Rédaction de rapports de sécurité : conseils pour rédiger des rapports de sécurité professionnels

Rédaction de rapports de sécurité : conseils pour rédiger des rapports de sécurité professionnels

Lorsque je travaillais sur le terrain, l'une des principales critiques que me faisaient les clients concernait la qualité souvent médiocre des rapports rédigés par les agents de sécurité. Qu'il s'agisse d'employés travaillant à l'heure ou de chefs d'équipe, les rapports d'incident doivent être lisibles, faciles à comprendre et, si nécessaire, pouvoir servir de document juridique devant un tribunal. L'utilisation d'un logiciel de rédaction de rapports pour agents de sécurité peut faciliter cette tâche, mais des compétences en communication écrite restent indispensables.

On pourrait facilement penser que toute personne travaillant dans un domaine aussi axé sur la communication saurait rédiger un rapport lisible et digne de ce nom. Malheureusement, malgré la pression constante exercée par les clients, ce n’est pas le cas pour beaucoup d’entre eux. Certains agents ne savent même pas orthographier correctement ni respecter les règles de grammaire, même s’ils ont obtenu leur baccalauréat ou suivi des études supérieures.

Je ne me considère pas comme un « expert » en matière de rédaction de rapports efficaces dans le secteur de la sécurité. Je n’étais moi-même pas très doué en grammaire au lycée, et je n’ai appris que très peu de choses supplémentaires au cours des 36 dernières années. Cependant, je sais comment rédiger des rapports de sécurité qui vous permettront, à vous, à vos agents et à votre entreprise, d’éviter les ennuis.

Langue

N'utilisez pas un langage trop ampoulé ou fleuri ; ce n'est pas un cours de langue de niveau universitaire. Rédigez votre rapport comme si vous racontiez à un ami ce qui s'est passé. Adoptez un style conversationnel. Utilisez autant de citations directes que possible.

Et n'hésitez pas à utiliser des gros mots si quelqu'un d'autre en utilise et que cela s'avère nécessaire pour le reportage. N'utilisez jamais d'astérisques à la place des gros mots, par exemple « S*** » ou « B******t ».

Enfin, soyez aussi concis que possible. Vos clients sont très occupés et ne souhaitent pas passer plus de temps que nécessaire à lire des rapports.

Abréviations

Écrivez en toutes lettres les mots abrégés la première fois que vous les utilisez, en indiquant l'abréviation entre parenthèses juste après. Par la suite, utilisez uniquement l'abréviation. Par exemple : « L'agent de sécurité (S/O) Stevens et l'agent de police (P/O) Roberts ont été rejoints par le S/O Junie. »

Cela permet de gagner du temps et de l'espace sans semer la confusion chez le client.

Horodatages

Dans tous les cas, notez les moments où vous avez pris connaissance de ces informations, et non vos suppositions quant à la date à laquelle un événement aurait pu se produire. Même si ce serait formidable, nous ne sommes en réalité pas capables de voir à travers le temps.

Rédigez le rapport dans l'ordre chronologique, au fur et à mesure que vous en connaissez les détails. En d'autres termes, rédigez le rapport en y incluant les détails au fur et à mesure que l'agent en prend connaissance. Si une bagarre a lieu à 4 h mais que l'agent n'en est informé qu'à 6 h, il commence alors son rapport à 6 h.

Sauf indication contraire, utilisez toujours le format 24 heures pour rédiger les rapports de sécurité. Cela permet d'éviter et d'éliminer toute confusion concernant les horaires.

Si vous disposez des outils nécessaires pour utiliser des horodatages précis, veillez à ce que votre chronologie soit aussi précise que possible. Dans le cas contraire, utilisez le terme « environ » afin de vous prémunir contre toute remise en cause de l'exactitude du rapport.

Style

Tous les rapports doivent être rédigés à la troisième personne. L'utilisation de la troisième personne permettra d'éviter toute confusion quant à qui a fait quoi, où et quand. Si plusieurs agents sont impliqués, cela contribuera sans aucun doute à garantir la cohérence du récit.

Rédigez votre rapport conformément aux directives internes en vigueur. Renseignez-vous auprès du client pour connaître ses préférences en matière de mise en page. À condition que cela ne pose pas trop de problèmes, il est toujours préférable de présenter les informations de la manière que le client juge la plus utile.

Il convient de veiller attentivement à la grammaire, à l'orthographe et à la ponctuation. Des fautes de grammaire amèneront les clients à remettre en question votre intelligence. Vous devriez toujours avoir un dictionnaire à portée de main. Les logiciels de signalement d’incidents sans papier intègrent souvent des correcteurs orthographiques et grammaticaux, et il existe de nombreuses applications et sites web pour vous aider à vous améliorer.

Finalisation du rapport

Remplissez le formulaire de rapport dans son intégralité. Ne laissez aucun champ vide. Si certains champs sont vides une fois que vous avez terminé, inscrivez-y « N/A » ou tracez un « X » dessus. Cela donne au formulaire un aspect plus officiel et plus complet, et empêche quiconque d'y inscrire quoi que ce soit.

Tout tourne autour du client

Les consignes ci-dessus ne sont que cela : des consignes. Partout où un agent se rend, le format sera forcément légèrement différent. Dans le secteur de la sécurité, c'est selon les souhaits du client que vous rédigerez vos rapports. Cela concerne non seulement la mise en page, mais aussi les informations qui y figurent et celles qui sont mises en avant.

Ces conseils s'appliquent toutefois à la quasi-totalité des rapports rédigés par les agents de sécurité. Gardez-les à l'esprit et vous serez en mesure de rédiger un rapport de sécurité complet qui satisfera le client, lui fournira toutes les informations dont il a besoin et tiendra la route devant un tribunal.