Comment Trackforce peut aider votre entreprise à justifier ses dépenses en opérations de sécurité physique

Comment Trackforce peut aider votre entreprise à justifier ses dépenses en opérations de sécurité physique

L'analyse du rendement du capital investi est essentielle à la gestion d'une organisation. Les grandes entreprises emploient des gens qui travaillent toute l'année pour justifier leurs dépenses. Les résultats de cette analyse déterminent la stratégie de développement de l'entreprise. Souvent, une entreprise se trouve confrontée soit à la recherche de moyens d'investir et de se développer, soit à la nécessité de réaliser des économies et de réduire ses budgets pour assurer sa pérennité. C'est cette dernière situation qui peut entraîner des mises à pied et des réductions d'effectifs difficiles, et même s'il s'agit d'une réalité regrettable et souvent inévitable, elle n'en demeure pas moins une épreuve pénible pour toutes les personnes concernées.

Bien qu'il soit impossible d'élaborer un plan infaillible pour éviter ce type de réductions d'effectifs et de budgets, il est essentiel de justifier les dépenses de l'entreprise avec la plus grande précision et simplicité possible pour espérer les maintenir. Les opérations de sécurité sont parmi les services les plus fréquemment examinés lors des réunions budgétaires annuelles. Pour qu'un service de sécurité fournisse une prestation de qualité à ses clients (externes et internes), il est essentiel qu'il communique clairement sa valeur ajoutée aux décideurs. Pour ce faire, un service de sécurité a besoin de rapports précis et opportuns, pouvant ensuite être chiffrés en termes de coûts.

La solution GuardTek de Trackforce permet aux entreprises confrontées à ce type de situation de justifier facilement le coût du service. Plus de 1 000 entreprises ont déjà mis cette affirmation à l'épreuve, et voici deux exemples illustrant comment une entreprise utilisant la suite GuardTek a pu démontrer aisément la valeur ajoutée du service.

Downtown Dallas Inc. (DDI) est un organisme privé sans but lucratif qui œuvre activement à l'amélioration du centre-ville de Dallas, notamment en matière de commerce, de divertissement, de culture et d'hôtellerie. DDI collabore avec plusieurs services de police locaux afin d'assurer la sécurité des résidents, des visiteurs, des travailleurs et des commerçants du centre-ville.

DDI n'utilisait aucune technologie mobile pour ses fonctions de sécurité. Après avoir examiné d'autres solutions de rondes de surveillance, l'entreprise a constaté que la plupart étaient très coûteuses et qu'aucune n'offrait les outils dynamiques de la solution GuardTek de Trackforce. Suite à la collaboration avec Trackforce pour développer une solution sur mesure, Martin Cramer, vice-président de la sécurité publique chez DDI, a déclaré : « Simple et facile à utiliser, cette solution a permis une formation rapide de nos équipes. Alors que certains systèmes nécessitent des semaines de déploiement, Trackforce a été opérationnel en quelques jours seulement ; les modifications et les mises à jour ont été effectuées en quelques heures. »

L'utilisation de la technologie mobile de GuardTek a permis à DDI de franchir un cap en matière de sécurité. Le centre-ville de Dallas utilise les outils Trackforce pour épauler la police de Dallas dans la gestion des délits mineurs, lui permettant ainsi de se concentrer sur les affaires plus graves. La technologie mobile de Trackforce facilite grandement cette collaboration.

« Des relations positives avec les intervenants du centre-ville et les propriétaires immobiliers améliorent la qualité de vie. Trackforce enregistre les dates, les heures et les lieux des interactions avec les entreprises locales. Nous appliquons la théorie de la vitre brisée là où la résolution des petits délits contribue à réduire la criminalité plus importante », explique Cramer.

L'avantage supplémentaire de ces résultats réside dans la facilité avec laquelle on peut démontrer aux parties prenantes de DDI la rentabilité de l'investissement Trackforce. Des rapports et une documentation précis, établis mensuellement et trimestriellement, permettent à DDI de justifier aisément ses budgets et ses ressources. Martin Cramer ajoute : « On remet à la ville un rapport qui détaille comment notre équipe fournit un service essentiel. »

Les rapports GuardTek permettent non seulement de justifier les dépenses de sécurité, mais aussi de fournir des données précises pour l'élaboration des budgets futurs. Cramer en témoigne : « La simplicité d'utilisation du système a permis à DDI de générer des rapports de performance basés sur les activités, les incidents et les problèmes de maintenance. L'important n'est pas la quantité de données, mais leur exploitation. Je les utilise pour élaborer une stratégie à long terme, justifier nos effectifs et planifier les mesures correctives. »

L'étude de cas DDI

La solution GuardTek de Trackforce génère des rapports détaillés en temps réel sur les activités des agents et les incidents. Ces rapports permettent à une entreprise de démontrer concrètement la valeur de son dispositif de sécurité aux décideurs. Ils peuvent être générés quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement, ce qui permet d'analyser les tendances et d'ajuster les budgets en fonction des besoins en ressources. Ce niveau de rapport contribue également à instaurer un climat de confiance avec les parties prenantes, qui bénéficient d'un aperçu quasi instantané des résultats concrets de leur investissement.

Hunterdon Healthcare, dont l'hôpital principal prend en charge plus de 8 600 patients hospitalisés par année, 33 000 passages aux urgences et 292 000 consultations externes, est une autre entreprise qui a tiré parti de cette fonctionnalité. Auparavant, l'entreprise utilisait un système de détecteurs de métaux portatifs plus ancien pour ses rondes de sécurité, mais ce système ne permettait pas la transmission d'informations en temps réel. Il lui est donc devenu nécessaire de justifier les dépenses liées à son dispositif de sécurité et elle voulait aussi un logiciel de sécurité compatible avec ses autres systèmes.

Christopher Hunt, directeur administratif de la sécurité et de la gestion chez Hunterdon Healthcare, explique : « Nous devions démontrer l’utilité des visites, des activités et de l’assistance que nous proposions, car la sécurité dans le secteur de la santé n’est pas un service générateur de revenus. Nous utilisions des registres quotidiens papier et un autre système pour le signalement des incidents, mais il nous manquait des comptes rendus d’activité quotidiens et toutes les rondes étaient effectuées sur papier. Le manque de précision était un problème majeur. Nous ne recueillons pas les renseignements nécessaires pour justifier les effectifs mobilisés. »

Hunterdon Healthcare a mis en œuvre la solution GuardTek de Trackforce et les registres papier qu'elle utilisait auparavant sont maintenant chose du passé. Les nouveaux rapports automatisés ont simplifié le flux de travail et permis de gagner un temps précieux. « Grâce à Trackforce, nous avons éliminé ces registres manuels, ce qui nous a permis de réduire notre temps de travail de 12 heures par semaine », explique Hunt.

Étude de cas Hunterdon Healthcare

Les entreprises hésitent généralement à investir dans un projet sans connaître le retour sur investissement. Les services de sécurité qui utilisent des processus manuels désuets peinent à démontrer leur valeur ajoutée aux parties prenantes. La solution GuardTek de Trackforce, avec ses rapports automatisés et en temps réel, permet aux administrateurs de visualiser précisément le retour sur investissement à tout moment. Cette visibilité simplifie grandement la planification, la budgétisation et la gestion des ressources. Grâce à la capacité de Trackforce à intégrer son logiciel aux systèmes existants de l'entreprise, le service de sécurité devient rapidement l'un des plus dynamiques.

Si vous souhaitez découvrir comment la solution GuardTek peut apporter une valeur ajoutée à votre organisation, contactez l'équipe Trackforce pour discuter des différentes options. Vous, ainsi que vos intervenants, ne le regretterez pas.