Rédaction de rapports de sécurité : Conseils pour créer des rapports de sécurité professionnels

Rédaction de rapports de sécurité : Conseils pour créer des rapports de sécurité professionnels

Lorsque je travaillais sur le terrain, l'une des principales plaintes des clients concernait la piètre qualité des rapports des agents de sécurité. Qu'il s'agisse d'employés horaires ou de chefs d'équipe, les rapports d'incident doivent être lisibles, compréhensibles et utilisables comme pièces justificatives devant un tribunal. L'utilisation d'un logiciel de rédaction de rapports peut faciliter la tâche, mais de bonnes compétences en communication écrite demeurent indispensables.

On pourrait facilement croire que toute personne travaillant dans un domaine aussi axé sur la communication serait capable de rédiger un rapport lisible et correct. Malheureusement, malgré la pression constante des clients, plusieurs en sont incapables. Certains agents, même diplômés du secondaire ou de l'enseignement supérieur, ne maîtrisent même pas l'orthographe ni la grammaire.

Je ne me considère pas comme un expert en matière de rédaction de rapports efficaces pour l'industrie de la sécurité. Mes compétences en grammaire laissaient à désirer au secondaire, et je n'ai guère progressé au cours des 36 dernières années. Cependant, je sais rédiger des rapports de sécurité qui vous aideront, vous, vos agents et votre entreprise, à éviter les problèmes.

Langage

N'utilisez pas un langage verbeux ou ampoulé ; ce n'est pas un cours de langue universitaire. Rédigez votre rapport comme si vous racontiez les faits à un ami. Adoptez un style conversationnel. Utilisez autant de citations directes que possible.

N'hésitez pas à employer un langage grossier si quelqu'un d'autre le fait et que c'est nécessaire au rapport. N'utilisez jamais d'astérisque au lieu de gros mots, par exemple « merde » ou « conneries ».

Finalement, soyez aussi concis que possible. Vos clients sont occupés et ne veulent pas consacrer plus de temps que nécessaire à la lecture de rapports.

Abréviations

Lors de la première utilisation d'une abréviation, écrivez-la en toutes lettres, suivie de l'abréviation entre parenthèses. Ensuite, utilisez seulement l'abréviation. Par exemple : « L'agent de sécurité Stevens et l'agent de police Roberts ont été rejoints par l'agent Junie. »

Ça sauve du temps et de l'espace sans créer de confusion inutile pour le client.

Horodatage

Dans tous les cas, notez l'heure à laquelle vous obtenez l'information, et non vos suppositions quant à la date à laquelle un événement a pu se produire. Aussi tentant que cela puisse paraître, nous sommes en réalité incapables de remonter dans le temps.

Rédigez le rapport par ordre chronologique, en suivant l'évolution des détails. Autrement dit, rédigez le rapport en y intégrant les renseignements au fur et à mesure que l'agent en prend connaissance. Si une bagarre a lieu à 4 h du matin, mais que l'agent n'en est informé qu'à 6 h, il commencera alors son rapport à 6 h.

À moins d'indication contraire, utilisez toujours le format 24 heures dans vos rapports de sécurité. Cela permet d'éviter toute confusion quant aux délais.

Si vous disposez des outils nécessaires pour utiliser des horodatages précis, établissez votre chronologie avec la plus grande précision possible. Sinon, utilisez le terme « approximativement » afin d'éviter toute contestation quant à l'exactitude des rapports.

Style

Tous les rapports doivent être rédigés à la troisième personne. Ce point de vue permettra d'éviter toute confusion quant aux personnes ayant fait quoi, où et quand. Si plusieurs agents sont impliqués, cela facilitera grandement la compréhension du déroulement des faits.

Rédigez votre rapport conformément aux directives de l'entreprise. Consultez le client pour connaître la mise en page qu'il préfère. Dans la mesure où cela ne pose pas de problème majeur, il est toujours préférable de présenter l'information de la manière qui lui convient le mieux.

L'orthographe, la grammaire et la ponctuation doivent être rigoureusement contrôlées. Une mauvaise grammaire pourrait amener vos clients à douter de votre intelligence. Ayez toujours un dictionnaire à portée de la main. Les logiciels de signalement d'incidents dématérialisés intègrent souvent des correcteurs orthographiques et grammaticaux, et de nombreuses applications et sites Web peuvent vous aider à vous améliorer.

Finalisation du rapport

Veuillez remplir intégralement le formulaire de rapport. Ne laissez aucun champ vide. S'il vous reste des espaces vides, indiquez-les par la mention « S/O » ou barrez-les d'une croix. Cela donne au formulaire une apparence plus formelle et complète, et empêche toute personne d'y inscrire des informations.

Tout est axé sur le client

Ces lignes directrices ne sont que des lignes directrices. Le format des rapports peut varier légèrement d'un endroit à l'autre. Dans le secteur de la sécurité, la rédaction des rapports dépend des exigences du client. Cela concerne non seulement la mise en forme, mais aussi les informations à inclure et à mettre en évidence.

Ces conseils s'appliquent néanmoins à la quasi-totalité des rapports de sécurité. En les gardant à l'esprit, vous serez en mesure de rédiger un rapport complet qui satisfera votre client, lui fournira toutes les informations nécessaires et sera recevable devant un tribunal.