Einsatz der konfigurierbaren Berichtsvorlagen von Trackforce zur Verwaltung von Vorfällen und Wachaktivitäten

Einsatz der konfigurierbaren Berichtsvorlagen von Trackforce zur Verwaltung von Vorfällen und Wachaktivitäten

In welchem Bereich müssen Sicherheitsteams besonders überzeugen? Wenn es um die Standardisierung von Geschäftsabläufen geht, revolutionieren konfigurierbare oder anpassbare Berichtsvorlagen die Art und Weise, wie Sicherheitsunternehmen den Berichtsprozess angehen.

Dank konfigurierbarer Berichtsvorlagen können Vorgesetzte Formularfelder und Formularanforderungen an Standardarbeitsanweisungen (SOPs), vertragliche Vorgaben und behördliche Vorschriften anpassen. Darüber hinaus trägt die Konfiguration von Berichten – insbesondere von Vorfall- oder Tagesberichten – zur Standardisierung der Prozesse im Sicherheitsunternehmen bei, sodass der Betrieb vorhersehbar und effizient abläuft.

Die konfigurierbaren Berichtsvorlagen von Trackforce vereinfachen den Berichtsprozess und ermöglichen es Vorgesetzten, einen oder mehrere Berichte, die an verschiedenen Standorten verwendet werden, mühelos anzupassen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Sicherheitspersonal weiß, was und wie es zu melden ist, während gleichzeitig die Prozesse standardisiert werden, um einen fehlerfreien Betrieb zu gewährleisten.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, was Sicherheitsunternehmen tun können, um ihre Berichterstattung zu standardisieren, und wie sich Berichte so gestalten lassen, dass sie aussagekräftiger werden – alles mit dem Ziel, genau den Bereich zu verbessern, in dem Sicherheitsteams herausragende Leistungen erbringen müssen.

Lesen Sie Teil 1 und Teil 2 der Serie zur Konfiguration von Vorfall- und Tagesberichten für Sicherheitskräfte:

• Teil 1: Was gehört in einen Bericht? Die richtige Meldung von Vorfällen im Bereich der physischen Sicherheit
• Teil 2: Wie konfigurierbare Berichtsvorlagen den Prozess der Vorfallmeldung durch Sicherheitspersonal standardisieren

Was Sicherheitsunternehmen tun können, um ihre Berichterstattung zu vereinheitlichen

Wenn es bei der Berichterstellung auf eines ankommt, dann ist es, dass sie zuverlässig sein muss. Der beste Weg, um zuverlässige Berichte zu erstellen, ist die Erstellung von Basisvorlagen. Bei der Erstellung von Vorlagen werden mehrere Berichtsbereiche eingerichtet, mit dem Ziel, den Prozess einfach und wiederholbar zu gestalten.

Wenn ein Bericht wiederverwendbar ist, bedeutet dies, dass er problemlos standardisiert und an mehreren Standorten verwendet werden kann. Die beste standardisierte Berichtsvorlage enthält alle Angaben, die zur Einhaltung von SOPs, vertraglichen Verpflichtungen und anderen Vorschriften erforderlich sind.

Trackforce vereinfacht den Standardisierungsprozess durch die Erstellung benutzerfreundlicher Berichtsvorlagen. Der Vorlagenprozess regelt, wie Unternehmen ihre Berichte nutzen, anpassen und bewerten, um die Einheitlichkeit über einen oder mehrere Standorte hinweg zu gewährleisten.

Mit strukturierten Berichten können Sie nach Mitarbeiter, Berichtstyp, Aktivitätsart oder weiteren Informationen filtern.
Wählen Sie aus, wer den Bericht erhalten soll.
Zeigen Sie eine Vorschau des fertigen Berichts und der angehängten Elemente wie Videos oder Fotos an.
Erstellen Sie den Bericht auf dem Smartphone, damit die Wachleute leicht darauf zugreifen können.

Zwar sind nicht alle Vorlagenlösungen gleich, doch die Software zur Meldung von Vorfällen von Trackforce ermöglicht es Sicherheitsunternehmen, ihre Berichterstattung schnell anzupassen und einzuhalten, um auch strengste Vorschriften oder vertragliche Anforderungen zu erfüllen.

Hier sind 7 Funktionen zur Meldung von Vorfällen durch Sicherheitspersonal, die in Trackforce zu finden sind:

1. Flexible Feldoptionen zur Digitalisierung von Papierformularen
2. Drag & Drop zur Erstellung von Vorlagen
3. Sprach-zu-Text-Funktion für eine einfache Bedienung
4. Unterstützung für Mediendateianhänge wie Fotos mit Zeitstempel, Audio- und Videodateien, GPS-Standortdaten und Notizen
5. Konfigurierbare Benachrichtigungen und automatische Warnmeldungen an die Beteiligten
6. Authentifizierung des Wachpersonals und Möglichkeiten zur Nachverfolgung durch die Vorgesetzten
7. Berichtsanalysen zur Statusverfolgung

So konfigurieren Sie Berichte zu Sicherheitsvorfällen und täglichen Aktivitäten (DARs)

Prozesse wie die Sicherung von Beweismitteln, die Reaktion des Wachpersonals, die Rechenschaftspflicht bei der Berichterstattung und die Dokumentation von Folgemaßnahmen müssen sicherstellen, dass Sicherheitsunternehmen den größtmöglichen Nutzen aus ihrer Datenerfassung ziehen.

Mithilfe konfigurierbarer Berichte können Sicherheitsunternehmen standortübergreifende Vergleiche anstellen, um kritische Analysen durchzuführen und Risiken besser zu mindern. Anhand solcher Vergleiche lässt sich feststellen, an welchen Standorten mehr Verstöße auftreten, welche Standorte gute Ergebnisse erzielen und an welchen möglicherweise weitere Maßnahmen erforderlich sind.

Trackforce unterstützt Vorgesetzte und Sicherheitsmitarbeiter bei der Konfiguration der Berichterstellung, um das Risiko potenzieller Fehler oder Missverständnisse zu verringern. Und so funktioniert es:

Digitale Erfassung von Berichten über kritische Vorfälle und Aktivitäten
Durch die Abkehr von der papierbasierten Berichterstattung haben Sicherheitsunternehmen es ermöglicht, mit der digitalen Berichterstattung Belege direkt an einen Bericht anzuhängen. Das bedeutet, dass Sicherheitskräfte vor Ort Fotos, Videos oder Kommentare aufnehmen und diese zur Überprüfung durch ihre Vorgesetzten anhängen können.

Mithilfe digitaler Berichte lassen sich alle gemeldeten Vorfälle oder täglichen Aktivitäten protokollieren und auf einem Echtzeit-Dashboard visualisieren. Vorgesetzte können den Betriebszustand der Standorte und die Vorfallaktivitäten zur Überprüfung visualisieren, um festzustellen, welche Standorte die sofortige Aufmerksamkeit der Verantwortlichen erfordern.

Schaffen Sie eine narrensichere Methode zur Gewährleistung der Glaubwürdigkeit von Berichten
Sicherheitsdienstleister verlassen sich darauf, dass ihr Sicherheitsteam glaubwürdige Berichte erstellt, die bei Bedarf auch in Gerichtsverfahren als Beweismittel dienen können. Dank konfigurierbarer Berichtsfunktionen ist es nun noch einfacher, sicherzustellen, dass Sicherheitskräfte an vorderster Front die erforderlichen Informationen dokumentieren können – wie beispielsweise Unterschriften, Einträge mit Zeitstempel oder den GPS-Standort der Sicherheitskräfte –, die zur Untermauerung der Glaubwürdigkeit notwendig sind.

Erstellen Sie Antwortfelder für die einfache Berichterstellung durch Sicherheitskräfte
Digitale Berichte machen die Berichterstellung durch Sicherheitskräfte einfach und fehlerfrei. Vorgesetzte haben die Möglichkeit, Pflichtfelder mit vorformulierten Antworten zu erstellen, sodass Sicherheitskräfte vor Ort beim Ausfüllen eines Berichts die passende Option auswählen können. Dank der vorformulierten Antworten können Vorgesetzte jeden Bericht ganz einfach so anpassen, dass er genau die Informationen enthält, die die Beteiligten oder die Verantwortlichen des Sicherheitsunternehmens benötigen.