El manual de gestión de incidentes interfuncional

Analiza cómo un incidente afecta a todos los departamentos implicados, antes de que se produzca realmente.

Un informe de incidente casi nunca se limita al ámbito de la seguridad. En cuestión de horas, afecta a Recursos Humanos, TI, el departamento jurídico y de cumplimiento normativo, el departamento de riesgos y seguros, el departamento de instalaciones y operaciones, y el de salud y seguridad. Este manual plasma esa realidad en seis hojas de cálculo y tablas RACI que puedes rellenar hoy mismo, utilizando lo que ya sabes sobre tu propia organización.

Contenido

Seis hojas de trabajo de una página, una para cada departamento que acabe viéndose involucrado en un incidente de seguridad física:

• Recursos Humanos: violencia en el lugar de trabajo, conductas indebidas y problemas de comportamiento que se convierten rápidamente en asuntos de RR. HH.
• Tecnologías de la información: revocación de tarjetas de identificación y acceso al sistema, pérdida de credenciales, amenazas de «deepfake» y suplantación de identidad
• Asuntos jurídicos y de cumplimiento normativo: riesgo de responsabilidad civil, límites del coempleo, factores desencadenantes en materia de normativa y litigios
• Riesgo y seguros: los datos sobre incidentes que determinan el precio de la cobertura y respaldan las decisiones sobre la dotación de personal
• Instalaciones y operaciones: las tareas de mantenimiento y acceso que, de forma discreta, influyen en tu nivel de seguridad
• Salud y seguridad: las lesiones, los conatos de accidente y los incidentes notificables cuyo plazo reglamentario ya ha comenzado a correr

Cada hoja de trabajo plantea las mismas dos preguntas: ¿qué debe saber este departamento durante la primera hora? y ¿a quién corresponde comunicárselo? A continuación, una tabla RACI obliga a plantearse la pregunta más difícil: ¿quién es el responsable, a quién hay que rendir cuentas, a quién hay que consultar y a quién hay que informar en cada situación que desencadene un incidente?

¿Qué cambia una vez que lo rellenas?

Casi siempre, cada incidente afecta a un grupo central (seguridad, recursos humanos, departamento jurídico, TI) y arrastra a otros en función de lo que haya ocurrido realmente (instalaciones, salud y seguridad, gestión de riesgos). La mayoría de los responsables de seguridad perciben ese patrón de forma instintiva. Pocos lo han plasmado alguna vez por escrito con las personas que realmente intervienen.

Reúnete con los jefes de departamento y analicen la situación juntos; así, las lagunas saldrán a la luz por sí solas: la columna «Responsable» en blanco, los dos departamentos que dieron por hecho que el otro se encargaría de tomar la decisión. Es más fácil detectarlas aquí que en medio de un incidente real.

Lo que te llevarás de aquí

• Un primer borrador de un plan interfuncional de comunicación de incidentes, elaborado íntegramente a partir de la estructura de tu propia organización
• Una lista clara de qué departamento es responsable de cada desencadenante de incidente y en qué casos dicha responsabilidad no está definida actualmente.
• Un documento de trabajo que puedes presentar en tu próxima reunión de responsables de seguridad o en tu próxima conversación con un departamento con el que no sueles hablar lo suficiente
• La estructura inicial para un equipo de gestión de crisis, si aún no dispones de uno formalizado, o una forma de poner a prueba el que ya tienes

Este cuaderno de ejercicios se basa en nuestro seminario web «De la insignia a la sala de juntas», en el que participa Todd Kreisher, un veterano del Servicio Secreto con 27 años de experiencia y antiguo director de seguridad corporativa del sector de la automoción, en conversación con Jeff DiDomenico, de Trackforce. Ve el seminario web bajo demanda →