Lösungen für Herausforderungen bei der Planung und Aufbewahrung von Sicherheitsdaten

Trackforce

10. September 2025 · 6 Minuten Lesezeit

Nicht angemeldete Abwesenheiten, Nichterscheinen und andere Probleme bei der Sicherheitsplanung – TrackTik-Sicherheitssoftware

Was kann man in einer Branche, die für hohe Personalfluktuation und knappe Margen bekannt ist, tun, um Probleme bei der Personaleinplanung – wie beispielsweise unentschuldigtes Fernbleiben vom Dienst – zu bewältigen und freie Schichten zu besetzen, bevor sich dies auf Ihre Kunden auswirkt?

Viele Sicherheitsfirmen haben mit einer geringen Mitarbeiterbindung und einem geringen Engagement zu kämpfen. Die Folge davon sind Nichterscheinen, unbesetzte Schichten und andere Probleme bei der Dienstplanung. Aber was können Sicherheitsdienstleister tun, um a) unmittelbare Probleme bei der Dienstplanung anzugehen und b) die zugrunde liegenden Herausforderungen zu lösen, die überhaupt erst zu Problemen bei der Dienstplanung führen?

Bleiben diese Probleme ungelöst, kann dies zu einem hohen manuellen Aufwand führen, um freie Schichten und Ausfälle zu besetzen, was Sie von wertschöpfenden Aufgaben ablenkt. Schlimmer noch: Es kann zu Fehlern wie einer Diskrepanz zwischen der Ressourcenzuweisung und den Kundenanforderungen sowie zu unnötigen Überstundenkosten kommen oder die Einhaltung von SLAs beeinträchtigen, wenn Schichten nicht besetzt werden können. Aus Compliance-Sicht könnten Sie zudem gegen Bestimmungen des Tarifvertrags bezüglich der Priorität bei der Schichtbesetzung verstoßen, was das Haftungsrisiko weiter erhöht.

Regelmäßige Nichterscheinen ohne vorherige Benachrichtigung können auch ein Symptom für eine allgemeine Unzufriedenheit unter Ihren Mitarbeitern oder ein strukturelles Problem in Ihrem Betrieb sein.

TrackTik-Schnittstelle zur Dienstplanerstellung für Sicherheitspersonal mit Anzeige der Schichtbesetzung

Unkontrolliert können Planungsprobleme zu einem hohen manuellen Aufwand führen, um freie Schichten und Nichterscheinen zu besetzen.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Unangekündigte Abwesenheiten sind ein Symptom, nicht das eigentliche Problem.
Chronisch unbesetzte Schichten deuten in der Regel eher auf Probleme bei der Mitarbeiterbindung, der Arbeitsverteilung oder der Zuverlässigkeit der Bezahlung hin als auf die Dienstplanung selbst.
Das manuelle Besetzen von Schichten ist der versteckte Kostenfaktor.
Jede unbesetzte Schicht führt zu Telefonaten und Spekulationen, was Zeit kostet, die eigentlich für gewinnbringende Arbeit genutzt werden könnte.
Fehler bei der Einsatzplanung bergen vertragliche Risiken.
Unnötige Überstunden, ein Missverhältnis zwischen den Qualifikationen der Mitarbeiter und den Anforderungen am Einsatzort oder ein Verstoß gegen Klauseln zur Schichtvertretung stellen allesamt ein echtes Risiko dar.
Automatisierte Schichtangebote füllen Lücken schneller als eine Telefonkette.
Durch die Verbreitung oder Weitergabe offener Schichten per SMS – bei Bedarf zu Premiumtarifen – lassen sich offene Stellen besetzen, ohne dass ein Vorgesetzter die Mitarbeiter einzeln anrufen muss.
Genaue Dienstplandaten sorgen für eine korrekte Gehaltsabrechnung, und eine korrekte Gehaltsabrechnung trägt zur Mitarbeiterbindung bei.
Mit TrackTik fließen verifizierte Dienstplandaten direkt in die Gehaltsabrechnung ein, sodass die Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden. Eine zuverlässige Bezahlung ist einer der wenigen Hebel zur Mitarbeiterbindung, die sofort wirken.

Umgang mit Herausforderungen bei der Terminplanung

Wie wir bereits in der Vergangenheit besprochen haben, kann die richtige Software für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich Ihnen dabei helfen, die Dienstplanung effizienter zu gestalten.

Da die Technologie Ihre Dienstplanung steuert, können Sie die Verfügbarkeit des Personals und freie Schichten in Echtzeit einsehen. Sie können Mindestanforderungen an die Ausbildung oder Qualifikationen pro Standort durchsetzen und außerdem erkennen, wann Überstunden oder andere Zuschläge anfallen werden. Mit einem Überblick über freie Schichten können Sie ein Schichtangebot für offene Schichten auslösen, bei dem verfügbares Personal per SMS en masse über offene Schichten informiert und die Schichten nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ vergeben werden, oder Sie können SMS nacheinander versenden. Sie können Ihre automatisierte Schichtvergabe zudem so anpassen, dass die Benachrichtigungen nacheinander an verschiedene Gruppen von Sicherheitspersonal weitergeleitet werden, und Zuschläge anbieten, um die Besetzung schwieriger Schichten zu erleichtern.

Dank des Zugriffs auf operative Echtzeitdaten werden Sie schon bald wiederkehrende Trends in Ihrer Dienstplanung erkennen können, die möglicherweise ein Überdenken Ihrer Personalplanung erforderlich machen.

Talente gewinnen und binden

Wie bereits erwähnt, können „No-Call-No-Shows“ auch ein Indikator für die Stimmung unter den Sicherheitsmitarbeitern sein. Die Sicherheitsbranche ist bekannt für ihre hohe Fluktuation, und die Personalbeschaffung stellt ein Dauerproblem dar. Als Sicherheitsmanager war es bisher oft schwierig, den Spagat zwischen knappen Margen und dem Erhalt der besten Mitarbeiter zu meistern. Doch dank der heutigen Technologie ist es einfacher geworden, ein Umfeld zu schaffen, das die Mitarbeiterbindung fördert.

Da Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung auf aktuellen Dienstplandaten basiert, können Sie diese abrechnungsfertigen Daten nutzen, um eine genaue und regelmäßige Lohn- und Gehaltsabrechnung durchzuführen, die Ihnen den Ruf eines verantwortungsbewussten und zuverlässigen Arbeitgebers verschafft. Ebenso können Sie durch die Begrenzung von Überstunden Fortschritte bei einer gleichmäßigeren Verteilung Ihrer Schichten erzielen und so die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter steigern.

Schließlich kann die Erfassung und Analyse von Betriebsdaten Ihnen dabei helfen, leistungsstarke Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu erkennen und zu belohnen sowie die Mitarbeiterbindung auf eine Weise zu fördern, die zu Ihrem Geschäftsmodell passt.

Ein ganzheitlicher Ansatz für die Sicherheit

Angesichts der geschäftskritischen Bedeutung der Planung ist es verlockend, diese Aufgabe isoliert anzugehen. Aber nur wenn Sie einen ganzheitlichen Ansatz für Ihre Sicherheitsmaßnahmen verfolgen, können Sie die zugrunde liegenden Probleme, die zu Planungsproblemen führen, wirklich lösen und unvermeidbare Herausforderungen effektiv bewältigen.

Dank moderner Technologie können Sie die notwendigen Verbindungen zwischen Ihrem Kundenservice und dem Backoffice herstellen, um strategische Entscheidungen zur Ressourcenzuweisung zu treffen und sicherzustellen, dass sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihre Kunden zufrieden sind.

Häufig gestellte Fragen

Selten liegt es am Dienstplan selbst. Die meisten chronischen Probleme lassen sich auf Personalüberhang, eine ungleiche Schichtverteilung, unzuverlässige Bezahlung oder Vorgesetzte zurückführen, die sich auf eine Tabelle stützen, die bereits veraltet ist. Unentschuldigte Fehlzeiten und dauerhaft unbesetzte Schichten sind die sichtbaren Symptome eines dieser zugrunde liegenden Probleme.

Hören Sie auf, die Mitarbeiter einzeln anzurufen. Das automatisierte Schichtangebot sendet per SMS eine Benachrichtigung über die offene Schicht an alle qualifizierten und verfügbaren Mitarbeiter und vergibt sie nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ oder verteilt sie in Stapeln, wobei für schwer zu besetzende Schichten ein Aufschlag erhoben wird. Das wird durch das Schichtmanagement mit Echtzeit-Verfügbarkeitsdaten ermöglicht, da Sie eine Schicht nur denjenigen anbieten können, von denen Sie wissen, dass sie dafür in Frage kommen.

Es fallen drei Arten von Kosten an: die Personalkosten für einen Vorgesetzten, der stundenlang damit beschäftigt ist, Lücken telefonisch zu schließen; die Margenkosten für unnötige Überstunden und Zuschläge; sowie die vertraglichen Kosten, wenn eine Schicht nicht besetzt wird oder von jemandem übernommen wird, der nicht über die erforderliche Qualifikation verfügt, was sowohl gegen Ihre SLA als auch gegen etwaige Klauseln zur Schichtvertretung verstoßen kann, an die Sie gebunden sind.

Sofort. Mitarbeiter kündigen aufgrund unvorhersehbarer Arbeitszeiten, ungleichmäßiger Schichtverteilung und verspäteter oder fehlerhafter Gehaltszahlungen. Eine gleichmäßigere Verteilung der Schichten und eine korrekte Gehaltsabrechnung in jedem Abrechnungszeitraum sind zwei der wenigen Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung, die sofort Wirkung zeigen. Eine Gehaltsabrechnung auf Basis der tatsächlichen Einsatzdaten beseitigt die Fehler, die das Vertrauen am schnellsten untergraben.

Es reduziert deren Häufigkeit und begrenzt den Schaden, wenn sie doch einmal auftreten. Echtzeit-Verfügbarkeit, bestätigte Zuweisungen und automatisierte Angebote verkürzen die Zeitspanne zwischen einem Nichterscheinen und einer besetzten Schicht. Im Laufe der Zeit zeigt Ihnen das operative Berichtswesen, an welchen Standorten, in welchen Schichten und bei welchen Mitarbeitern dieses Muster auftritt – so können Sie die Ursache beheben, anstatt nur ständig zu reagieren.

Nein, und genau darin liegt meist der Fehler. Die Dienstplanerstellung wirkt sich auf die Lohnabrechnung, die Rechnungsstellung, die Nachverfolgung von Zertifizierungen und die SLAs der Kunden aus. Wenn man sie also isoliert verwaltet, verlagert man das Problem lediglich. TrackTik verbindet die Dienstplanerstellung mit dem Backoffice, sodass verifizierte Stunden ohne erneute Eingabe in die Lohnabrechnung und Rechnungsstellung einfließen. Sie können eine TrackTik-Demo buchen, um diesen Ablauf anhand Ihrer eigenen Schichtpläne zu sehen.