Améliorez votre service de sécurité en collaborant avec les équipes de maintenance.

Améliorez votre service de sécurité en collaborant avec les équipes de maintenance.

Vous vous demandez peut-être : « Quel est le lien entre l'entretien et mon service de sécurité ? » « La clé, comme on l'a déjà dit à maintes reprises, c'est de passer d'une mentalité de fournisseur à une mentalité de partenaire .

Votre équipe de sécurité et l'équipe de maintenance sont partenaires pour le succès global de l'établissement. En collaborant étroitement avec l'équipe de maintenance, vous pouvez accomplir votre travail beaucoup plus efficacement et éviter de nombreux problèmes potentiels.

Saisir une occasion

Au début, je pensais que collaborer avec le service de maintenance n'était pas important, mais j'ai vite compris mon erreur. Si l'agent d'entretien ne vous aime pas, il risque de signaler que vos sauveteurs ont oublié de fermer la piscine ou de sécuriser le gymnase, même s'ils l'ont fait. Ces petits désagréments sont source de nombreux problèmes et peuvent être facilement évités en entretenant de bonnes relations avec l'équipe de maintenance.

Il ne s'agit pas seulement d'éliminer les conflits. Les entreprises de sécurité ont la possibilité de mettre à profit leurs compétences pour améliorer l'entretien d'un immeuble. Si vous pouvez démontrer à un gestionnaire immobilier que vous allez non seulement renforcer la sécurité, mais aussi aller au-delà de ses obligations en l'aidant dans d'autres domaines, vous fidéliserez considérablement votre clientèle et obtiendrez davantage de recommandations.

Les gestionnaires immobiliers se soucient eux-mêmes de fidéliser leurs résidents et accueilleront donc favorablement toute initiative pouvant les y aider. Nous avons récemment trouvé cet article intitulé « 4 conseils pour optimiser l'entretien de votre propriété et améliorer la rétention des résidents », et il est impressionnant de constater à quel point les entreprises de sécurité peuvent contribuer à ces démarches.

Par exemple, l'article suggère d'identifier les demandes d'intervention les plus fréquentes. Silvertrac dispose d'un portail permettant aux résidents de signaler les problèmes, ce qui nous permet de recueillir des données sur les demandes les plus courantes.

Elle encourage aussi la communication entre les équipes de maintenance et les équipes administratives. Nous avons un module de maintenance complet qui permet au gestionnaire immobilier de consulter facilement le rapport d'incident, les échanges avec l'équipe de maintenance et la résolution du problème.

Comment travailler avec l'entretien

Pour maintenir de bonnes relations avec l'équipe d'entretien, il est important de ne pas surcharger son personnel. Cela implique de bien consigner les signalements de chacun afin d'éviter que plusieurs agents ne signalent le même problème à plusieurs reprises.

Silvertrac vous permet également de définir qui est informé de certains problèmes, afin de vous assurer que les problèmes critiques sont transmis au gestionnaire de l'entretien, au deuxième niveau et au gestionnaire immobilier, mais ne sont pas diffusés à toutes les personnes impliquées dans l'immeuble.

Planifier des rondes régulières pour les interventions de maintenance de base, comme l'inspection de l'éclairage, permet de résoudre les problèmes plus facilement et plus rapidement. Donc, l'équipe de maintenance sait à quel moment s'attendre à des problèmes, et la vôtre peut se concentrer sur la sécurité le reste de la semaine.

En fin de compte, la meilleure stratégie est de simplement jaser avec le service de maintenance. Demandez-leur comment vous pouvez être le partenaire le plus efficace et comment vous pouvez leur faciliter la tâche. Je vous garantis qu'ils n'ont pas l'habitude d'entendre ça de la part d'autres fournisseurs et qu'ils pourraient bien en parler au gérant de l'immeuble.

Coordination avec le gestionnaire immobilier

Dans le système traditionnel de signalement des problèmes d'entretien, le gardien constate le problème sur place et le signale au gestionnaire immobilier. Ce système a l'avantage de permettre la résolution du problème, mais il alourdit la charge de travail du gestionnaire. Ce dernier doit maintenant établir une demande d'intervention et communiquer avec l'équipe de maintenance. L'objectif est de simplifier sa charge de travail, pas de l'alourdir.

La meilleure solution consiste à ce que votre équipe de sécurité signale directement les problèmes au service d'entretien, tout en tenant le gestionnaire immobilier informé pour qu'il puisse superviser la situation. Cela permet de résoudre le problème plus rapidement, de réduire la charge de travail du gestionnaire et de démontrer votre valeur ajoutée.

Demandez aussi au gérant de l'immeuble comment il veut que les problèmes d'entretien soient signalés. Préfère-t-il une photo ? Un enregistrement audio de l'agent décrivant le problème ? Un rapport écrit ? Les trois ? Il est facile de fournir ces éléments, mais il est important de connaître les attentes du client au préalable.

Certaines associations de copropriétaires n'ont pas les moyens de faire intervenir l'équipe d'entretien quotidiennement et ne peuvent parfois la faire venir que toutes les quelques semaines pour des inspections d'éclairage. En réglant ces détails à l'avance, vous pouvez convenir de signaler la veille toute ampoule défectueuse, son emplacement et son type. Cela allège considérablement la charge de travail du gestionnaire et vous positionne comme un véritable partenaire plutôt qu'un simple prestataire.

« Nous n'allons pas remplacer leurs systèmes existants », a déclaré Johnny dans l'épisode d'aujourd'hui, « vous vous demandez simplement : « Comment puis-je m'intégrer ? » »

Pour plus de conseils sur l'intégration au système de maintenance, consultez cet article sur la gestion efficace de la maintenance. En collaborant avec d'autres fournisseurs et en allégeant la charge de travail du gestionnaire immobilier, vous avez l'occasion d'améliorer considérablement la satisfaction et la fidélisation de la clientèle.