¿Qué debe incluir un informe? Cómo informar correctamente sobre incidentes de seguridad física

El equipo de Trackforce

Trackforce

11 de diciembre de 2024 · 3 minutos de lectura

¿Qué debe incluir un informe? Cómo informar correctamente sobre un incidente de seguridad física: blog

¿Qué debe incluir un informe? Cómo informar correctamente sobre incidentes de seguridad física

Elaborar un informe de incidentes de seguridad claro y eficaz puede resultar complicado. Aunque se trata de un aspecto fundamental de la seguridad física, una redacción deficiente del informe puede perjudicar la reputación de su empresa.

La buena noticia es que puedes mejorar tus informes de forma significativa. Muchas empresas siguen recurriendo al papel o a informes en línea básicos, que quizá no te proporcionen la información que necesitas. Los informes digitales, por el contrario, ofrecen acceso a datos y análisis que los métodos tradicionales no pueden igualar.

En este blog, analizamos por qué es fundamental que tus agentes utilicen el sistema de notificación digital de incidentes.

Informes de incidentes de los guardias de seguridad

Una buena elaboración de informes implica comprender y documentar los hechos. Sin embargo, plasmar estos hechos puede resultar complicado si tus guardias de seguridad no están capacitados para redactar con eficacia.

A continuación te ofrecemos algunos consejos para mejorar tu proceso de notificación de incidentes:

  1. Superar el sesgo en la notificación: El sesgo en la notificación es un problema real. Para contrarrestarlo, los agentes deben sentirse cómodos y respaldados a la hora de notificar lo que observan sin dudarlo.
  1. Cumplimiento de los procedimientos operativos estándar (SOP) y los contratos: Revisa tus procedimientos operativos estándar (SOP) y las directrices de los contratos para determinar qué deben incluir tus informes. Los informes detallados ayudan a justificar las acciones de tus agentes y a cumplir los requisitos contractuales.
  1. Organización de los informes: En el caso de los informes con requisitos especiales, asegúrate de que estén bien organizados para que los agentes sepan cuáles requieren una atención especial.

Veamos otras prácticas recomendadas para tus informes de incidencias.

Estandariza tus informes

Para mejorar los estándares de elaboración de informes es necesario comprender los conceptos básicos, crear una plantilla fácil de seguir y asegurarse de que el proceso sea repetible.

Conoce los conceptos básicos de la presentación de informes:

  • Determina la finalidad de los informes (uso por parte del cliente, uso interno o cumplimiento de la normativa).
  • Asegúrate de que los incidentes incluyan la fecha y la hora.
  • Decide si necesitas pruebas como fotos, grabaciones de audio, la ubicación por GPS y notas.
  • Valora si el informe requiere un diseño especial.
  • Planifica si es necesario realizar un seguimiento.
  • Evalúa si el informe será una necesidad recurrente.

Buscar elementos repetidos:

Aunque los informes sean repetitivos, deben poder adaptarse para su uso en diversas situaciones. Una plantilla estandarizada ayuda a los agentes a identificar y comunicar rápidamente la información esencial para respaldar tus procedimientos operativos estándar (SOP).

Crear una plantilla de informe:

No todas las plantillas son iguales. Una plantilla completa debe ser lo suficientemente flexible como para poder incorporar detalles adicionales cuando sea necesario, como los requisitos normativos. Al pasar de la presentación de informes en papel a la digital, te recomendamos que tengas en cuenta lo siguiente:

  • Varias opciones de campos para reproducir formularios en papel.
  • Funcionalidad de «arrastrar y soltar» y conversión de voz a texto para facilitar su uso.
  • Compatibilidad con archivos adjuntos multimedia, como fotos con marca de tiempo, audio, vídeo, ubicación GPS y notas.
  • Notificaciones y alertas automáticas a las partes interesadas.
  • Autenticación de los agentes y seguimiento por parte de los supervisores.
  • Análisis de informes para realizar un seguimiento del estado de los mismos.

Entrena a tus guardias

Es fundamental que los agentes de seguridad reciban una formación eficaz, ya que son los primeros en intervenir ante cualquier incidente y los encargados de redactar los informes. Deben mantener la calma y mostrarse seguros de sí mismos al redactar los informes.

Mejorar las habilidades interpersonales:

Las habilidades sociales son importantes para los agentes de seguridad. Al potenciar sus habilidades de escucha y redacción, se puede mejorar la calidad de sus informes. Céntrate en la formación en:

  • Comunicación táctica
  • Observación básica
  • Habilidades de redacción

Ten en cuenta también estos aspectos a la hora de formar a tus equipos en competencias transversales:

  • Interacción con el público
  • Notificación de incidentes graves
  • Técnicas de desescalada
  • Cumplimiento de las directrices sanitarias

Informes: cómo hacerlo correctamente

La reputación de tu empresa corre peligro si los directivos no saben cómo notificar los incidentes de forma adecuada. Una notificación inadecuada puede provocar la pérdida de confianza de los clientes y responsabilidades legales.

Asegúrate de que tus agentes sean capaces de redactar informes con claridad y comprendan tus procedimientos operativos estándar (SOP). Además, invierte en un software de elaboración de informes fiable que se adapte a tus necesidades, ya sean básicas o más complejas.

La digitalización inmediata de tu proceso de notificación de incidencias te permitirá mejorar la eficiencia y obtener una visión más detallada de todas tus operaciones.

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