¿Puede Trackforce adaptarse a una empresa con decenas de miles de empleados y contratistas?

La escalabilidad fue el factor diferenciador decisivo en esta implantación. El director de Tecnologías de Seguridad Global de la empresa señaló que muchas soluciones simplemente no podían adaptarse a su tamaño a nivel mundial. Trackforce recopila y analiza millones de horas de vigilancia en una red internacional distribuida.

Seguridad en la planta de producción y más allá: la transformación de la seguridad digital de un gigante de la industria manufacturera con TrackTik

Portada del estudio de caso sobre la transformación digital en materia de seguridad de un fabricante de semiconductores

Una empresa tecnológica global especializada en la fabricación de semiconductores transformó sus operaciones de seguridad, que antes estaban fragmentadas, en un potente sistema unificado y basado en datos gracias a TrackTik, la plataforma líder del sector de Trackforce. Según el director de Tecnologías de Seguridad Global de la organización, la digitalización eliminó los procesos manuales y permitió obtener información útil en una presencia global de gran envergadura.

Como líder en fabricación avanzada e innovación, la empresa gestiona uno de los entornos más complejos y dispersos del mundo. Con decenas de miles de empleados y contratistas que trabajan en múltiples países, gestionar la seguridad física a gran escala es una tarea fundamental y extraordinariamente compleja. Los equipos de seguridad se encargan no solo de proteger a las personas y las instalaciones, sino también de salvaguardar la propiedad intelectual en una vasta operación global.

Sin embargo, a medida que la organización seguía creciendo, su infraestructura de seguridad tenía dificultades para seguirle el ritmo.

Puntos clave

El problema fundamental era la fragmentación, no la falta de esfuerzo.
Los informes diarios de actividad se encontraban dispersos en papel, unidades compartidas y herramientas inconexas, en diferentes formatos según la región, por lo que los datos no podían compararse ni utilizarse.
La escala fue el factor decisivo en la licitación.
Muchas plataformas no podían operar a la escala global de esta empresa, y eso fue lo que marcó la diferencia a favor de Trackforce durante un proceso de selección competitivo.
Estandarizar a nivel mundial, sin dejar de cumplir con la normativa local.
Las plantillas de informes, las órdenes de contabilización y los procedimientos se implementan ahora de forma coherente en todas las regiones, al tiempo que se adaptan a la legislación y los requisitos normativos locales.
Las trazas de auditoría han sustituido a las garantías.
Los puntos de control verificados por GPS, las actividades con marca de tiempo y los historiales completos de versiones permiten rastrear cada cambio para su revisión de cumplimiento.
Los millones de horas de vigilancia pasaron a ser un dato de referencia para la elaboración del presupuesto.
El registro de la actividad por tarea y ubicación puso de manifiesto ineficiencias, como las patrullas redundantes, y permitió que la planificación presupuestaria fuera mucho más precisa.

El reto: sistemas dispersos, datos dispersos

Las operaciones de seguridad globales de la empresa se veían abrumadas por la fragmentación. Los informes de actividad diarios (DAR) se encontraban dispersos entre registros en papel, unidades compartidas y herramientas digitales inconexas, lo que hacía prácticamente imposible obtener una visión global de las operaciones o identificar tendencias significativas.

Los retos se multiplicaron rápidamente:

Los datos estaban por todas partes y en ninguna parte. Los informes de seguridad se presentaban en distintos formatos según la región, y la empresa recurría a varios proveedores de servicios de seguridad, cada uno con sus propias prácticas de elaboración de informes. Esto dificultaba aún más la consolidación de la información y planteaba retos en materia de cumplimiento normativo.
Los procesos manuales ralentizaban todo. Los largos procesos de elaboración de informes aumentaban los costes operativos y retrasaban la respuesta ante incidentes críticos.
Los frecuentes cambios en los procedimientos generaban una carga administrativa adicional. Las órdenes de trabajo y los procedimientos operativos se actualizaban periódicamente en todos los centros, pero, al carecer de un sistema centralizado, la implantación coherente de los cambios se convirtió en una importante carga administrativa.
Visibilidad limitada por parte de la dirección. Sin procesos estandarizados, cumplir con los requisitos normativos suponía una dificultad constante. La dirección carecía de información sobre las actividades del personal de seguridad y la asignación de recursos, lo que hacía casi imposible elaborar presupuestos bien fundamentados y llevar a cabo una optimización eficaz.

Tal y como explicó el director de Tecnologías de Seguridad Global:

«No podíamos recopilar ni utilizar adecuadamente los datos. Pagábamos por un servicio, pero en realidad no sabíamos qué es lo que estábamos recibiendo».
Responsable de Tecnologías de Seguridad Global

La solución: internacionalizarse con Trackforce

Una plataforma de seguridad unificada y centrada en lo digital

Tras un competitivo proceso de licitación, la organización seleccionó a Trackforce para modernizar sus operaciones de seguridad a nivel mundial mediante la plataforma TrackTik. La decisión se basó en tres factores: la capacidad de expandirse a nivel mundial con soporte para más de 50 idiomas, amplias posibilidades de personalización y un claro compromiso con la innovación.

La transformación se centró en cinco áreas fundamentales:

1. Operaciones con prioridad digital

Los informes DAR en papel se sustituyeron por una plataforma digital unificada y en tiempo real. Ahora, los agentes de seguridad registran las actividades a través de dispositivos móviles, generando informes estandarizados y con marca de tiempo que han mejorado considerablemente la rendición de cuentas y la calidad de los datos.

2. Visibilidad centralizada con control local

Trackforce permitió una supervisión centralizada de las operaciones globales, al tiempo que permitía a las sedes locales gestionar sus necesidades diarias. Los responsables obtuvieron una visión global en tiempo real de la actividad de seguridad sin alterar los flujos de trabajo locales.

3. Normalización global, simplificada

Trackforce permitió la implantación de plantillas de informes estandarizadas, la contabilización de pedidos y procedimientos uniformes en todas las regiones, sin dejar de cumplir con la legislación local y los requisitos normativos. Las actualizaciones se pudieron implementar de forma coherente, lo que redujo la confusión y el trabajo manual repetitivo.

4. Desarrollo a medida para necesidades complejas

Con el fin de dar respuesta a una plantilla global diversa, Trackforce proporcionó apoyo lingüístico a medida para idiomas complejos y poco habituales, garantizando la facilidad de uso en todas las regiones sin comprometer la estandarización.

5. Inteligencia basada en datos a gran escala

Al recopilar y analizar millones de horas de vigilancia, los responsables obtuvieron una visión sin precedentes de las operaciones de seguridad. Esto permitió a los equipos identificar ineficiencias, como las patrullas redundantes, y reasignar los recursos de forma más estratégica.

Al reflexionar sobre la escalabilidad, el director de Tecnologías de Seguridad Global señaló: «Muchas soluciones simplemente no podían adaptarse a nuestra envergadura a nivel mundial. Ese fue un factor diferenciador clave a la hora de elegir TrackTik».

Resultados: una transformación de la seguridad basada en datos

Mayor eficiencia, visibilidad y toma de decisiones basada en datos

Aunque la implantación a escala mundial aún está en marcha, los primeros resultados apuntan a un cambio significativo en materia de eficiencia, gobernanza y toma de decisiones.

Acabar con los quebraderos de cabeza que supone el trabajo manual

Los flujos de trabajo automatizados sustituyeron a horas de trabajo administrativo manual y de almacenamiento físico.

«Al eliminar los procesos manuales, estamos ahorrando muchísimo tiempo. Ahora los datos se recopilan de forma fluida, lo que permite tomar decisiones más acertadas en todas las regiones», afirmó el director global de tecnologías de seguridad.

Mayor rendición de cuentas y preparación para las auditorías

Los puntos de control verificados por GPS, las actividades con marca de tiempo y los historiales completos de versiones han permitido crear registros de auditoría claros. Cada cambio se supervisa con total transparencia, lo que garantiza el cumplimiento de los rigurosos requisitos de conformidad y rendición de cuentas.

Información en tiempo real, a nivel mundial

Ahora, la dirección puede realizar un seguimiento de las actividades de los guardias por tarea y ubicación, lo que permite una planificación presupuestaria más precisa y una optimización operativa.

Coherencia global con flexibilidad local

La estandarización de la presentación de informes mejoró la transparencia y la rendición de cuentas en todo el mundo, al tiempo que permitió mantener la flexibilidad necesaria para cumplir con los requisitos regionales.

Tal y como resumió el director de Tecnologías de Seguridad Global: «Ahora tomamos decisiones basadas en datos, no en corazonadas ni en suposiciones regionales».

Al pasar de procesos fragmentados y manuales a una plataforma digital unificada, este fabricante mundial de semiconductores ha sentado las bases para unas operaciones de seguridad más inteligentes y escalables. Con Trackforce, la organización está en condiciones de seguir ampliando la automatización, el análisis de datos y los conocimientos basados en la inteligencia artificial en toda su presencia global.

Preguntas frecuentes

Los informes diarios de actividad se encontraban dispersos en registros en papel, unidades compartidas y herramientas digitales inconexas, en diferentes formatos según la región y de múltiples proveedores. Esto hacía prácticamente imposible comparar la actividad entre centros o utilizar los datos a nivel de grupo. Se eligió Trackforce tras un proceso de licitación para consolidar toda esta información en una única plataforma.

Trackforce ofrece a la dirección una supervisión centralizada de las operaciones a nivel mundial, al tiempo que las sedes locales siguen gestionando sus necesidades diarias. Las plantillas de informes, las órdenes de publicación y los procedimientos están estandarizados en todas las regiones, con margen para adaptarse a la legislación local, de modo que las actualizaciones se implementan de forma coherente sin que se incumplan las obligaciones regionales.

La escalabilidad fue el factor diferenciador decisivo en esta implementación. El director de Tecnologías de Seguridad Global de la empresa señaló que muchas soluciones, sencillamente, no podían adaptarse a su tamaño a nivel mundial. Trackforce recopila y analiza millones de horas de vigilancia en una red internacional distribuida.

Los puntos de control verificados por GPS, las actividades con marca de tiempo y los historiales completos de versiones crean registros de auditoría claros, en los que se realiza un seguimiento de cada cambio y todo queda totalmente visible. Esto permite cumplir los rigurosos requisitos de cumplimiento normativo y rendición de cuentas que los registros en papel y las unidades compartidas nunca podrían satisfacer.

Al registrar la actividad de los guardias por tarea y ubicación, Trackforce proporciona a los responsables la visibilidad necesaria para identificar ineficiencias, como las patrullas redundantes, y para planificar los presupuestos con mucha mayor precisión. Además, los flujos de trabajo automatizados sustituyen las horas dedicadas al papeleo manual y al almacenamiento físico que este conllevaba.