Uso de las plantillas de informes configurables de Trackforce para la gestión de incidentes y la actividad de los guardias

Uso de las plantillas de informes configurables de Trackforce para la gestión de incidentes y la actividad de los guardias

¿En qué ámbito deben destacar los equipos de seguridad? A la hora de estandarizar las operaciones empresariales, las plantillas de informes configurables o adaptables revolucionan la forma en que las empresas de seguridad abordan el proceso de elaboración de informes.

Las plantillas de informes configurables permiten a los supervisores adaptar los campos y los requisitos de los formularios para que se ajusten a los procedimientos operativos estándar (SOP), a los requisitos contractuales y a la normativa estatal. Además, la configuración de los informes, especialmente los de incidentes o de actividad diaria, estandariza los procesos de la empresa de seguridad, de modo que las operaciones se desarrollen de forma predecible y eficiente.

Las plantillas de informes configurables de Trackforce simplifican el proceso de elaboración de informes y facilitan a los supervisores el ajuste de uno o varios informes utilizados en distintas sedes. Esto garantiza que los guardias sepan qué deben comunicar y cómo hacerlo, al tiempo que se estandarizan los procesos para garantizar unas operaciones sin errores.

En este artículo, hablaremos de lo que pueden hacer las empresas de seguridad para estandarizar sus informes y de cómo configurarlos para mejorar su calidad, todo ello con el fin de mejorar el único ámbito en el que los equipos de seguridad deben destacar.

Lee las partes 1 y 2 de la serie sobre cómo configurar los informes de incidentes y de actividades diarias de los guardias de seguridad:

• Parte 1: ¿Qué debe incluir un informe? Cómo informar correctamente sobre incidentes de seguridad física
• Parte 2: Cómo las plantillas de informes configurables estandarizan el proceso de notificación de incidentes de los guardias de seguridad

Qué pueden hacer las empresas de seguridad para estandarizar sus informes

Si hay algo que caracteriza a la elaboración de informes es que deben ser fiables. La mejor forma de garantizar la fiabilidad de un informe es crear plantillas de referencia. La creación de plantillas consiste en configurar varias áreas de informe con el objetivo de que el proceso sea sencillo y repetible.

Cuando un informe es repetible, significa que puede estandarizarse fácilmente para su uso en múltiples centros. La mejor plantilla de informe estandarizada incluye todo lo que es necesario documentar para cumplir con los procedimientos operativos estándar (SOP), las obligaciones contractuales y otras normativas.

Trackforce simplifica el proceso de estandarización gracias a la creación de plantillas de informes fáciles de usar. El proceso de creación de plantillas organiza la forma en que las empresas utilizan, adaptan y evalúan sus informes para garantizar la coherencia en una o varias sedes.

Los informes organizados te permiten filtrar por agente, tipo de informe, tipo de actividad o información adicional.
Selecciona quién debe recibir el informe.
Previsualiza el informe completado y los elementos adjuntos, como vídeos o fotos.
Completa el informe desde el móvil para facilitar el acceso a los guardias.

Aunque no todas las soluciones de plantillas son iguales, el software de notificación de incidentes de Trackforce permite a las empresas de seguridad adaptarse rápidamente y cumplir con los requisitos de notificación para respetar cualquier normativa estricta o requisito contractual.

A continuación se enumeran siete funciones de Trackforce relacionadas con la notificación de incidentes por parte de los guardias de seguridad:

1. Opciones de campos flexibles para digitalizar formularios en papel
2. Arrastrar y soltar para crear plantillas
3. Funcionalidad de conversión de voz a texto para facilitar su uso
4. Compatibilidad con archivos adjuntos multimedia, como fotos con marca de tiempo, audio, vídeo, ubicación GPS y notas
5. Notificaciones configurables y alertas automáticas para las partes interesadas
6. Autenticación de los guardias y capacidades de seguimiento por parte de los supervisores
7. Análisis de informes para realizar un seguimiento del estado

Cómo configurar los informes de incidentes de seguridad y de actividad diaria (DAR)

Procesos como la recopilación de pruebas, la respuesta del personal de seguridad, la rendición de cuentas sobre los informes y la documentación de los procedimientos de seguimiento deben garantizar que las empresas de seguridad saquen el máximo partido a la recopilación de datos.

Gracias a los informes configurables, las empresas de seguridad pueden realizar comparativas entre sus distintas sedes para llevar a cabo análisis críticos y mitigar mejor los riesgos. Estas comparativas permiten determinar qué sedes presentan más incumplimientos, cuáles están obteniendo buenos resultados y cuáles podrían requerir medidas adicionales.

Trackforce ayuda a los supervisores y a los operadores de seguridad a configurar los informes para reducir el riesgo de posibles errores o malentendidos. A continuación te explicamos cómo:

Seguimiento digital de los informes de incidentes y actividades críticos
Al abandonar los informes en papel, las empresas de seguridad han hecho posible adjuntar pruebas justificativas directamente a un informe gracias a los informes digitales. Esto significa que los guardias que trabajan en primera línea pueden tomar fotos, grabar vídeos o añadir comentarios y adjuntarlos para que los revisen sus supervisores.

Gracias a los informes digitales, cualquier incidencia o actividad diaria notificada puede registrarse y visualizarse en un panel de control en tiempo real. Los supervisores pueden consultar el estado de las instalaciones y las incidencias para determinar qué instalaciones requieren la atención inmediata de las partes interesadas.

Establecer una forma infalible de garantizar la credibilidad de los informes
Los operadores de seguridad confían en que su equipo de seguridad elabore informes creíbles y lo suficientemente sólidos como para poder utilizarlos en un litigio, si fuera necesario. La generación de informes configurables ha facilitado aún más que los guardias de primera línea puedan documentar la información necesaria —como una firma, entradas con marca de tiempo o la ubicación del guardia por GPS— para garantizar la credibilidad de los informes.

Crear campos de respuesta para la elaboración sencilla de informes de seguridad
Los informes digitales facilitan la elaboración de informes de seguridad y evitan errores. Los supervisores tienen la opción de crear campos obligatorios con respuestas predefinidas que permiten a los guardias de primera línea seleccionar la opción adecuada al cumplimentar un informe. Las respuestas predefinidas facilitan a los supervisores la personalización de cada informe para que refleje exactamente lo que las partes interesadas o los operadores de la empresa de seguridad necesitan saber.