Clauses de sous-traitance complétant les Conditions générales de vente de TRACKFORCE

Les solutions logicielles commercialisées par Trackforce sont conçues et développées en interne, sans aucun recours à la sous-traitance. Toutefois, Trackforce peut être amenée à faire appel à des sociétés tierces pour certaines prestations telles que l’hébergement des données ou la fourniture de logiciels dédiés notamment à la gestion de la relation client, à la gestion commerciale, à la force de vente, à la gestion de la production ou encore à la gestion de projets.

Les présentes clauses de sous-traitance définissent donc les conditions dans lesquelles Trackforce pourra, soit confier ces types de prestations à des tiers sous-traitants, soit exécuter elle-même, en qualité de sous-traitant, les prestations pour le compte du Client, responsable du traitement au sens du Règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données à caractère personnel, à compter de son entrée en vigueur le 25 mai 2018 (ci-après le « RGPD »).

De ce fait, les présentes clauses de sous-traitance viennent compléter les CGV de Trackforce en matière de sous-traitance, telles que prévues ci-après.

Clause n° 1 : Sous-traitance entre TRACKFORCE et les tiers sous-traitants

Le Client autorise expressément TRACKFORCE à sous-traiter tout ou partie des prestations prévues dans les CGV à tout sous-traitant tiers de son choix.

L'achat par le Client des Produits visés et commercialisés dans les CGV de TRACKFORCE implique l'acceptation par le Client du recours à la sous-traitance et des conditions générales de services du Sous-traitant.

Il incombe à TRACKFORCE de s’assurer que le sous-traitant choisi offre des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à ce que le traitement soit conforme aux exigences du RGPD.

Clause n° 2 : Sous-traitance entre TRACKFORCE et le Client

Aux termes du présent article 2, TRACKFORCE est le sous-traitant et le Client est le responsable du traitement au sens du RGPD, pour toutes les données à caractère personnel traitées par TRACKFORCE pour le compte du Client en application des CGV de TRACKFORCE.

Clause n° 2-1 : Objet

La présente clause n° 2.1 et ses différentes sous-sections ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles TRACKFORCE (agissant en qualité de sous-traitant du client) s’engage à effectuer pour le compte du client (agissant en qualité de responsable du traitement) les opérations de traitement des données à caractère personnel définies ci-après.

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement des données à caractère personnel et, en particulier, le RGPD, qui est obligatoire à compter du 25 mai 2018.

Clause n° 2-2 : Traitements sur instruction

TRACKFORCE et toute personne agissant sous son autorité et ayant accès aux données à caractère personnel du Client, s’engagent à ne traiter ces données que sur instruction documentée du Client, y compris, le cas échéant, en ce qui concerne les transferts de ces données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, à moins que TRACKFORCE ne soit tenue d’y procéder en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’État membre auquel TRACKFORCE est soumise. Dans ce cas, TRACKFORCE informe le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.

TRACKFORCE informe immédiatement le Client si, selon TRACKFORCE, une instruction du Client constitue une violation de la législation européenne relative à la protection des données à caractère personnel.

Clause n° 2-3 : Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance

TRACKFORCE est autorisée à traiter, pour le compte du Client, les données à caractère personnel nécessaires à la fourniture du ou des services définis d'un commun accord entre les Parties, y compris la durée du traitement, la nature et la finalité de celui-ci, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, ainsi que les obligations et les droits du Client en sa qualité de responsable du traitement.

Clause n° 2-4 : Obligations du sous-traitant TRACKFORCE vis-à-vis du client responsable du traitement

En tant que sous-traitant pour les données faisant l'objet de la sous-traitance, TRACKFORCE s'engage à :

Traiter les données à caractère personnel concernées uniquement aux fins qui font l’objet de la sous-traitance.
Traiter les données concernées conformément aux instructions documentées du client responsable du traitement.
Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées.
Veiller à ce que les personnes habilitées à traiter des données à caractère personnel en vertu du présent contrat (i) s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité et (ii) reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.
Tenir compte, en ce qui concerne ses outils, produits, applications ou services, des principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

Clause n° 2-5 : Sous-traitance de deuxième niveau

En tant que sous-traitant pour les données faisant l'objet de la sous-traitance, TRACKFORCE peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après dénommé « sous-traitant de deuxième rang ») pour effectuer des opérations de traitement spécifiques.

Dans ce cas, TRACKFORCE informe préalablement et par écrit le responsable du traitement de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant ainsi que les dates du contrat de sous-traitance. Le responsable du traitement dispose d’un délai de 10 (dix) jours à compter de la date de réception de cette information pour faire valoir ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le responsable du traitement n’a pas émis d’objection pendant le délai convenu.

Le sous-traitant de deuxième rang est tenu de respecter les obligations du présent contrat pour le compte et selon les instructions du responsable du traitement. Il appartient au sous-traitant initial de s’assurer que le sous-traitant de deuxième rang offre les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD. Si le sous-traitant de deuxième rang ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, le sous-traitant initial reste pleinement responsable vis-à-vis du responsable du traitement de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations.

Clause n° 2-6 : Droit à l'information des personnes concernées

Il incombe au client, en tant que responsable du traitement, de fournir les informations aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

Clause n° 2-7 : Exercice des droits des personnes

Dans la mesure du possible, TRACKFORCE doit, en sa qualité de sous-traitant, aider le client responsable du traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

Lorsque les personnes concernées adressent au sous-traitant TRACKFORCE des demandes visant à exercer leurs droits, TRACKFORCE doit transmettre ces demandes dès leur réception par courrier électronique à l’adresse e-mail de contact du client telle qu’elle figure dans son profil.

Clause n° 2-8 : Notification des violations de données à caractère personnel

En sa qualité de sous-traitant, TRACKFORCE notifie au client responsable du traitement toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais, conformément à l’article 34 du RGPD, dès qu’elle en a pris connaissance, et par courrier électronique à l’adresse e-mail de contact du client telle qu’elle figure sur son profil.

Cette notification est accompagnée de toute la documentation nécessaire pour permettre au client responsable du traitement, le cas échéant, de signaler cette violation à l’autorité de contrôle compétente, à savoir la Commission nationale pour la protection des données (CNPD) pour le Luxembourg, ou ses équivalents européens pour les autres États membres de l’Union.

Clause n° 2-9 : Assistance du sous-traitant TRACKFORCE dans le cadre du respect, par le client responsable du traitement, de ses obligationss

En sa qualité de sous-traitant, TRACKFORCE assiste le client, responsable du traitement, dans la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données et dans la consultation préalable de l’autorité de contrôle.

Les prestations prévues à la présente clause 2-9 seront fournies par TRACKFORCE selon les conditions, notamment financières et de délai, à convenir au préalable entre le Client et TRACKFORCE.

Clause n° 2-10 : Mesures de sécurité

Étant donné que l’article 32 du RGPD prévoit que la mise en œuvre des mesures de sécurité incombe au responsable du traitement et au sous-traitant, chaque Partie s’engage, en ce qui concerne les données à caractère personnel dont elle a la charge, à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles garantissant un niveau de sécurité adapté au risque, y compris, entre autres, selon les besoins :

La pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel ;
Les moyens permettant de garantir en permanence la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes et des services de traitement ;
Les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
Une procédure visant à tester, analyser et évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles destinées à garantir la sécurité du traitement.

La mise en œuvre d’un code de conduite agréé, conformément à l’article 40 du RGPD, ou d’un mécanisme de certification agréé, conformément à l’article 42 du RGPD, peut servir à démontrer le respect des exigences de sécurité prévues au paragraphe 1 de l’article 32 du RGPD, telles que rappelées ci-dessus.

Clause n° 2-11 : Sortie des données

TRACKFORCE s’engage à détruire les données à caractère personnel à l’issue de leur délai de conservation, fixé en fonction de la nature de ces données, étant précisé que le Client doit effectuer régulièrement ses propres sauvegardes à l’aide des outils logiciels mis à sa disposition sur la plateforme Guardtek.

Clause n° 2-12 : Délégué à la protection des données

En sa qualité de sous-traitant, TRACKFORCE communique au client responsable du traitement le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données (ou Data Protection Officer, ci-après « DPO »), désigné conformément à l’article 37 du RGPD, si le client en fait la demande.

Clause n° 2-13 : Registre des catégories d’activités de traitement

En sa qualité de sous-traitant, TRACKFORCE déclare tenir un registre écrit de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du client responsable du traitement, comprenant :

Le nom et les coordonnées du client responsable du traitement pour le compte duquel le sous-traitant TRACKFORCE agit, des éventuels sous-traitants de deuxième rang et, le cas échéant, du délégué à la protection des données ;
Les catégories de traitements effectués pour le compte du client responsable du traitement ;
Le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa, du RGPD, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées ;
Dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, comprenant notamment, selon les besoins : (i) la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel ; (ii) les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ; (iii) des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ; (iv) une procédure visant à tester, analyser et évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles destinées à garantir la sécurité du traitement.

Clause n° 2-14 : Documentation

En sa qualité de sous-traitant, TRACKFORCE met à la disposition du client responsable du traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits, y compris d’inspections, par le client responsable du traitement ou par un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits.

Clause n° 3 : Obligations du client, responsable du traitement, vis-à-vis du sous-traitant TRACKFORCE

En sa qualité de responsable du traitement, le Client s’engage à :

Fournir au sous-traitant TRACKFORCE les informations et données visées à la clause 2-3 des présentes.
Consigner par écrit toute instruction relative au traitement des données par le sous-traitant TRACKFORCE.
Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, à ce que le sous-traitant TRACKFORCE respecte les obligations prévues par le RGPD.
Superviser le traitement, notamment en effectuant des audits et des inspections auprès du sous-traitant TRACKFORCE.

Clause n° 4 : Maintien des dispositions non contraires des CGV de TRACKFORCE

Les présentes clauses de sous-traitance viennent compléter les CGV de TRACKFORCE, dont les dispositions non contraires restent applicables.