¿Qué es un sistema de seguimiento para guardias de seguridad?

¿Qué es un sistema de seguimiento para guardias de seguridad?

El trabajo de un guardia de seguridad va más allá de simplemente pasar por los controles de seguridad mientras realiza sus rondas o cumple con sus órdenes de puesto. A nuestros equipos de seguridad de primera línea se les exige mucho más, mucho más de lo que pueden abarcar los métodos basados en papel.

Los supervisores deben supervisar a los equipos que trabajan a distancia mientras se desplazan, al tiempo que gestionan los procesos internos de las operaciones. Las herramientas que ofrecen funciones de seguimiento por GPS para una visibilidad en tiempo real y funciones de generación automática de informes sobre incidentes y actividades son esenciales para el éxito operativo.

Entonces, ¿qué papel desempeña el software de seguimiento de guardias en el ámbito de la seguridad física?

En este artículo, analizaremos la finalidad de un sistema de rondas de vigilancia y la gestión de la actividad de los guardias en las operaciones de seguridad física, por qué es importante evaluar las necesidades operativas, cómo funciona un sistema con tu equipo, y ofreceremos consejos para supervisar de forma segura a tus guardias de seguridad.

¿Qué es un software de seguimiento para guardias de seguridad?

El software de seguimiento para guardias de seguridad ayuda a los profesionales de la seguridad a gestionar y supervisar digitalmente todas las actividades de seguridad física en tiempo real. Estas actividades pueden abarcar desde la organización de rondas de vigilancia y puestos de control, pasando por la notificación de incidentes en tiempo real y las órdenes de servicio, hasta la mejora de la comunicación entre el equipo, entre otras cosas.

Esta información suele garantizar que los guardias de seguridad cumplan los requisitos del contrato y superen todos los controles. Además, los guardias se sienten más responsables de sus tareas, ya que les resulta muy fácil ver lo que tienen que hacer durante sus turnos.

¿Necesitas un sistema de seguimiento para guardias de seguridad?

Independientemente del tamaño de tu equipo de seguridad física, es imprescindible contar con un software de seguimiento de guardias. Sin embargo, no todos los programas de seguimiento son iguales, por lo que es importante conocer las necesidades de tu equipo y de tu empresa. Conocer estas necesidades te ayudará a determinar qué actividades de los guardias deben ser objeto de seguimiento, como las rondas, los informes diarios de actividades y las órdenes de puesto.

Evaluación de las necesidades operativas

A continuación te ofrecemos algunos aspectos que te ayudarán a valorar si necesitas un sistema de seguimiento para los guardias de seguridad de tu equipo:

• Estado de la ronda: Debes asegurarte de que un guardia va marcando los puntos de control sin necesidad de que llame cada hora.
• Checkpoint Health: Es necesario saber lo antes posible si hay algún fallo en una etiqueta NFC de Checkpoint.
• Capacidad de los supervisores: Tus supervisores no disponen del personal necesario para desplazarse en coche de un centro a otro y comprobar cómo se encuentran los guardias que trabajan en solitario durante sus turnos.
• Diferentes ubicaciones: Tu equipo gestiona diferentes ubicaciones, cada una con necesidades distintas, como zonas remotas, eventos con gran afluencia de público, aparcamientos y mucho más.
• Incidentes críticos: Durante un incidente, tu supervisor necesita ver lo que está pasando en el momento en que ocurre, sin demora.
• Notificación de incidentes: Necesitas un sistema de notificación de incidentes fiable, a prueba de errores y que pueda resistir un posible litigio, si fuera necesario.
• Satisfacción del cliente: Debes satisfacer las necesidades de los clientes con información transparente y periódica sobre su propiedad.

Evaluar las necesidades operativas es un paso para saber si tu equipo puede beneficiarse de este sistema. Sin embargo, el uso de los sistemas de rondas de vigilancia solo resulta eficaz si se comprende cómo funcionan.

¿Cómo funcionan los sistemas de patrulla de seguridad?

Una vez que hayas determinado si tu equipo y tu empresa necesitan un sistema de rondas de vigilancia, es importante saber cómo funciona realmente. Dependiendo del sistema, las soluciones pueden variar desde opciones sencillas y listas para usar —ideales para equipos pequeños y medianos— hasta opciones más completas y flexibles, perfectas para equipos más grandes y en expansión.

Cuando las empresas de seguridad realizan un seguimiento de sus guardias mediante un sistema de seguimiento de guardias de seguridad, obtienen información esencial que les permite gestionar fácilmente, de forma remota, las rondas de los guardias, la finalización de los controles de seguridad, la información de geolocalización y a su equipo. Esto resuelve esa necesidad de visibilidad y facilita enormemente la gestión de tu equipo de seguridad.

Gestionar fácilmente tu equipo de seguridad se traduce en 5 funciones esenciales

1. Informes en tiempo real sobre incidentes y actividades
2. Seguimiento de las rondas de vigilancia
3. Sistema basado en la nube
4. Centro de mando (GSOC)
5. Notificaciones en tiempo real

Informes en tiempo real sobre incidentes y actividades

La notificación de incidentes y actividades diarias en tiempo real significa que cualquier informe puede elaborarse de forma digital y estar disponible de inmediato una vez enviado. Esto mejora la calidad de los informes y la rendición de cuentas, y evita malentendidos. Cuando se envían informes digitales, los supervisores pueden acceder a ellos de inmediato y responder adecuadamente según sea necesario. Esto es lo que hace que la notificación de incidentes y actividades sea «en tiempo real».

Si bien disponer de informes en tiempo real es importante en todos los sectores, contar con informes digitales resulta ideal para los equipos que trabajan en sectores dinámicos y centrados en las personas, como la seguridad en eventos, la seguridad en el sector hotelero, la seguridad en la educación superior o incluso en centros sanitarios.

Supervisión de rondas de vigilancia

Un sistema de seguimiento de guardias supervisa el paradero de tu equipo mediante el seguimiento de sus actividades y su ubicación en tiempo real. Toda la información de seguimiento en directo se envía a un centro de mando o al ordenador de un supervisor, desde donde pueden ver los movimientos de su equipo a medida que se producen.

La tecnología de supervisión segura ha facilitado a los supervisores el seguimiento de la actividad de los guardias de seguridad sin vulnerar su privacidad. Contribuye a garantizar la seguridad de los guardias cuando protegen instalaciones remotas y ayuda a los supervisores a obtener una visibilidad completa de las actividades de su equipo. Entre ellas pueden figurar: las actividades habituales de primera línea o los incidentes, el progreso de las rondas —si están en curso, se han completado o si se ha omitido algún punto de control— y los datos históricos de las rondas para demostrar que los guardias de seguridad cumplen con los requisitos del contrato.

Sistema basado en la nube

Un sistema basado en la nube es un conjunto de soluciones a las que se puede acceder en línea mediante una conexión a Internet. La tecnología basada en la nube permite a los usuarios acceder al software de gestión de vigilantes desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto significa que los propietarios de empresas de seguridad pueden comprobar si sus vigilantes están desempeñando sus funciones según lo previsto, incluso cuando se desplazan a otra sede.

Cuando no hay conexión a Internet, se activa automáticamente un «modo sin conexión», que garantiza que toda la información se suba en cuanto los sistemas vuelvan a estar conectados. Esto resulta útil en caso de pérdida de conexión a Internet o cuando se trabaja en un lugar, como un sótano, que no dispone de conexión.

Centro de mando (GSOC)

El centro de mando permite a los supervisores gestionar todos los aspectos del sistema de gestión de rondas de vigilancia, entre los que se incluyen:

1. Supervisar las operaciones de seguridad en las instalaciones de varios clientes
2. Responde con rapidez a las amenazas a la seguridad o a la protección mediante la coordinación de recursos
3. Analizar los datos históricos para mitigar los riesgos
4. Comunícate rápidamente con tu equipo mediante la función «pulsar para hablar», las notificaciones push y los mensajes de grupo
5. Alertas en tiempo real enviadas a los supervisores sobre incidentes, alertas de trabajadores aislados o turnos no cubiertos

Notificaciones en tiempo real

Las notificaciones en tiempo real ofrecen visibilidad sobre todos los incidentes y las actividades de los guardias. Los supervisores pueden recibir notificaciones o alertas sobre las actividades de los guardias en el momento en que se producen, lo que permite un mejor conocimiento de la situación en todas las instalaciones.

Una función muy popular de notificaciones en tiempo real son las notificaciones push para móviles. Las notificaciones push para móviles son alertas instantáneas que se envían directamente al dispositivo móvil de los guardias a través del sistema de seguimiento de guardias de seguridad. Se trata de una función muy útil para facilitar la comunicación entre el equipo, especialmente durante un incidente o a la hora de realizar el seguimiento de un trabajador aislado.

Consejos para supervisar de forma segura a tus guardias de seguridad

La supervisión de tu equipo conlleva ciertos retos. Lo positivo es que no tiene por qué ser difícil. A la hora de supervisar a tus guardias de seguridad de forma adecuada, es responsabilidad del supervisor garantizar que todos los guardias estén a salvo, que desempeñen sus tareas según lo previsto y que rindan cuentas de sus actos.

A continuación te presentamos las 4 «E» que pueden ayudarte a garantizar que tu equipo de seguridad funcione de manera eficiente.

Permitir que los guardias rindan cuentas

La responsabilidad empieza desde arriba. Cuando los responsables proporcionan a su equipo las herramientas necesarias para llevar a cabo sus turnos, la moral y la comunicación del equipo mejoran.

Los sistemas de rondas de vigilancia permiten a los guardias sobre el terreno realizar sus tareas de forma eficiente gracias a funciones como la gestión del horario, el control de asistencia y la asignación de puestos, todo ello desde un único lugar. Esto no solo contribuye a gestionar de forma eficaz al personal de seguridad, sino que también permite a los supervisores planificar los turnos y trazar las rutas de las rondas con mayor precisión.

Ejercicio: facilidad de uso

Dado que la tecnología evoluciona tan rápidamente, es imprescindible contar con herramientas que permitan encontrar soluciones que reduzcan los costes. Uno de esos aspectos en los que se puede ahorrar tiene que ver con los dispositivos móviles de la empresa. La adquisición de dispositivos móviles de gama media-alta, como tabletas o teléfonos inteligentes, que tengan una vida útil prolongada, puede resultar costosa.

Una política BYOD (Bring Your Own Device, «trae tu propio dispositivo») puede reducir los costes y ofrecer a los guardias la tranquilidad de no tener que aprender a utilizar un nuevo dispositivo móvil o sistema operativo.

Garantizar la seguridad de los guardias

Si tu equipo se encuentra alguna vez en una situación de aislamiento que pueda ponerlo en peligro, es fundamental contar con protección inmediata cuando la necesite.

La protección para trabajadores aislados garantiza la seguridad de los guardias al enviar una notificación inmediata cada vez que uno de ellos se encuentra en peligro. Por lo general, las funciones de protección para trabajadores aislados pueden incluir desde alarmas de pánico manuales hasta tecnología de inclinación del teléfono o un temporizador de zona de peligro.

Dotar a los guardias de herramientas de comunicación

Una respuesta rápida ante amenazas o incidentes puede ser una cuestión de vida o muerte. Supervisar de forma segura los informes de los guardias puede ser tan sencillo como utilizar indicaciones autoguiadas para la elaboración de informes.

Las indicaciones autoguiadas garantizan que los guardias rindan cuentas de sus actividades durante la ronda y de sus respuestas. Además, aseguran que el tiempo de respuesta sea más rápido y eficiente, ya que los informes digitales permiten a los guardias adjuntar pruebas fundamentales, como imágenes, notas, vídeos o notas de voz.

No te dejes sorprender

Aunque cualquier sector puede utilizar un sistema de seguimiento de guardias, contar con uno beneficia a toda la operación y a cada uno de sus detalles. Para las empresas que prestan servicios de seguridad en eventos, actos corporativos y negocios privados, este sistema ha contribuido a:

• Supervisa de forma intuitiva a tus empleados en distintas ubicaciones
• Recibir alertas de notificación si no se realiza una ronda de vigilancia
• Garantizar que los agentes desempeñen sus funciones de manera eficiente

¿Lo mejor de todo? Disponer de una conexión en tiempo real con el equipo es solo el principio de lo que puede ofrecer una aplicación integral para las rondas de seguridad. La visibilidad y la protección de los guardias a lo largo de la ronda garantizan casi siempre mejores resultados en las rondas, una mejor elaboración de informes y una mayor seguridad general del equipo.

Para obtener más información sobre la aplicación de rondas de seguridad, solicita una demostración para verla en acción.