Mejora tu servicio de seguridad colaborando con los equipos de mantenimiento

Mejora tu servicio de seguridad colaborando con los equipos de mantenimiento

Quizá te estés preguntando… «¿Qué tiene que ver el mantenimiento con mi servicio de seguridad?». La clave está, como ya hemos comentado en numerosas ocasiones, en pasar de una mentalidad de proveedor a una mentalidad de socio.

Tu equipo de seguridad y el equipo de mantenimiento son socios clave para el éxito general del inmueble. Al colaborar estrechamente con el equipo de mantenimiento, podrás realizar tu trabajo de forma mucho más eficiente y evitar una serie de posibles problemas.

Saber reconocer una oportunidad

Al principio pensaba que trabajar con el equipo de mantenimiento no era importante, pero pronto me di cuenta de que no era así. Si no le caes bien al encargado de mantenimiento, podría informar de que tus guardias no cerraron con llave la piscina o no aseguraron el gimnasio, incluso aunque lo hubieran hecho. Estas pequeñas quejas causan numerosos quebraderos de cabeza y pueden evitarse simplemente manteniendo una buena relación de trabajo con el equipo de mantenimiento.

Sin embargo, no se trata solo de eliminar los conflictos. Las empresas de seguridad tienen la oportunidad de aprovechar sus capacidades para mejorar las operaciones de mantenimiento de un inmueble. Si puedes demostrar a un administrador de fincas que no solo vas a mejorar la seguridad, sino que también vas a ir más allá para ayudar en otras áreas, eso mejorará considerablemente tu retención de clientes y las recomendaciones.

Los administradores de fincas están muy interesados en retener a los residentes, por lo que agradecerán cualquier cosa que les ayude en esa tarea. Hemos encontrado este artículo reciente titulado «4 consejos para aprovechar el mantenimiento de la finca con el fin de mejorar la retención de residentes», y es increíble hasta qué punto las empresas de seguridad pueden colaborar en estas actividades.

Por ejemplo, el artículo sugiere que se identifiquen las solicitudes de servicio de mantenimiento más habituales. Silvertrac cuenta con un portal que permite a los residentes informar de cualquier incidencia, lo que significa que disponemos de todos los datos sobre cuáles son las solicitudes más frecuentes.

Además, promueve la comunicación entre los equipos de mantenimiento y de administración. Contamos con un módulo completo de mantenimiento que permite visualizar el informe de incidencias, la comunicación con el equipo de mantenimiento y la resolución del problema, todo ello fácilmente accesible para el administrador de la finca.

Cómo trabajar con el departamento de mantenimiento

Para facilitar una buena relación, es mejor no generar trabajo adicional al equipo de mantenimiento. Eso significa llevar un registro adecuado de quién ha informado de qué, para evitar que distintos vigilantes informen varias veces del mismo problema.

Silvertrac también te permite definir quién recibe notificaciones sobre determinados incidencias, de modo que puedas asegurarte de que las incidencias críticas se remitan al supervisor de mantenimiento, al segundo nivel y al administrador de la propiedad, sin que se envíen masivamente a todas las personas relacionadas con la propiedad.

Incluir en las rondas rutinarias tareas de mantenimiento básico, como las inspecciones de la iluminación, puede ser una forma estupenda de resolver los problemas con mayor facilidad y rapidez. De este modo, el equipo de mantenimiento sabe cuándo puede surgir algún problema y tu equipo puede centrarse en la seguridad el resto de la semana.

En definitiva, la mejor estrategia es simplemente hablar con el equipo de mantenimiento. Pregúntales cómo puedes ser un colaborador más eficaz y cómo puedes facilitarles el trabajo. Te garantizo que no están acostumbrados a oír eso de otros proveedores, y es posible que se lo comenten al administrador de la finca.

Coordinación con el administrador de la propiedad

En el sistema tradicional de notificación de incidencias de mantenimiento, el vigilante detecta el problema in situ y lo comunica al administrador de la finca. Esto tiene la ventaja de que se soluciona el problema, pero el inconveniente de que supone más trabajo para el administrador. Ahora tiene que crear una orden de trabajo y ponerse en contacto con el equipo de mantenimiento. Lo que se busca es aliviarle la carga de trabajo, no añadirle más.

Lo mejor es que tu equipo de seguridad comunique los problemas directamente al departamento de mantenimiento, manteniendo al administrador de la finca al corriente para que supervise la situación. De este modo, el problema se resuelve más rápidamente, se reduce la carga de trabajo del administrador de la finca y se demuestra que aportas valor añadido.

Pregunta también al administrador de la propiedad cómo quiere que se notifiquen los problemas de mantenimiento. ¿Quiere una foto? ¿Un archivo de audio en el que el encargado describa el problema? ¿Un informe escrito? ¿Las tres cosas? Todo esto es fácil de proporcionar, pero es importante saber de antemano qué es lo que quiere el cliente.

Algunas comunidades de propietarios no disponen de los recursos necesarios para que el equipo de mantenimiento acuda a diario y es posible que solo puedan hacerlo para realizar inspecciones de iluminación cada pocas semanas. Si aclaras estos detalles con antelación, puedes acordar informar el día anterior de cualquier luz que no funcione, indicando su ubicación y el tipo de bombilla. Esto alivia en gran medida la carga de trabajo del administrador de la finca y te convierte realmente en un colaborador, en lugar de un simple proveedor.

«No vamos a sustituir sus sistemas actuales», ha dicho Johnny en el episodio de hoy, «simplemente te preguntas: “¿cómo puedo integrarme?”».

Si quieres más consejos sobre cómo integrarte en el sistema de mantenimiento, echa un vistazo a este artículo sobre la gestión eficaz del mantenimiento. Al colaborar con otros proveedores y reducir la carga de trabajo del administrador de la propiedad, tienes la oportunidad de mejorar considerablemente la satisfacción y la fidelización de los clientes.