Maîtriser les données, maîtriser les résultats : le parcours d'un constructeur automobile mondial en matière de sécurité

Maîtriser les données, maîtriser les résultats : le parcours d'un constructeur automobile mondial en matière de sécurité

Secteur d'activité : Construction automobile Région : Amériques Plateforme : Trackforce | TrackTik Profil : Entreprise manufacturière figurant au classement Fortune Global, comptant plus de 14 000 employés répartis sur plus de 55 sites à travers les Amériques

Le défi : gérer un programme de sécurité sans être propriétaire des données

Lorsqu’un nouveau directeur de la sécurité a rejoint la division Amériques d’un constructeur automobile mondial, il a hérité de bien plus qu’un simple programme de sécurité. Il a hérité de ses problèmes. L’équipe était réduite, le programme n’était pas encore au point et la supervision opérationnelle était depuis longtemps assurée à distance depuis un siège social situé à l’étranger, avec une responsabilité régionale minimale. En l’espace de 12 ans, cette équipe s’est développée pour former quatre équipes régionales réparties sur l’ensemble du continent américain. Mais au début, les obstacles étaient plus fondamentaux que la simple question des effectifs.

Le programme de sécurité dépendait entièrement de prestataires de services de gardiennage externalisés, tout comme, et c'est là un point crucial, l'ensemble de ses données. Chaque rapport d'incident, registre de patrouille, planning des agents de sécurité et dossier opérationnel était stocké dans les systèmes du prestataire. L'entreprise n'en détenait aucun.

Cela a donné lieu à quatre difficultés qui se sont aggravées les unes les autres et qui ont rendu pratiquement impossible une gestion efficace de la sécurité :

1. Absence de propriété des données. Si le contrat de l'entreprise de sécurité venait à changer, des années de données relatives à la sécurité de l'établissement pourraient disparaître du jour au lendemain, sans aucune protection contractuelle pour l'empêcher.
2. Absence de reporting standardisé. Sur plus de 55 sites, il n’y avait aucune cohérence ; chaque site s’appuyait sur ses propres processus, souvent basés sur des blocs-notes, sans taxonomie cohérente. Un agent de sécurité pouvait enregistrer un événement comme « vol », tandis qu’un autre pouvait le qualifier de « vol avec violence ». Une collision entre véhicules était enregistrée comme « destruction de biens » sur un site et comme « accident de la route » sur un autre. En l’absence de classification cohérente, toute analyse des tendances était impossible.
3. Impossibilité d'effectuer des analyses à grande échelle. En l'absence d'un référentiel de données centralisé, il était impossible d'identifier des tendances communes à l'ensemble des sites, de suivre l'évolution des incidents au fil du temps ou d'utiliser les données de sécurité pour orienter la stratégie ou justifier les investissements.
4. La qualité des rapports était pratiquement nulle. Les rapports d'incident rédigés à la main comportaient souvent des fautes d'orthographe, leur mise en page était incohérente et ils ne convenaient absolument pas à un public externe. « Il m'était tout simplement impossible de présenter ces rapports à la direction ou de les soumettre à un tribunal », se souvient le responsable de la sécurité.

Il en résultait une fonction de sécurité réactive, cloisonnée et invisible pour l'ensemble de l'entreprise. « Je ne disposais pas des données nécessaires pour être un directeur de la sécurité efficace et un partenaire commercial apprécié. »

Le tournant : un nouvel appel d'offres qui a tout changé

La situation a atteint un point critique au cours d'un cycle d'appel d'offres ordinaire. Lorsque le contrat de services de sécurité a fait l'objet d'un nouvel appel d'offres, le responsable de la sécurité d'entreprise s'est rendu compte qu'il risquait de perdre l'accès à TrackTik, une plateforme mise en place par la société de sécurité en place, si un nouveau prestataire qui ne l'utilisait pas était sélectionné.

Plutôt que d'accepter ce risque, il a pris une décision radicale. Il a négocié une licence d'entreprise directe avec TrackTik, indépendamment de la société de sécurité, et a intégré une condition non négociable dans le nouveau cahier des charges des services de sécurité : tout prestataire retenu devra utiliser la plateforme TrackTik.

La solution : une plateforme propriétaire et hautement personnalisée

Une fois la propriété directe assurée, l'équipe de sécurité a entrepris une mise en place progressive, en configurant TrackTik non seulement comme un outil de reporting, mais aussi comme un élément essentiel d'un programme de sécurité d'entreprise en pleine évolution.

• Intégration système: le système de gestion des incidents existant du fabricant, une plateforme héritée développée en interne et bénéficiant d'un support technique limité, a été intégré à TrackTik afin que chaque rapport soit automatiquement transféré dans le système d'entreprise. La suppression de la double saisie a permis de rationaliser les opérations et de garantir le respect des horaires des agents de sécurité.

• Personnalisation spécifique au secteur industriel: les catégories d'incidents ont été adaptées aux réalités d'un environnement industriel. L'absence d'un composant sur la chaîne de production nécessitait une classification différente de celle d'un objet personnel volé. Ces distinctions ont été directement intégrées dans les menus déroulants de la plateforme, jetant ainsi les bases d'analyses pertinentes et défendables.

• Les agents chargés des interventions sur le terrain ont été équipés d’iPads et de smartphones, puis formés à l’utilisation de l’interface mobile de TrackTik. La transformation a été immédiate : les rapports manuscrits et à peine lisibles ont cédé la place à des comptes rendus standardisés, illustrés de photos et présentés de manière professionnelle, pouvant être partagés avec n’importe quel service, équipe juridique ou auditeur externe.

• Documentation relative à la conformité au programme CTPAT En tant que fabricant important des composants depuis l'étranger vers une zone franche, l'entreprise était soumise aux exigences rigoureuses des audits CTPAT menés par les douanes américaines. TrackTik a été configuré pour consigner les inspections en 13 points effectuées à l'entrée des camions, avec photos, horodatage et vérification des scellés, fournissant ainsi aux auditeurs une preuve immédiate et incontestable de conformité et réduisant considérablement le temps de préparation aux audits.

• Autorisations de travaux à chaud: la plateforme a été étendue afin de prendre en charge le processus d'autorisation des travaux à chaud du service interne de sécurité incendie. Elle permet désormais de consigner les opérations de soudage, de meulage et autres activités présentant un risque d'étincelles menées dans l'usine, afin d'assurer un suivi cohérent de la conformité aux normes de sécurité.

Les résultats : la sécurité devient une fonction métier de confiance

Le passage de données détenues par des fournisseurs à des informations appartenant à l'entreprise a tout changé, non seulement pour l'équipe de sécurité, mais aussi pour l'entreprise dans son ensemble.

1. Impact inter-services : les données de sécurité enregistrées dans TrackTik étaient transmises directement aux services logistique, sécurité, installations, environnement et ressources humaines, lorsque l'incident concernait directement le service en question. Le service de sécurité est ainsi devenu un fournisseur de données pour l'entreprise, et non plus seulement une équipe d'intervention réactive.

• Des améliorations logistiques générant d'importantes économies annuelles :les données relatives aux passages aux barrières ont révélé que l'équipe de sécurité obligeait de nombreux camions à faire demi-tour chaque semaine en raison de divergences entre les lettres de transport et les marchandises à la barrière de sortie. En mettant en évidence ce phénomène comme une tendance mesurable plutôt que comme une simple plainte ponctuelle, les données ont permis de faire porter la responsabilité à l'équipe logistique et ont conduit à des améliorations des processus qui ont permis à l'entreprise de réaliser chaque mois des économies considérables en temps et en argent.

• Justification de la sécurité armée étayée par des données : avec 14 000 employés sur un seul campus, le responsable de la sécurité estimait qu’une présence de sécurité armée 24 heures sur 24 était indispensable. Plutôt que de se fier uniquement à son instinct, il a construit un dossier fondé sur des preuves en s’appuyant sur les données de TrackTik, qui permettaient de suivre les armes récupérées sur le campus, les incidents d’agression, les licenciements à haut risque et les tendances en matière de violence au travail au fil du temps. Cela a abouti à l’approbation par la direction d’une augmentation du budget annuel afin de mettre en place des équipes d’intervention de sécurité armées. Ces mêmes données ont continué à démontrer le retour sur investissement en mesurant l’effet dissuasif au cours des années suivantes.

• Une stratégie budgétaire fondée sur les données qui permet de réduire les coûts :dans le cadre d’un contrat de plusieurs millions de dollars portant sur les services de la Garde nationale, les données de TrackTik sont devenues le fondement de la planification budgétaire annuelle. La plateforme a permis au directeur de la sécurité (CSO) de justifier de nouveaux investissements là où les données révélaient une augmentation des risques, et de réaliser des gains d’efficacité là où l’historique des incidents ne montrait aucune activité justifiant une présence physique. « Nous avons cessé de nous baser sur des suppositions pour nous appuyer sur des données réelles. TrackTik nous a fourni les preuves nécessaires pour justifier chaque dollar dépensé et chaque poste supprimé », a souligné le responsable de la sécurité.

• Responsabilisation en matière de planification et détection des « heures noires » : le module de gestion des effectifs a mis en évidence une lacune courante dans la prestation de services : lorsqu’un agent de sécurité se déclarait en arrêt maladie, les superviseurs prenaient eux-mêmes le relais, donnant ainsi l’impression de combler l’« heure noire » tout en laissant leur propre zone de supervision sans couverture. L’entreprise a instauré des pénalités contractuelles pour les heures supplémentaires et les « heures noires », ce qui a permis d’améliorer la responsabilisation et de garantir que l’entreprise bénéficie de la couverture pour laquelle elle payait.

• Préparation aux audits de conformité: le temps consacré à la préparation des audits CTPAT, OSHA et internes a considérablement diminué. La documentation était accessible instantanément, et les résultats des audits se sont améliorés de manière constante d'année en année, à mesure que le programme gagnait en maturité.

Le point clé à retenir : prenez le contrôle de votre plateforme

La leçon à tirer de ces douze années d'expérience de cette OSC est claire et transposable.

« Le fait de disposer des données et d’y avoir pleinement accès m’a permis d’être un responsable de la sécurité (CSO) plus efficace. Après avoir mis en place TrackTik pendant un certain temps, cet outil nous fournit des informations que nous utilisons pour améliorer nos politiques et nos processus, ce qui a un impact positif sur l’entreprise. Je ne voulais pas que la sécurité soit simplement un poste budgétaire indispensable qui ne fait que coûter de l’argent à l’entreprise. J’ai toujours voulu pouvoir démontrer en quoi la sécurité apporte une valeur ajoutée à l’entreprise. »

Lorsque les contrats de sécurité évoluent, ce qui est inévitable, les entreprises qui s'appuient exclusivement sur la plateforme de leur prestataire risquent de perdre du jour au lendemain des années de données institutionnelles en matière de sécurité. La meilleure solution consiste à négocier une licence d'entreprise directe, à intégrer l'exigence relative à la plateforme dans chaque cahier des charges des services de sécurité, et à utiliser les données dont vous disposez pour prendre des décisions plus éclairées dans tous les domaines liés à la sécurité et aux opérations.

La plateforme qui a fait son apparition au sein d'une société de sécurité est devenue l'un des outils stratégiques les plus puissants de l'arsenal du responsable de la sécurité d'entreprise, car l'entreprise a su se l'approprier.