Warum Sie eine einfache Software für das Wachpersonalmanagement benötigen

Trackforce

30. November 2016 · 11 Min. Lesezeit

Sicherheitsmitarbeiter, der eine einfache Software zur Verwaltung von Wachdiensten auf dem Handy nutzt

Eine Software zur Wachdienstverwaltung muss nicht komplex und mit zahlreichen Funktionen ausgestattet sein, um ein funktionales Werkzeug zu sein. In der Praxis gilt: Je einfacher die Software ist, desto effektiver ist der Sicherheitsschutz.

TrackTik ist so konzipiert, dass Sicherheitsunternehmen über die Funktionen und Möglichkeiten verfügen, die sie benötigen, ohne überflüssige Optionen, die die Software verlangsamen, Reaktionszeiten verzögern und die Betriebskosten in die Höhe treiben.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Die Anzahl der Funktionen ist nicht gleichbedeutend mit Leistungsfähigkeit.
Auch Funktionen, die niemand nutzt, kosten Geld, verlangsamen die Benutzeroberfläche und verlängern jede Schulung.
Die tatsächliche Akzeptanz ist der entscheidende Test.
Wenn ein Kundenbetreuer oder ein Mitarbeiter einen Spezialisten benötigt, um das System zu bedienen, funktioniert das System nicht – egal, wie leistungsfähig es auf dem Papier auch sein mag.
„Einfach“ und „eingeschränkt“ sind nicht dasselbe.
„Einfach“ bedeutet sinnvolle Standardeinstellungen, die man ändern kann. „Eingeschränkt“ bedeutet, dass man nur die Standardeinstellungen erhält und bei der zwanzigsten Website an seine Grenzen stößt.
Echtzeit-Bericht statt Rückblick.
Das Melden von Vorfällen, das Empfangen von Warnmeldungen und das Überprüfen von Kontrollpunkten direkt vor Ort ermöglichen es einem Vorgesetzten, während der Schicht zu handeln, anstatt erst im Nachhinein davon zu erfahren.
Aufzeichnungen sind der Schutz des Unternehmens.
Tägliche Aktivitätsprotokolle und Zusammenfassungen von Vorfällen, die sich in Sekundenschnelle auffinden lassen, machen den Unterschied zwischen der schnellen Beantwortung einer Anfrage eines Kunden oder Ermittlers und dem mühsamen Durchforsten von Unterlagen.

Einfacher Personaleinsatz

Mit einer Software für das Sicherheitspersonalmanagement lassen sich Ihre Teams ganz einfach im Außendienst einsetzen. Als Sicherheitsdienstleister, der Personal an mehreren Standorten verwaltet, benötigt Ihr Einsatzteam eine Software, die den Personaleinsatz so einfach wie möglich gestaltet. Die zentrale und digitale Speicherung der Informationen spart Zeit und Geld, da Sie so ermitteln können, wie viel Personal Sie vor Ort benötigen, wo es eingesetzt werden muss und wie lange es dort bleiben muss. Vor allem aber steigert die dadurch gewonnene Effizienz Ihres Betriebs das Schutzniveau, das Sie Ihren Kunden bieten können.

Das bedeutet, dass Einsatzplanung und Personalbesetzung als ein einheitliches Sicherheitsbild und nicht als zwei getrennte Bereiche funktionieren. Für die meisten Sicherheitsunternehmen lautet die tägliche Frage nicht, wie viele Mitarbeiter zur Verfügung stehen, sondern welcher Posten bald unbesetzt sein wird – und diese Frage lässt sich nur dann schnell beantworten, wenn der Dienstplan und die Echtzeitdaten aus dem Einsatz in einem gemeinsamen System vorliegen.

Einfache Verwaltung und vereinfachte Bedienung

Die Funktionen, die Sie nutzen, sind genau die, die Sie brauchen. Eine optimierte Software für das Wachpersonalmanagement bietet ausschließlich die Funktionen und Möglichkeiten, die für die Arbeit erforderlich sind. Sie verlieren sich nicht in einer Flut von Optionen, die Sie niemals nutzen werden. Dadurch kann jeder im Unternehmen die Software bedienen. Ihre Kundenbetreuer, Büroleiter und die Sicherheitskräfte selbst können das System nach nur minimaler Einweisung nutzen. Das bedeutet, dass Sie keinen Mitarbeiter und kein Support-Team speziell für die Verwaltung des Systems abstellen müssen, was Ihr Budget entlastet und Ihnen ermöglicht, Ihre Ressourcen effektiver einzusetzen. Vor allem aber ist TrackTik auf Skalierbarkeit ausgelegt, sodass die Verwaltung von 1 Standort oder 100 Standorten gleichermaßen unkompliziert ist.

Echtzeitüberwachung und Reaktion

Sicherheitslagen ändern sich schnell. Mit TrackTik können Sicherheitskräfte im Außendienst Vorfälle melden, aktuelle Informationen und Warnmeldungen erhalten sowie Kontrollpunkte von ihrem Standort aus überwachen. Der Zugriff auf diese Funktionen erfolgt über die mobile App für Sicherheitskräfte, die für iOS und Android verfügbar ist. Der Informationsaustausch erfolgt in Echtzeit, sodass das Personal mobilisiert und so positioniert werden kann, dass es schneller und effektiver auf Probleme reagieren kann, wobei die Leitstelle den nächstgelegenen verfügbaren Sicherheitsmitarbeiter entsendet. Mit der Sicherheitsmanagement-Software können Sie das Gelände Ihres Kunden proaktiv überwachen und bei auftretenden Sicherheitsbedrohungen umgehend reagieren.

Berichterstellung und Buchführung leicht gemacht

Papierkram kann Ihren Betrieb belasten, und das Durchforsten alter Akten kann eine Ermittlung verlangsamen. Mit einer Software für das Sicherheitspersonalmanagement lassen sich detaillierte Aufzeichnungen, einschließlich täglicher Tätigkeitsberichte und Zusammenfassungen von Vorfällen, ganz einfach führen. So können Sie schnell auf Anfragen von Kunden und, falls erforderlich, von den Strafverfolgungsbehörden reagieren. Die Informationen in Ihrem System könnten durchaus das entscheidende Detail enthalten, das für eine Ermittlung benötigt wird. TrackTik ist so konzipiert, dass Informationen schnell und mit minimalem Aufwand gespeichert, geteilt und abgerufen werden können, und ReportPro AI erstellt den Bericht auf der Grundlage der tatsächlichen Einträge des Sicherheitsmitarbeiters – ein Schritt, der am Ende einer langen Schicht meist überstürzt erledigt wird.

Einfach ist nicht dasselbe wie eingeschränkt

Das ist der entscheidende Unterschied, wenn man Systeme tatsächlich miteinander vergleicht, und dabei kann man leicht ins Fettnäpfchen treten. Ein auf das Nötigste reduziertes Tool und ein gut durchdachtes können in einer 30-minütigen Demo identisch wirken. Der Unterschied zeigt sich erst bei Ihrer zwanzigsten Website oder wenn ein Kunde zum ersten Mal etwas verlangt, was die Standardeinstellungen nicht abdecken:

Was man beachten sollte	Einfach, aber gut gemacht	Die Möglichkeiten sind begrenzt, und du wirst an deine Grenzen stoßen
Einarbeitung	Ein Vorgesetzter ist bereits nach einer Schicht produktiv, ohne dass ein eigener Systemadministrator erforderlich ist.	Die Einarbeitungszeit ist kurz, da das System nur sehr wenige Funktionen bietet.
Berichterstattung	Die vordefinierten Berichte decken die meisten Anforderungen ab, und den Rest können Sie selbst erstellen.	Es gibt nur die Voreinstellungen, und um Daten zu exportieren, braucht man eine CSV-Datei und eine Tabellenkalkulation.
Standorte hinzufügen	Der gleiche Arbeitsablauf läuft unabhängig davon, ob es sich um eine oder 100 Websites handelt – ohne Neuerstellung	Jede neue Website wird manuell konfiguriert, daher kostet Website 40 genauso viel wie Website 4.
Konfigurierbarkeit	Sinnvolle Standardwerte, die Sie ändern können, wenn es der Vertrag erfordert	Man bekommt nur die Standardeinstellungen, daher wird dem Kunden eine Absage erteilt
Systeme miteinander verbinden	Anbindungen an die Lohnabrechnung, die Rechnungsstellung und die Zutrittskontrolle, sobald Sie dazu bereit sind	Ein geschlossenes System, daher bedeutet eine Erweiterung, dass dieselben Daten zweimal eingegeben werden müssen
Preisgestaltung	Die Kernfunktionen sind im Grundpreis enthalten	Führungen, der Export von Gehaltsabrechnungen oder Kundenportale werden als Zusatzmodule in Rechnung gestellt

Das Bemerkenswerte daran ist, dass jede Zeile in der mittleren Spalte Sie heute nichts kostet und Ihnen später eine Migration erspart. Günstige Einfachheit ist meist eine aufgeschobene Rechnung.

Anzeichen dafür, dass Ihre Software zu kompliziert ist

Eine überladene Funktionsausstattung kündigt sich selten an. Sie äußert sich in Reibungsverlusten, die jeder stillschweigend hingenommen hat:

Eine Person ist das System. Wenn ein einzelner Mitarbeiter der Einzige ist, der einen Bericht erstellen oder eine Website einrichten kann, handelt es sich um ein Personalrisiko und nicht um eine Softwarefunktion.
Die Beamten umgehen die App. Notizen im Handy, ein Gruppenchat, ein Papierprotokoll in der Wachhütte. Solche Umgehungslösungen sind das deutlichste Zeichen dafür, dass das Werkzeug schwieriger zu handhaben ist als die eigentliche Aufgabe.
Die Berichte werden in einer Tabellenkalkulation neu erstellt. Wenn das monatliche Kundenpaket die Plattform verlässt und manuell neu zusammengestellt wird, zahlen Sie für eine Datenbank und nicht für ein System.
Die Einarbeitung eines neuen Vorgesetzten dauert Wochen. Die Zeit bis zur Kompetenz ist der ehrlichste Usability-Maßstab, den Sie haben.
Ganze Module sind deaktiviert. Für Funktionen zu bezahlen, die niemand aktiviert hat, ist der Inbegriff von Feature-Bloat.
Niemand schaut sich das während der Schicht an. Die Software-Leute öffnen den Aktenschrank erst am Morgen nach einem Vorfall.

Was Sie vor einem Wechsel beachten sollten

Beauftragen Sie einen echten Mitarbeiter damit, keinen Manager. Lassen Sie jemanden aus dem Außendienst während der Testphase eine Runde drehen und einen Vorfall melden. Die ersten fünf Minuten sagen mehr aus als jede Verkaufspräsentation.
Fragen Sie nach, was ein Zusatzmodul ist. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, ob Touren, Kundenportale, Lohnabrechnungsexport und Berichterstellung zum Kernumfang gehören oder als Zusatzleistungen gelten – und zwar unter Berücksichtigung Ihrer tatsächlichen Anzahl an Wachleuten und Standorten.
Richten Sie einen zweiten Standort selbst ein. Wenn für die Einrichtung des zweiten Standorts der Anbieter benötigt wird, gilt das auch für die Einrichtung des zwanzigsten Standorts.
Erstellen Sie einen echten Kundenbericht von Anfang bis Ende. Verwenden Sie dazu die Daten des letzten Monats von einer Live-Website – keine Beispieldaten – und prüfen Sie, ob der Bericht die Plattform verlässt.
Testen Sie den Datenausgang, bevor Sie die Daten festschreiben. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre eigenen historischen Daten in einem brauchbaren Format auslesen können, bevor Sie Datensätze aus fünf Jahren einpflegen.

Einfach bleiben, auch wenn man wächst

Die Falle, in die die meisten Unternehmen tappen, besteht darin, dass sie an zehn Standorten ein leichtgewichtiges Tool wählen, das bei vierzig Standorten nicht mehr ausreicht, und dann mitten in einem Wachstumsjahr für eine Migration bezahlen müssen. Der Ausweg besteht nicht darin, von vornherein schwergewichtigere Software zu wählen. Vielmehr geht es darum, Software zu wählen, deren Benutzeroberfläche gleich bleibt, während die tieferen Funktionen bei Bedarf zur Verfügung stehen.

In der Praxis bedeutet dies, dass die Übersicht für den Mitarbeiter nie unübersichtlicher wird, während das Unternehmen von den Vorteilen profitiert, die das gewachsene Geschäft mit sich bringt: verifizierte Arbeitszeiten, die direkt in Verträge und Rechnungen einfließen, anstatt neu eingegeben werden zu müssen, sowie Anbindungen an Gehaltsabrechnungs- und Zugangssysteme durch Integrationen statt einer zweiten Runde der Dateneingabe. Ein Sicherheitsteam in einem Großunternehmen nutzt denselben Arbeitsablauf vor Ort wie ein Unternehmen mit zehn Standorten, lediglich mit einer zusätzlichen Berichtsebene darüber.

Eine benutzerfreundliche Software zur Überwachung von Sicherheitskräften sorgt für eine bessere Kontrolle und eine effektivere Nutzung Ihrer Ressourcen. Ganz gleich, ob Sie nur wenige Standorte oder mehrere hundert verwalten – je einfacher Ihre Systeme zu bedienen sind, desto besser können Sie Ihren Kunden Schutz bieten. Sie können eine TrackTik-Demo buchen und diese einem Ihrer eigenen Vorgesetzten vorführen, anstatt sich nur auf unser Wort zu verlassen, wie einfach die Bedienung ist.

Häufig gestellte Fragen

Zwei Dinge: Ein Mitarbeiter kann einen Rundgang abschließen und einen Vorfall melden, ohne dafür eine Schulung absolviert zu haben, und ein Vorgesetzter kann eine Kundenanfrage beantworten, ohne drei Fenster öffnen zu müssen. Alles andere ist zweitrangig. TrackTik beschränkt den Funktionsumfang der Feld-App bewusst auf Rundgänge, Vorfälle, tägliche Tätigkeitsberichte sowie Zeiterfassung, während die tiefergehenden Funktionen auf der Büroseite angesiedelt sind, wo die Nutzer Zeit haben, sich damit vertraut zu machen.

Es kommt darauf an, ob die Software einfach oder lediglich klein ist. Ein eingeschränktes Tool stößt bereits bei Ihrem zwanzigsten Standort an seine Grenzen, da jeder Standort manuell konfiguriert werden muss und Kernfunktionen als Module verkauft werden. Ein gut konzipiertes Tool behält die gleiche Benutzeroberfläche bei, während die entsprechenden Funktionen im Hintergrund zur Verfügung stehen. TrackTik nutzt denselben Arbeitsablauf vor Ort, egal ob Sie einen oder 100 Standorte betreiben. Daher bedeutet Wachstum in diesem Fall eine Erweiterung der Berichts- und Verwaltungsfunktionen und nicht etwa ein Migrationsprojekt.

Eine einzige Schicht, wobei bei der ersten Schicht ein Vorgesetzter zur Seite steht. Die Mitarbeiter sollten kein Handbuch benötigen, um einen Kontrollpunkt zu scannen oder einen Vorfall zu protokollieren, denn in einer Position mit hoher Fluktuation muss jeder Schulungsaufwand bei jeder Neueinstellung erneut bezahlt werden. Wenn ein Anbieter eine mehrtägige Schulung für die Mitarbeiter anbietet, ist das eher ein Warnsignal hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit als ein Zeichen für ein durchdachtes Produkt. Bei Vorgesetzten und Dienstplanern dauert es verständlicherweise länger, da sie die komplexeren Tools für das Wachpersonalmanagement nutzen.

Fünf Funktionen decken die Anforderungen der meisten kleinen Betriebe ab: Dienstplanerstellung mit Übersicht über die Personalbesetzung, überprüfte Rundgänge, strukturierte Störungsmeldungen, Zeiterfassung mit Anbindung an die Lohnabrechnung sowie kundenfertige Berichte. Alles, was darüber hinausgeht, lohnt sich nur dann, wenn ein echtes Problem dies erfordert. Entscheidend ist, dass diese fünf Funktionen zum Kernangebot gehören und keine kostenpflichtigen Zusatzfunktionen sind, denn genau hier zeigen sich bei großem Umfang oft die Schwächen der beworbenen Niedrigpreise.

Es lohnt sich, dies direkt bei jedem Anbieter zu erfragen, da Sicherheitsaufgaben in Parkhäusern, Kellern, Lagerhallen und auf ländlichen Standorten stattfinden, an denen die Netzabdeckung nachlässt. Gewünscht ist dabei eine lokale Warteschlange: Scans und Berichte werden auf dem Gerät gespeichert und synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, sodass ein Kontrollpunkt im Treppenhaus weiterhin nachweisbar ist. Vergewissern Sie sich während einer Testphase an Ihrem Standort mit der schlechtesten Netzabdeckung, anstatt sich allein auf die Angaben im Datenblatt zu verlassen.

Legen Sie den Ausstieg vor dem Einstieg fest. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, welche historischen Daten Sie exportieren können, in welchem Format und ob Anhänge zu Vorfällen, wie beispielsweise Fotos, darin enthalten sind. Betreiben Sie anschließend beide Systeme an einem Standort für einen Abrechnungszeitraum parallel, damit die Lohnabrechnung und die Rechnungsstellung anhand eines als einwandfrei bekannten Monats abgeglichen werden können. Halten Sie die alten Unterlagen so lange zugänglich, wie es Ihre Verträge und die örtlichen Vorschriften hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht vorschreiben, und migrieren Sie die aktiven Standorte schrittweise statt auf einmal.

Silvertrac ist nun Teil von Trackforce, wodurch Silvertrac, TrackTik und GuardTek unter einem Dach vereint wurden. TrackTik ist die Flaggschiff-Plattform und der direkte Weg in die Zukunft, da sie die Wachrundgänge, die Meldung von Vorfällen und die Benutzerfreundlichkeit bietet, auf die sich Silvertrac-Nutzer verlassen haben, und darüber hinaus Funktionen für Backoffice, Abrechnung und Analysen umfasst. Sie können eine TrackTik-Demo vereinbaren, um den entsprechenden Arbeitsablauf an Ihren eigenen Standorten zu erleben.