«Cubierto» no significa «conforme»: en qué se equivocan las empresas de seguridad en cuanto a la programación

«Cubierto» no significa «conforme»: en qué se equivocan las empresas de seguridad en cuanto a la programación

El problema no son las órdenes de envío, sino los sistemas desconectados entre sí.

Hay una suposición implícita en la mayoría de las operaciones de seguridad: si un turno está cubierto, está cubierto correctamente. Sin embargo, «cubierto» y «conforme a la normativa» son dos cosas diferentes. La brecha entre ambas es donde se acumulan silenciosamente, turno tras turno, los riesgos relacionados con las obligaciones salariales, las infracciones de certificación y la responsabilidad como empleador conjunto, hasta que ya no es así.

Las recientes medidas de control lo ponen de manifiesto. En abril de 2023, el Departamento de Trabajo de EE. UU. ordenó a una empresa de seguridad de California que pagara a 54 guardias un total de 78 000 dólares tras constatar que la empresa les había denegado ilegalmente el pago de horas extras y había intentado ocultar esas horas registrándolas como formación, bonificaciones y reembolsos. Otra medida del Departamento de Trabajo de ese mismo año se dirigió contra una empresa de seguridad de Chicago por clasificar erróneamente a los guardias como autónomos, lo que supuso el pago de más de 450 000 dólares en concepto de salarios atrasados y daños y perjuicios.

Estos casos parecen problemas relacionados con las nóminas. Pero no lo son. Su origen está en los flujos de trabajo de programación.

La trampa de las credenciales: destinados a sus puestos antes de estar cualificados

En muchas jurisdicciones está prohibido por ley asignar a trabajadores no certificados a puestos específicos de agente de seguridad. Washington D. C. exige que los agentes de seguridad que trabajan en edificios de oficinas reciban un salario basado en la clasificación «Guard 1» establecida por el Secretario de Trabajo de EE. UU. en virtud de la Ley de Contratos de Servicios (Service Contract Act), según la Oficina del Fiscal General, una tarifa vinculada explícitamente a la condición de agente certificado. A partir de julio de 2024, dicha tarifa no será inferior a 19,39 dólares por hora, más 4,98 dólares en prestaciones complementarias.

Aquí está el problema: un guardia que haya sido destinado a un puesto antes de obtener la certificación necesaria podría no tener derecho, con carácter retroactivo, al salario protegido, mientras que, al mismo tiempo, la empresa podría haber infringido la legislación sobre destinos. Se trata de un doble riesgo, y no es que un responsable haya tomado una mala decisión. Es un sistema de planificación de turnos sin medidas de seguridad.

Cuando el sistema de seguimiento de credenciales de Trackforce está activo, se impide que los guardias que no cumplen los requisitos sean asignados a puestos protegidos antes incluso de que se elabore el turno. Las alertas de caducidad avisan de forma proactiva de los plazos de renovación. El sistema se encarga de hacer cumplir la norma, por lo que tu responsable de planificación no tiene que acordarse de ella a las 23:00 h, cuando está intentando cubrir una vacante de última hora.

La trampa del título: No importa cómo se llame el puesto. Lo que importa es lo que hacen.

Los tribunales y las autoridades reguladoras laborales se centran cada vez más en las funciones que realmente se desempeñan, y no en el cargo que figura en el contrato o en la nómina. Un «embajador de vestíbulo» o «vigilante de instalaciones» que patrulla, controla el acceso, responde a las alarmas y expulsa a los intrusos es un agente de seguridad según la mayoría de las definiciones legales, independientemente de lo que establezca el contrato con el cliente.

Se trata de un riesgo de clasificación que se acumula a lo largo del tiempo en cientos de puestos. Y es difícil protegerse contra él a posteriori, cuando la única documentación sobre las funciones del puesto es una descripción del mismo redactada de forma imprecisa con el fin de eludir los umbrales reglamentarios.

Cuando los turnos se configuran en Trackforce según plantillas de puestos definidas con conjuntos de funciones documentados, la empresa crea un registro auditable de lo que realmente implica cada puesto. Esa documentación constituye tu primera línea de defensa ante cualquier controversia sobre la clasificación de puestos, y obliga a que el debate se produzca en el momento de la negociación del contrato, y no durante la fase de presentación de pruebas.

La trampa del «empleador conjunto»: una advertencia directa para los clientes corporativos

Si tu organización se encarga de la gestión de la seguridad de los contratos, esta sección va dirigida a ti.

La norma sobre empleadores conjuntos de la NLRB de 2023 redujo drásticamente el umbral para clasificar a una entidad contratante como empleador, según informó The Harvard Crimson, y la aplicación de la norma no se ha hecho esperar. En un caso muy sonado de 2023, la NLRB alegó que la Universidad de Harvard era empleadora conjunta de dichos guardias, una conclusión que, según los expertos en derecho laboral, podría cambiar significativamente la forma en que la universidad gestiona las relaciones con los contratistas. La cuestión fundamental: Harvard dictaba los requisitos de horarios, establecía las políticas de conducta y actuaba como contacto principal para el cumplimiento del contrato.

Muchos clientes empresariales no son conscientes de que sus prácticas habituales de gestión de proveedores —como las instrucciones detalladas tras la adjudicación de un contrato, el contacto directo con el supervisor y las evaluaciones periódicas del rendimiento— pueden interpretarse como una situación de empleo conjunto ante un tribunal. Según el marco ampliado de la NLRB, una entidad puede considerarse empleador conjunto incluso si solo tiene la autoridad para controlar una condición del contrato de trabajo, y no solo cuando ejerce activamente dicho control. WTW

La respuesta de Trackforce para los compradores corporativos es clara: visibilidad del cumplimiento normativo sin control operativo. El responsable de una instalación puede confirmar en tiempo real que cada puesto está cubierto por un guardia con la certificación vigente, sin intervenir en la forma en que dichos guardias desempeñan sus funciones. Esa es la distinción que importa desde el punto de vista legal. Lo que se compra es garantía, no supervisión.

El cumplimiento normativo comienza con unos flujos de trabajo de planificación precisos

La mayoría de las herramientas de planificación se han diseñado para resolver un problema de cobertura. Cubrir el turno, llenar el hueco y seguir adelante. En sectores regulados como el de la seguridad, ese enfoque supone un riesgo.

Quién cubre el turno es tan importante como el hecho de que se cubra. El proceso de planificación de turnos es donde se integra o se omite el cumplimiento normativo, sin que haya ninguna señal visible cuando se omite.

El ciclo de trabajo de Trackforce subsana esa deficiencia de forma sistemática: se detecta la caducidad de las credenciales, se marca al empleado, se le impide acceder a puestos para los que no cumple los requisitos, se avisa al supervisor, se busca un sustituto entre el grupo de candidatos cualificados y se cubre el turno con un registro de cumplimiento documentado. La integridad de la nómina se garantiza de forma natural. Cuando la persona adecuada ocupa el puesto adecuado y se dispone de un registro de credenciales con marca de tiempo, las disputas sobre las tarifas salariales cuentan con un rastro documental claro.

La línea de tendencia no evoluciona en una dirección favorable

Las leyes de protección salarial para los agentes de seguridad se están extendiendo por todas las jurisdicciones de EE. UU. Los litigios colectivos implican que un único fallo sistémico en la programación de turnos puede afectar a miles de turnos y a docenas de demandantes. Los abogados de los demandantes conocen cada vez mejor cómo funcionan los sistemas de programación de turnos y qué es lo que estos no documentan.

Las empresas mejor posicionadas no son aquellas que cuentan con mejores políticas. La mayoría de las empresas cuentan con las políticas adecuadas. La diferencia radica entre la política y su aplicación, y esa diferencia se encuentra en el flujo de trabajo de la programación. Una política que establezca que «solo se deben asignar guardias certificados» no sirve de nada si tu sistema de programación no tiene forma de ponerla en práctica.

La pregunta a la que debería responder tu sistema de planificación

La cuestión del cumplimiento normativo en las operaciones de seguridad no es si tu empresa cuenta con una política de certificación, sino si tu sistema de planificación de turnos la tiene en cuenta y actúa en consecuencia antes de asignar un turno, y no después de que se detecte una infracción.

Esa es la diferencia entre un programa de cumplimiento y un historial de cumplimiento.

Descubre cómo Trackforce automatiza el cumplimiento normativo en materia de credenciales en todo tu flujo de trabajo de planificación con su paquete de herramientas de administración empresarial.

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