Stärkung der Unternehmenssicherheit: Workforce-Management-Systeme für moderne Unternehmen

Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, ihr Eigentum, ihre Mitarbeiter und ihre Daten vor einer Vielzahl von Bedrohungen zu schützen. Dies kann sich aufgrund der Größe und Komplexität der Betriebsabläufe und Prozesse als schwierig erweisen, insbesondere für multinationale Konzerne. Mit dem richtigen System zum Sicherheitspersonalmanagement können Unternehmen diese Herausforderungen jedoch nicht nur bewältigen, sondern sie auch als Wachstumschancen nutzen.

Was ist Software für die physische Sicherheit in Unternehmen?

Software für die physische Sicherheit in Unternehmen ist eine Plattform, mit der große Organisationen ihr gesamtes Sicherheitsprogramm über ein einziges System verwalten können: interne Sicherheitsmitarbeiter, externe Dienstleister, Streifendienste, Vorfälle, Notfallmaßnahmen und Berichterstattung – und zwar standort-, regionen- und länderübergreifend. Diese oft als „Enterprise Security Workforce Management Software“ bezeichnete Lösung bietet Sicherheitsverantwortlichen die nötige Transparenz, Kontrolle und Datenbasis, um Risiken zu minimieren und den geschäftlichen Nutzen des Sicherheitsprogramms nachzuweisen.

10 unverzichtbare Funktionen für physische Sicherheitssoftware auf Unternehmensebene

Hier sind 10 Funktionen einer Sicherheitssoftwareplattform für Unternehmen, auf die jedes Unternehmen achten sollte:

1. Skalierbare Lösungen

Wenn Unternehmen wachsen, wachsen auch ihre Sicherheitsanforderungen. Eine robuste, durchgängige Workforce-Management-Plattform, die auf Skalierbarkeit ausgelegt ist, kann mit dem Unternehmen mitwachsen. Das bedeutet, dass Unternehmen nicht ständig in neue Sicherheitslösungen investieren müssen, wenn sie expandieren. Dies ermöglicht reibungslosere Übergänge und die Skalierung des Betriebs in neuen Regionen oder Märkten, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen.

2. Flexibles, offenes API-Ökosystem

Ein offenes API-Ökosystem in einer Plattform für das Personalmanagement im Bereich der physischen Sicherheit für Unternehmenskunden ermöglicht die nahtlose Integration mit verschiedenen Systemen, bietet Anpassungsmöglichkeiten an spezifische betriebliche Anforderungen und unterstützt die Skalierbarkeit. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, sich anzupassen und zu wachsen, ohne dass häufige Systemumstellungen erforderlich sind, was die betriebliche Effizienz und Wirtschaftlichkeit erheblich steigert. Eine All-in-One-Plattform unterstützt zudem die Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften und stärkt die Sicherheit durch die Integration modernster Technologien.

3. Vereinfachtes Kostenmanagement

Die finanziellen Auswirkungen einer eigenen Sicherheitsorganisation sind beträchtlich. Eine Lösung für das Personalmanagement, die Automatisierung und eine intelligente Ressourcenzuweisung bietet, kann jedoch dazu beitragen, unnötige Ausgaben zu reduzieren, indem sie die Dienstpläne der Sicherheitskräfte optimiert, Überschneidungen verhindert und die Genauigkeit der Berichterstattung verbessert – damit jeder für die Sicherheit ausgegebene Dollar optimal genutzt wird.

4. Einfache technische Aktualisierungen

Bei den rasanten Fortschritten in der Sicherheitstechnologie kann es eine schwierige Aufgabe sein, auf dem Laufenden zu bleiben. Die richtige Workforce-Management-Lösung hält mit den neuesten Innovationen Schritt. Durch regelmäßige Aktualisierungen und Technologieintegrationen helfen solche Sicherheitssysteme Unternehmen, immer einen Schritt voraus zu sein, ohne dass sie ständig manuell überarbeitet werden müssen.

5. Erkennung von Bedrohungen

Die Komplexität von Insider-Bedrohungen erfordert Sicherheitslösungen für Unternehmen, die sowohl robust als auch unauffällig sind. Workforce-Management-Software kann eine detaillierte Zugriffsüberwachung, die Erkennung von Anomalien und die Meldung von Vorfällen ermöglichen, um potenzielle Insider-Bedrohungen sowie böswillige Akteure auf physischer Ebene aufzudecken, bevor sie aktiv werden – und das unter Wahrung der Privatsphäre der Nutzer.

6. Automatisierung zur Gewährleistung der Compliance und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Unternehmen agieren in einem Umfeld komplexer, sich ständig ändernder Vorschriften. Eine leistungsstarke Lösung für das Personalmanagement unterstützt sie dabei, Compliance-Standards einzuhalten, indem sie automatisierte Berichterstellung, Prüfpfade und anpassbare Arbeitsabläufe bietet, die den gesetzlichen und branchenspezifischen Vorschriften entsprechen.

7. Verbesserte Datenanalyse

Die Analyse der enormen Datenmengen aus den Sicherheitssystemen von Unternehmen ist keine leichte Aufgabe. Moderne Lösungen für das Personalmanagement sind mit Datenanalyse-Tools ausgestattet, die umsetzbare Erkenntnisse für die Erkennung von Bedrohungen und fundierte Sicherheitsentscheidungen liefern und gleichzeitig den Datenschutz und die Datenintegrität gewährleisten.

8. Verbesserte Notfallmaßnahmen

Vorbereitung ist der Schlüssel zur Minderung der Auswirkungen von Notfällen. Lösungen für das Personalmanagement verbessern die Vorbereitung durch digitale Notfallpläne, auf die das Sicherheitsteam in Echtzeit zugreifen kann, und optimieren so die Koordination und Reaktion bei kritischen Ereignissen.

9. Integrierte cyber-physische Sicherheitsmaßnahmen

Da Cyberbedrohungen zunehmend auch den Bereich der physischen Sicherheit durchdringen, ist eine integrierte Cybersicherheit im Personalmanagement für die physische Sicherheit von entscheidender Bedeutung. Eine umfassende Lösung bietet robuste Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitspatches und Schutz vor Cyberangriffen, die physische Sicherheitssysteme gefährden könnten. TrackTik verfügt beispielsweise über die Zertifizierungen SOC 2 Typ II, ISO 27001 und ISO 27017 und hält sich an die Richtlinien des NIST SP 800-171. Erfahren Sie mehr über die Sicherheitszertifizierungen von TrackTik.

10. Unterstützung des weltweiten Betriebs

Das Sicherheitsmanagement auf globaler Ebene bringt ganz eigene Herausforderungen mit sich. Eine fortschrittliche Lösung für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich sollte unterschiedliche internationale Vorschriften, Sprachen und kulturelle Besonderheiten berücksichtigen und sicherstellen, dass die Sicherheitsprotokolle einheitlich sind und dennoch an die jeweiligen lokalen Gegebenheiten angepasst werden. Tools wie ReportPro AI mit Sprachunterstützung in Echtzeit helfen zudem mehrsprachigen Teams dabei, einheitliche Berichte zu erstellen.

Bewertungsbogen für Sicherheitssoftware für Unternehmen

Nutzen Sie diese Bewertungsvorlage, um Plattformen zu vergleichen und Ihre Anbieter-Demos zu strukturieren:

Fähigkeit	Fragen, die man Anbietern stellen sollte	Wie das gut aussieht
Skalierbarkeit	Kann die Plattform neue Standorte, Regionen und Anbieter hinzufügen, ohne dass ein neues System erforderlich ist?	Eine Plattform, die sich von einem einzelnen Standort bis hin zu einem globalen Programm skalieren lässt
Offene APIs und Integrationen	Mit welchen Systemen lässt es sich verbinden, und gibt es eine offene API?	Bidirektionale Integrationen mit HR-, Gehaltsabrechnungs-, Zutrittskontroll- und Erkennungssystemen
Kostenkontrolle	Wie verhindert das System Überstunden und Überschneidungen bei der Dienstplanung?	Eine Dienstplanung, die Überstunden und Personalengpässe aufzeigt, bevor sie Ihnen Kosten verursachen
Erkennung von Bedrohungen	Wie werden Vorfälle erfasst, eskaliert und analysiert?	Geführte Berichterstellung mit Foto-, Video- und GPS-Nachweisen sowie automatischer Eskalation
Einhaltung der Vorschriften	Welche Prüfpfade und Berichtssteuerungen sind integriert?	Mit Zeitstempel versehene Datensätze, geplante Pflichtmeldungen und konfigurierbare Arbeitsabläufe
Analytik	Können wir Trends über alle Websites und Anbieter hinweg erkennen, und gehören uns die Daten?	Individuell angepasste Dashboards sowie Datenreplikation in Ihre eigenen BI-Tools
Notfallmaßnahmen	Wie koordinieren die Einsatzkräfte bei einem kritischen Vorfall Alarme, Videoüberwachung und Einsatzkräfte?	Eine Leitstelle, die Warnmeldungen, Patrouillenstatus und Einsatzleitung vereint
Datensicherheit	Über welche unabhängigen Sicherheitszertifizierungen verfügt der Anbieter?	SOC 2 Typ II, ISO 27001 und ähnliche geprüfte Standards
Weltweiter Support	Unterstützt es mehrere Länder, Sprachen und Vorschriften?	Einheitliche globale Standards mit lokalisierten Arbeitsabläufen

Führung einer gemischten Belegschaft aus festangestellten und befristeten Mitarbeitern

Viele Unternehmen organisieren ihre Sicherheit mit einer Mischung aus internen Mitarbeitern und einem oder mehreren externen Anbietern. Ohne eine gemeinsame Plattform erstattet jeder Anbieter seine Berichte auf unterschiedliche Weise, sodass das Unternehmen letztendlich bei seinen eigenen Daten von seinen Anbietern abhängig ist. Software, die für die Unternehmenssicherheit entwickelt wurde, sollte Ihnen Folgendes ermöglichen:

• Herstellerübergreifende Standardisierung: Wenden Sie für jeden Anbieter und jeden Standort dieselben Vorlagen für Bestellungen, Rundgänge und Berichte an.
• Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten: Speichern Sie Vorfallberichte, Streifengänge und Dienstpläne in Ihrem eigenen System und nicht in dem Ihres Anbieters.
• Leistung vergleichen: Bewerten Sie jeden Anbieter anhand derselben Servicestandards und KPIs.
• Wechseln Sie den Anbieter, ohne Ihre Daten zu verlieren: Ihre Unterlagen bleiben bei Ihnen, auch wenn sich die Verträge ändern.

Ein weltweit tätiger Automobilhersteller stellte fest, dass seine externen Dienstleister über alle Vorfallberichte, Streifengänge und Dienstpläne verfügten. Lesen Sie, wie das Unternehmen seine Sicherheitsdaten zurückgewonnen hat.

Wie TrackTik Sicherheitsteams in Unternehmen unterstützt

TrackTik von Trackforce wurde als Betriebssystem für die Unternehmenssicherheit entwickelt und sorgt für eine Vereinheitlichung der Abläufe über Standorte, Anbieter und Länder hinweg:

• Befehl und Reaktion: Das TrackTik Command Center vereint Alarmüberwachung, Zugriff auf die Videoüberwachung und den Einsatz von Wachpersonal in einer einzigen Arbeitsumgebung.
• Standardisierte Außendienstabläufe: Konfigurierbare Touren, Einsatzbefehle und Berichtsvorlagen, die an allen Standorten und bei allen Anbietern einheitlich angewendet werden.
• Unternehmensanalytik: Business-Intelligence-Dashboards, benutzerdefinierte KPIs und automatisierte Datenreplikation in Ihre eigene Cloud-Umgebung und Ihre BI-Tools.
• Integrationen: bidirektionale Anbindungen an Personalwesen und Lohnabrechnung, ERP und Buchhaltung, Zugriffsmanagement über RightCrowd sowie KI-gestützte Bedrohungserkennung über Scylla.
• Geprüfte Datensicherheit: Zertifizierungen nach SOC 2 Typ II, ISO 27001 und ISO 27017, Übereinstimmung mit NIST SP 800-171 sowie Einhaltung der DSGVO und des CCPA.

Der Weg in die Zukunft mit der richtigen Lösung für das Sicherheitspersonalmanagement

Automatisierung, Integration und intelligente Technologien optimieren nicht nur die Sicherheitsabläufe, sondern verbessern auch die Fähigkeit, Bedrohungen vorzubeugen und darauf zu reagieren. Die richtige Lösung für das Personalmanagement mindert nicht nur Risiken, sondern wirkt auch als Wachstumsmotor, indem sie Vermögenswerte effizient und effektiv schützt und es Unternehmen so ermöglicht, sich auf die Erweiterung ihrer geschäftlichen Horizonte zu konzentrieren.

So fördern diese Plattformen das Wachstum von Unternehmen:

Effizientes Ressourcenmanagement

Durch die Automatisierung von Dienstplänen, die Optimierung des Personaleinsatzes und die Minimierung von Redundanzen können Unternehmen ihre Betriebskosten senken. Diese Einsparungen können dann in andere wachstumsorientierte Initiativen fließen, wie beispielsweise die Ausweitung der Marktpräsenz oder Investitionen in Forschung und Entwicklung. Diese Umstellung ermöglicht es der Unternehmensführung, sich auf Kerngeschäftsstrategien und Wachstum zu konzentrieren, anstatt sich in alltäglichen betrieblichen Herausforderungen zu verzetteln.

Datengestützte Entscheidungsfindung

Datenanalysetools liefern wertvolle Erkenntnisse, die bei der strategischen Planung und der Bewertung von Bedrohungen helfen. Durch das Verstehen von Sicherheitsmustern und das Erkennen potenzieller Schwachstellen können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen, die mit ihren Wachstumsstrategien übereinstimmen und die allgemeine Sicherheit verbessern.

Kundenvertrauen aufbauen

Wenn Kunden wissen, dass ein Unternehmen gut geschützt ist und die höchsten Sicherheitsstandards einhält, sind sie eher bereit, langfristige Partnerschaften einzugehen. Eine fortschrittliche Personalmanagement-Plattform sorgt zudem für mehr Transparenz bei den standortübergreifenden Sicherheitsmaßnahmen und liefert fundierte Berichte darüber, dass Produktivitäts- und Servicestandards eingehalten werden. Dieses Vertrauen ist entscheidend für nachhaltiges Wachstum und die Erschließung neuer Kundenkreise.

Für Unternehmen, die ihre physische Sicherheit stärken und gleichzeitig ihr Wachstum fördern wollen, ist die Investition in eine geeignete Plattform zur Verwaltung von Sicherheitspersonal unerlässlich.

Laden Sie den umfassenden Einkaufsleitfaden für Software zum Personalmanagement im Bereich der physischen Unternehmenssicherheit herunter und erfahren Sie mehr über wichtige Aspekte zur Optimierung Ihrer Technologieeinführung und zur Stärkung der Unternehmenssicherheit. Oder vereinbaren Sie eine TrackTik-Demo, um die Plattform anhand Ihrer eigenen Standorte kennenzulernen.