Dardan Security offre une protection personnalisée grâce à TrackTik

Dardan Security offre une protection personnalisée grâce à TrackTik

Lorsque la croissance de Dardan Security a commencé à dépasser les capacités de ses systèmes manuels, l’entreprise s’est tournée vers TrackTik pour harmoniser la gestion de ses effectifs, renforcer la responsabilisation et offrir une visibilité en temps réel à ses clients. Cinq ans plus tard, cette technologie est devenue un élément essentiel permettant à Dardan de se développer efficacement, sans pour autant perdre son approche personnalisée, centrée sur l’humain.

À propos de Dardan Security

Fondée en 1973, Dardan Security est l'un des prestataires de services de sécurité indépendants les plus réputés du Royaume-Uni. Elle propose des solutions de surveillance physique robustes à grande échelle, ainsi que des services mobiles, des technologies et des systèmes de sécurité de pointe. L'entreprise assure chaque mois plus de 50 000 heures de surveillance statique sur plus de 60 sites et accompagne plus de 700 clients grâce à des patrouilles mobiles, des interventions sur alarme, la gestion des clés et des missions programmées. Cette double expertise, alliant une surveillance humaine de haute qualité à des opérations mobiles agiles, permet à Dardan de protéger les sites en mobilisant les ressources adaptées, en garantissant une bonne visibilité et en combinant technologie et personnel qualifié.

Avec une clientèle issue du monde universitaire, des instituts de recherche et des centres scientifiques, des parcs d’activités, des secteurs des sciences de la vie et de l’industrie pharmaceutique, ainsi que des infrastructures critiques, l’engagement de Dardan reste le même : une sécurité sur mesure, professionnelle et fondée sur le renseignement. « Chaque client est différent, c’est pourquoi nous ne proposons jamais de solution standardisée », explique Paul Beard, directeur commercial chez Dardan Security. « Nous leur demandons ce qu’ils souhaitent réellement et adaptons nos services en conséquence. »

Pour assurer cette gamme complète de services, Dardan dispose d'une flotte de 27 véhicules qui parcourent chaque année plus de 1,2 million de miles à travers Londres, le Sud-Est, l'Écosse, le Nord-Est du Norfolk, le Suffolk, le Cambridgeshire et l'Essex, assurant ainsi des patrouilles, des interventions liées à la vidéosurveillance, une assistance en cas de déclenchement d'alarme et des services de verrouillage/déverrouillage avec rapidité et continuité.

Le défi : les processus manuels ralentissaient la croissance

Pendant des années, Dardan s'est appuyé sur un ensemble disparate de systèmes hérités et de processus manuels. « Nous avions des collaborateurs talentueux, mais ils passaient trop de temps à se débattre avec des tableurs et à vérifier les données à la main. La facturation représentait souvent un travail à temps plein consistant simplement à copier-coller des chiffres d'un endroit à un autre », se souvient Andrew Barnard, responsable ESG et conformité chez Dardan.

Au fur et à mesure que Dardan se développait, les anciens systèmes ne parvenaient plus à suivre le rythme. La gestion des plannings, le signalement des incidents et la facturation étaient effectués manuellement, souvent à l’aide de plusieurs feuilles de calcul. Les limites étaient évidentes : « À mesure que nous grandissions et que nous commencions à servir des clients plus complexes, chaque étape manuelle devenait un goulot d’étranglement. Des erreurs s’insinuaient, les données étaient difficiles à rapprocher et nous courions le risque de passer à côté de détails essentiels en matière de conformité ou de facturation. Aucune entreprise ne peut se développer en s’appuyant sur des processus manuels », explique Barnard.

Au-delà de l'efficacité, Dardan avait besoin d'une plus grande responsabilisation et d'une visibilité en temps réel, tant pour la direction que pour les clients, concernant l'ensemble de ses opérations de patrouilles mobiles et de gardiennage.

La solution : un système unifié avec TrackTik

Lorsque Dardan a mis en place la plateforme de gestion des effectifs de sécurité de TrackTik, la transformation a été immédiate.

« Disposer d’un système unique qui gère tout — les plannings, les fiches de mission, la répartition et la facturation —, c’est ce qui a fait la différence », explique Barnard. « Avant, nous utilisions des fiches de mission papier et procédions à des enregistrements manuels. Aujourd’hui, nous bénéficions d’analyses en temps réel et d’une traçabilité immédiate. »

TrackTik a également aidé Dardan à faire progresser sa stratégie environnementale ou ESG, en réduisant la paperasse grâce à la transmission électronique des rapports de patrouille, des rapports quotidiens d’incidents et à la gestion des visiteurs. Le contrôle de la conformité a été renforcé grâce à des fonctionnalités permettant la surveillance des travailleurs isolés et le suivi de la directive sur le temps de travail, garantissant ainsi que Dardan respecte toujours les exigences réglementaires tout en assurant la sécurité de son personnel.

Grâce à TrackTik, le centre des opérations de sécurité de Dardan peut suivre les patrouilles mobiles en temps réel, surveiller les rapports d'incident et s'assurer que toutes les tâches prévues sont menées à bien. Les clients bénéficient d'un accès instantané à l'historique des incidents, aux dossiers de conformité et aux analyses de performance via le portail client sécurisé, ce qui leur offre une visibilité totale, en toute transparence.

Aujourd'hui, TrackTik prend en charge les opérations sur plus de 4 000 sites actifs, s'intègre à plus de 200 systèmes de vidéosurveillance connectés et automatise des processus qui, auparavant, mobilisaient des journées entières de travail. À elle seule, l'équipe financière traite désormais près de 600 factures par mois, chacune étant générée automatiquement à partir de données vérifiées sur le terrain.

Les revues trimestrielles des activités, qui nécessitaient auparavant des heures de préparation, sont désormais un jeu d'enfant. « Il suffit de se connecter au système pour voir exactement ce qui a été fait », explique M. Barnard. « Les réunions peuvent ainsi se concentrer sur l'amélioration des résultats, plutôt que sur la recherche de données. »

Résultats : décisions plus judicieuses, facturation plus rapide et confiance renforcée des clients

Depuis la mise en place de TrackTik, Dardan a constaté des avantages mesurables et stratégiques :

• Gain de temps et précision de la facturation : la facturation est désormais automatisée et ne comporte plus d'erreurs, ce qui évite à l'équipe financière d'avoir à saisir manuellement les données.

• Meilleure visibilité : les analyses en temps réel garantissent que chaque patrouille, chaque rapport et chaque tâche fait l'objet d'un suivi et peut être vérifié.

• Conformité renforcée : le suivi des dispositions relatives aux travailleurs isolés et à la directive sur le temps de travail garantit la sécurité du personnel et le respect de la réglementation.

• ESG et efficacité du reporting : les rapports électroniques de patrouille et de visiteurs réduisent la paperasserie et soutiennent les initiatives en matière de développement durable.

• Une croissance fondée sur les données : les informations tirées des données de TrackTik ont aidé Dardan à identifier les améliorations à apporter à ses services et même à restructurer ses équipes.

• Avantage concurrentiel : Dardan a remporté plusieurs contrats en mettant en avant la technologie et les capacités d'analyse de TrackTik lors de ses présentations auprès des clients.

« Notre principal retour sur investissement réside dans la précision de la facturation : moins de personnel nécessaire, des délais d’exécution plus courts et une confiance totale dans les données », explique Barnard. « Mais le retour sur investissement caché réside dans l’analyse. TrackTik nous aide à repérer les tendances, à justifier les changements et à prouver notre valeur ajoutée auprès de nos clients. »

Transformation des services au domaine CB1, Cambridge

L'une des plus grandes réussites de Dardan est le complexe CB1 Estate à Cambridge : un vaste projet immobilier à usage mixte qui accueille des entreprises internationales telles que Microsoft, Apple, Cushman & Wakefield, Bidwells et Brookgate, ainsi que des centres de recherche et des logements étudiants.

Lorsque Dardan a repris le site, l'entreprise s'est appuyée sur les données et les analyses de TrackTik pour repenser en profondeur l'organisation et la mise en œuvre de la sécurité.

« Les informations fournies par TrackTik ont complètement transformé le contrat », explique Barnard. « Elles ne nous ont pas seulement aidés à respecter les accords de niveau de service (SLA) : elles nous ont fourni les éléments nécessaires pour repenser nos opérations, renforcer le contrôle de gestion et doubler nos effectifs. »

Grâce aux rapports en temps réel et aux données sur les incidents fournis par TrackTik, Dardan a pu démontrer des améliorations mesurables en matière de qualité de service et de réactivité, tant auprès des propriétaires de sites que des différentes parties prenantes. La transparence et la facilité de partage des informations ont convaincu le client d'étendre ce partenariat.

« Notre client a constaté les résultats et a réinvesti », ajoute Barnard. « La transparence de TrackTik est le fondement de cette confiance — cela a changé notre façon de travailler avec eux au quotidien. »

Un avenir axé sur les données : 27 000 rapports par mois, et ce chiffre ne cesse d'augmenter

Cinq ans après s'être lancée dans l'aventure TrackTik, Dardan continue d'innover. L'entreprise génère désormais 27 000 rapports par mois, répertoriant chaque incident, chaque patrouille et chaque action de mise en conformité, le tout au sein de l'écosystème TrackTik.

« Nous enregistrons tout », souligne Barnard. « Cette visibilité favorise la responsabilisation et nous aide à prendre des décisions plus éclairées. Il ne s’agit pas seulement de suivre les données, mais aussi de comprendre où nous pouvons nous améliorer. »

L'équipe développe également son utilisation de TrackTik DataLab afin de créer des tableaux de bord avancés et d'obtenir des informations plus approfondies sur les clients.

« Notre prochaine étape consiste à donner aux clients un accès direct à leurs propres tableaux de bord », explique M. Barnard. « Ils pourront ainsi consulter à tout moment les tendances en matière d'incidents, la couverture des patrouilles et les indicateurs de conformité. »

Au-delà de l'analyse de données, Dardan s'appuie sur l'écosystème de l'API TrackTik et sur les nouvelles intégrations d'IA pour automatiser davantage son flux de travail, de la surveillance par vidéosurveillance au traitement des incidents.

« L'IA est pour nous la prochaine étape », déclare Barnard. « Si le système est capable de reconnaître le contenu d'un rapport et de le transmettre automatiquement à la bonne personne, cela représente un gain d'efficacité considérable. Et c'est précisément la direction que prend TrackTik. »

Le résultat

TrackTik a permis à Dardan Security :

• Automatisez la facturation et la création de rapports pour des milliers de tâches par mois.

• Fournir des analyses en temps réel et une transparence totale aux clients

• Libérez du temps pour votre personnel afin qu'il puisse se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

• Utilisez les informations issues des données pour développer et renforcer vos relations avec vos clients.

• Collecter et analyser 27 000 rapports chaque mois dans une optique d'amélioration continue

• Gérer plus de 4 000 sites, plus de 200 systèmes de vidéosurveillance et près de 600 factures par mois via une plateforme unifiée

« TrackTik nous aide à traiter chacun de nos clients de manière personnalisée », conclut Barnard. « Cela nous a permis de travailler plus vite, plus efficacement et de manière plus transparente — et c’est exactement ainsi que nous souhaitons assurer la sécurité. »