Warum Abrechnungsfehler der Hauptgrund dafür sind, dass Sicherheitsunternehmen Kunden verlieren (und wie man das beheben kann)

Warum Abrechnungsfehler der Hauptgrund dafür sind, dass Sicherheitsunternehmen Kunden verlieren (und wie man das beheben kann)

Eine Überberechnung von 200 Dollar kostet Sie nicht 200 Dollar. Sie kostet Sie den Auftrag. Und die Vertragsverlängerung. Und die Weiterempfehlung. In einer Branche mit geringen Gewinnspannen können es sich Ihre Kunden nicht leisten, ihren Rechnungen nicht zu vertrauen.

Die tatsächlichen Kosten eines Rechnungsstreits

Sicherheit ist ein Vertrauensgeschäft. Kunden beschweren sich in der Regel nicht einmal und wechseln dann den Anbieter. Sie wandern still und leise ab.

Eine strittige Rechnung beschränkt sich selten nur auf die Rechnung selbst. Es entsteht eine Diskussion darüber, ob die Arbeitsstunden tatsächlich geleistet wurden, ob die Leistungen erbracht wurden und ob man den Berichten überhaupt trauen kann. Sobald ein Kunde anfängt, Ihre Abrechnung genau unter die Lupe zu nehmen, beginnt er auch, alles andere genau unter die Lupe zu nehmen.

Dann sind da noch die Kosten, die in der Gewinn- und Verlustrechnung nicht auftauchen. Jeder strittige Posten bedeutet, dass jemand aus Ihrem Team nicht mehr daran arbeitet, den Kunden weiter auszubauen, sondern damit beschäftigt ist, ihn zu verteidigen. Stunden werden damit verbracht, Arbeitszeitnachweise zusammenzustellen, Zeitpläne abzugleichen und Erklärungen zu verfassen – statt an den nächsten Vertrag zu arbeiten. Die Marge schwindet mit jedem Abgleichzyklus ein wenig mehr.

Woher die Fehler eigentlich stammen

Abrechnungsfehler im Sicherheitsbetrieb sind fast immer struktureller Natur.

Die Arbeitsstunden werden dreimal neu erfasst, bevor eine Rechnung versendet wird: Sie werden im Außendienstsystem überprüft, in die Lohnabrechnung übernommen und erneut in die Rechnungsstellung eingegeben. Drei Datenquellen bedeuten drei separate Abgleichzyklen und drei separate Stellen, an denen sich Fehler häufen können. Wenn ein Fehler schließlich zutage tritt, kann niemand mit Sicherheit sagen, in welchem System er entstanden ist.

Hinzu kommen komplexe Abrechnungsregeln, Tarifverträge, Überstundenschwellenwerte, Anforderungen aus verschiedenen Rechtsräumen und Schichtzulagen – und der Großteil dieser Logik befindet sich immer noch irgendwo in einer Tabellenkalkulation und wird manuell angewendet. Die Verwaltung der Pausen wird uneinheitlich erfasst: mal in einer App, mal auf Papier, mal gar nicht, bis jemand danach fragt.

Das passiert, wenn Terminplanung, Zeiterfassung und Abrechnung drei voneinander getrennte Systeme sind statt eines einzigen.

Wie „auf den Cent genau“ tatsächlich aussieht

Pono Security weiß genau, was diese Lücke kostet, denn das Unternehmen war selbst einmal davon betroffen.

Pono begann als kleines Unternehmen auf einer einzigen hawaiianischen Insel und entwickelte sich zu einem lizenzierten, in mehreren Bundesstaaten tätigen Sicherheitsdienstleister, der sich um Aufträge im olympischen Maßstab bewirbt. Dabei stießen sie auf dasselbe Problem, mit dem viele wachsende Unternehmen zu kämpfen haben: Ihre Plattform zur Nachverfolgung der Einsatzzeiten der Sicherheitskräfte konnte mit der Rechnungsstellung nicht Schritt halten. Die Rechnungsstellung erfolgte außerhalb des Systems, das die Arbeitszeiten erfasste, was bedeutete, dass jede Rechnung davon abhing, dass jemand zwei Quellen manuell miteinander abgleichen musste.

TrackTik hat diese Lücke geschlossen, indem es die Daten zu Arbeitsbeginn und -ende direkt mit der Abrechnung verknüpft hat. Kein Export, kein manueller Abgleich, keine doppelte Eingabe.

Diese Struktur wurde 2024 auf die Probe gestellt, als das Beratungsunternehmen des US-Olympischen Komitees im Vorfeld der olympischen Vorauswahlen in Eugene die Arbeitsberichte von Pono Zeile für Zeile prüfte. COO Eric Waddell betrat den Raum mit zeitgestempelten Unterlagen und verließ ihn mit einem weiterhin gültigen Vertrag.

„TrackTik hat uns dank dieser Arbeitsberichte den Auftrag gesichert. Wir konnten die Zahlen auf den Cent genau abgleichen“, sagte Waddell.

Durch diese Prüfung konnten fast 100.000 Dollar an angefochtenen Rechnungsbeträgen gesichert werden. Nicht durch bessere Argumente, sondern durch bessere Daten.

Die Vorteile des Zinseszinses: Pausen, Verlängerung und Absicherung des Vorsprungs

Die Überprüfung der Olympia-Qualifikation ist das Highlight. Der wahre Wert zeigt sich jedoch jede einzelne Woche.

Durch die Verknüpfung der Erfassung von Pausen mit der tatsächlichen Zeiterfassung konnte Pono allein bei den Olympia-Qualifikationswettkämpfen rund 8 % seines gesamten Personalbudgets einsparen. Dank der detaillierten Übersicht über Überstunden werden ungewollte Mehrarbeit bereits erkannt, bevor sie auf die Rechnung gelangen – und nicht erst, wenn ein Kunde sie beanstandet. Und Pono wickelt seinen gesamten Finanzbereich, der sich über mehrere Bundesstaaten erstreckt, mit nur zwei Mitarbeitern ab.

„Kleine Fehler in der Buchhaltung können sich als entscheidend erweisen. Mit den Daten im Buchhaltungsbereich von TrackTik können wir sehr detailliert arbeiten. Das hat uns an allen unseren Standorten Margen eingespart“, sagte KP Singh, Vertriebsleiter bei Pono Security.

Andere Betreiber erkennen in den Zahlen dasselbe Muster. Unternehmen, die die automatisierte Rechnungsstellung und das zentralisierte Vertragsmanagement von TrackTik nutzen, berichten von einer Verkürzung der Lohnabwicklungszeit um 50 % und einer Steigerung der Vertragsprofitabilität um 20 %. Die Rechnung ist einfach: Jeder Tag zwischen Schichtende und Rechnungsversand verlängert die Forderungslaufzeit (DSO) um einen Tag, und jede Stunde, die mit dem Abgleich dreier Systeme verbracht wird, ist eine Stunde, die nicht für das Kundenwachstum genutzt werden kann.

Lisa Sherroll, Abteilungsleiterin bei Blackstone Security Services, verweist auf einen konkreten Mechanismus, der dieser Genauigkeit zugrunde liegt: „Ein benutzerfreundliches Programm, das den Kunden erweiterte Funktionen zur Standortverwaltung bietet, darunter Funktionen wie Geofencing und Einschränkungen bei der Arbeitszeiterfassung, die dazu beitragen, eine genaue Rechnungsstellung auf der Grundlage der Ankunfts- und Arbeitszeiterfassungszeiten der Wachleute zu gewährleisten.“

Das ist der Unterschied zwischen der Hoffnung, dass die Zeiten stimmen, und der Möglichkeit, dies auch nachweisen zu können.

Rechnungsgenauigkeit als Wettbewerbsvorteil im Vertrieb

Man neigt leicht dazu, die Richtigkeit der Rechnungsstellung eher defensiv zu betrachten, nämlich als Mittel zur Vermeidung von Streitigkeiten. Die Geschichte von Pono zeigt jedoch auch die offensive Seite auf.

Als Pono sich bei der Ausschreibung für die US-Olympiaauswahlwettkämpfe 2022 gegen größere, etabliertere Unternehmen durchsetzte, war die Technologie des Unternehmens Teil des Angebots. Waddell brachte es auf den Punkt: „Es gab immer noch Unternehmen, die handschriftliche Berichte erstellten. Die technologische Anerkennung trug maßgeblich dazu bei, dass wir den Zuschlag erhielten.“

Worauf man bei einer Plattform achten sollte

Wenn Sie prüfen, ob Sie mit Ihrer derzeitigen Konfiguration dieses Ziel erreichen können, sollten Sie folgende unverzichtbare Voraussetzungen berücksichtigen:

• Geschlossener Kreislauf von Arbeitszeit zu Rechnungsstellung. Die Daten zu Arbeitsbeginn und -ende sollten direkt in die Rechnungsstellung einfließen, ohne dass dazwischen ein manueller Export oder eine erneute Eingabe erforderlich ist.
• Unterstützung komplexer Abrechnungsregeln. Gewerkschaftsvereinbarungen, Anforderungen aus verschiedenen Rechtsräumen und Schichtzulagen müssen in das System integriert werden und dürfen nicht separat in einer Tabellenkalkulation verwaltet werden.
• Die Erfassung der Pausen muss mit der tatsächlichen Zeiterfassung verknüpft sein. Es darf sich weder um ein separates Protokoll noch um eine manuelle Notiz handeln. Die gleiche Aufzeichnung, die als Grundlage für die Lohnabrechnung dient, sollte auch die Einhaltung der Pausenvorschriften sicherstellen.
• Ein mit Zeitstempeln versehener Prüfpfad, den die Finanzabteilung tatsächlich nutzen kann. Wenn ein Kunde oder ein externer Prüfer Einwände erhebt, müssen Sie in der Lage sein, Unterlagen vorzulegen – und nicht erst neu zusammenzustellen.
• Transparenz gegenüber den Kunden. Ein Portal, in dem Kunden ihre eigenen Daten auf Abruf einsehen können, trägt mehr zur Vertrauensbildung bei als jede nachträgliche Erklärung.

Die Genauigkeit der Rechnungsstellung ist kein Nebenschauplatz im Backoffice. Sie entscheidet darüber, ob ein Kunde seinen Vertrag verlängert, Sie weiterempfiehlt oder still und leise Anrufe Ihres Mitbewerbers entgegennimmt. Pono Security hat sich den Ruf erarbeitet, ein Unternehmen zu sein, dessen Rechnungen auf den Cent genau stimmen. Dieser Ruf steht jedem Unternehmen offen, das bereit ist, die Lücke zwischen Praxis und Buchhaltung zu schließen.

Sind Sie bereit, das Abgleichen hinter sich zu lassen und mit dem Skalieren zu beginnen?

Wenn Ihr Team Arbeitszeiten immer noch zwischen Dienstplan, Lohnabrechnung und Rechnungsstellung manuell übertragen muss, liegt die Lösung nicht in noch mehr Tabellenkalkulationen oder zusätzlichem Personal. Die Lösung besteht darin, den Kreislauf zwischen Außendienst und Rechnung zu schließen.

Erfahren Sie, wie TrackTik Arbeitsdaten automatisch mit der Rechnungsstellung verknüpft. Fordern Sie eine Demo an und entdecken Sie, was Ihr Team mit der gewonnene Zeit alles erreichen könnte.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die häufigste Ursache für Abrechnungsfehler bei Sicherheitsunternehmen?
Die meisten Abrechnungsfehler entstehen dadurch, dass dieselben Arbeitsstunden in mehreren Systemen erneut eingegeben werden. Wenn die An- und Abmeldedaten eines Wachmanns zunächst auf einer Plattform überprüft, dann manuell in die Lohnabrechnung und anschließend erneut in die Rechnungsstellung übertragen werden, birgt jede dieser Übertragungen das Risiko, dass sich Fehler einschleichen und sich vervielfachen.

Wie wirken sich Abrechnungsfehler auf die Kundenbindung in der Sicherheitsbranche aus?
Kunden reichen selten eine formelle Beschwerde wegen eines Abrechnungsfehlers ein. Sie verlieren stillschweigend das Vertrauen in die Rechnung, dann in die Berichte und schließlich in die Geschäftsbeziehung – und verlängern den Vertrag nicht. Schon eine einzige strittige Rechnung kann zur Abwanderung führen, lange bevor der Kunde das Problem überhaupt direkt anspricht.

Wie können Sicherheitsunternehmen Fehler bei der Rechnungsstellung reduzieren?
Die effektivste Lösung ist ein geschlossenes System, bei dem die Daten zu Arbeitsbeginn und -ende direkt in die Abrechnung einfließen, ohne dass ein manueller Export oder eine erneute Eingabe erforderlich ist. In Kombination mit einer automatisierten Erfassung von Pausen, integrierten Abrechnungsregeln für Überstunden und Anforderungen verschiedener Rechtsordnungen sowie einem mit Zeitstempeln versehenen Prüfpfad entfällt der Großteil der manuellen Bearbeitung, bei der Fehler entstehen.

Was versteht man unter „Closed-Loop Labor-to-Billing“?
Dabei handelt es sich um einen Arbeitsablauf, bei dem die tatsächlich von einem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden direkt in die Rechnung übernommen werden, ohne dass sie manuell in ein separates Abrechnungssystem eingegeben werden müssen. Dadurch entfällt der Abgleich zwischen Zeiterfassung und Rechnungsstellung, bei dem die meisten Fehler bei der Rechnungsstellung entstehen.

Inwieweit kann eine genaue Abrechnung die Rentabilität von Verträgen verbessern?
Unternehmen, die eine automatisierte Closed-Loop-Abrechnung nutzen, verzeichnen messbare Vorteile: TrackTik-Nutzer erzielen im Durchschnitt eine Reduzierung der Bearbeitungszeit für die Lohnabrechnung um 50 % und eine Verbesserung der Vertragsrentabilität um 20 %. Über die reinen Zahlen hinaus schützt eine genaue Abrechnung auch Einnahmen, die andernfalls durch strittige Rechnungen oder abgeschriebene Arbeitsstunden verloren gingen.

Kann Geofencing dazu beitragen, Abrechnungsstreitigkeiten zu vermeiden?
Ja. Geofencing und Einschränkungen beim Einstempeln stellen sicher, dass sich ein Wachmitarbeiter zum Zeitpunkt des Einstempelns tatsächlich vor Ort befand, wodurch die Abrechnung direkt an die überprüften Ankunfts- und Abfahrtszeiten gekoppelt wird und nicht an selbst angegebene Arbeitszeiten. Dadurch wird eine der häufigsten Ursachen für strittige Rechnungen beseitigt.