Redacción de informes de seguridad: consejos para elaborar informes de seguridad profesionales

Redacción de informes de seguridad: consejos para elaborar informes de seguridad profesionales

Cuando trabajaba sobre el terreno, una de las quejas más frecuentes que recibía de los clientes era que los informes de los agentes de seguridad eran siempre de mala calidad. Ya sea para los empleados que trabajan por turnos por horas o para los supervisores de seguridad, los informes de incidentes deben ser legibles, fáciles de entender y, en caso necesario, poder utilizarse como documento legal ante un tribunal. El uso de un programa informático para la elaboración de informes de seguridad puede facilitar la redacción de los mismos; sin embargo, sigue siendo necesario contar con habilidades de comunicación escrita.

Sería fácil pensar que cualquiera que trabaje en un ámbito tan orientado a la comunicación sabría redactar un informe legible y digno. Lamentablemente, incluso con la presión constante de los clientes, muchos no lo saben hacer. Algunos agentes ni siquiera saben escribir correctamente ni utilizar una gramática adecuada, aunque se hayan graduado en el instituto o hayan cursado estudios universitarios.

No me considero un «experto» en la redacción eficaz de informes para el sector de la seguridad. A mí mismo no se me daba muy bien la gramática en el instituto, y solo he aprendido un poco más en los 36 años transcurridos desde entonces. Sin embargo, sí sé cómo redactar informes de seguridad que os ayuden a vosotros, a vuestros agentes y a vuestra empresa a evitar problemas.

Idioma

No escribas con un lenguaje rebuscado o florido; esto no es una clase de lengua de la universidad. Escribe tu informe como si le estuvieras contando a un amigo lo que pasó. Adopta un tono coloquial. Utiliza tantas citas directas como puedas.

Y no dudes en utilizar lenguaje soez si otra persona lo está utilizando y es necesario para el informe. Nunca utilices asteriscos en lugar de las palabrotas, es decir, «S***» o «B******t».

Por último, sé lo más conciso posible. Tus clientes están muy ocupados y no quieren dedicar más tiempo del necesario a leer informes.

Abreviaturas

Escribe las palabras abreviadas completas la primera vez que las utilices, indicando la abreviatura entre paréntesis justo a continuación. A partir de ese momento, utiliza únicamente la abreviatura. Por ejemplo: «Al agente de seguridad (S/O) Stevens y al agente de policía (P/O) Roberts se unió el S/O Junie».

Esto permite ahorrar tiempo y espacio sin generar confusión innecesaria al cliente.

Marcas de tiempo

En todos los casos, anota las horas en las que te enteras de la información, no tus conjeturas sobre cuándo podría haber ocurrido algo. Por muy bonito que fuera, la verdad es que no somos capaces de ver a través del tiempo.

El informe debe seguir un orden cronológico a medida que se conozcan los detalles. En otras palabras, el agente debe redactar el informe con los detalles a medida que los vaya conociendo. Si se produce una pelea a las 04:00, pero el agente no se entera hasta las 06:00, entonces debe comenzar el informe a las 06:00.

Salvo que se indique lo contrario, utiliza siempre el formato de hora militar al redactar informes de seguridad. Esto ayuda a evitar y eliminar la confusión en lo que respecta a los intervalos de tiempo.

Si dispones de las herramientas necesarias para utilizar marcas de tiempo concretas, haz que tu cronología sea lo más precisa posible. Si no es así, utiliza la palabra «aproximadamente», para evitar que se cuestione la precisión del informe.

Estilo

Todos los informes deben redactarse en tercera persona. El uso de la tercera persona ayudará a evitar confusiones sobre quién hizo qué, dónde y cuándo. Si hay varios agentes implicados, sin duda contribuirá a que el hilo narrativo resulte más claro.

Redacta tu informe siguiendo las directrices empresariales vigentes. Consulta con el cliente para saber qué formato prefiere. Siempre que no suponga un gran esfuerzo, lo mejor es presentar la información de la forma que al cliente le resulte más útil.

Hay que prestar mucha atención a la gramática, la ortografía y la puntuación. Una gramática deficiente hará que los clientes pongan en duda tu inteligencia. Debes tener siempre un diccionario a mano. Los programas de gestión de incidencias sin papel suelen incorporar correctores ortográficos y gramaticales, y existen numerosas aplicaciones y sitios web que te pueden ayudar a mejorar.

Finalización del informe

Rellena el formulario del informe en su totalidad. No dejes ningún espacio sin rellenar. Si al terminar te quedan espacios en blanco, escribe algo como «N/A» o táchalos con una «X». Así, el formulario tendrá un aspecto más formal y completo, y evitarás que otra persona escriba nada en esos espacios.

Lo más importante es el cliente

Las directrices anteriores son solo eso, directrices. En cada lugar al que acuda un agente, el formato variará ligeramente. En el sector de la seguridad, los informes deben redactarse tal y como los desee el cliente. Esto incluye no solo el formato, sino también la información que se incluye y se destaca.

No obstante, estos consejos son válidos para casi todos los informes de seguridad. Tenlos en cuenta y podrás elaborar un informe de seguridad completo que satisfaga al cliente, le proporcione toda la información que necesita y sea válido ante un tribunal.