Clauses de traitement des données supplémentaires
Conditions générales de TRACKFORCE

Clauses de traitement des données supplémentaires

Conditions générales de TRACKFORCE

Mise à jour le ^1er septembre 2022

Les solutions logicielles commercialisées par Trackforce sont conçues et développées à l'interne, sans recours à la sous-traitance. Cependant, Trackforce peut être amenée à faire appel à des sociétés tierces pour certains services, comme l'hébergement de données ou la fourniture de logiciels dédiés comme la gestion de la relation client (CRM), la gestion des ventes, la gestion des forces de vente, la gestion de la production ou la gestion de projet.

Ces clauses de traitement des données définissent donc les conditions dans lesquelles Trackforce peut soit confier ces types de services à des sous-traitants, soit exécuter elle-même, en tant que sous-traitant, les services pour le compte du Client en tant que responsable du traitement conformément au Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (RGPD britannique), adapté par la Loi de 2018 sur la protection des données (ci-après le « RGPD britannique »).

En conséquence, les présentes clauses relatives au traitement des données complètent les conditions générales de Trackforce (ci-après les « CG ») telles que définies ci-dessous.

Article n° 1 : Sous-traitance entre TRACKFORCE et des sous-traitants tiers

Le Client autorise expressément TRACKFORCE à sous-traiter tout ou partie des services stipulés dans les CGV à tout sous-traitant tiers de son choix.

L’achat par le Client des Biens listés et commercialisés dans les CGV de TRACKFORCE implique l’acceptation par le Client des conditions générales de service du Sous-traitant.

Il incombe à TRACKFORCE de s'assurer que le sous-traitant choisi fournit des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir que le traitement réponde aux exigences du RGPD britannique.

Article n° 2 : Sous-traitance entre TRACKFORCE et le Client

Conformément à cet article 2, TRACKFORCE est le Sous-traitant et le Client est le Responsable du traitement tel que défini dans le RGPD britannique pour toutes les données personnelles traitées par TRACKFORCE pour le compte du Client conformément aux CGU de TRACKFORCE.

Article 2-1 : Sujet

L’objet de la présente clause 2.1 et de ses sous-sections est de définir les conditions dans lesquelles TRACKFORCE (agissant à titre de sous-traitant) s’engage à effectuer, pour le compte du Client (agissant à titre de responsable du traitement), les opérations de traitement de données personnelles définies ci-dessous.

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les Parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement des données à caractère personnel et, en particulier, le RGPD britannique obligatoire à compter du 23 mai 2018.

Article 2-2 : Traitement sur instructions

TRACKFORCE et toute personne agissant sous son autorité et ayant accès aux données personnelles du Client s'engagent à traiter ces données uniquement selon les instructions écrites du Client, y compris, le cas échéant, leur transfert vers un pays tiers ou une organisation internationale, sauf si TRACKFORCE y est tenu par la législation du Royaume-Uni ou toute autre législation applicable. Dans ce cas, TRACKFORCE informe le Client de cette obligation légale avant tout traitement, à moins que la loi concernée n'interdise cette information pour des raisons importantes d'intérêt public.

TRACKFORCE avisera immédiatement le Client si, selon TRACKFORCE, une instruction du Client constitue une violation du droit du Royaume-Uni ou de toute autre législation pertinente relative à la protection des données personnelles.

Article 2-3 : Description du traitement

TRACKFORCE est autorisé à traiter pour le compte du Client les données personnelles nécessaires à la prestation des services définis d'un commun accord entre les Parties, y compris la durée du traitement, sa nature et sa finalité, son type et les catégories de personnes concernées, ainsi que les obligations et les droits du Client en tant que responsable du traitement.

Article 2-4 : Obligations de TRACKFORCE (en tant que sous-traitant) envers le client (à titre de responsable du traitement)

En tant que sous-traitant des données relatives à la sous-traitance, TRACKFORCE s'engage à :

• Traiter les renseignements personnels en question uniquement aux fins qui font l’objet du traitement.
• Traiter les données conformément aux instructions documentées du Client en tant que Responsable du traitement.
• Assurer la confidentialité des données personnelles traitées.
• S’assurer que les personnes autorisées à traiter des données personnelles en vertu du présent accord (i) s’engagent à respecter la confidentialité ou sont soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité et (ii) reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.
• Tenez compte, en termes d’outils, de produits, d’applications ou de services, des principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

Article 2-5 : Sous-traitance

En tant que sous-traitant des données faisant l’objet du contrat entre les Parties, TRACKFORCE peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après dénommé le « sous-traitant ») pour mener des activités de traitement spécifiques.

Dans ce cas, TRACKFORCE avise préalablement et par écrit le responsable du traitement de toute modification envisagée concernant l'ajout ou le remplacement d'un sous-traitant. Ces renseignements doivent indiquer clairement les activités sous-traitées, l'identité et les coordonnées du sous-traitant, ainsi que les dates de l'entente de sous-traitance. Le responsable du traitement dispose d'un délai de 10 (dix) jours à compter de la réception de cette information pour formuler ses objections. La sous-traitance ne peut être effectuée que si le responsable du traitement ne s'y est pas opposé dans le délai imparti.

Le sous-traitant est tenu de respecter les obligations du présent accord pour le compte et conformément aux instructions du responsable du traitement. Il incombe au responsable du traitement de s'assurer que le sous-traitant offre des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de s'assurer que le traitement est conforme aux exigences du RGPD britannique. Si le sous-traitant ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, le responsable du traitement demeure entièrement responsable envers le responsable du traitement de l'exécution de ses propres obligations.

Article 2-6 : Droit à l’information des personnes concernées

Il incombe au Client, en tant que responsable du traitement, de fournir aux personnes concernées les informations relatives aux opérations de traitement au moment de la collecte des données.

Article 2-7 : Exercice des droits relatifs aux données personnelles

Dans la mesure du possible, TRACKFORCE, en tant que sous-traitant, assistera le Client, en tant que Responsable du traitement, dans l'exécution de son obligation de répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées : droit d'accès, de rectification, d'effacement et de suppression, droit d'opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l'objet d'une décision automatisée individuelle (y compris le profilage).

Lorsque les personnes concernées présentent des demandes à TRACKFORCE, en sa qualité de sous-traitant, pour exercer leurs droits, TRACKFORCE doit envoyer ces demandes dès leur réception par courriel à l'adresse courriel du client telle qu'elle figure sur son profil.

Article 2-8 : Avis de violation de données personnelles

En tant que sous-traitant, TRACKFORCE avisera le Client, en sa qualité de responsable du traitement, toute violation de données personnelles sans délai indu, conformément à l'article 68 du RGPD britannique, et par courriel à l'adresse courriel du Client telle qu'indiquée sur son profil.

Cet avis sera accompagné de toute la documentation pertinente permettant au Client, en sa qualité de responsable du traitement, de notifier cette violation à l'autorité de surveillance, en l'occurrence le Bureau du commissaire à l'information (ICO).

Article 2-9 : Aide de TRACKFORCE, en sa qualité de sous-traitant, au Client, en sa qualité de responsable du traitement, dans le cadre de ses obligations en matière de protection des données .

En tant que sous-traitant, TRACKFORCE assistera le Client en tant que responsable du traitement en cas d’analyse d’impact relative à la protection des données ou de consultation de l’autorité de surveillance (ICO).

Les services décrits dans la présente clause 2-9 seront fournis par TRACKFORCE selon les conditions financières et temporelles particulières qui seront convenues à l'avance entre le Client et TRACKFORCE.

Article 2-10 : Mesures de sécurité

Dans la mesure où l’article 66 du RGPD britannique stipule que chaque responsable du traitement et chaque sous-traitant doivent mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement des données à caractère personnel, chaque partie s’engage, pour autant que les données à caractère personnel dont elle est responsable soient concernées, à mettre en œuvre des mesures destinées à :

• Empêcher tout traitement non autorisé ou toute interférence non autorisée avec les systèmes utilisés en relation avec celui-ci ;
• S'assurer qu'il est possible d'établir les détails précis de tout traitement qui a lieu ;
• S’assurer que tous les systèmes utilisés dans le cadre de la fonction de traitement fonctionnent correctement et peuvent, en cas d’interruption, être restaurés ;
• S'assurer que les données personnelles stockées ne peuvent pas être corrompues en cas de mauvais fonctionnement d'un système utilisé dans le cadre du traitement.

Article 2-11 : Destin des données

TRACKFORCE s’engage à détruire les données personnelles à la fin de leur période de conservation déterminée en fonction de la nature de ces données, étant rappelé que le Client doit effectuer régulièrement ses propres sauvegardes à l’aide des outils logiciels mis à disposition sur la plateforme Guardtek.

Article 2-12 : Délégué à la protection des données

TRACKFORCE communique au Client, en sa qualité de Responsable du traitement, le nom et les coordonnées de son Délégué à la protection des données, ci-après « DPO », désigné conformément à l’article 69 du RGPD britannique, si le Client le demande.

Article 2-13 : Registre des catégories d'activités de traitement

En tant que Sous-traitant, TRACKFORCE déclare qu'elle tiendra un registre écrit de toutes les catégories d'activités de traitement effectuées pour le compte du Client en tant que Responsable du traitement, contenant :

• Le nom et les coordonnées de TRACKFORCE en tant que sous-traitant et de tout autre sous-traitant engagé par TRACKFORCE conformément à l'article 59(3) ;
• Le nom et les coordonnées du Client en tant que Responsable du traitement pour le compte duquel le Sous-traitant agit ;
• Le cas échéant, le nom et les coordonnées du délégué à la protection des renseignements personnels ;
• Les catégories de traitements effectués pour le compte du Client à titre de Responsable du traitement ;
• Le cas échéant, les détails des transferts de données personnelles vers un pays tiers ou une organisation internationale lorsque le responsable du traitement l’a explicitement demandé, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale ;
• Dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles visées à l’article 66 du RGPD britannique.

Article 2-14 : Documentation

En tant que sous-traitant, TRACKFORCE met à la disposition du Client, en sa qualité de responsable du traitement, la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour réaliser des audits, y compris des inspections, par le Client ou un autre auditeur qu'il aurait désigné, et contribue à ces audits.

Article n° 3 : Obligations du Client en tant que responsable du traitement envers TRACKFORCE en tant que sous-traitant

En tant que responsable du traitement, le Client s'engage à :

• Fournissez à TRACKFORCE, en tant que sous-traitant, les renseignements et les données énumérés à la clause 2-3 des présentes.
• Enregistrez par écrit toutes les instructions relatives au traitement des données par TRACKFORCE.
• S'assurer, en amont et pendant toute la durée du traitement, du respect des obligations prévues par le RGPD britannique.
• Superviser le traitement des données, y compris la réalisation d'audits et d'inspections avec TRACKFORCE.

Article n° 4 : Maintien des dispositions non contradictoires des CGV de TRACKFORCE 

Ces clauses relatives au traitement des données complètent les conditions générales de TRACKFORCE, dont les dispositions non contraires demeurent applicables.