Erstellung von Sicherheitsberichten: Tipps für die Erstellung professioneller Sicherheitsberichte

Erstellung von Sicherheitsberichten: Tipps für die Erstellung professioneller Sicherheitsberichte

Als ich noch in diesem Bereich tätig war, war eine der häufigsten Beschwerden meiner Kunden, dass die Berichte der Sicherheitskräfte stets von schlechter Qualität waren. Ganz gleich, ob es sich um Mitarbeiter im Stundenlohn oder um Vorgesetzte der Sicherheitskräfte handelt – Vorfallberichte müssen lesbar und leicht verständlich sein und bei Bedarf vor Gericht als Rechtsdokument verwendet werden können. Der Einsatz einer Software zur Erstellung von Sicherheitsberichten kann bei der Berichterstellung helfen, doch schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sind nach wie vor erforderlich.

Man könnte leicht annehmen, dass jeder, der in einem derart kommunikationsorientierten Bereich tätig ist, weiß, wie man einen lesbaren und seriösen Bericht verfasst. Leider ist dies trotz des ständigen Drucks seitens der Kunden bei vielen nicht der Fall. Manche Mitarbeiter beherrschen nicht einmal die Rechtschreibung oder die Grammatik, selbst wenn sie die Schule abgeschlossen oder ein Studium absolviert haben.

Ich halte mich nicht für einen „Experten“ in Sachen effektives Verfassen von Berichten für die Sicherheitsbranche. In der Oberstufe war ich selbst nicht besonders gut in Grammatik, und in den vergangenen 36 Jahren habe ich auch nur wenig dazugelernt. Ich weiß jedoch, wie man Sicherheitsberichte verfasst, die Ihnen, Ihren Mitarbeitern und Ihrem Unternehmen helfen, Ärger zu vermeiden.

Sprache

Verwenden Sie keine umständliche oder blumige Sprache; dies ist kein Sprachkurs auf Hochschulniveau. Schreiben Sie Ihren Bericht so, als würden Sie einem Freund erzählen, was passiert ist. Schreiben Sie in einem umgangssprachlichen Stil. Verwenden Sie so viele direkte Zitate wie möglich.

Und scheuen Sie sich nicht, Schimpfwörter zu verwenden, wenn andere sie ebenfalls benutzen und es für den Bericht notwendig ist. Ersetzen Sie Schimpfwörter niemals durch Sternchen, z. B. S*** oder B******t.

Und schließlich: Fassen Sie sich so kurz wie möglich. Ihre Kunden sind beschäftigt und möchten nicht mehr Zeit als nötig mit dem Lesen von Berichten verbringen.

Abkürzungen

Schreiben Sie abgekürzte Begriffe bei ihrer ersten Erwähnung vollständig aus und fügen Sie die Abkürzung direkt dahinter in Klammern hinzu. Verwenden Sie danach nur noch die Abkürzung. Zum Beispiel: „Zu Sicherheitsbeamten (S/O) Stevens und Polizeibeamten (P/O) Roberts gesellte sich S/O Junie.“

Das spart Zeit und Platz, ohne beim Kunden unnötige Verwirrung zu stiften.

Zeitstempel

Notieren Sie in jedem Fall die Zeitpunkte, zu denen Sie die Informationen erfahren haben, und nicht Ihre Vermutungen darüber, wann etwas stattgefunden haben könnte. So schön das auch wäre – wir sind nun einmal nicht in der Lage, in die Zukunft zu blicken.

Halten Sie den Bericht in chronologischer Reihenfolge, sobald Ihnen die Einzelheiten bekannt sind. Mit anderen Worten: Verfassen Sie den Bericht mit den Einzelheiten, sobald der Beamte davon Kenntnis erlangt. Wenn es um 04:00 Uhr zu einer Schlägerei kommt, der Beamte jedoch erst um 06:00 Uhr davon erfährt, beginnt er den Bericht mit dem Zeitpunkt 06:00 Uhr.

Sofern nicht anders angegeben, sollten Sie bei der Erstellung von Sicherheitsberichten stets die 24-Stunden-Zeitangabe verwenden. Dies trägt dazu bei, Unklarheiten hinsichtlich des Zeitrahmens zu vermeiden und auszuschließen.

Wenn Sie über die notwendigen Mittel verfügen, um konkrete Zeitangaben zu machen, gestalten Sie Ihren Zeitablauf so genau wie möglich. Ist dies nicht der Fall, verwenden Sie den Ausdruck „ungefähr“, damit Sie sich vor Fragen zur Genauigkeit des Berichts schützen können.

Stil

Alle Berichte sollten in der dritten Person verfasst werden. Die Verwendung der dritten Person verhindert Unklarheiten darüber, wer was, wo und wann getan hat. Sind mehrere Beamte beteiligt, trägt dies definitiv dazu bei, den Überblick über den Sachverhalt zu behalten.

Verfassen Sie Ihren Bericht gemäß den aktuellen Unternehmensrichtlinien. Erkundigen Sie sich beim Kunden, welche Formatierung er bevorzugt. Solange es keinen allzu großen Aufwand bedeutet, ist es immer am besten, die Informationen so darzustellen, wie es der Kunde am hilfreichsten findet.

Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung sollten sorgfältig überprüft werden. Eine schlechte Grammatik lässt Kunden an Ihrer Intelligenz zweifeln. Sie sollten immer ein Wörterbuch griffbereit haben. Software zur papierlosen Meldung von Vorfällen verfügt oft über integrierte Rechtschreib- und Grammatikprüfungen, und es gibt zahlreiche Apps und Websites, die Ihnen helfen, sich zu verbessern.

Den Bericht fertigstellen

Füllen Sie das Meldeformular vollständig aus. Lassen Sie keine Felder leer. Sollten nach dem Ausfüllen noch Felder leer sein, tragen Sie dort beispielsweise „k. A.“ ein oder streichen Sie sie mit einem „X“ durch. Dadurch wirkt das Formular seriöser und vollständiger, und es wird verhindert, dass jemand anderes etwas in diese Felder einträgt.

Der Kunde steht im Mittelpunkt

Die oben genannten Richtlinien sind eben genau das: Richtlinien. Überall, wo ein Sicherheitsmitarbeiter im Einsatz ist, wird das Format zwangsläufig ein wenig anders sein. In der Sicherheitsbranche gilt: Wie der Kunde seine Berichte haben möchte, so werden Sie sie verfassen. Das betrifft nicht nur die Formatierung, sondern auch die Informationen, die enthalten sind und hervorgehoben werden.

Dennoch gelten diese Tipps für fast alle Arten von Sicherheitsberichten. Behalten Sie sie im Hinterkopf, dann können Sie einen vollständigen Sicherheitsbericht erstellen, der den Kunden zufriedenstellt, ihm alle benötigten Informationen liefert und vor Gericht Bestand hat.