Cada puesto tiene su propia definición de lo que es un buen turno. Ahora tienen una perspectiva diferente.

Presentamos las vistas basadas en puestos de trabajo: cinco vistas en tiempo real específicas para cada puesto, ahora disponibles para todos los clientes de TrackTik.

Las operaciones de seguridad no se basan en un solo puesto de trabajo. Se basan en cinco, seis o diez funciones diferentes, cada una de las cuales tiene una visión totalmente distinta de cómo es un buen turno y de cómo es uno malo antes de que se convierta en una crisis.

La mayoría de las plataformas tratan a todo el mundo por igual. Inicia sesión, navega, haz clic aquí y allá, y recopila la información que necesitas. Y mañana, vuelve a hacer lo mismo.

Eso funciona bien si solo tienes un trabajo. Pero un jefe de turno no necesita lo mismo que un operador. Un operador no necesita lo mismo que un planificador. Y ninguno de ellos tiene por qué pasar la primera hora del día buscando datos que ya deberían tener delante.

Ese es el problema que «Job-Based Views» se creó para resolver.

Por qué son importantes las vistas específicas por rol en las operaciones de seguridad

Piensa en cómo empieza realmente su jornada un jefe de turno. Necesita saber: quién aún no ha fichado, qué turnos siguen sin cubrirse y quién ya está en horas extras. Eso es todo. Esas tres cosas determinan si las próximas horas serán manejables o caóticas.

En cambio, tienen que comprobar los horarios, cotejar las listas de asistencia, elaborar un informe aparte de las horas extras y hacer llamadas telefónicas para averiguar lo que el sistema ya debería estar indicándoles. Cada paso manual supone un retraso. En una operación de seguridad basada en turnos, una ausencia en la llegada se convierte en un hueco en la cobertura, lo que se transforma en un problema para el cliente en menos de treinta minutos.

Lo mismo ocurre con todas las funciones de la operación:

Un responsable de planificación debe saber dónde se están produciendo fallos en la cobertura de hoy, no una vez que haya comenzado el turno, sino mientras aún haya tiempo para actuar.

Un operador necesita una cola de tareas en tiempo real que muestre qué tareas están sin asignar, cuáles llevan tiempo pendientes y cuáles están a treinta minutos de incumplir el SLA.

Un responsable de operaciones necesita saber si las rondas de vigilancia se están realizando efectivamente en cada centro, en este mismo momento, y no en el informe de fin de semana.

Un director o un gestor de cuentas debe detectar el aumento de las incidencias en su cartera de clientes antes de que lo haga el propio cliente.

Cuando todo el mundo trabaja a partir de la misma visión genérica, ninguna de estas personas dispone de lo que necesita en el momento en que lo necesita. Tienen datos. Pero los datos no son lo mismo que una visión clara de su jornada que permita tomar decisiones.

Qué cambia realmente empezar el día con la información adecuada

Hay una diferencia entre tener acceso a los datos y tenerlos listos en cuanto abres la plataforma.

Cuando, nada más iniciar sesión, aparece la información adecuada para tu puesto, dejas de recabar contexto y empiezas a actuar en consecuencia. Detectas los problemas cuando aún se pueden evitar. Un turno vacante aparece dos horas antes de que comience, no después. Y las decisiones que tomas se basan en lo que está ocurriendo en este preciso momento, no en lo que ocurría la última vez que alguien generó un informe.

Cada vista se ha diseñado en torno a una pregunta operativa: aquella que determina si un puesto concreto va por delante o por detrás de lo previsto para ese día.

La vista «Supervisor de turnos» responde a preguntas como: ¿Quién llega tarde, supera las horas extras o está ausente en este momento, antes de que se convierta en un incidente? Muestra las horas extras de cada empleado y por cuenta, señala los turnos vacantes según su urgencia y muestra las llegadas tardías con el tiempo transcurrido desde la hora prevista de fichaje.

La vista «Planificación y actividad» responde a las siguientes preguntas: ¿Dónde se encuentran hoy mis lagunas de cobertura y mis excepciones en los turnos? Los responsables de la planificación y los programadores pueden ver un resumen en tiempo real del cumplimiento, los inicios de turno no cumplidos señalados en el momento en que se producen, las cancelaciones del mismo día con códigos de motivo y el estado de los turnos en tiempo real en todos los centros activos.

La vista «Operaciones sobre el terreno» responde a la pregunta: «¿Se están completando realmente mis rondas de patrulla en todos los centros?». Los responsables de operaciones pueden ver, en tiempo real, el número de rondas programadas, completadas e incompletas por centro, junto con los índices de cumplimiento en los puntos de control y las rondas que no cumplen los requisitos, señaladas para que se tomen medidas inmediatas.

La vista de despacho responde a las siguientes preguntas: ¿Qué tareas están sin asignar en este momento y cuáles están a punto de incumplir el SLA? Se puede ver la cola completa de tareas en tiempo real con indicadores de urgencia, el tiempo transcurrido del SLA codificado por colores según el riesgo y un indicador de finalización de tareas que muestra el rendimiento general del despacho durante el turno actual.

La vista de seguimiento de la actividad del sitio responde a las siguientes preguntas: ¿Está aumentando el volumen de incidencias en mis cuentas? ¿Qué incidencias siguen sin resolverse? Los directores y los equipos de cumplimiento normativo pueden consultar en tiempo real el recuento total de informes, los informes no aprobados que requieren atención inmediata, el desglose de los informes por tipo y gravedad, así como la exposición en todos los sitios.

Todas las vistas son en tiempo real. Los datos se actualizan continuamente. No hay que actualizar manualmente, ni exportar, ni esperar a que alguien elabore un informe.

Disponible para todos los clientes de TrackTik — No se requiere ninguna licencia adicional

Las vistas basadas en tareas están incluidas para todos los clientes de TrackTik. No hay que comprar nada ni desbloquear nada. Si tu equipo utiliza TrackTik, ya tiene acceso a ellas.

El acceso es muy sencillo: Informes y análisis → Vistas basadas en puestos. Los permisos de cada rol determinan qué vistas aparecen automáticamente para cada usuario, de modo que cada persona ve la vista adecuada sin necesidad de realizar ninguna configuración por su parte.

Los datos siempre han estado ahí. Ahora están en el lugar adecuado, para la persona adecuada y en el momento adecuado.

¿Estás listo para ver el funcionamiento de tu negocio en tiempo real? Inicia sesión en TrackTik y ve a «Informes y análisis» → «Vistas por trabajo».

Si tienes alguna duda, ponte en contacto con tu gestor de éxito del cliente o visita el Centro de ayuda de TrackTik.