Häufige Einwände gegen Investitionen in Guard-Management-Software ausräumen

Häufige Einwände gegen Investitionen in Guard-Management-Software ausräumen

Als Vorgesetzter in der Sicherheitsbranche stößt die Bitte an den Firmeninhaber, eine neue Technologie einzuführen, oft auf massiven Widerstand.

Zu den häufigsten Gründen, die wir hören, gehören:

• „Wir haben kein Budget.“
• „Unsere Kunden fragen nicht danach.“
• „Uns geht es gut. Wir brauchen das nicht.“

Wenn der Vorgesetzte dem Inhaber des Sicherheitsunternehmens den technologischen Bedarf und die damit verbundene Herausforderung darlegt, präsentiert er gleichzeitig eine Lösung für das Problem. Dem Inhaber, der ohnehin schon alle Hände voll zu tun hat, noch weitere Probleme aufzubürden, trägt dazu bei, dass es zu sofortigem Widerstand kommt oder dieser verstärkt wird.

Inhaber von Sicherheitsunternehmen sind oft mit einer Vielzahl anderer geschäftlicher Herausforderungen überfordert, die sie zu bewältigen versuchen. Infolgedessen sind sie unter Umständen unsicher, welche Herausforderungen am dringendsten angegangen werden müssen.

Inhaber erwarten von ihren Vorgesetzten, dass sie Führungsstärke zeigen. Indem Sie ein Problem bereits mit einer Lösung angehen, können Sie sehr schnell dazu beitragen, die unmittelbare Anspannung zu mildern, die ein Inhaber verspürt, wenn ein Mitarbeiter mit einem neuen Problem auf ihn zukommt.

Sowohl die Herausforderungen und Probleme des Vorgesetzten als auch die des Inhabers sind wichtig. Wenn jedoch bei der Darstellung der Herausforderung gegenüber dem Inhaber nicht die richtige Strategie angewendet wird, besteht kaum bis gar keine Hoffnung, den Widerstand zu überwinden.

Als Vorgesetzter wissen Sie beispielsweise bereits, dass altmodische Führungs- und Berichterstattungsmethoden im Sicherheitsdienst nicht mehr ausreichen. Sie sind es leid, schriftliche Berichte zu entziffern, Sicherheitskräfte hinter Informationen herzusuchen und zu raten, ob diese ihre Rundgänge tatsächlich durchführen oder nicht. Gleichzeitig konzentrieren sich die Eigentümer voll und ganz darauf, die Gehälter zu bezahlen und Verträge aufrechtzuerhalten, um den Geschäftsbetrieb am Laufen zu halten.

Nun, ja, diese Probleme lassen sich zwar durch bessere Berichterstattungs- und Sicherheitsmanagement-Tools lösen. Anhand der Art des Widerstands, auf den Vorgesetzte stoßen, wissen wir jedoch, dass die Eigentümer diese Probleme weitaus enger betrachten als ein Vorgesetzter, der täglich damit konfrontiert ist.

Wenn Eigentümer eine neue Ressource oder Technologie anfordern, sind für sie vor allem zwei Dinge entscheidend: wie viel etwas kosten wird und wie viel Gewinn damit erzielt wird.

Wie gehen Sie also mit dem Widerstand und den Fragen um, die der Eigentümer sicherlich haben wird, wenn Sie Ihren Antrag auf die Anschaffung einer neuen Technologie einreichen?

Wir haben einen kurzen Leitfaden zusammengestellt, der erklärt, wie man strategisch mit den häufigsten Einwänden gegen die Anschaffung eines neuen Tools umgeht. Dadurch kann der Eigentümer die Bedeutung der vorliegenden Themen besser verstehen, was den Weg für den Beginn des Bewertungsprozesses für Anbieter von Sicherheitstechnologie ebnet.

Einwand 1: Was stimmt an unserer derzeitigen Vorgehensweise nicht?

Das ist die typische erste Gegenreaktion: „Was stimmt denn an unserer derzeitigen Vorgehensweise nicht? Es funktioniert doch. Warum das Rad neu erfinden?“

Wie bereits erwähnt, besteht Ihre Aufgabe als Vorgesetzter darin, dem Eigentümer zu verdeutlichen, warum Ihr Anliegen wichtig ist und warum die Herausforderungen oder Probleme, die Sie angehen möchten, eher früher als später gelöst werden müssen.

Dem Eigentümer zu erklären, wie und warum moderne physische Sicherheitsmaßnahmen notwendig sind, ist ein wichtiger Ausgangspunkt für das Gespräch. Im Grunde muss das Rad nicht neu erfunden werden, aber es muss modernisiert werden.

Die Folgen, wenn man seine Technik nicht aktualisiert

Ohne GPS-Ortungsfunktionen und automatische Benachrichtigungen ist es nahezu unmöglich, Mitarbeiter für ihre Arbeit zur Rechenschaft zu ziehen. Veraltete Berichtsstrukturen liefern keine Echtzeitdaten zur Überwachung, und Sicherheitsunternehmen sind nicht in der Lage, Probleme in Echtzeit effizient zu lösen. Um mehr Aufträge zu gewinnen und bestehende zu verlängern, ist es entscheidend, über aktuelle und genaue Daten zu verfügen, die zeigen, wie hervorragend die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen tatsächlich sind.

„Silvertrac hat unsere Probleme gelöst, dass Mitarbeiter tatsächlich dort sind, wo sie sagen, dass sie sind, und das tun, was sie sagen, dass sie tun. Es hat uns geholfen, falsche Angaben zu Arbeitsbeginn und -ende zu vermeiden, und ermöglicht eine genauere Abrechnung gegenüber dem Kunden sowie eine korrektere Bezahlung des Personals.“ – Michael Franklin, COO, Wolf Creek Security Agency

Einwand 2: Wir haben nicht das nötige Budget.

Einwände gegen das Budget sind in Sicherheitsunternehmen weit verbreitet – vor allem, weil die meisten Inhaber gelernt haben, mit wenig viel zu erreichen. Nur sehr wenige Sicherheitsunternehmen sind mit einem großen Startkapital an den Start gegangen.

Da ein umsichtiges Ausgabeverhalten eine Notwendigkeit ist, kann es sehr schwer sein, diese Denkweise zu durchbrechen. Es gibt jedoch einige Fragen, mit denen man beginnen kann, die Denkweise des Eigentümers zu beeinflussen.

Die Frage, die sich in solchen Gesprächen unserer Erfahrung nach als am erfolgreichsten erwiesen hat, lautet:

Sind die Stunden, die meine Wachleute und ich jede Woche für die Berichterstattung und Verwaltungsaufgaben aufwenden, in unserem Budget enthalten?

Wenn Sie den Inhaber fragen, ob er Mittel für die derzeitigen Berichtszeiten und Verwaltungsaufgaben eingeplant hat, und dies nicht der Fall ist, wird dies die Spannungen verschärfen und ihm eine weitere Belastung auferlegen, über die er nachdenken muss. Sie werden nicht das erreichen, was Sie wollen, und der Inhaber wird wahrscheinlich noch frustrierter über das Problem und über Sie sein.

Wenn Sie als Vorgesetzter beschließen, mit diesen Fragen zu beginnen, sollten Sie Belege parat haben. Führen Sie zunächst eine Recherche zu den Softwarekosten durch und stellen Sie diese Preise den derzeit für diese Aufgaben aufgewendeten Zeit- und Geldressourcen gegenüber. Seien Sie darauf vorbereitet, dem Eigentümer die Lösung sofort zu präsentieren.

Die Realität, wenn man seine Berichterstellung nicht automatisiert

Da sie sich bei der Führung der Wachkräfte auf manuelle Berichterstattung, persönliche Beaufsichtigung und Vermutungen verlassen, verbringen Vorgesetzte Stunden damit, Informationen zusammenzutragen, Gespräche mit Wachkräften zu führen und Unterlagen zu sichten, um einen einzigen Kundenbericht zu erstellen.

Investieren Sie in eine Software für das Wachpersonalmanagement, die dazu beiträgt, die Gesamteffizienz zu steigern, indem sie den Zeitaufwand für sich wiederholende Aufgaben verringert und mehr Zeit für wichtigere Aufgaben freisetzt.

Beispiel: Ein Unternehmen verbrachte früher 20 bis 25 Stunden pro Woche mit der Erstellung von Berichten – das entspricht fast einem Vollzeitgehalt. Kann sich Ihr Unternehmen das leisten? Heute erhalten sie mit nur wenigen Mausklicks einen ansprechenden, professionellen Bericht, den sie ihren Kunden stolz präsentieren können.

Bei der Vermittlung dieser Botschaft können Sie auch Zahlen aus Ihrem Unternehmen heranziehen. Das Ziel ist es, aufzuzeigen, wie viel Zeit für Verwaltungsaufgaben aufgewendet wird, und schnell zu verdeutlichen, wie diese mit wenigen Klicks automatisiert werden können.

Einwand 3: Unsere Kunden brauchen das nicht.

Das ist schlicht und einfach eine falsche Annahme. Formulieren Sie es gegenüber Ihrem Auftraggeber bloß nicht so. Angesichts der aktuellen Lage in der physischen Sicherheitsbranche verlangen Kunden moderne Sicherheitsmanagement-Software.

Die größeren Unternehmen bauen ihr Dienstleistungsangebot, das größtenteils auf Technologie basiert, weiter aus. Ganz zu schweigen davon, dass Kunden vollständige Transparenz darüber wünschen, was auf ihren Grundstücken vor sich geht, und dass sie wissen, dass es Sicherheitstechnik gibt, die einen umfassenden Einblick in die genauen Ereignisse während eines bestimmten Zeitraums bietet.

Und selbst wenn der Kunde keine moderne Sicherheitsmanagement-Software benötigt, hat sich der Einsatz Ihrer Technologie in Ihrem Verkaufsgespräch immer wieder als entscheidender Faktor für den Abschluss von Verträgen erwiesen.

Die Berichterstellung in Echtzeit ist ein hervorragendes Verkaufsargument, das Sie in Ihre Angebote aufnehmen sollten. Darüber hinaus gibt es eine Reihe verschiedener Berichte, die für Kunden sehr hilfreich sind und ihnen vollständige Transparenz über Ihre Geschäftsabläufe bieten.

Die Folgen, wenn Sie Ihren Kunden keine Sicherheitstechnologie zur Verfügung stellen

Wenn Sie im Rahmen Ihrer Dienstleistungen keine Technologie bereitstellen, hat dies eine Reihe von Konsequenzen, die zur Kündigung des Vertrags oder zum Verlust des Vertrags bei der Verlängerung führen können.

Während der Dienstschicht: Wenn ein Beamter einen Bericht manuell erstellen oder handschriftlich verfassen muss, geht dadurch Zeit verloren, die er eigentlich für die Sicherung des Grundstücks aufwenden könnte. Dies erhöht das Risiko, dass ihm etwas entgeht, dass er unvollständige Berichte erstellt oder dass er einen Vorfall aufgrund mangelnder Kommunikation falsch handhabt.

Dank moderner Technologie durchläuft ein Wachmann eine von der Geschäftsleitung festgelegte, verbindliche Rundgangroute. Er erhält Notizen zu den Kontrollpunkten, und die Vorgesetzten werden benachrichtigt, wenn eine Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt wird. Da es einen vorlagenbasierten Bericht und einen voreingestellten Rundgang mit Notizen gibt, bleibt reichlich Zeit, und es gibt keinen Spielraum für Ausreden, warum der Wachmann etwas übersehen oder seine Arbeit nicht ordnungsgemäß ausgeführt hat.

Nach der Schicht: Ohne Technologie gehen Berichte leicht verloren und geraten in Vergessenheit, sodass sie nie wieder auftauchen. Es ist weniger wahrscheinlich, dass der Kunde sein Budget für Sicherheitsmaßnahmen ausgibt, wenn er den Nutzen, den das Sicherheitsunternehmen für sein Objekt bringt, nicht nachweisen kann.

Dank moderner Technologie haben Kunden und Vorgesetzte sofort und dauerhaft uneingeschränkten Zugriff auf alle Ereignisse vor Ort. In der Cloud lassen sich Dokumente weitaus besser aufbewahren als in einem Abstellraum von U-Haul, der mit Kartons voller alter Berichte vollgestopft ist. Durch den einfachen Zugriff auf die Berichte können Kunden ihre Sicherheitsausgaben rechtfertigen und beurteilen, wie effektiv ihr Sicherheitsdienstleister arbeitet. Unabhängig davon, ob ein potenzieller Kunde dies ausdrücklich äußert oder nicht: Er benötigt Technologie für das Management von Sicherheitspersonal. Davon hängen sein Budget und sein Vertrauen in Ihr Unternehmen ab.

Sollte ein Kunde einen Sicherheitsmitarbeiter jemals eines Fehlverhaltens beschuldigen, haben sowohl der Kunde als auch der Sicherheitsleiter anhand der Berichte Einblick in den genauen Hergang der Ereignisse. Dies kann dazu beitragen, den Sicherheitsmitarbeiter zur Rechenschaft zu ziehen oder ihn von dem Vorwurf freizusprechen.

Wenn es um Vorwürfe geht, die nicht ordnungsgemäß gemeldet wurden, steht das Wort des Kunden gegen das des Sicherheitsmitarbeiters. Je nachdem, wie das Sicherheitsunternehmen mit diesen Vorwürfen umgeht, können verschiedene Dinge passieren. Sie können:

• Einen Kunden verlieren
• Vom verlorenen Kunden verklagt werden
• Schlechte Bewertungen erhalten
• Einen unschuldigen Mitarbeiter entlassen

„[Silvertrac], unser wichtigstes Arbeitsinstrument, bildet eine solide Kommunikationsbrücke zwischen unseren Mitarbeitern und unseren Kunden, indem es sie über unsere täglichen Fortschritte bei der Erfüllung ihrer Bedürfnisse auf der Grundlage von Daten auf dem Laufenden hält – und vor allem, indem es historische Daten nutzt, um ihnen zu verdeutlichen, warum sie sich für Severance entschieden haben.“ – Tim Harry, CEO, Severance Security Services LLC

Einwand 4: Wir haben weder die Zeit noch die Ressourcen, um alle zu unterrichten.

Die Einführung eines neuen Tools oder Prozesses in einem Unternehmen ist zeitaufwendig und herausfordernd. Das ist eine Tatsache, die der Inhaber nur allzu gut kennt. Er musste die gesamten Unternehmensprozesse einem neuen Team vermitteln, als er das Unternehmen gründete – und das jedes Mal, wenn er neue Mitarbeiter einstellt.

Als Vorgesetzter sollten Sie die Herausforderungen anerkennen, die mit der Einführung und Einarbeitung in eine neue Technologie einhergehen. Dies trägt dazu bei, den Teamzusammenhalt zu stärken. Jeder ist sich der Schwierigkeiten dieses Prozesses bewusst.

Nachdem Sie diese Bedenken jedoch anerkannt haben, sollten Sie ein Schulungsprogramm vorstellen. Ähnlich wie bei unseren früheren Empfehlungen zur Budgetplanung sollten Vorgesetzte darauf vorbereitet sein, eine Lösung für das Problem anzubieten.

Der Inhaber wird sich nicht die Zeit nehmen, einen effektiven Schulungsplan auszuarbeiten, wenn er allein schon den Zeitaufwand und die erforderlichen Ressourcen als Hürde empfindet. Wenn ein Vorgesetzter eine Grundlage schafft, kann der Inhaber diese als Ausgangspunkt nutzen, um Anpassungen vorzunehmen. Außerdem gibt es dem Inhaber die Gewissheit, dass der Vorgesetzte die Umsetzung übernehmen kann und es nicht seine Aufgabe ist, dafür Zeit zu finden.

Die Realität, wenn keine Technologietrainings (oder überhaupt keine Schulungen) angeboten werden

Jedes Sicherheitsunternehmen sollte über ein Programm zur kontinuierlichen Weiterbildung verfügen, unabhängig davon, ob es entsprechende Technologien einsetzt oder nicht. Damit ein Sicherheitsunternehmen sicherstellen kann, dass seine Mitarbeiter ihre Aufgaben bestmöglich erfüllen, sind Schulungen und Informationen über gesetzliche Neuerungen unerlässlich.

Ohne eine Einarbeitung zu Beginn und fortlaufende Schulungen besteht eine größere Wahrscheinlichkeit, dass die Beamten im Einsatz nachlässig werden, wichtige Aufgaben vergessen und sich nicht an die aktuellsten Richtlinien oder bewährten Verfahren halten.

Zudem muss das Sicherheitsunternehmen des Eigentümers mit einer Verschlechterung der Dienstleistungsqualität, einem Rückgang der gewonnenen Ausschreibungen und möglichen Rechtsstreitigkeiten rechnen. In diesem Fall sollte ein Vorgesetzter dem Eigentümer einen umfassenden Vorschlag für ein Schulungsprogramm unterbreiten, das auch technische Schulungen umfasst.

Wenn bereits ein Schulungsprogramm besteht und das größte Problem darin besteht, die Technikschulungen in das bestehende Programm zu integrieren, kann der Vorgesetzte dies als Grundlage für einen ersten Vorschlag zur Aktualisierung des Programms nutzen, wenn er sich an den Eigentümer wendet.

Und glücklicherweise bietet Silvertrac umfassende Schulungen für Sicherheitsteams an. Wir haben bereits Zehntausende von Implementierungsplänen für kleine bis mittelgroße Sicherheitsdienstleister umgesetzt.

Wir bieten Einführungs- und Schulungsmaßnahmen an, die Sicherheitsunternehmen bei allen Aspekten unterstützen, die für die Integration der Software in den Geschäftsalltag erforderlich sind. Außerdem steht Ihnen unser Kundensupport mit Sitz in den USA jederzeit zur Verfügung – selbst bei den ausgefallensten Anfragen.

„Silvertrac hat bei unseren Kunden sehr gut angekommen. Wir sind ein relativ neues Unternehmen in der Region Orlando, und Silvertrac ermöglicht es uns, uns durch die automatischen täglichen Berichts-E-Mails von der Konkurrenz abzuheben. Wenn es etwas gibt, das wir uns wünschen, sind sie immer bereit, es zu entwickeln. Sie sagen ihren Kunden niemals ‚nein‘. Wenn sie eine Funktion noch nicht haben, bekomme ich in der Regel die Antwort: ‚Das haben wir noch nicht ganz entwickelt, aber wir arbeiten daran.‘ Das ist meiner Meinung nach großartiger Kundenservice! Die Zusammenarbeit mit dem Kundenbetreuer war eine fantastische Erfahrung! Wenn er meinen Anruf nicht sofort entgegennimmt, erhalte ich in der Regel eine E-Mail mit dem Hinweis: „Ich rufe Sie gleich zurück, sobald ich dieses Gespräch beendet habe“ – oder er ruft innerhalb von 5 bis 10 Minuten zurück.“ – William Landon, Vice President of Operations, Eastern Security Inc.

Einwand 5: Das ist toll für große Unternehmen, aber wir sind klein. Wir brauchen das nicht.

Genau wie die Bedenken hinsichtlich der Ausbildung ist auch die Unternehmensgröße ein berechtigter Grund zur Sorge. In der Vergangenheit bestand der größte Unterschied zwischen einem großen und einem kleinen Sicherheitsunternehmen in der Anzahl der Mitarbeiter und der Höhe des erzielten Umsatzes.

Laut dem Whitepaper „US Contract Security Industry“ von Robert H. Perry & Associates, Inc. aus dem Jahr 2019 erzielen die fünf größten Sicherheitsunternehmen der Welt einen Umsatz von mindestens 1 Milliarde US-Dollar mit physischen Wachdiensten. Sie sind die Branchenführer und setzen die Maßstäbe und Trends.

Heute sorgen die Preisstruktur, das Leistungsangebot und die eingesetzte Technologie dafür, dass sich die Kluft zwischen den großen und den kleinen Unternehmen weiter vergrößert.

Die Realität des Wunsches, „klein zu bleiben“

Es ist wahrscheinlich, dass der Inhaber eines kleinen Sicherheitsunternehmens argumentieren wird, dass es „funktioniert“, klein zu sein (siehe Einwand Nr. 1). Um jedoch in einem solchen Wachstumsmarkt mit diesen Unternehmen konkurrieren zu können, kann der Einsatz von Technologie einem kleinen Sicherheitsunternehmen helfen, sich wie ein größerer Akteur zu fühlen.

Der Einsatz von Technologie bedeutet nicht, dass das Unternehmen deutlich wachsen muss, aber er bedeutet, dass das Unternehmen eine Chance hat, Ausschreibungen gegen größere Akteure zu gewinnen, die wahrscheinlich mit niedrigeren Preisen, einem umfassenden Technologieangebot und mehr Dienstleistungen antreten werden.

Ein Vorgesetzter kann betonen, wie entscheidend diese Veränderungen in der Branche für den Fortbestand des kleineren Unternehmens des Inhabers sind. Diese fünf Großkonzerne, die 2018 zusammen über 35 Milliarden Dollar erwirtschafteten, werden immer größer. Sie übernehmen kleinere Firmen und verbessern ihr Dienstleistungsangebot durch Sicherheitstechnologie.

Ohne den Einsatz von Technologie wird es einem potenziellen Neukunden schwerfallen, den Auftrag an ein kleineres Sicherheitsunternehmen zu vergeben. Mit Technologie und einem gut geschulten Team kann ein Neukunde es zumindest rechtfertigen, für ein kleines bis mittelgroßes Sicherheitsunternehmen einen etwas höheren Preis zu zahlen.

„Wir setzen Silvertrac seit mehr als fünf Jahren in mehreren Niederlassungen ein. Wir haben fast 100 Geräte im täglichen Einsatz und hatten bisher so gut wie keine Probleme. Wenn wir Fragen oder Bedenken hatten, wurden diese sofort geklärt. Unsere Kunden schätzen die Echtzeit-Berichte und die automatischen Berichte am Morgen sehr. Das ist definitiv ein Instrument zur Kundenbindung.“ – James McGovern, Geschäftsführer, Secureone

Damit kleine bis mittelgroße Sicherheitsunternehmen mit den größten Akteuren der Branche mithalten können, müssen sie ihr Angebot an den aktuellen Best Practices der Branche ausrichten, um ihre Kunden wirklich zu begeistern.