SFM Security utilise la plateforme de gestion du personnel de TrackTik pour stimuler la croissance et dépasser les normes de l'industrie

SFM Security utilise la plateforme de gestion du personnel de TrackTik pour stimuler la croissance et dépasser les normes de l'industrie

SFM Security offre des services de sécurité non armés depuis 1992, desservant 60 sites clients dans divers secteurs du sud de la Floride. Grâce aux solutions automatisées de TrackTik, SFM Security a amélioré ses opérations et la satisfaction de ses clients, ce qui lui a permis de réaliser des économies et de préparer sa croissance.

SFM Security fournit des services d'agents de sécurité non armés depuis 1992. Forte d'une histoire riche en événements de premier plan au stade Orange Bowl de la ville de Miami, la société s'est développée pour fournir des services de sécurité à 60 sites clients dans tout le sud de la Floride. Sa base de clientèle englobe divers secteurs, notamment l'immobilier commercial, les agences gouvernementales, les établissements médicaux, les communautés résidentielles, les ports de plaisance et les établissements d'enseignement.

Après avoir mis en place TrackTik, SFM Security a constaté des changements et des améliorations notables dans ses opérations. L'adoption de cette plateforme tout-en-un de gestion du personnel de sécurité a permis d'harmoniser les activités des agents de sécurité sur le terrain et les opérations en arrière-plan, ce qui s'est traduit par des améliorations significatives en termes d'efficacité opérationnelle, de satisfaction client et de prestation de services.

5 façons dont SFM a amélioré ses opérations de sécurité en utilisant TrackTik

1) Immédiateté et précision dans la transmission des rapports d'incidents

TrackTik a considérablement amélioré le processus de rapport d'incident de SFM. Les agents de sécurité ont désormais la possibilité d'envoyer instantanément des rapports aux clients quelques minutes après leur création. Cette livraison rapide garantit que les clients sont informés en temps réel, ce qui apporte une valeur ajoutée substantielle compte tenu de la nature sensible du travail de sécurité.

John Frensdorf, vice-président des opérations de sécurité chez SFM Security, commente : "Nous avons pu réduire le délai entre le moment où le rapport est créé et celui où le client le reçoit. Dans ce secteur, il est essentiel de partager rapidement des informations sensibles, ce qui procure à nos clients une grande tranquillité d'esprit."

En outre, les données saisies dans les rapports d'incidents de TrackTik contribuent également à créer des gains d'efficacité et à fournir aux clients une transparence sur les activités sur le site. Les agents de sécurité peuvent désormais fournir des preuves tangibles de leurs patrouilles, puisqu'une photo accompagne un rapport montrant que les contrôles ont été effectués.
SFM a noté que les processus manuels tels que l'enregistrement des licences et des enregistrements de véhicules à un point d'entrée d'une communauté à accès protégé, par exemple, pourraient désormais être remplacés par les capacités de capture de photos dans les rapports d'incidents de TrackTik.

"Le client a désormais accès à des informations instantanées sur tous les véhicules présents lors d'un incident, ce qui lui permet d'effectuer rapidement des vérifications croisées et de déterminer avec précision si un véhicule se trouvait sur le site", a déclaré M. Frensdorf.

2) Planification optimisée pour limiter les heures supplémentaires non facturables

Au départ, SFM utilisait un logiciel distinct pour la gestion des temps, qui n’était pas relié à la paie, ce qui entraînait des inefficacités opérationnelles. Le système manuel de planification et de gestion des temps se traduisait par un manque de flexibilité, un suivi insuffisant de l’accumulation des heures supplémentaires et une gestion peu efficace de la paie. SFM recherchait une solution pour rationaliser la planification des horaires des agents de sécurité et réduire les heures supplémentaires non facturables.
Les fonctionnalités complètes de planification de TrackTik, notamment l’application Shift App qui informe les employés des postes vacants pour des événements spéciaux, se sont révélées très rentables pour SFM. La capacité du logiciel à automatiser la gestion des temps et à optimiser la planification des horaires a aidé SFM à exercer un contrôle précis sur les heures de travail des agents de sécurité.

Cette stratégie a permis d'empêcher efficacement les agents de sécurité d'atteindre les seuils d'heures supplémentaires. Fait remarquable, SFM a réussi à maintenir les heures supplémentaires non facturables à seulement 1 %, un chiffre nettement inférieur à la norme du secteur, qui est de 5 %.

Le fait de relier les enregistrements des horaires et du temps de travail a également permis de mettre en place des processus de paie plus précis, qui minimisent les erreurs humaines et garantissent que les gardes sont payés équitablement et à temps.

3) Rationalisation des processus administratifs de l'AFD

Grâce à la mise en place de TrackTik, SFM a réussi à passer à un fonctionnement entièrement dématérialisé. Le passage à une plateforme entièrement numérique a permis de rationaliser les processus et de réduire considérablement la charge administrative traditionnellement liée aux tâches manuelles.
TrackTik ne se limite pas aux tâches quotidiennes ; il intègre des fonctionnalités de gestion de la paie et d’envoi de factures, ce qui représente un gain de temps considérable pour les équipes comptables habituées à rapprocher manuellement les feuilles de temps et les enregistrements de présence pour facturer les clients. M. Frensdorf a salué l’approche « tout-en-un » de TrackTik : « En regroupant ces différentes tâches en un seul endroit, tout est organisé et facile à trouver. TrackTik permet à l’ensemble de l’entreprise de fonctionner plus harmonieusement et de mieux travailler ensemble, comme une machine bien huilée. »

Les opérations administratives ont été rationalisées, ce qui a permis de réaliser des économies annuelles d'environ 80 000 dollars tout en libérant les ressources de la saisie manuelle des données.

4) Prouver le retour sur investissement des services fournis aux clients de l'AFD

L'introduction d'un portail client en libre-service a transformé la façon dont SFM Security interagit avec ses clients. Les clients peuvent désormais accéder sans effort aux rapports, aux informations de programmation et à la documentation, ce qui favorise la transparence et permet des fonctionnalités en libre-service très appréciées.
Frensdorf commente : "Le portail de la plateforme a changé la donne, offrant aux clients une vue d'ensemble de leur programmation de sécurité et servant de référentiel central pour tous leurs besoins en matière de rapports. Cet accès en libre-service aux rapports a rationalisé le processus et s'est avéré inestimable dans les affaires juridiques en fournissant des preuves à l'appui."

Les fonctionnalités complètes de TrackTik en matière de rapports ont été mises en avant dans un cas particulier concernant un établissement de divertissement en proie à des failles de sécurité, notamment du fait que les locataires laissaient fréquemment la porte d’un bar en particulier ouverte. Au cours de leurs rondes, les agents de sécurité ont minutieusement consigné chaque incident dans l’application TrackTik pendant plusieurs mois. Le client a pu facilement consulter ces rapports archivés via son portail personnalisé. Cette documentation a permis au client de SFM de prouver la négligence après qu’un incident s’est produit au niveau de la porte du bar, en apportant la preuve que les équipes de sécurité avaient fait preuve de la diligence requise.

5) Transformer les données en actions avec le Data Lab de TrackTik

L'équipe dirigeante de SFM avait besoin de comprendre comment elle gérait les visites de sites sur l'ensemble des sites clients, en s'assurant que chaque site et chaque poste était visité systématiquement, au moins tous les deux jours. Cependant, la collecte de ces données à partir de l'application TrackTik et la recherche d'un moyen de visualiser et d'exporter ces données pour faciliter l'analyse et la confirmation de l'achèvement des points de contrôle constituaient un défi.

Le passage de la création manuelle de rapports à partir des journaux dans Excel à l’utilisation du Data Lab de TrackTik a marqué un tournant majeur en matière d’efficacité opérationnelle. Data Lab permet de transformer de grands ensembles de données et des indicateurs clés en tableaux et graphiques visuellement attrayants. Il aide désormais SFM à surveiller les incidents et les activités, à identifier les tendances et à partager des informations en temps réel au sein de l'organisation. SFM peut désormais recevoir automatiquement des rapports complets grâce à des widgets de tableaux et de graphiques, ce qui lui permet d'extraire et de partager rapidement les données pertinentes, et de s'assurer que tous les points de contrôle nécessaires ont été vérifiés lors des patrouilles.

M. Frensdorf a fait part de ses réflexions sur la manière dont Data Lab modifie ses processus de reporting internes : "Nous disposons désormais d'un excellent dispositif de contrôle de la productivité et d'équilibrage. Nous renforçons la responsabilité des agents et nous pouvons facilement extraire et partager ces données avec les dirigeants qui examinent les indicateurs clés de performance dans l'ensemble de l'organisation. Le tableau de bord est un excellent moyen d'examiner nos opérations avec plus de clarté".

Data Lab a considérablement simplifié le processus de contrôle de conformité, notamment en ce qui concerne la gestion des dossiers des employés, notamment les certifications et les autorisations du personnel de sécurité. Toutes ces données sont stockées dans la suite d’outils administratifs Back Office de TrackTik, mais sont désormais facilement accessibles et partageables grâce aux tableaux de bord dynamiques de Data Lab. Le personnel peut vérifier si un agent de sécurité dispose d’une certification spécifique et/ou si ses autorisations sont à jour, et même informer les agents 30 jours à l’avance de l’état de leurs titres de qualification. Ce niveau d’efficacité et d’anticipation dans la gestion de la conformité met en évidence un autre avantage de l’intégration de la solution de bout en bout de TrackTik et de la visualisation de toutes ces données et informations dans un tableau de bord simplifié.

Conscients de l’importance de disposer de données accessibles et compréhensibles pour la prise de décision stratégique, SFM et TrackTik se sont associés pour développer des widgets personnalisés. Ces outils sur mesure sont conçus pour rationaliser l’analyse des données, offrant ainsi à l’équipe de direction de SFM des informations pertinentes sur les indicateurs opérationnels et les tendances. Cette collaboration met en évidence la flexibilité de la plateforme TrackTik et son potentiel à transformer les pratiques de gestion de la sécurité en fournissant des données personnalisées et exploitables, permettant ainsi d’améliorer la prise de décision et le suivi opérationnel.

Faire passer les principaux résultats commerciaux à un niveau supérieur et se réjouir des possibilités de croissance

TrackTik a transformé SFM en intégrant des solutions automatisées dans ses opérations de sécurité. Grâce à l'amélioration de l'efficacité opérationnelle, à l'augmentation de la satisfaction des clients et à des économies significatives, SFM Security est prête à poursuivre sa croissance, TrackTik étant un partenaire essentiel dans son parcours.

« Nous sommes extrêmement satisfaits de notre partenariat avec TrackTik, qui repose sur une véritable politique de transparence avec leur équipe. Le système est exceptionnel en matière de rapports et de planification, et ses fonctionnalités RH et de facturation sont de premier ordre. Il nous aide à gérer l’ensemble de nos opérations de sécurité de bout en bout. Nous voyons notre entreprise se développer grâce à TrackTik, notre partenaire de choix. Une communication étroite avec les équipes de formation et de service client nous permet de poser des questions qui stimulent l’innovation et la créativité dans notre approche commerciale. La colonne vertébrale de notre croissance future reposera sur une base technologique solide grâce à TrackTik. »– John Frensdorf, vice-président des opérations de sécurité chez SFM Security.