Améliorez votre service de sécurité en collaborant avec les équipes de maintenance

Améliorez votre service de sécurité en collaborant avec les équipes de maintenance

Vous vous dites peut-être : « Quel est le rapport entre la maintenance et mon service de sécurité ? » L'essentiel, comme nous l'avons déjà évoqué à maintes reprises, c'est de passer d'une mentalité de fournisseur à une mentalité de partenaire.

Votre équipe de sécurité et l'équipe d'entretien sont des partenaires indispensables à la réussite globale de l'établissement. En collaborant étroitement avec l'équipe d'entretien, vous pouvez accomplir votre travail de manière bien plus efficace et éviter de nombreux problèmes potentiels.

Savoir reconnaître une opportunité

Au début, je pensais que travailler avec l'équipe d'entretien n'avait pas beaucoup d'importance, mais je me suis vite rendu compte que ce n'était pas le cas. Si le technicien d'entretien ne vous apprécie pas, il risque de signaler que vos agents de sécurité n'ont pas fermé la piscine à clé ou sécurisé la salle de sport, même s'ils l'ont fait. Ces petites plaintes sont source de nombreux casse-têtes et peuvent être évitées simplement en entretenant de bonnes relations de travail avec l'équipe d'entretien.

Mais il ne s'agit pas seulement d'éliminer les conflits. Les entreprises de sécurité ont la possibilité de mettre à profit leurs compétences pour améliorer les opérations d'entretien d'un bien immobilier. Si vous parvenez à démontrer à un gestionnaire immobilier que vous ne vous contentez pas d'améliorer la sécurité, mais que vous allez au-delà de vos obligations pour apporter votre aide dans d'autres domaines, cela améliorera considérablement votre taux de fidélisation et le nombre de recommandations.

Les gestionnaires immobiliers ont eux-mêmes à cœur de fidéliser leurs résidents ; ils seront donc ouverts à toute initiative susceptible de les aider dans cette tâche. Nous avons découvert cet article récent intitulé «4 conseils pour tirer parti de l’entretien des biens immobiliers afin d’améliorer la fidélisation des résidents », et il est incroyable de constater à quel point les sociétés de sécurité peuvent contribuer à ces efforts.

Par exemple, l'article recommande d'identifier les demandes d'intervention d'entretien les plus courantes. Silvertrac dispose d'un portail permettant aux résidents de signaler des problèmes, ce qui signifie que nous disposons de toutes les données nécessaires pour déterminer quelles sont les demandes les plus fréquentes.

Il préconise également de favoriser la communication entre les équipes de maintenance et les équipes administratives. Nous disposons d'un module de maintenance complet qui permet de consulter le rapport d'incident, les échanges avec l'équipe de maintenance et la résolution du problème, le tout facilement accessible par le gestionnaire immobilier.

Comment collaborer avec le service de maintenance

Pour favoriser de bonnes relations, il vaut mieux éviter de créer une charge de travail supplémentaire pour l'équipe de maintenance. Cela implique de tenir un registre précis des personnes ayant signalé chaque incident, afin d'éviter que plusieurs agents de sécurité ne signalent plusieurs fois le même problème.

Silvertrac vous permet également de définir qui doit être averti de certains problèmes, ce qui vous garantit que les problèmes critiques sont signalés au responsable de la maintenance, au service d'assistance de deuxième niveau et au gestionnaire immobilier, sans pour autant être diffusés à l'ensemble des personnes impliquées dans la gestion de l'immeuble.

Intégrer dans les tournées de routine les tâches d'entretien de base, telles que les contrôles de l'éclairage, peut être un excellent moyen de résoudre les problèmes plus facilement et plus rapidement. Ainsi, le service d'entretien sait à quel moment s'attendre à d'éventuels problèmes, et votre équipe peut se concentrer sur la sécurité le reste de la semaine.

En fin de compte, la meilleure stratégie consiste simplement à discuter avec le service de maintenance. Demandez-leur comment vous pouvez être le partenaire le plus efficace possible et comment vous pouvez leur faciliter la vie. Je vous garantis qu’ils n’ont pas l’habitude d’entendre cela de la part d’autres prestataires, et ils pourraient bien en parler au gestionnaire immobilier.

Coordination avec le gestionnaire immobilier

Dans le système traditionnel de signalement des problèmes d'entretien, l'agent de sécurité constate le problème sur place et le signale au gestionnaire immobilier. Ce système présente l'avantage de permettre la résolution du problème, mais l'inconvénient d'alourdir la charge de travail du gestionnaire immobilier. Ce dernier doit en effet créer un bon de travail et communiquer avec l'équipe d'entretien. L'objectif est de l'alléger, et non de lui en rajouter.

La meilleure solution consiste à demander à votre équipe de sécurité de signaler les problèmes directement au service de maintenance, tout en tenant le gestionnaire immobilier informé afin qu'il puisse superviser la situation. Cela permet de résoudre le problème plus rapidement, d'alléger la charge de travail du gestionnaire immobilier et de démontrer que vous apportez une valeur ajoutée.

Demandez également au gestionnaire immobilier comment il souhaite que les problèmes d'entretien soient signalés. Souhaite-t-il une photo ? Un fichier audio dans lequel vous décrivez le problème ? Un rapport écrit ? Les trois à la fois ? Ces éléments sont faciles à fournir, mais il est important de savoir à l'avance ce que le client attend.

Certaines associations de copropriétaires ne disposent pas des ressources nécessaires pour faire intervenir l'équipe d'entretien tous les jours et ne peuvent parfois organiser des inspections de l'éclairage que toutes les quelques semaines. Si vous réglez ces détails à l'avance, vous pouvez vous organiser pour signaler la veille les lampes défectueuses, leur emplacement et le type d'ampoule. Cela allège considérablement la charge de travail du gestionnaire immobilier et fait de vous un véritable partenaire plutôt qu'un simple prestataire.

« On ne vient pas pour remplacer leurs systèmes actuels », a déclaré Johnny dans l'épisode d'aujourd'hui, « on se demande simplement : “Comment puis-je m'intégrer ?” »

Si vous souhaitez obtenir davantage de conseils pour vous intégrer au système de maintenance, consultez cet article consacré à la gestion efficace de la maintenance. En collaborant avec d’autres prestataires et en allégeant la charge de travail du gestionnaire immobilier, vous avez la possibilité d’améliorer considérablement la satisfaction et la fidélisation de vos clients.