Was ist zu tun, wenn ein Mitarbeiter seinen Sicherheitsdienstbericht fälscht?

Trackforce

24. November 2016 · 14 Minuten Lesezeit

Vorgesetzter untersucht einen gefälschten Bericht eines Sicherheitsmitarbeiters

Ein gefälschter Dienstbericht kann schwerwiegende Folgen für Ihre Kunden und Ihr Sicherheitsunternehmen haben. Wenn ein Sicherheitsmitarbeiter oder -beamter in einem für den Kunden bestimmten Sicherheitsbericht falsche Angaben macht, muss dies umgehend geklärt werden.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Unterscheiden Sie einen Fehler von einer Fälschung, bevor Sie handeln. Ein falscher Zeitstempel, eine nachlässige Schilderung und ein erfundener Vorfall sind drei unterschiedliche Probleme, die drei unterschiedliche Reaktionen erfordern – und wenn Sie sie alle gleich behandeln, kostet Sie das gute Beamte.
Fälschungen werden durch einen Vergleich aufgedeckt, nicht durch Intuition. Der Bericht besagt das eine, die Scans an der Kontrollstelle, die GPS-Daten und die Zeitstempel der Fotos besagen jedoch etwas anderes. Ohne diese zweite Aufzeichnung gibt es nichts, womit man die Darstellung abgleichen könnte.
Korrigieren Sie die Angaben gegenüber dem Kunden noch am selben Tag. Ein berichtigter Bericht sowie ein kurzes Schreiben, in dem Sie erläutern, was falsch war und welche Maßnahmen Sie ergriffen haben, lassen sich nachträglich nachholen. Wenn ein Kunde den Fehler selbst entdeckt, ist dies in der Regel nicht mehr möglich.
Gehen Sie bei arbeitsrechtlichen und rechtlichen Schritten in der richtigen Reihenfolge vor. Recherchieren Sie, dokumentieren Sie, ziehen Sie einen Rechtsbeistand hinzu und handeln Sie dann. Wenn Sie diese Reihenfolge umkehren, wird aus einer gerechtfertigten Kündigung eine Klage.
Die wirkliche Lösung besteht darin, Fälschungen von vornherein zu erschweren, anstatt sie erst später zu ahnden. Beamte, die ihre Berichte über TrackTik einreichen, übermitteln diese direkt vom Einsatzort aus mit GPS-Daten, Zeitstempeln und Fotos – so entstehen der Bericht und die Beweismittel gleichzeitig, anstatt erst Stunden später erstellt zu werden.

Warum eine Falschmeldung rechtliche Konsequenzen hat

Ein Vorfallsbericht hat erhebliche rechtliche Auswirkungen, und jegliche Fehler, Auslassungen oder regelrechten Unwahrheiten können zur Einstellung des Verfahrens führen. In manchen Fällen kann dies dazu führen, dass im Namen des Täters eine Klage gegen Ihr Unternehmen eingereicht wird. Im Bundesstaat Kalifornien sieht § 148.5 des Strafgesetzbuchs vor, dass jeder, der eine falsche Straftat (Vergehen oder Verbrechen) meldet und weiß, dass diese falsch ist, selbst wegen eines Vergehens angeklagt werden kann und möglicherweise mit bis zu sechs Monaten Haft in einem Bezirksgefängnis rechnen muss.

Wie Fälschungen tatsächlich aufgedeckt werden

Kaum jemand entdeckt eine Falschangabe, indem er den Bericht sorgfältig liest. Sie wird aufgedeckt, weil die Darstellung nicht mit einer zweiten Aufzeichnung übereinstimmt, auf die der Beamte keinen Einfluss hatte. Wenn die einzige Aufzeichnung der Bericht selbst ist, gibt es nichts, womit man ihn vergleichen könnte. Deshalb kommen Fälschungen meist erst Monate später durch eine Beschwerde eines Mandanten oder eine Vorladung ans Licht und nicht durch die Vorgesetzten.

Ein in der Beschreibung angegebener Kontrollpunkt, für den im Wachrundgangssystem kein entsprechender Scan vorliegt
Eine GPS-Position zum angegebenen Zeitpunkt, die den Beamten an einem anderen Ort ausweist als dem, an dem er laut Bericht war, aufgezeichnet von der Wachrundgang-App
Fehlerhafte Übermittlungszeitpunkte: ein Bericht, der vor dem darin beschriebenen Ereignis eingereicht wurde, oder eine ganze Schicht von Berichten, die beim Ausstempeln in einem Zug eingereicht wurden
Fotos, deren Zeitangabe oder Aufnahmeort nicht mit der Schilderung übereinstimmen, oder gar keine Fotos zu einem Vorfall, bei dem offensichtlich welche entstanden wären
Ein erzählender Text, der Wort für Wort aus einer früheren Schicht übernommen wurde – dies ist die häufigste Form, in der dies vorkommt, und die am leichtesten zu erkennen ist, sobald man darauf achtet
Ein Vorfall, der ausschließlich im Bericht des Beamten erwähnt wird, ohne Funkverkehr, ohne Eintrag in der Einsatzzentrale und ohne protokollierten Anruf bei der Leitstelle

Keines dieser Elemente ist für sich genommen ein Beweis. Erst wenn zwei oder drei davon in dieselbe Richtung weisen und deren Zeitstempel der Darstellung widersprechen, wird aus einem Verdacht etwas, das man einem Anwalt vorlegen kann.

Wie man einen ehrlichen Fehler von einer Fälschung unterscheidet

Dies ist der Schritt, den die meisten Unternehmen überspringen – und das hat in beiden Fällen hohe Kosten zur Folge. Behandelt man jede Ungenauigkeit als Fälschung, verliert man Mitarbeiter, die lediglich einen mangelhaften Bericht verfasst haben. Behandelt man eine Fälschung als ehrlichen Fehler, nimmt man die Haftung mit in den nächsten Vertrag. Klären Sie zunächst, um welchen Fall es sich handelt, bevor Sie entscheiden, wie Sie damit umgehen.

Was Sie hier sehen	Was das normalerweise bedeutet	Verhältnismäßige Reaktion
Eine falsche Uhrzeit, ein falsches Datum oder ein falscher Name	Unachtsamkeit oder ein überstürztes Ausstempeln statt Täuschung	Korrigieren Sie den Fehler, vermerken Sie ihn in der Akte und führen Sie ein kurzes Gespräch darüber, wie man die Arbeit vor dem Einreichen noch einmal überprüft.
Ein Pflichtfeld wurde nicht ausgefüllt	In der Regel das Formular und nicht der Beamte. Felder, die übersprungen werden können, werden übersprungen.	Machen Sie das Feld in der Vorlage zu einem Pflichtfeld und erstellen Sie den Bericht erneut. Beheben Sie den Prozess, nicht die Person.
Eine vage Erzählung ohne brauchbare Details	Mangelnde Ausbildung oder ein Beamter, der sich beim Schreiben unsicher ist, statt Unehrlichkeit	Coaching sowie eine Vorlage, die bei jedem Element zur Eingabe auffordert. Konfigurierbare Vorlagen übernehmen den Großteil dieser Arbeit.
Der gleiche Text, kopiert aus einer früheren Schicht	Eine Abkürzung, die sich zur Gewohnheit verfestigt hat. Ernstzunehmend, aber nicht dasselbe wie die Erfindung eines Ereignisses	Eine formelle Disziplinarmaßnahme sowie eine Überprüfung der übrigen Berichte dieses Beamten am selben Standort
Eine Streife oder ein Kontrollpunkt behauptete, dass dies den Daten zufolge nie stattgefunden habe	Vorsätzliche Falschdarstellung von Arbeiten, die einem Kunden in Rechnung gestellt wurden	Den Beamten bis zum Abschluss der Ermittlungen vom Dienst suspendieren, die vollständigen Dienstaufzeichnungen von TrackTik Guard Management einholen und die Personalabteilung einschalten, bevor dem Beamten irgendetwas mitgeteilt wird
Ein Vorfall, der beschrieben wurde, der aber nie stattgefunden hat	Herstellung sowie die Kategorie, die das oben beschriebene rechtliche Risiko mit sich bringt	Leiten Sie eine formelle Untersuchung ein, bewahren Sie alle Versionen und den gesamten Prüfpfad auf und holen Sie den Rat eines Rechtsbeistands ein, bevor Sie Maßnahmen ergreifen oder externe Personen informieren.

Den Bericht korrigieren und erneut einreichen

Sobald der Bericht korrigiert wurde, muss er beim Kunden und bei den Strafverfolgungsbehörden eingereicht werden. Dies sollte unverzüglich geschehen. Zusammen mit dem berichtigten Bericht empfiehlt es sich, ein Schreiben einzureichen, in dem die im ursprünglichen Bericht enthaltenen falschen Angaben aufgeführt und die vom Unternehmen ergriffenen Korrekturmaßnahmen dargelegt werden. Es ist sicherlich ein Makel, aber es ist notwendig, Verantwortung zu übernehmen und zu zeigen, dass das Unternehmen die erforderlichen Schritte unternommen hat, um den fehlerhaften Bericht des Sicherheitsmitarbeiters zu korrigieren.

Beschäftigung und rechtliche Schritte

Es ist zudem ratsam, das Arbeitsverhältnis mit dem Mitarbeiter zu beenden. Ein falscher Sicherheitsbericht ist eines der schwerwiegendsten Vergehen, die ein Sicherheitsmitarbeiter begehen kann. Das ist nichts, worauf ein Unternehmen ein Risiko eingehen kann. Sicherheitsmitarbeiter, die einmal einen falschen Sicherheitsbericht erstattet haben, werden dies in Zukunft wahrscheinlich wieder tun.

Der nächste Schritt sollte ein Gespräch mit dem Anwalt des Unternehmens sein. Dem Mitarbeiter drohen wahrscheinlich strafrechtliche Konsequenzen wegen der Erstattung einer falschen Anzeige. Das bedeutet zwar nicht zwangsläufig, dass auch gegen das Unternehmen strafrechtliche Schritte eingeleitet werden, doch besteht die Möglichkeit, dass der Mandant eine zivilrechtliche Klage gegen den Sicherheitsdienstleister einreicht. Daher ist die Konsultation eines Rechtsbeistands ein kluger Schritt, der nicht aufgeschoben werden sollte.

Das Team in Bezug auf Berichtsstandards neu schulen

Rufen Sie schließlich das Team zusammen und schulen Sie Ihre Mitarbeiter erneut in den richtigen Schritten und Verfahren zur Erstellung korrekter Sicherheitsberichte. Stellen Sie sicher, dass sie genau wissen, welche Informationen sie angeben müssen. Weisen Sie sie während dieser Schulung darauf hin, wie wichtig Genauigkeit ist, und dass sie keine Informationen angeben dürfen, die eindeutig falsch sind oder auf bekannten Details beruhen.

Diese Schulung soll die Grundlagen der Berichterstattung durch Sicherheitskräfte vertiefen. Beginnen Sie mit den „fünf W-Fragen“:

Wer – Wer war tatsächlich an dem Vorfall beteiligt und wer befand sich zum Zeitpunkt des Eintreffens der Polizeibeamten am Tatort? Bitte geben Sie eine Beschreibung aller Beteiligten an.
Was – Was genau ist passiert? Beschreibe es so detailliert wie möglich.
Wann – Ankunfts- und Abfahrtszeit des diensthabenden Beamten (nach Möglichkeit mit Zeitstempel versehen).
Wo – Geben Sie konkrete Angaben zur Immobilie sowie charakteristische Merkmale wie Beleuchtung, Umgebung usw. an.
Warum – Spekulieren Sie nicht. Versuchen Sie, das Motiv zu formulieren, aber stellen Sie keine Vermutungen an.

Stellen Sie sicher, dass das Team weiß, wie es diese jedes Mal erkennen kann. Diese Details sollten so ausführlich wie möglich angegeben werden. Machen Sie dem Team außerdem deutlich, dass in den eingereichten Berichten ausschließlich bekannte Fakten enthalten sein dürfen. Sollten Fragen zu den Fakten des Vorfalls bestehen, sollten diese unbedingt vor der Erstellung des offiziellen Berichts mit dem Vorgesetzten besprochen werden.

Außerdem ist es wichtig, sich mit der Beweissicherung und der Aufnahme von Beweismaterial vor Ort zu befassen. Dazu gehört die Schulung im Umgang mit Foto- und Videotechnik zur Aufnahme von Fotos, Videos oder Tonaufnahmen sowie die Sicherung und Sammlung von Sachbeweisen, die sich möglicherweise am Tatort befinden.

Mitarbeiter können aus den unterschiedlichsten Gründen einen falschen Sicherheitsbericht einreichen. Dennoch kann ein aufmerksamer Vorgesetzter, der gegenüber diesem Verhalten keinerlei Toleranz zeigt, dazu beitragen, das Unternehmen zu schützen und die Wirksamkeit etwaiger rechtlicher Schritte gegen den Täter zu stärken. Zweifellos sind schnelle und entschlossene Korrekturmaßnahmen die beste Verteidigung, wenn ein solcher Vorfall eintritt.

Fälschungen bereits im Prozess ausschließen

Schulungen helfen zwar, betrachten Fälschungen jedoch als Charakterproblem, obwohl es sich in der Regel um ein Problem der Rahmenbedingungen handelt. Beamte erfinden Dinge, wenn der Bericht erst Stunden nach dem Vorfall aus dem Gedächtnis heraus auf einem Formular verfasst wird, das niemand überprüft. Schließt man diese Lücken, wird ein solches Verhalten weitgehend unmöglich.

Der Bericht und die Beweise sollten ein und dasselbe sein. Ein vor Ort erstellter Bericht mit Ortsangabe, Zeitstempel und beigefügtem Foto lässt sich weitaus schwerer erfinden als einer, der nach Feierabend am Computer getippt wird. Bei der Meldung von Sicherheitsvorfällen werden alle drei Elemente gemeinsam erfasst, anstatt vom Beamten zu verlangen, dass er sich daran erinnert.
Machen Sie die Felder zu Pflichtfeldern statt zu optionalen Feldern. Wenn eines der „Fünf Ws“ leer gelassen werden kann, wird dies auch geschehen. Eine Vorlage, die ohne diese Angaben nicht abgeschickt werden kann, beseitigt dieses Problem vollständig.
Überprüfen Sie Streifengänge anhand von Scans statt anhand von Unterschriften. Ein am Schreibtisch unterschriebenes Blatt Papier beweist lediglich, dass das Blatt unterschrieben wurde. Eine GPS-gestützte Überprüfung liefert Ihnen einen Nachweis, den der Beamte nicht selbst erstellen kann.
Sehen Sie sich wöchentlich eine Auswahl der Berichte an, anstatt zu versuchen, alle zu lesen. Zehn Minuten für fünf zufällig ausgewählte Berichte, abgeglichen mit den Schichtdaten dieser Schicht, decken Abweichungen auf, lange bevor ein Kunde sie bemerkt. Dank Business-Intelligence-Berichten erfolgt der Abgleich so schnell, dass man tatsächlich Schritt halten kann.
Beseitigen Sie die Hürden, die Abkürzungen verlockend machen. Die meisten kopierten Berichte stammen von Beamten, die am Ende einer zwölfstündigen Schicht vor einem langen Formular sitzen. ReportPro AI verkürzt den Bericht, ohne dass Details verloren gehen, wodurch der Grund entfällt, den Text von gestern Abend wiederzuverwenden.

Bewahren Sie diese auf, sobald Sie den Verdacht auf eine Falschanzeige haben

Jede Version des Berichts, nicht nur die endgültige. Entwürfe und Überarbeitungen, zusammen mit dem Änderungsprotokoll, aus dem hervorgeht, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat, sind oft die nützlichsten Belege, über die Sie verfügen.
Die Tour- und Standortdaten für diese Schicht wurden exportiert. Exportieren Sie sie, anstatt sie im System zu belassen, damit die Kopie, auf die Sie sich verlassen, auf ein bekanntes Datum festgelegt ist.
Alle angehängten Fotos oder Medien, deren Metadaten erhalten bleiben. Durch das erneute Speichern oder Versenden von Bildern per E-Mail gehen genau jene Zeitstempel verloren, die ihren Wert ausmachen.
Funk-, Einsatz- und Telefonprotokolle für diesen Zeitraum. Dies sind Aufzeichnungen, an deren Erstellung der Beamte nicht beteiligt war – und genau das verleiht ihnen ihr Gewicht.
Die anderen Berichte dieses Beamten vom selben Ort. Holen Sie diese her, bevor jemand von einer Untersuchung spricht, denn ein Muster sagt weitaus mehr aus als ein einzelner Bericht und lässt sich viel schwerer widerlegen.

Ein gefälschter Bericht ist eine ernste Angelegenheit, doch die Unternehmen, die damit gut umgehen, sind selten diejenigen mit den strengsten Richtlinien. Es sind vielmehr jene, deren Berichte parallel zur Beweissicherung erstellt, so häufig überprüft werden, dass Probleme bereits innerhalb von Tagen statt Monaten zutage treten, und so gut dokumentiert werden, dass die Entscheidung im Nachhinein Bestand hat. Wenn Sie sehen möchten, wie der Bericht, die Rundgangdaten und der Prüfpfad in einem Datensatz zusammengeführt werden, können Sie eine TrackTik-Demo buchen und das System anhand Ihrer eigenen Standorte testen.

Häufig gestellte Fragen

Indem man die Schilderung mit Aufzeichnungen vergleicht, die nicht von dem Beamten selbst verfasst wurden. Scans an Kontrollpunkten, die GPS-Position zum angegebenen Zeitpunkt, Zeitstempel der Übermittlung, Metadaten von Fotos sowie Funk- oder Einsatzleitverkehr bestätigen die Schilderung entweder oder eben nicht. Eine Unstimmigkeit ist ein Hinweis. Mehrere Hinweise, die in dieselbe Richtung weisen, sind Beweise. Eine sorgfältigere Lektüre des Berichts allein wird Sie niemals zu diesem Ergebnis führen.

Die vorsätzliche Fälschung eines kundenbezogenen Berichts wird in den meisten Unternehmen als grobes Fehlverhalten gewertet, und eine Kündigung ist die übliche Konsequenz. Der Ablauf der Ereignisse schützt Sie: Führen Sie Ermittlungen durch, dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse, befolgen Sie Ihr eigenes Disziplinarverfahren und holen Sie Rat ein, bevor Sie Maßnahmen ergreifen. Die arbeitsrechtlichen Bestimmungen variieren je nach Bundesland und Vertrag. Klären Sie daher die Einzelheiten mit der Personalabteilung und einem Rechtsbeistand ab, anstatt spontan zu entscheiden.

Das kann der Fall sein, hängt aber stark davon ab, an wen der Bericht gerichtet war. Eine wissentlich falsche Anzeige einer Straftat bei den Strafverfolgungsbehörden stellt in vielen Bundesstaaten eine Straftat dar, Kalifornien ist hier ein Beispiel. Ein unrichtiger interner Bericht, der ausschließlich einem Kunden vorgelegt wird, ist in der Regel eher eine vertragliche und arbeitsrechtliche Angelegenheit als eine strafrechtliche, kann jedoch dennoch zu einer zivilrechtlichen Klage führen. Da diese beiden Situationen sehr unterschiedlich behandelt werden, ist dies eine Frage, die Sie mit Ihrem Anwalt klären sollten und die nicht in einer Checkliste behandelt werden kann.

Teilen Sie es ihnen selbst mit – schnell und schriftlich. Senden Sie den korrigierten Bericht zusammen mit einem kurzen Begleitschreiben, in dem Sie darlegen, was falsch war, wie Sie den Fehler entdeckt haben und welche Änderungen Sie daraufhin vorgenommen haben. Es ist zwar unangenehm, einen solchen Brief zu schreiben, aber es ist weitaus besser als die Alternative, denn ein Kunde, der selbst einen fehlerhaften Bericht entdeckt, wird zu Recht davon ausgehen, dass dies nicht der einzige ist.

Absicht. Ein ungenauer Bericht enthält Fehler: eine falsche Uhrzeit, ein fehlendes Feld, eine dürftige Schilderung. Ein gefälschter Bericht behauptet etwas, von dem der Beamte wusste, dass es nicht der Wahrheit entspricht, wie beispielsweise eine Streife, die nicht stattgefunden hat, oder einen Vorfall, der nicht eingetreten ist. Diese Unterscheidung ist wichtig, da die Reaktion deutlich unterschiedlich ausfallen sollte und weil Unternehmen, die diese beiden Fälle miteinander vermischen, entweder gute Beamte wegen Tippfehlern verlieren oder echte Fälschungen als Schlamperei durchgehen lassen.

Sorgen Sie dafür, dass das Verfassen des Berichts ehrlich gesagt schneller geht als das Abschreiben. Strukturierte Vorlagen mit Pflichtfeldern, die Erfassung direkt am Einsatzort statt erst beim Dienstende sowie Eingabeaufforderungen, die sich auf das beziehen, was der Beamte tatsächlich gescannt hat – all dies beseitigt das Problem der leeren Seite, das zur Wiederverwendung führt. Prüfen Sie dann jede Woche eine Handvoll Berichte, damit klar ist, dass jemand sie liest. Es lohnt sich, die guten, schlechten und hässlichen Seiten der Einsatzberichte an die Vorgesetzten weiterzuleiten.

Indem die Beweise gleichzeitig mit dem Bericht erstellt werden, muss später nichts mehr rekonstruiert werden. TrackTik versieht jeden Eintrag mit einem Zeitstempel und einem GPS-Standort, verknüpft ihn mit dem tatsächlich gescannten Kontrollpunkt, speichert angehängte Fotos mitsamt ihren Metadaten und führt einen vollständigen Bearbeitungsverlauf für jede Version. Ein Beamter kann zwar immer noch etwas Unwahres schreiben. Er kann jedoch die dazugehörigen Aufzeichnungen nicht so anpassen, dass sie damit übereinstimmen, und das reicht in der Regel aus, um den Versuch sinnlos zu machen.

Ja, und tun Sie dies, bevor jemand das Thema bei ihnen anspricht. Rufen Sie die Berichte der vergangenen Monate auf derselben Website ab und überprüfen Sie sie auf dieselbe Weise anhand der Reise- und Standortdaten. Sie wollen herausfinden, ob es sich um einen einmaligen Ausrutscher oder um ein Muster handelt – was sowohl die Personalentscheidung als auch Ihre Verpflichtungen gegenüber dem Kunden beeinflusst. Außerdem erfahren Sie so, ob andere, bereits extern eingereichte Berichte korrigiert werden müssen.