben aufgehört zu raten und begonnen, tatsächliche Daten zu nutzen. TrackTik lieferte uns die Belege, um jeden ausgegebenen Dollar zu rechtfertigen und jede gestrichene Dienststelle zu begründen“, erklärte der CSO.

• Verantwortlichkeit bei der Dienstplanerstellung und Erkennung von „Dark Hours“: Das Workforce-Management-Modul deckte eine häufige Lücke bei der Leistungserbringung auf: Wenn sich ein Wachmitarbeiter krank meldete, übernahmen die Vorgesetzten den Dienst selbst, um die „Dark Hour“ scheinbar zu schließen, ließen dabei jedoch ihren eigenen Zuständigkeitsbereich unbesetzt. Das Unternehmen führte Vertragsstrafen für Überstunden und „Dark Hours“ ein, wodurch die Verantwortlichkeit verbessert und sichergestellt wurde, dass das Unternehmen die Dienstleistung erhielt, für die es bezahlte.

• Vorbereitung auf Compliance-Audits: Der Zeitaufwand für die Vorbereitung auf CTPAT-, OSHA- und interne Audits ging deutlich zurück. Die Unterlagen waren sofort verfügbar, und die Audit-Ergebnisse verbesserten sich im Laufe der Zeit von Jahr zu Jahr, je weiter sich das Programm etablierte.

Die strategische Erkenntnis: Machen Sie Ihre Plattform zu Ihrer eigenen

Die Erkenntnis aus dem zwölfjährigen Werdegang dieser zivilgesellschaftlichen Organisation ist eindeutig und lässt sich auf andere Fälle übertragen.

„Der Besitz der Daten und der uneingeschränkte Zugriff darauf haben mich zu einem effektiveren CSO gemacht. Nachdem TrackTik eine Zeit lang im Einsatz war, liefert es Erkenntnisse, die wir nutzen, um Richtlinien und Prozesse so zu verbessern, dass sich dies positiv auf das Geschäft auswirkt. Ich wollte nicht, dass Sicherheit nur ein notwendiger Posten ist, der dem Unternehmen lediglich Kosten verursacht. Ich wollte schon immer aufzeigen können, wie Sicherheit einen Mehrwert für das Unternehmen schafft.“

Wenn sich Verträge mit Sicherheitsdiensten ändern – was unvermeidlich ist –, laufen Unternehmen, die sich ausschließlich auf die Plattform ihres Dienstleisters verlassen, Gefahr, jahrelange institutionelle Sicherheitsdaten über Nacht zu verlieren. Der bessere Weg besteht darin, eine direkte Unternehmenslizenz auszuhandeln, die Plattformanforderung in jeden Leistungsumfang der Sicherheitsdienste zu integrieren und die eigenen Daten zu nutzen, um in allen Bereichen der Sicherheit und des Betriebs fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Die Plattform, die über eine Sicherheitsfirma ins Haus kam, wurde zu einem der mächtigsten strategischen Instrumente im Arsenal des CSO, weil das Unternehmen sie sich zu eigen machte.