Cómo puede Trackforce ayudar a tu empresa a justificar su gasto en operaciones de seguridad física

Cómo puede Trackforce ayudar a tu empresa a justificar su gasto en operaciones de seguridad física

El análisis del rendimiento de la inversión es una parte fundamental de la gestión de una organización. Las grandes empresas cuentan con empleados que se dedican durante todo el año a justificar los gastos de la organización. Los resultados de este análisis determinan qué tipo de estrategia de desarrollo adopta una empresa. A menudo, una empresa se encuentra buscando formas de realizar inversiones de capital y expandirse, o bien busca formas de ahorrar y recortar presupuestos en un esfuerzo por mantenerse a flote. Es precisamente esta última situación la que puede dar lugar a despidos y recortes de plantilla, y aunque se trata de una realidad desafortunada y, a menudo, necesaria, no deja de ser una experiencia difícil y desagradable para todos los implicados.

Aunque es imposible idear un plan infalible para evitar este tipo de recortes de personal y presupuesto, es importante justificar los gastos de la empresa de la forma más precisa y sencilla posible si se quiere tener alguna posibilidad de que se mantengan. Las operaciones de seguridad son uno de los departamentos que más se suelen examinar cuando llegan las reuniones anuales sobre el presupuesto. Para que un departamento de seguridad preste un servicio válido a sus clientes (tanto externos como internos), es importante que el departamento transmita con precisión su valor a los responsables de la toma de decisiones. Para ello, necesita contar con informes precisos y puntuales que puedan traducirse en cifras concretas expresadas en dólares y céntimos.

La solución GuardTek de Trackforce facilita a las empresas que se encuentran en esta situación justificar el coste del servicio. Más de 1.000 empresas han puesto a prueba esta afirmación, y a continuación se presentan solo dos ejemplos de cómo una empresa que utiliza la suite GuardTek pudo demostrar fácilmente el valor del servicio.

Downtown Dallas Inc. (DDI) es una organización privada sin ánimo de lucro que trabaja con ahínco para mejorar la calidad de la zona del centro de Dallas en lo que respecta a los entornos empresariales, de ocio, culturales y de hostelería. DDI colabora con varios cuerpos de seguridad locales para garantizar la seguridad de los residentes, visitantes, trabajadores y propietarios de negocios de la zona del centro.

DDI no utilizaba ninguna tecnología móvil en sus funciones de seguridad. Habían analizado otras soluciones de rondas de vigilancia y habían constatado que la mayoría eran muy caras y que ninguna ofrecía las herramientas dinámicas que ofrece la solución GuardTek de Trackforce. Tras colaborar con Trackforce para desarrollar una solución a medida, Martin Cramer, vicepresidente de seguridad pública de DDI, se expresó así sobre la solución: «Es sencilla y fácil de usar, y la formación de nuestro personal fue rápida. Algunos sistemas tardan semanas en implementarse y Trackforce lo hizo en cuestión de días; los cambios y las actualizaciones se realizaron en cuestión de horas».

Lo que llevó las operaciones de seguridad de DDI a un nuevo nivel fue el uso de la tecnología móvil de GuardTek en sus funciones de seguridad. El centro de Dallas utiliza las herramientas de Trackforce para apoyar a la Policía de Dallas ocupándose de los delitos menores, de modo que esta pueda centrarse en asuntos más graves, y la tecnología móvil de Trackforce facilita esta tarea.

«Las relaciones positivas con las partes interesadas y los propietarios del centro de la ciudad mejoran la calidad de vida. Trackforce registra las fechas, las horas y los lugares de las interacciones con los comercios locales. Aplicamos la teoría de la ventana rota en aquellos lugares donde la resolución de delitos menores conduce a la reducción de delitos más graves», afirma Cramer.

Una ventaja añadida de este tipo de resultados es lo fácil que resulta demostrar a las partes interesadas de DDI que Trackforce es una buena inversión. Los informes y la documentación precisos, tanto mensuales como trimestrales, facilitan a DDI la justificación de los presupuestos y los recursos. Martin Cramer añade: «Proporcionamos a la ciudad un informe que documenta cómo nuestro equipo presta un servicio necesario para la ciudad».

Los informes de GuardTek no solo ayudan a justificar el gasto en seguridad, sino que también aportan datos precisos para la elaboración de futuros presupuestos. Cramer lo corrobora con un testimonio real al afirmar: «La facilidad de uso del sistema permitió a DDI crear informes de rendimiento basados en actividades, incidentes y problemas de mantenimiento. No se trata solo de los macrodatos, sino de lo que se hace con ellos. Lo utilizo para la estrategia a largo plazo, para justificar nuestra plantilla y planificar contramedidas».

El caso práctico de DDI

La solución GuardTek de Trackforce recopila informes detallados sobre las actividades de los agentes y los incidentes en tiempo real. Son estos informes los que realmente permiten a una empresa demostrar el valor de las operaciones de seguridad a los responsables de la toma de decisiones. Los informes pueden generarse a diario, semanalmente o mensualmente, de modo que se puedan analizar las tendencias y ajustar los presupuestos según sea necesario para aumentar o reducir los recursos. Este nivel de información también contribuye a generar confianza y credibilidad entre las partes interesadas, ya que obtienen una visión casi instantánea de los resultados que su inversión está generando sobre el terreno.

Otra empresa que ha sabido aprovechar precisamente esta característica es Hunterdon Healthcare, cuyo hospital principal atiende a más de 8.600 pacientes ingresados al año, con 33.000 visitas al servicio de urgencias y 292.000 consultas ambulatorias cada año. La empresa utilizaba una tecnología obsoleta basada en dispositivos de mano para sus rondas de vigilancia, y esta tecnología no permitía generar informes en tiempo real. Se hizo necesario que la empresa justificara el gasto de sus operaciones de seguridad y, además, buscaban un software de seguridad que se integrara con algunos de sus otros sistemas.

Christopher Hunt, director administrativo de Seguridad, Protección y Gestión de Hunterdon Healthcare, afirma : «Necesitábamos demostrar las visitas guiadas, las actividades y la asistencia que ofrecíamos, ya que el departamento de Seguridad en el sector sanitario no genera ingresos. Llevábamos registros diarios en papel y utilizábamos otro sistema para notificar incidentes, pero nos faltaban los registros de actividad diarios y todas las rondas se realizaban en papel. La precisión era un problema importante. No estábamos recopilando la información adecuada para justificar los recursos humanos que utilizábamos».

Hunterdon Healthcare ha implantado la solución GuardTek de Trackforce y, ahora, los registros en papel que utilizaba la empresa son cosa del pasado. Los nuevos informes automatizados han optimizado el flujo de trabajo y han supuesto un ahorro considerable de horas. «Al pasarnos a Trackforce, nos hemos librado de esos registros manuales, lo que nos ha permitido reducir la mano de obra en 12 horas a la semana», afirma Hunt.

El caso práctico de Hunterdon Healthcare

Normalmente, a las empresas no les gusta invertir capital en un proyecto sin saber qué obtienen a cambio. A las operaciones de seguridad que emplean procesos manuales y obsoletos les cuesta transmitir su valor a las partes interesadas. La solución GuardTek de Trackforce, con sus informes automatizados y en tiempo real, ofrece a los administradores la posibilidad de ver exactamente qué obtienen a cambio de su inversión en cualquier momento del día. Esa visión general facilita enormemente la planificación, la elaboración de presupuestos y la gestión de recursos. Si a esto le sumamos la capacidad de Trackforce para integrar su software con los sistemas ya existentes de la empresa, el departamento de seguridad se convierte rápidamente en uno de los más dinámicos de la compañía.

Si te interesa saber cómo la solución GuardTek puede aportar valor añadido a tu organización, ponte en contacto con el equipo de Trackforce para analizar algunas opciones. Tanto tú como tus partes interesadas os alegraréis de haberlo hecho.