La gestión digital de tareas y tus guardias de seguridad

La gestión digital de tareas y tus guardias de seguridad

Lograr una gestión fluida del personal de seguridad no es tan difícil como podría parecer. Al principio, las asignaciones de tareas interminables pueden resultar abrumadoras. Y, como bien saben muchos profesionales de la seguridad (algunos de los cuales han sido ellos mismos guardias de seguridad en el pasado), la forma en que los guardias cumplen con sus órdenes de servicio ha cambiado radicalmente con respecto a cómo se hacía antes. Adiós al papel y al lápiz.

Entonces, ¿en qué consiste una gestión eficaz de las tareas? Para que la gestión de las tareas sea eficaz, los responsables de seguridad deben tener visibilidad sobre tres aspectos:

• Asignación de turnos de los guardias
• Consultar el estado del pedido
• Personalización de informes

Hacer un seguimiento y supervisar a un equipo de seguridad implica tener una visión global de todos los informes presentados, así como de los puntos de control pendientes o incompletos. Analizaremos qué significa disfrutar realmente de una experiencia fluida en las rondas de vigilancia, sin dificultades técnicas innecesarias.

Información sobre el seguimiento de los turnos de los guardias

Tus guardias están en activo sobre el terreno, ya sea patrullando unas instalaciones por la noche o a cargo de la seguridad en la recepción de un complejo. Sea como sea, llevar un registro de los guardias que están de patrulla y de los cambios de turno resulta mucho más fácil cuando no hay obstáculos para la comunicación.

Esto incluye los escáneres de los controles de seguridad digitales.

Atrás quedaron los días en los que los escáneres de los puntos de control requerían un lector especializado. Ahora, un punto de control se puede «etiquetar» con un smartphone. Los dispositivos han experimentado una evolución tecnológica, hasta tal punto que los equipos de seguridad están consiguiendo un gran ahorro al adquirir un lote de dispositivos Android económicos o incluso al permitir que los guardias utilicen sus propios dispositivos (BYOD) para realizar las rondas.

Gracias al seguimiento digital de los puntos de control, los supervisores ahora pueden comprobar el progreso de las rondas de los guardias desde una ubicación central, sin necesidad de estar presentes in situ, a través de un mapa en el navegador. Si un guardia omite un punto de control, ese registro digital notifica al instante a los superiores quién es el guardia y qué punto de control se ha omitido, de modo que los supervisores puedan investigar el motivo antes de que el cliente se entere.

Cómo organizar las órdenes de tu puesto de guardia de seguridad

Las tareas diarias de un guardia pueden ser tan sencillas como realizar una ronda por un edificio o tan complejas como gestionar varias rondas en distintos emplazamientos. En definitiva, las tareas que debe realizar un guardia varían y dependen en gran medida de los requisitos del contrato y de las expectativas de su cliente. Sin embargo, cumplir con esas expectativas implica que los guardias deben desempeñar sus funciones con facilidad y eficacia durante su turno.

Digitalizar las órdenes de los puestos de vigilancia para garantizar el orden no es una idea nueva. Optar por mantener los métodos tradicionales de transmisión de instrucciones puede resultar costoso y aumenta el riesgo de que se produzcan malentendidos. Cuando las órdenes de los puestos de vigilancia están disponibles en sus dispositivos móviles, se consigue una experiencia fluida en las rondas de vigilancia, en la que se guía a los vigilantes a lo largo de sus tareas diarias.

Lo mismo ocurre con el tradicional diario de a bordo.

Obstáculos como la falta de acceso, las anotaciones tardías, la información incompleta o una caligrafía ilegible pueden hacer que las anotaciones del libro de registro sean una fuente de información inexacta y poco fiable. Poner toda la información en manos de tus guardias elimina la falta de acceso y garantiza, casi siempre, que tu equipo esté en sintonía.

Personalización de los informes de incidentes y actividades de los guardias

Un buen profesional de la seguridad sabe que gestionar las expectativas de los clientes y mantener una buena reputación es fundamental para el negocio. Las relaciones son clave. Para evitar contratiempos en el futuro, hay algunos aspectos en los que un guardia debe destacar —y en los que los profesionales de la seguridad deben estar a la altura de las circunstancias para ayudar—.

Uno de ellos es que los guardias de seguridad informen adecuadamente.

Recopilar pruebas y elaborar un informe sólido que pueda presentarse a las autoridades como prueba es responsabilidad de tu guardia. No cumplir con esa responsabilidad simplemente porque carecían de los conocimientos necesarios para hacerlo es una culpa que debe compartir todo el equipo, incluido tú.

Si un guardia se olvida de los procedimientos operativos estándar (SOP) sobre cómo informar correctamente durante un incidente, ¿a quién hay que culpar del percance?

Algo tan sencillo como un vídeo formativo de 3 minutos para recordar a tus guardias los procedimientos operativos estándar (SOP) de presentación de informes solo es posible con los informes digitales. Adjuntar un vídeo formativo de 3 minutos a los recursos de los guardias o en una orden de servicio garantizaría que tuvieran acceso a él en cualquier momento, junto con cualquier otra información relativa al turno.

Gracias al acceso directo a través de una aplicación para rondas de vigilancia, tu vigilante recibe instrucciones inmediatas sobre cómo cumplimentar correctamente un parte de incidente en tan solo 3 minutos. Se acabaron los contratiempos.

Lo mismo ocurre con los informes especializados.

Si tu contrato estipula que debes elaborar un informe especializado, no te queda más remedio que hacerlo bien.

Gracias al uso de informes personalizables, ya han quedado atrás aquellos días en los que había que cruzar los dedos esperando que los guardias siguieran las instrucciones. Ahora puedes asegurarte de que solo estén disponibles las preguntas y respuestas necesarias, tal y como se espera, de modo que las respuestas no queden a merced de tu equipo de seguridad.

Además, lo mejor de utilizar informes personalizables son las plantillas que se pueden guardar y el generador de informes de «arrastrar y soltar». Cada campo permite a tus supervisores crear prácticamente cualquier tipo de informe para cualquier sector, al instante.

La orientación paso a paso de las tareas para tus guardias nunca ha sido tan sencilla

Gestionar las tareas de tus guardias es mucho más que tachar elementos de una lista de tareas pendientes. Los equipos de seguridad están utilizando la tecnología para guiar a sus guardias en cada ronda, cada control, cada informe, cada vídeo de formación… lo que se te ocurra.

La guía paso a paso de las tareas es solo el principio de lo que puede ofrecer una aplicación completa para las rondas de seguridad. Gestionar la información de los turnos de los guardias, revisar las órdenes de los puestos de vigilancia y generar informes personalizados de incidentes y actividades solo es posible con una aplicación completa para las rondas de seguridad. Para obtener más información sobre la aplicación, haz clic en el botón de abajo. O bien, solicita una demostración para verla en acción.

Más información