So vermeiden Sie die Kosten für Firmenhandys – sogar in Kalifornien

So vermeiden Sie die Kosten für Firmenhandys – sogar in Kalifornien

Vor einigen Monaten haben wir in einer Folge die Vor- und Nachteile der Nutzung von Firmenhandys im Vergleich zu einer „Bring Your Own Device“-Richtlinie (BYOD) behandelt. Wir sind zu dem Ergebnis gekommen, dass BYOD in den meisten Fällen kostengünstiger und bequemer ist und sich positiver auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt.

Es gab jedoch einen wesentlichen Nachteil, den wir in dieser Folge nicht angesprochen haben. Die gesetzlichen Bestimmungen in einigen Bundesstaaten machen es deutlich schwieriger und teurer, wenn Ihre Mitarbeiter ihre privaten Handys für berufliche Zwecke nutzen. Dies gilt insbesondere für Kalifornien.

Glücklicherweise konnten wir während unserer Teilnahme an der CALSAGA-Konferenz wieder Kontakt zu unserem Kunden Lawrence Borgens von Delta Protective Services aufnehmen. Lawrence hat eine sinnvolle Vorgehensweise gefunden, die es ihm ermöglicht, eine BYOD-Richtlinie umzusetzen, ohne dass dabei hohe Kosten entstehen oder gegen kalifornisches Arbeitsrecht verstoßen wird.

Lawrences Werdegang

Lawrence war zunächst einige Jahre beim Marine Corps, bevor er in die private Sicherheitsbranche wechselte. Er arbeitete eine Zeit lang mit einem Privatdetektiv zusammen, absolvierte eine Ausbildung zum Personenschützer in Aspen, Colorado, und war sogar eine Zeit lang in L.A. tätig, wo er als Personenschützer für bekannte Entertainer und Führungskräfte arbeitete.

Nachdem er genug von L.A. hatte, zog er nach Stockton in Kalifornien und gründete Delta Protective Service, einen privaten Sicherheits- und Patrouillendienst. Sein erster Kunde war eine Bowlingbahn, sodass das Unternehmen zunächst nur aus ihm bestand, der in Uniform auf dem Parkplatz stand.

Delta Protective Services ist seit 23 Jahren im Geschäft und hat sich seitdem stark weiterentwickelt. Schon recht schnell kamen noch ein paar weitere Objekte hinzu, sodass er weitere Wachleute einstellen musste. Dann richtete er einen Streifendienst ein, der zunächst nur aus seinem Auto mit einem Logo an der Seite bestand. Heute beschäftigt sein Unternehmen über 100 Sicherheitskräfte.

Wie Silvertrac sein Unternehmen beeinflusst hat

Als sich Kunden darüber beschwerten, dass Wachpersonal nicht auf ihren Posten war und andere grundlegende Probleme auftraten, suchte Lawrence nach einer Lösung für dieses Problem. Er begann mit einem einfachen System aus Knopf und Stab, erkannte jedoch ziemlich schnell, dass dies mehr Probleme verursachte, als es löste.

Er beschloss, nach einer umfassenderen Lösung zu suchen, und nachdem er sich einige verschiedene Optionen angesehen hatte, stieß er auf Silvertrac.

„Als ich sah, dass es eine App für Sicherheitspersonal gibt und ich sie auf einem Firmenhandy installieren, Fotos machen und Textkommentare hinzufügen konnte … wir haben Google Maps, um zu sehen, wo sie sich tatsächlich befinden – einfach alles, was man braucht –, da war die Entscheidung eigentlich ein Kinderspiel“, sagte er.

Wie Lawrence die Firmenhandys loswurde

Eines der Probleme, auf die Lawrence stieß, als er sich einen unserer Mitbewerber, GuardTrax, genauer ansah, war, dass diese Hardware im Paket mitlieferten, anstatt eine App auf der eigenen Hardware zu installieren. Das war genau das Gegenteil von dem, was er wollte, nämlich überhaupt keine Firmenhandys nutzen zu müssen.

Angesichts der kalifornischen Gesetze zur Nutzung von Mobiltelefonen durch Mitarbeiter ist dies zwar schwierig, doch er hat eine Lösung gefunden, indem er die Erstattungszahlungen an Mitarbeiter für die Nutzung ihrer Telefone in die einheitliche Unterhaltspauschale einbezieht.

Delta Protective hat den Mitarbeitern die Kosten für ihre Uniformen bereits erstattet, daher umfasst die Erstattung nun lediglich die Minuten und Daten, die die Mitarbeiter für ihre Arbeit nutzen. Dies gilt nicht als Vergütung und ist daher nicht steuerpflichtig.

Wir haben die Kosten berechnet: Pro Mitarbeiter belaufen sich diese auf etwa 16 Dollar pro Monat, was deutlich günstiger ist, als die Hardware und die Komplettpakete für das gesamte Unternehmen zu bezahlen. Das liegt daran, dass die Mitarbeiter bei Silvertrac nur bei jedem Abruf Datenvolumen verbrauchen.

„Das ist das Schöne an unserem System: Es verzichtet auf Funktionen wie Geofencing oder eine ständige GPS-Ortung, wodurch wir den Datenverbrauch wirklich stark einschränken“, sagte Johnny.

Gut für die Mitarbeiter und das Geschäftsergebnis

Lawrence führt dieses Programm erst jetzt ein, geht jedoch davon aus, dass es bei den Mitarbeitern gut ankommen wird, die es ohnehin schon nicht mochten, mit ihnen unbekannten Firmenhandys arbeiten zu müssen.

„Ich hatte schon Mitarbeiter, die zu mir kamen und sagten: ‚Hey, ich weiß nicht, wie man dein Handy bedient‘, weil wir ein Android-Handy nutzen, sie aber vielleicht ein iPhone haben, und ich muss ihnen dann beibringen, wie man mein Handy bedient“, sagte er. „Deshalb sind sie tatsächlich schon einmal zu mir gekommen und haben gefragt: ‚Kann ich nicht einfach mein eigenes Handy benutzen?‘“

Mitarbeiter ziehen es nicht nur oft vor, ihre eigenen Handys zu nutzen, sondern gehen wahrscheinlich auch sorgfältiger damit um als mit einem Firmenhandy.

Erfolgsgeschichte von Silvertrac

Wir fanden es toll, von Lawrences cleverer Strategie zu erfahren, wie er die Firmenhandys abgeschafft hat, und waren außerdem begeistert davon, wie er die Silvertrac-App erfolgreich in seinem Unternehmen einsetzt.