Das Arbeitsbuch für funktionsübergreifendes Vorfallmanagement

Stellen Sie dar, wie ein Vorfall alle betroffenen Abteilungen durchläuft, bevor er tatsächlich eintritt

Ein einzelner Vorfallbericht bleibt selten auf die Sicherheitsabteilung beschränkt. Innerhalb weniger Stunden betrifft er die Bereiche Personalwesen, IT, Recht und Compliance, Risiko und Versicherung, Facility Management und Betrieb sowie Gesundheit und Sicherheit. Diese Arbeitsmappe bildet diese Realität in sechs Arbeitsblättern und RACI-Tabellen ab, die Sie noch heute ausfüllen können – auf der Grundlage dessen, was Sie bereits über Ihre eigene Organisation wissen.

Inhalt

Sechs einseitige Arbeitsblätter, jeweils eines für jede Abteilung, die letztendlich mit einem Vorfall im Bereich der physischen Sicherheit zu tun hat:

• Personalwesen: Gewalt am Arbeitsplatz, Fehlverhalten und Verhaltensprobleme, die schnell zu Personalangelegenheiten werden
• Informationstechnologie: Entzug von Ausweisen und Systemzugriffsrechten, verlorene Zugangsdaten, Deepfake- und Identitätsbetrugsrisiken
• Recht und Compliance: Haftungsrisiken, Grenzen der gemeinsamen Arbeitgeberhaftung, Auslöser für regulatorische Maßnahmen und Rechtsstreitigkeiten
• Risiko und Versicherung: Die Vorfalldaten, die als Grundlage für die Prämienberechnung dienen und Personalentscheidungen untermauern
• Einrichtungen und Betrieb: Wartungs- und Zugangsarbeiten, die sich unbemerkt auf Ihre Sicherheitslage auswirken
• Gesundheit und Sicherheit: Verletzungen, Beinaheunfälle und meldepflichtige Vorfälle, bei denen die behördliche Frist bereits läuft

Jedes Arbeitsblatt enthält dieselben zwei Fragen: Was muss diese Abteilung in der ersten Stunde wissen, und wer ist dafür zuständig, sie darüber zu informieren? Anschließend zwingt ein RACI-Schema zur Beantwortung der schwierigeren Frage, wer für jeden Vorfallauslöser verantwortlich (Responsible), rechenschaftspflichtig (Accountable), zu konsultieren (Consulted) und zu informieren (Informed) ist.

Was ändert sich, sobald man das Formular ausgefüllt hat?

Jedes Ereignis betrifft fast immer eine Kerngruppe (Sicherheit, Personalwesen, Rechtsabteilung, IT) und zieht je nach dem, was tatsächlich passiert ist, weitere Bereiche mit ein (Gebäudemanagement, Arbeitssicherheit, Risikomanagement). Die meisten Sicherheitsverantwortlichen spüren dieses Muster instinktiv. Nur wenige haben es jemals schriftlich festgehalten und dabei die tatsächlich betroffenen Personen einbezogen.

Setzen Sie sich mit Ihren Abteilungsleitern zusammen und gehen Sie die Liste gemeinsam durch – dann treten die Lücken von selbst zutage: die leere Spalte „Verantwortlich“, die beiden Abteilungen, die beide davon ausgegangen sind, dass die andere die Entscheidung treffen würde. Diese lassen sich hier leichter aufspüren als mitten in einem tatsächlichen Vorfall.

Was Sie davon mitnehmen werden

• Ein erster Entwurf eines funktionsübergreifenden Kommunikationsplans für Vorfälle, der vollständig auf Ihrer eigenen Organisationsstruktur basiert
• Eine übersichtliche Liste, aus der hervorgeht, welche Abteilung für welchen Vorfall-Trigger zuständig ist und wo diese Zuständigkeit derzeit noch nicht festgelegt ist
• Ein Arbeitspapier, das Sie bei Ihrem nächsten Treffen der Sicherheitsleitung oder bei Ihrem nächsten Gespräch mit einer Abteilung, mit der Sie nicht oft genug sprechen, vorlegen können
• Die Grundstruktur für ein Krisenmanagementteam – falls Sie noch kein formelles Team eingerichtet haben – oder eine Möglichkeit, Ihr bestehendes Team auf Herz und Nieren zu prüfen

Dieses Arbeitsbuch basiert auf unserem Webinar „From Badge to Boardroom“, in dem Todd Kreisher, ein 27-jähriger Veteran des Secret Service und ehemaliger CSO der Automobilbranche, im Gespräch mit Jeff DiDomenico von Trackforce zu sehen ist. Sehen Sie sich das Webinar auf Abruf an →