4 preguntas que debes hacerte antes de contratar a tu primer empleado de seguridad

La contratación eficaz y la retención de empleados son indicadores clave del éxito de una empresa de seguridad . Sin embargo, también pueden ser uno de los procesos más difíciles y trascendentales a los que se enfrenta el propietario de una empresa.

Muchos propietarios de pequeñas empresas desempeñan múltiples funciones dentro de su organización; al principio se encargan de todo, desde el marketing y las operaciones hasta las ventas. Muchos supervisan a sus empleados sobre el terreno o visitan ellos mismos las obras durante un tiempo. El éxito conlleva la necesidad de delegar: no se puede hacerlo todo uno mismo para siempre. Con el tiempo, hay que encontrar a las personas adecuadas para que asuman cada una de estas funciones esenciales.

A pesar de lo que muchos piensan, la seguridad es un sector de atención al cliente, y sobre todo, un sector centrado en las personas. Los agentes y gerentes que contratas son la imagen de tu empresa. Por esta razón, unas buenas prácticas de contratación son clave para el éxito. En el mundo de la seguridad, tu capacidad para evaluar las credenciales de un candidato y prever su desempeño como empleado es fundamental.

¿Quieres ir más allá? Nuestra guía definitiva para retener a tus guardias de seguridad abarca lo que sucede después de la contratación: cómo conservar a las personas valiosas que tanto te ha costado encontrar.

¿Cuándo es el momento adecuado para contratar a tu primer empleado? Plantéate primero estas preguntas clave:

1. ¿Estás dispuesto a subir los precios?

Con el fin de atraer clientes, muchos directivos de empresas recortan sus operaciones para mantener las tarifas por debajo del mercado. Por supuesto, estas empresas parten de unos márgenes excepcionalmente ajustados. La contratación de nuevo personal suele compensarse de una de estas dos formas: o bien suben los precios, o bien se reducen los márgenes de beneficio.

Quedarse atrapado en una carrera a la baja no es deseable para ninguna empresa de seguridad, ni nueva ni veterana. Siempre habrá alguien dispuesto a ofrecer un precio más bajo. Muchos infringirán las leyes laborales o pagarán a sus empleados en negro. Para las empresas que operan legalmente, esto convierte la competencia en una tarea imposible. En realidad, lo que se busca es ganar el contrato sin presentar la oferta más baja .

Si vas a subir las tarifas, ¿te encuentras en una posición que te permita hacerlo sin problemas? No se trata tanto de si «puedes aumentar el margen» como de si «estás creando valor para tus clientes». Y, lo que es igual de importante: ¿lo saben ellos?

En el sector de la seguridad, la ausencia de noticias es buena señal, pero también puede dar la impresión de que tu personal no está trabajando. ¿Elaboras informes de incidentes impactantes que ilustren el trabajo de tus agentes? Para aumentar tus tarifas, necesitas ofrecer un valor añadido por el que tus clientes estén dispuestos a pagar más. Si no puedes aumentar las tarifas con nuevos clientes y, al mismo tiempo, conseguir contratos, no estás en condiciones de contratar personal.

Cómo hacer visible su valor antes de subir las tarifas.

Los clientes rara vez se oponen a un aumento justo de tarifas cuando pueden ver por qué están pagando. Antes de subir los precios para financiar una nueva contratación, asegúrese de que sus informes reflejen esa realidad:

• Informe de cada patrulla, no solo de cada incidente. Los recorridos completados, los escaneos de los puntos de control y las tareas realizadas en el lugar demuestran una cobertura constante, incluso en las noches tranquilas en las que no ocurre nada fuera de lo común.
• Entregue informes que sus clientes realmente quieran leer. Los informes claros, puntuales y con formato profesional reflejan la misma calidad que sus funcionarios aportan al sitio.
• Vincula tus tarifas a los servicios del contrato. Cuando las tarifas de facturación, los servicios y las condiciones se encuentran en un solo lugar, como en TrackTik Contracts & Invoicing , cada factura coincide con el trabajo realizado.
• Fije precios con estrategia, no al azar. Nuestro análisis de 3 estrategias de precios para la tarifa por hora de sus guardias de seguridad le muestra cómo establecer una tarifa que cubra la nómina y, al mismo tiempo, le permita conseguir trabajo.

2. ¿Estás preparado para incorporar a una persona nueva?

Cada empresario tiene su propia forma de llevar las cosas, y enseñar a los nuevos empleados los procedimientos adecuados lleva tiempo. Las grandes empresas cuentan con personal encargado de formar a los nuevos empleados. Es probable que, en tu empresa, esa tarea recaiga sobre ti. Antes de contratar a alguien nuevo, pregúntate: ¿dispongo de procedimientos de incorporación para ese puesto?

No puedes dejarlo todo para incorporar a un nuevo empleado, pero tampoco puedes contratar a alguien sin darle ninguna orientación. La solución a este problema radica en la preparación. Documentar las funciones dentro de la empresa facilita la integración de los nuevos empleados. Documenta tus procedimientos para las órdenes de servicio , las mejores prácticas contractuales, la documentación y la interacción con los clientes. De esta forma, tendrás un registro de cómo quieres que se hagan las cosas, que podrás convertir en material de capacitación para los nuevos empleados.

Una sencilla lista de verificación para la incorporación de tu primer empleado.

No necesitas un departamento de recursos humanos para una buena incorporación. Necesitas una secuencia repetible. Usa esto como punto de partida y adáptalo al puesto:

1. Confirme las licencias y la documentación. Verifique la licencia o las certificaciones de guardia requeridas, recopile los documentos laborales y guárdelos en un único expediente del empleado.
2. Comparta la descripción del puesto y las expectativas. Explique a quién reportan, cómo se mide el desempeño y qué significa un excelente servicio para sus clientes.
3. Repase las órdenes de servicio y los procedimientos del sitio. Cubra los puntos de acceso de cada sitio, los contactos de emergencia, los canales de escalamiento y las preferencias del cliente.
4. Capacitación sobre los estándares de presentación de informes. Compartir ejemplos de informes diarios de actividad e incidentes bien elaborados para que el nuevo empleado conozca el nivel de exigencia desde el primer turno.
5. Antes de trabajar solo, observe al nuevo empleado. Asigne al oficial recién contratado a usted o a un oficial experimentado para sus primeros turnos en cada lugar.
6. Realiza un seguimiento a los 30, 60 y 90 días. Las conversaciones breves y programadas permiten detectar problemas a tiempo y demuestran al nuevo empleado que te interesa su éxito.

Con TrackTik People Management , cada nuevo empleado recibe un único registro desde su incorporación hasta cada turno, con certificaciones, salarios y documentos en un solo lugar, de modo que las asignaciones solo se realizan a los oficiales que están calificados para ellas.

3. ¿Tiene este puesto un impacto directo en los ingresos?

La contratación nunca es un proceso que no afecte a los ingresos. Los responsables de la empresa pueden optar por contratar a empleados que generen ingresos (y generen más costes operativos) o que ayuden a dirigir las operaciones (y aumenten los gastos generales). Es importante encontrar el equilibrio adecuado.

Sin embargo, eso no quiere decir que la contratación sea un pozo sin fondo. Los profesionales de la seguridad saben mejor que nadie que realizar una inversión que no genera beneficios de forma directa puede mejorar los resultados en todas las operaciones; al fin y al cabo, ¿no es eso precisamente lo que hacen los servicios de seguridad por sus clientes? Contratar a un responsable de operaciones puede liberarte para dedicarte a las ventas. Contratar a personal de ventas debería liberarte para dedicarte a las operaciones.

Comprende cómo funciona tu empresa y en qué aspectos necesitas ayuda; no contrates solo para cubrir una necesidad puntual. Da un paso atrás y piénsalo: ¿este puesto va a generar ingresos al mejorar la satisfacción de nuestros clientes? Toma tus decisiones teniendo en cuenta tanto el aspecto económico como el sentido común.

Comparación de los primeros empleados más comunes

La primera contratación adecuada depende de cómo estés utilizando tu tiempo actualmente. Utiliza esta comparación para ver qué puesto aporta mayor valor a tu negocio:

Primer empleado	Lo que te permite hacer	Impacto en los ingresos	Primero, ten esto listo.
Agente de seguridad	Deja de cubrir turnos tú mismo	Directo: horas facturables en contratos existentes y nuevos.	Órdenes de envío, estándares de informes y un proceso de programación
Supervisor de campo o gerente de operaciones	Concéntrese en las ventas y las relaciones con los clientes.	Indirecto: mayor calidad del servicio y retención de clientes.	Autoridad clara, reglas de escalamiento y visibilidad de la actividad sobre el terreno.
Ventas o desarrollo de negocios	Dedicar más tiempo a la gestión de operaciones	Directo: nuevos contratos y renovaciones	Una estrategia de precios, plantillas de propuestas y comprobante de servicio.
Administrador de oficina	Olvídese de las hojas de cálculo para la programación, la nómina y la facturación.	Indirecto: menos errores de facturación y flujo de caja más rápido	Procesos administrativos documentados y sistemas conectados

4. ¿Conoces la legislación y las prácticas locales en materia de contratación?

Ninguna guía de contratación debe pasar por alto los aspectos legales. No se exponga a problemas. Consulte con sus abogados laborales para asegurarse de cumplir con la ley durante el proceso de contratación. En un estado como California, los nuevos empleados pueden necesitar certificaciones, licencias o cualificaciones específicas para desempeñar funciones esenciales en su empresa.

Los requisitos varían según el estado, la provincia y el país, y cambian con el tiempo. Considere la siguiente lista como un punto de partida para la conversación con su abogado, no como asesoramiento legal.

Aspectos básicos de cumplimiento que debe confirmar antes de hacer una oferta.

• Licencias y capacitación. La mayoría de las jurisdicciones exigen que los agentes de seguridad posean una licencia o registro de guardia, y algunas exigen horas de capacitación adicionales o permisos de armas de fuego.
• Clasificación del trabajador. Confirme si el puesto debe ser ocupado por un empleado o por un contratista independiente.
• Normativa sobre salarios, horarios y horas extras. Comprenda el salario mínimo, los límites de horas extras y cómo se aplican a turnos largos o consecutivos. Nuestro artículo sobre el cumplimiento de la normativa de compensación por horas extras aborda los errores más comunes.
• Descansos para comer y descansar. Algunos estados exigen descansos para los agentes que realizan turnos largos, lo que afecta a la dotación de personal en cada puesto.
• Seguros y contabilidad. Verifique la cobertura de compensación laboral y responsabilidad civil, así como el tiempo que debe conservar los registros de nómina y capacitación.

Cómo TrackTik ayuda a una empresa de seguridad en crecimiento a contratar con confianza

La primera contratación marca el momento en que el negocio deja de estar solo en tu cabeza. Los horarios, los pedidos, los informes y las facturas ahora deben funcionar para otra persona. Ahí es donde una plataforma conectada resulta fundamental.

• Planificación y personal. Asigne a los oficiales a las tareas según sus habilidades, certificaciones y disponibilidad, con alertas que ayudan a prevenir las horas extras no facturables.
• Comprobante de servicio. Las visitas, los informes de incidentes y las tareas realizadas en el lugar se registran sobre el terreno y se comparten con los clientes, lo que respalda la justificación de cada aumento de tarifa.
• Administración interna. TrackTik Business Administration conecta la programación, el registro de horas, la facturación y la nómina, de modo que las horas trabajadas por sus empleados se reflejan en facturas precisas sin necesidad de volver a introducirlas.

Ese fue el camino que siguió Armour Security. Descubra cómo Armour Security creció de 3 guardias a más de 1250 en TrackTik , con informes transparentes para el cliente que se convirtieron en un factor diferenciador en licitaciones competitivas.

En resumen:

Antes de contratar a tu próximo empleado —y, sobre todo, antes de contratar a tu primer empleado—, tómate un momento para reflexionar y piensa en cómo afectará esa decisión a tu empresa.

¿Tu decisión es fruto de un crecimiento constante y sostenible, o quizá tus recursos se podrían aprovechar mejor en otro ámbito? ¿Estás preparado para compensar los nuevos costes salariales mediante un aumento de los precios u otras medidas de reducción de gastos? ¿Estás preparado para incorporar de forma eficiente a la persona que contrates?

La contratación es una parte fundamental del crecimiento. Contar con un equipo directivo en expansión y un personal sólido entre bastidores es esencial para el éxito de una empresa. Con un poco de planificación, encontrarás a las personas adecuadas para que tu empresa prospere.

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