6 wesentliche Vorteile des Einsatzes von Software für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich

Ein hohes Maß an Transparenz in Ihren Sicherheitsabläufen ist für den Erfolg unerlässlich. Bevor es speziell für den Sicherheitsbereich entwickelte Personalmanagement-Software gab, war es schwierig, die Aktivitäten des Sicherheitspersonals oder die Erfüllungsquoten an Kontrollpunkten zu überblicken. Die aus der Erfassung und Analyse dieser Daten gewonnenen Erkenntnisse können die Produktivität erheblich steigern und aufzeigen, wo Verbesserungsbedarf besteht. Eine umfassende Plattform für das Sicherheitspersonalmanagement kann Ihr Unternehmen grundlegend verändern und Vorteile für Ihre Kunden, Ihr Sicherheitspersonal und Ihre Gesamtrentabilität mit sich bringen.

Die Plattform von TrackTik für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich ist nach wie vor führend im Bereich der Innovation und sorgt für neue Effizienzgewinne in Ihrem gesamten Unternehmen. Lassen Sie uns sechs wesentliche Vorteile der All-in-One-Plattform von TrackTik näher betrachten, für wen diese jeweils von Nutzen sind und welche Funktionen sie ermöglichen.

1. Echtzeitdaten für fundiertere Erkenntnisse im Bereich Sicherheit

Ein umfassender Überblick über Ihre Sicherheitsabläufe erfordert eine Echtzeitüberwachung und eine sofortige Meldung von Vorfällen. TrackTik liefert diese Echtzeitdaten und gibt Aufschluss über die Leistung des Sicherheitspersonals sowie die betriebliche Effizienz. Dank zeitnaher Erkenntnisse können bei festgestellten Problemen sofort Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, wodurch weitere Sicherheitsbedrohungen möglicherweise abgewendet werden können.

Mobile Meldung von Vorfällen

TrackTik erleichtert die Erfassung wichtiger Daten von Sicherheitsteams im Außendienst durch Echtzeit-Vorfallmeldungen und ermöglicht so einen schnellen und präzisen Informationsaustausch. Diese schnelle Reaktion ist in potenziell gefährlichen Situationen von entscheidender Bedeutung. Sie können Daten über mehrere Standorte hinweg einsehen, nach Schweregrad und Vorfallart sortieren und sich einen umfassenden Überblick über den täglichen Betrieb verschaffen. Die Software gewährleistet eine standardisierte Methode zur Datenerfassung, die für tiefgehende Analysen und strategische Geschäftseinblicke von entscheidender Bedeutung ist.

Umfassende Analyse von Vorfällen

Alle in TrackTik digital erfassten Daten werden sicher gespeichert und stehen so für spätere Referenzzwecke oder detaillierte Analysen zur Verfügung. Dies hilft Ihnen dabei, Präventionsstrategien zu entwickeln, potenzielle Bedrohungen zu erkennen und Budgetzuweisungen zu begründen, indem Sie genau ermitteln, wo Ressourcen am dringendsten benötigt werden. Detaillierte Berichte zu den Leistungskennzahlen (KPIs) lassen sich problemlos an Kunden weitergeben und verdeutlichen so den Mehrwert Ihrer Sicherheitsmaßnahmen für deren Unternehmen.

2. Optimierte Kundenkommunikation

Eine transparente Kommunikation mit den Kunden über die Leistung des Sicherheitsteams ist entscheidend für langfristige Geschäftsbeziehungen. Workforce-Management-Software kann als zentrale Kommunikationsplattform dienen und den Kunden dabei helfen, die erbrachten Dienstleistungen zu würdigen und zu verstehen, welche Maßnahmen zu ihrer Sicherheit ergriffen werden.

Kundenportal für mehr Transparenz

TrackTik bietet kundenorientierte Portale, über die Kunden mit persönlichen Zugangsdaten auf die benötigten Informationen zugreifen können. Passen Sie Dashboards individuell an, um Leistungskennzahlen, Vorfallanalysen, Kontrollpunktbegehungen, Terminplanung und Anwesenheit zu überwachen. Diese proaktive Kommunikation trägt dazu bei, dass Service Level Agreements konsequent eingehalten werden, was die Kundenzufriedenheit steigert und Folgeaufträge sichert.

3. Gewährleistung der Sicherheit des Wachpersonals durch zusätzliche Funktionen

Eine gut integrierte Lösung für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich erfasst nicht nur die Leistung der Sicherheitskräfte, sondern verbessert auch deren Sicherheit im Einsatz. TrackTik umfasst zahlreiche Funktionen, die die Sicherheit des Sicherheitspersonals durch Echtzeitüberwachung erhöhen.

Wachrundgang und GPS-Ortung

Dank des Live-Datenflusses von den Sicherheitskräften vor Ort können Sie deren Sicherheit mithilfe von GPS-Ortung und Statusaktualisierungen über Kommunikationskanäle wie Message-Boards und Dienstanweisungen überwachen. Dies ermöglicht eine schnellere Reaktion bei Vorfällen.

Sicherheitsmaßnahmen für allein arbeitende Personen

TrackTik mindert die Bedenken hinsichtlich allein arbeitender Mitarbeiter, indem es Funktionen zur Wachrundgangüberwachung integriert, um deren Standorte und Bewegungen proaktiv zu überwachen. Verbesserte Kommunikationskanäle und Notsignale bieten isolierten Mitarbeitern zusätzlichen Schutz, und es können Warnmeldungen versendet werden, falls Mitarbeiter nicht mehr reagieren.

Notfall-Panikknopf

Ein wichtiges Sicherheitsmerkmal sowohl für allein arbeitende Mitarbeiter als auch für Wachteams ist der Panikknopf in der TrackTik-App, den die Mitarbeiter manuell betätigen können, um sofortige Hilfe anzufordern. Gefahrenwarnungen und Sicherheitstimer sorgen für zusätzlichen Schutz.

4. Sicherheitspersonal mit fortschrittlichen Werkzeugen ausstatten

Sicherheitskräfte haben zahlreiche Aufgaben zu bewältigen, von der Abschreckung krimineller Handlungen über die aufmerksame Überwachung bis hin zur Reaktion auf Notfälle. Eine effektive Berichterstattung ist für die Bewältigung dieser Aufgaben von entscheidender Bedeutung. TrackTik vereinfacht und automatisiert viele Prozesse und verbessert so die Produktivität und Rechenschaftspflicht der Sicherheitskräfte.

Vereinfachte Kontrollpunktbesichtigungen

Sorgen Sie für gründliche Kontrollen, indem Sie für jeden Kontrollpunkt individuelle Aktivitäten einrichten. TrackTik unterstützt verschiedene Methoden zur Erfassung und ermöglicht die Protokollierung von Vorfällen, Nachrichten, Berichtsformularen und Warnmeldungen an jedem Kontrollpunkt. Dies sorgt für mehr Nachvollziehbarkeit und optimiert die Überprüfung.

Aufträge in Echtzeit veröffentlichen

Statten Sie Ihr Personal vor Ort in Echtzeit mit standortspezifischen Verfahren und Dokumenten aus. Legen Sie Vorgehensweisen für besondere Situationen fest und beschreiben Sie diese, um das Selbstvertrauen und die Effektivität der Sicherheitskräfte zu stärken.

Geofencing für standortspezifische Protokolle

Die Geofencing-Funktion von TrackTik legt definierte Zonen innerhalb eines Geländes fest und ist mit GPS verknüpft, um eine Echtzeit-Kartenansicht der Betriebsabläufe zu ermöglichen. Automatische Benachrichtigungen und Warnmeldungen sind an bestimmte Geofencing-Bereiche geknüpft, wodurch die Aufmerksamkeit auf kritische Zonen gelenkt wird.

Live-Berichterstattung

Die Einhaltung von Service Level Agreements ist ohne vollständige Transparenz über die Aktivitäten des Sicherheitspersonals eine Herausforderung. Die Live-Patrouillenansicht von TrackTik bietet eine umfassende Überwachung und Fortschrittsberichte in Echtzeit.

5. Steigerung der Verwaltungseffizienz durch Kontrolle und Präzision

Effektive Sicherheitsabläufe gehen über die Tätigkeiten vor Ort hinaus. Dazu gehören auch zahlreiche administrative Aufgaben, die für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb sorgen. Sicherheitsverwaltungsteams kümmern sich häufig um die Dienstplanerstellung, die Einsatzplanung, die Lohnabrechnung und die Rechnungsstellung an Kunden. Die manuelle Erledigung dieser Aufgaben bindet Ressourcen und führt zu Fehlern, die sich negativ auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken. Eine Software für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich automatisiert diese Prozesse und verschafft Ihnen mit minimalem Aufwand einen genauen Überblick über Ihre Verwaltungsabläufe.

Nahtlose Einsatzplanung für das Sicherheitspersonal

Das manuelle Erstellen von Dienstplänen für mehrere Standorte ist zeitaufwendig und erschwert es, Probleme mit der Anwesenheit und kurzfristige Änderungen zu bewältigen. Mit dem Dienstplan-Generator von TrackTik können Sie die Schichten Ihres Sicherheitspersonals ganz einfach erstellen, aktualisieren und verwalten sowie auf unerwartete Änderungen reagieren und dabei Ihr Budget einhalten. Sparen Sie jede Woche Verwaltungszeit durch wiederverwendbare Vorlagen, die sich nach Bedarf anpassen lassen.

TrackTik bietet einen klaren Überblick über die Profile und die Verfügbarkeit der Sicherheitskräfte, sodass Sie zum richtigen Zeitpunkt das richtige Personal mit den entsprechenden Fähigkeiten, Zertifizierungen und Vergütungssätzen einsetzen können.

Optimiertes Überstundenmanagement

Verhindern Sie nicht abrechnungsfähige Überstunden mit den in Ihrer Lösung für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich integrierten Planungsfunktionen. Stellen Sie sicher, dass kein Sicherheitsmitarbeiter die Überstundengrenzen überschreitet, und vermeiden Sie Abweichungen bei den geleisteten Arbeitsstunden innerhalb Ihres Teams.

Mit TrackTik können Sie Regeln festlegen und Echtzeit-Benachrichtigungen erhalten, wodurch Sie die Leistung Ihres Sicherheitspersonals verbessern und die Schichten gleichmäßig verteilen können, um das Überstundenmanagement zu optimieren.

Rechtzeitige und korrekte Rechnungsstellung

Eine ausgeglichene Buchhaltung erfordert eine sorgfältige Buchführung. Ohne ein automatisiertes Vertragsmanagement-Tool kann es für Verwaltungsmitarbeiter schwierig sein, Rechnungen an Kunden korrekt und pünktlich zu stellen. Mit TrackTik haben Sie einfachen Zugriff auf alle Ihre Vertragsdaten und können so Ihre Kunden korrekt und pünktlich abrechnen. Die Verknüpfung von Termin- und Anwesenheitsdaten trägt durch transparente Abläufe zum Aufbau langfristiger, gewinnbringender Kundenbeziehungen bei.

6. Das Unternehmenswachstum vorantreiben und Optimierungsmaßnahmen umsetzen

Unternehmen erkennen zunehmend die Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen, die mit der Digitalisierung und Optimierung ihrer Sicherheitsabläufe einhergehen. Durch die Reduzierung des Zeitaufwands für die manuelle Berichterstellung, die doppelte Überprüfung von Unterlagen und die Arbeit mit separaten Tabellenkalkulationen können Sicherheitsunternehmen durch eine bessere Ressourcenzuweisung und optimierte Prozesse neues Wachstum erschließen.

TrackTik hat eine nachweisliche Erfolgsbilanz bei der Umgestaltung von Sicherheitsunternehmen:

• Monjon erfreut seine Kunden mit mehr Transparenz
• Blackbird Security hat für Klarheit in der Schichtplanung gesorgt
• Colonial Security Services hat die Tabellenkalkulationen abgeschafft, um menschliche Fehler zu vermeiden

Diese Vorteile ermöglichen Skalierbarkeit, Rentabilität und eine höhere Servicequalität und verschaffen Unternehmen durch Workforce-Management-Technologie einen Wettbewerbsvorteil.

Die Mitarbeiterbindung stärken

Wenn Sie Ihren Sicherheitsteams einfache Möglichkeiten bieten, ihre Arbeit zu dokumentieren, steigert dies die Arbeitszufriedenheit und verringert Unstimmigkeiten. Optimierte Planungsabläufe, klare Zuständigkeiten vor Ort und zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen tragen allesamt zu einer positiven Mitarbeitererfahrung bei.

Steigerung der Kundenzufriedenheit

Ihre Kunden profitieren erheblich von einer Workforce-Management-Lösung. Eine präzise Rechnungsstellung, die konsequente Einhaltung von Service Level Agreements und eine zeitnahe Kommunikation stärken das Vertrauen Ihrer Kunden. Über ein Kundenportal erhalten Ihre Kunden einen umfassenden Einblick in die erbrachten Sicherheitsdienstleistungen, sodass sie fundierte Entscheidungen für ihre eigenen Betriebsabläufe treffen können.

Die Vorteile in Zahlen

Die Zeitersparnis ist messbar. In der Produktreihe „From Shift to Invoice“ von Trackforce berichten TrackTik-Nutzer:

Vorteile des Personalmanagements im Sicherheitsbereich nach Funktion

Jede Position in einem Sicherheitsunternehmen profitiert auf unterschiedliche Weise von den Vorteilen. Hier erfahren Sie, wer welche Vorteile hat:

Rolle	Größter Vorteil	So funktioniert TrackTik
Unternehmer	Gesicherte Margen und Wachstumspotenzial	Verträge und Rechnungsstellung auf Basis der nachgewiesenen Arbeitsstunden
Betriebsleiter	Echtzeit-Transparenz über alle Standorte hinweg	Live-Dashboards und Business Intelligence
Terminplaner	Weniger Deckungslücken und weniger Überstunden	Wiederverwendbare Dienstplanvorlagen mit Benachrichtigungen bei Überstunden
Außendienstleiter	Verantwortlichkeit ohne ständige Kontrollen	GPS-Ortung, Rundgänge zu Kontrollpunkten und eine Live-Ansicht der Patrouillen
Sicherheitsmitarbeiter	Klare Anweisungen und ein Sicherheitsnetz	Aufträge in der App erteilen, ein Panikknopf und Schutz für allein arbeitende Mitarbeiter
Kunde	Zustellungsnachweis auf Verlangen	Ein Kundenportal mit Vorfällen, Führungen und Anwesenheitsdaten

Eine Schicht mit und ohne Workforce-Management-Software

So sieht dieselbe Schicht auf Papier und in Tabellenkalkulationen im Vergleich zu TrackTik aus:

• Schichtbeginn: Ohne Software unterschreibt der Beamte ein Papierprotokoll und liest einen Ordner mit Dienstanweisungen durch. Mit TrackTik meldet sich der Beamte über die App an, wobei die richtigen Dienstanweisungen und Standortbenachrichtigungen bereits auf dem Bildschirm angezeigt werden.
• Streifen: Ohne Software müssen sich die Vorgesetzten darauf verlassen, dass die Rundgänge tatsächlich stattgefunden haben. Mit TrackTik wird jeder Scan an einem Kontrollpunkt mit einem Zeitstempel versehen und per GPS verifiziert.
• Vorfall: Ohne Software meldet der Beamte den Vorfall über Funk und erstellt später einen Bericht. Mit TrackTik erstellt der Beamte vor Ort einen strukturierten Bericht mit Fotos, und die Vorgesetzten werden sofort benachrichtigt.
• Schichtende: Ohne Software werden die Übergabehinweise auf Papier festgehalten. Mit TrackTik kann der nächste Beamte den Verlauf des Logbuchs und offene Punkte direkt in der App einsehen.
• Rechnungsstellung: Ohne Software müssen die Mitarbeiter in der Verwaltung die Arbeitszeitnachweise manuell in Rechnungen übertragen. Mit TrackTik werden Rechnungen auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden erstellt.

Einen tieferen Einblick in die Funktionen, die hinter den einzelnen Vorteilen stehen, erhalten Sie in unserem Leitfaden zu den 6 Vorteilen einer Software für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich.

Die Vorteile von Software für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich

Ein robustes All-in-One-Sicherheitsmanagementsystem revolutioniert die Betriebsabläufe und rückt Effizienz und intelligente Lösungen in den Vordergrund. Technologien wie TrackTik verbessern die Arbeitsbedingungen Ihrer Sicherheitsteams, beseitigen Hindernisse für die Kundenzufriedenheit und helfen Ihnen dabei, Ihr Unternehmen zu skalieren und Ihren Gewinn zu steigern.

Wie geht es weiter?

Vereinbaren Sie eine interaktive TrackTik-Demo mit unseren Technologieexperten oder nehmen Sie an einer Produkttour teil, um TrackTik in Aktion zu erleben.