Maîtriser ses données, maîtriser ses résultats : l'histoire de la sécurité d'un constructeur automobile mondial

Maîtriser ses données, maîtriser ses résultats : l'histoire de la sécurité d'un constructeur automobile mondial

Secteur : Fabrication automobile Région : Amériques Plateforme : Trackforce | Profil TrackTik : Fabricant mondial figurant au classement Fortune, employant plus de 14 000 personnes sur plus de 55 sites à travers les Amériques

Le défi : mettre en œuvre un programme de sécurité sans posséder les données

Lorsqu'un nouveau responsable de la sécurité s'est joint à la division Amériques d'un constructeur automobile mondial, il a hérité bien plus qu'un simple programme de sécurité : il en a hérité de tous les problèmes. L'équipe était réduite, le programme peu développé et la supervision opérationnelle était depuis longtemps assurée à distance depuis un siège social à l'étranger, avec une responsabilité régionale minimale. Au cours des douze dernières années, cette équipe s'est structurée en quatre équipes régionales à travers les Amériques. Dès le départ, les obstacles étaient plus fondamentaux que le simple manque d'effectifs .

Le programme de sécurité dépendait entièrement de fournisseurs de services de gardiennage externes, et il en allait de même pour toutes ses données. Chaque rapport d'incident, registre de patrouille, planification des gardiens et compte rendu opérationnel étaient stockés dans les systèmes du prestataire. L'entreprise n'en possédait aucun.

Cela a engendré quatre défis cumulatifs qui ont rendu pratiquement impossible un leadership efficace en matière de sécurité :

1. Absence de propriété des données. En cas de modification du contrat de sécurité, des années de données institutionnelles relatives à la sécurité pourraient disparaître du jour au lendemain, sans aucune protection contractuelle.
2. Aucun système de signalement standardisé. Sur plus de 55 sites, aucune cohérence n'a été observée ; chaque site appliquait ses propres procédures, souvent basées sur des notes manuscrites, sans classification uniforme. Un agent de sécurité pouvait consigner un événement comme un « vol », tandis qu'un autre pourrait le qualifier de « braquage ». Une collision de véhicules a été enregistrée comme « destruction de biens » sur un site et comme « accident de la route » sur un autre. En l'absence d'une classification cohérente, toute analyse des tendances était impossible.
3. Impossible d'analyser à grande échelle. Sans référentiel de données centralisé, il était impossible d'identifier des tendances entre les sites, de suivre l'évolution des incidents au fil du temps, ou d'utiliser les données de sécurité pour orienter la stratégie ou justifier les investissements.
4. La qualité des rapports était tout simplement inutilisable. Les rapports d'incidents manuscrits étaient souvent truffés de fautes d'orthographe, leur mise en page était incohérente et ils étaient impropres à toute communication externe. « Il m'était absolument impossible de présenter ces rapports à la direction ou de les soumettre à un tribunal », se rappelle le responsable de la sécurité.

Il en résultait une fonction de sécurité réactive, cloisonnée et invisible pour le reste de l'entreprise. « Je n'avais pas les données nécessaires pour être un RSSI efficace et un partenaire commercial de valeur. »

Le point d'inflexion : une nouvelle soumission de contrat qui a tout changé

La situation a atteint un point critique lors d'un cycle d'approvisionnement de routine. Au moment du renouvellement du contrat de services de gardiennage, le responsable de la sécurité a réalisé qu'il risquait de perdre l'accès à TrackTik, une plateforme mise en place par l'entreprise de gardiennage en place, si un nouveau fournisseur était sélectionné sans l'utiliser.

Plutôt que d'accepter ce risque, il a pris une décision radicale. Il a négocié une licence d'entreprise directe avec TrackTik, indépendamment de la société de gardiennage, et a intégré une condition non négociable au périmètre des nouveaux services de gardiennage : tout fournisseur retenu doit utiliser la plateforme TrackTik.

La solution : une plateforme hautement personnalisée et appartenant à l'entreprise

Une fois la propriété directe assurée, l'équipe de sécurité a entrepris un déploiement progressif, configurant TrackTik non seulement comme un outil de rapport, mais aussi comme un élément essentiel d'un programme de sécurité d'entreprise en pleine maturation.

• Intégration du système : Le système de gestion des incidents existant du fabricant, une plateforme interne ancienne bénéficiant d'un soutien limité, a été intégré à TrackTik afin que chaque rapport soit automatiquement transféré vers le système central. L'élimination de la double saisie a simplifié les opérations et assuré le respect du temps de présence des agents de sécurité.

• Les catégories d'incidents, adaptées au contexte de la production, ont été conçues sur mesure . Un composant manquant sur la chaîne de production nécessitait une classification différente de celle d'un objet personnel volé. Ces distinctions ont été intégrées directement aux menus déroulants de la plateforme, jetant ainsi les bases d'analyses pertinentes et fiables.

• Les agents de sécurité mobiles ont été équipés d'iPad et de téléphones intelligents et ont été formés à l'utilisation de l'interface mobile de TrackTik. La transformation a été immédiate : les rapports manuscrits, à peine lisibles, ont laissé place à des documents standardisés, illustrés de photos et présentés de manière professionnelle, pouvant être partagés avec n'importe quel service, l'équipe juridique ou un vérificateur externe.

• Documentation de conformité CTPAT : En tant que fabricant important des composants à l’international dans une zone franche, l’entreprise était soumise aux exigences rigoureuses d’audit CTPAT des douanes américaines. TrackTik a été configuré pour documenter les inspections en 13 points aux portes des camions, avec photos, horodatages et vérification des scellés, fournissant ainsi aux auditeurs une preuve de conformité immédiate et incontestable et réduisant considérablement le temps de préparation des audits.

• Autorisation de travaux à chaud La plateforme a été étendue pour prendre en charge le processus d'autorisation de travaux à chaud du service d'incendie interne, documentant les activités de soudage, de meulage et autres activités à risque d'étincelles sur le plancher de l'usine afin de permettre un suivi cohérent de la conformité en matière de sécurité.

Résultats : La sécurité devient une fonction d'affaires de confiance

Le passage des données détenues par les fournisseurs aux renseignements appartenant à l'entreprise a tout changé, non seulement pour l'équipe de sécurité, mais aussi pour l'entreprise elle-même.

1. Impact interministériel : Les données de sécurité recueillies par TrackTik étaient directement transmises aux services logistiques, de sécurité, des installations, environnementaux et des ressources humaines lorsque l’incident concernait directement le service concerné. La fonction sécurité est ainsi devenue un fournisseur de données pour l’entreprise, et non plus une simple équipe d’intervention.

• Améliorations logistiques à l'origine d'importantes économies annuelles : les données des terminaux ont révélé que l'équipe de sécurité entraînait de nombreux allers-retours de camions par semaine en raison d'incohérences dans les connaissements au départ. En transformant ce problème en une tendance mesurable plutôt qu'en une simple réclamation ponctuelle, les données ont permis de responsabiliser l'équipe logistique et d'améliorer les processus, ce qui a généré des économies de temps et d'argent considérables chaque mois pour l'entreprise.

• Justification de la sécurité armée étayée par des données : Avec 14 000 employés sur un seul campus, le responsable de la sécurité estimait qu’une sécurité armée 24 heures sur 24 était indispensable. Plutôt que de se fier à son seul instinct, il a constitué un dossier solide à partir des données TrackTik, qui recensaient les armes récupérées sur le campus, les agressions, les licenciements à risque et l’évolution de la violence au travail. Cette démarche a permis d’obtenir l’approbation de la direction pour une augmentation annuelle du budget afin de mettre sur pied des équipes d’intervention armées. Ces mêmes données ont continué de démontrer le rendement du capital investi en mesurant l’effet dissuasif au cours des années suivantes.

• Stratégie budgétaire basée sur les données et synonyme de réduction des coûts : Dans le cadre d’un contrat de services de la Garde nationale de plusieurs millions de dollars, les données de TrackTik sont devenues la base de la planification budgétaire annuelle. La plateforme a permis au responsable de la sécurité de justifier de nouveaux investissements lorsque les données révélaient une augmentation des risques et d’optimiser les coûts là où l’historique des incidents ne justifiait aucune présence physique. « Nous avons arrêté de procéder par conjectures et avons commencé à utiliser des données concrètes. TrackTik nous a fourni les preuves pour justifier chaque dollar dépensé et chaque poste supprimé », a souligné le responsable de la sécurité.

• Responsabilisation en matière de planification et détection des heures non couvertes : Le module de gestion des effectifs a mis en évidence une lacune fréquente dans la prestation de services : lorsqu’un agent de sécurité était en arrêt de travail, les superviseurs le remplaçaient eux-mêmes, donnant l’illusion de couvrir les heures non couvertes tout en laissant leur propre zone de surveillance sans surveillance. L'entreprise a instauré des pénalités contractuelles pour les heures supplémentaires et les heures non couvertes, améliorant ainsi la responsabilisation et garantissant à l'entreprise la couverture pour laquelle elle payait.

• Le temps de préparation aux vérifications de conformité (CTPAT, OSHA et audits internes) a considérablement diminué. La documentation était immédiatement accessible et les résultats des vérifications se sont améliorés de façon constante d'année en année à mesure que le programme gagnait en maturité.

Leçon stratégique à retenir : Maîtrisez votre plateforme

La leçon tirée des douze années d'expérience de cette OSC est directe et transposable.

« Posséder et avoir un accès complet aux données m'a permis d'être un RSSI plus efficace. Après avoir utilisé TrackTik pendant un certain temps , nous disposons de données probantes qui nous servent à améliorer nos politiques et nos processus, ce qui a un impact positif sur l'entreprise. Je ne voulais pas que la sécurité soit perçue comme une simple dépense nécessaire pour l'entreprise. J'ai toujours souhaité pouvoir démontrer en quoi la sécurité représente une véritable valeur ajoutée pour l'entreprise. »

Lorsque les contrats de gardiennage évoluent, comme c'est inévitablement le cas, les entreprises qui dépendent exclusivement de la plateforme de leur fournisseur risquent de perdre du jour au lendemain des années de données de sécurité institutionnelles. La meilleure solution consiste à négocier une licence d'entreprise directe, à intégrer l'exigence de la plateforme dans le périmètre de chaque prestation de gardiennage et à exploiter les données dont vous disposez pour prendre des décisions plus éclairées en matière de sécurité et d'opérations.

La plateforme arrivée par la porte d'une compagnie de gardes est devenue l'un des outils stratégiques les plus puissants de l'arsenal du CSO, car la société se la l'est appropriée.