SFM Security utilise la plateforme de gestion de la main-d’œuvre de TrackTik pour stimuler la croissance et écraser les références de l’industrie

SFM Security utilise la plateforme de gestion de la main-d’œuvre de TrackTik pour stimuler la croissance et écraser les références de l’industrie

SFM Security offre des services de sécurité non armés depuis 1992, desservant 60 sites clients dans divers secteurs du sud de la Floride. Grâce aux solutions automatisées de TrackTik, SFM Security a amélioré les opérations et la satisfaction des clients, permettant des économies et préparant l’entreprise à croître.

SFM Security fournit des services de garde de sécurité non armés depuis 1992. Forte d’une longue tradition de services lors d’événements de haut niveau au stade Orange Bowl de la ville de Miami, l’entreprise a grandi pour offrir des services de sécurité à 60 sites clients à travers le sud de la Floride. Leur clientèle couvre divers secteurs, notamment l’immobilier commercial, les agences gouvernementales, les établissements médicaux, les communautés résidentielles, les marinas et les établissements d’enseignement.

Après la mise en place de TrackTik, SFM Security a constaté des changements et des améliorations importants dans ses opérations. L'adoption de cette plateforme intégrée de gestion des effectifs de sécurité a permis de centraliser les activités des agents de sécurité sur le terrain et les opérations en coulisses, générant ainsi des gains importants en termes d'efficacité opérationnelle, de satisfaction de la clientèle et de qualité du service.

5 façons dont SFM a amélioré ses opérations de sécurité grâce à TrackTik

1) Immédiateté et exactitude dans la livraison des rapports d’incident

TrackTik a considérablement amélioré le processus de signalement des incidents de SFM. Les agents de sécurité ont maintenant la capacité d’envoyer instantanément des rapports aux clients quelques minutes après leur création. Cette livraison rapide garantit que les clients sont informés en temps réel, offrant une valeur ajoutée substantielle compte tenu de la nature sensible du travail en sécurité.

John Frensdorf, vice-président des opérations de sécurité chez SFM Security, a commenté : « Nous avons pu raccourcir le délai entre la création du rapport et celui où le client le reçoit. Partager rapidement des informations sensibles au facteur temps est essentiel dans ce métier, offrant à nos clients une grande tranquillité d’esprit. »

De plus, les données recueillies dans le rapport d’incidents de TrackTik contribuent également à créer des gains d’efficacité et à offrir aux clients une transparence sur les activités sur place. Les agents de sécurité peuvent maintenant fournir une preuve tangible de leurs patrouilles, puisque des preuves photographiques accompagnent un rapport montrant que les vérifications ont été effectuées.
SFM a noté que des processus manuels comme l’enregistrement des permis et immatriculations des véhicules à un point d’entrée dans une communauté à accès fermé, par exemple, pourraient maintenant être remplacés par les capacités de capture de photos dans le rapport d’incidents de TrackTik.

« Maintenant, le client a accès à des informations instantanées sur tous les véhicules présents lors d’un incident pour effectuer une vérification rapide et localiser si un véhicule était sur place », a déclaré Frensdorf.

2) Planification optimisée pour limiter les heures supplémentaires non facturables

Au départ, SFM utilisait un logiciel de gestion du temps distinct, non relié au système de paie, ce qui entraînait des inefficacités opérationnelles. Le système manuel de planification et de gestion du temps entraînait un manque de flexibilité, un contrôle insuffisant du cumul des heures supplémentaires et une gestion inefficace de la paie. SFM cherchait une solution pour optimiser la planification des agents de sécurité et réduire les heures supplémentaires non facturables.
Les fonctionnalités complètes de planification de TrackTik, notamment l'application Shift qui informe les employés des postes disponibles pour les événements spéciaux, se sont avérées très rentables pour SFM. La capacité du logiciel à automatiser le suivi du temps de travail et à optimiser la planification des horaires a permis à SFM de garder un contrôle précis sur les heures de travail des agents de sécurité.

Cette stratégie a permis d'éviter efficacement que les agents de sécurité n'atteignent les seuils d'heures supplémentaires. Remarquablement, SFM a réussi à maintenir les heures supplémentaires non facturables à seulement 1 %, un taux nettement inférieur à la norme de l'industrie, qui est de 5 %.

L’association des registres de planification et de gestion du temps a également permis des processus de paie plus précis qui minimisent les erreurs humaines et garantissent que les agents sont payés équitablement et à l’heure.

3) Rationalisation des processus administratifs de la SFM

Grâce à la mise en œuvre de TrackTik, SFM a réussi sa transition vers une gestion sans papier. Le passage à une plateforme entièrement numérique a simplifié les processus et réduit considérablement les charges administratives traditionnellement liées à la gestion manuelle des documents.
TrackTik ne se contente pas de gérer les tâches quotidiennes ; il intègre des fonctionnalités pour la gestion de la paie et l’envoi des factures, des processus extrêmement chronophages pour les équipes comptables habituées à la vérification manuelle des feuilles de temps et des comptes rendus clients. Frensdorf a salué l’approche tout-en-un de TrackTik : « En centralisant ces différentes tâches, tout est organisé et facile d’accès. TrackTik simplifie le fonctionnement de l'entreprise et améliore la collaboration, à l'image d'une machine bien huilée. »

Les opérations administratives ont été rationalisées, ce qui a permis d’économiser environ 80 000 $ par an tout en libérant des ressources de la saisie manuelle des données.

4) Prouver le retour sur investissement des services offerts aux clients SFM

L’introduction d’un portail client en libre-service a transformé la manière dont SFM Security interagissait avec ses clients. Les clients pouvaient désormais accéder sans effort aux rapports, aux informations de planification et à la documentation, favorisant la transparence et permettant des fonctionnalités libre-service très appréciées.
Frensdorf a commenté : « Le portail de la plateforme a changé la donne, offrant aux clients une vue complète de leur planification de sécurité et servant de dépôt central pour tous leurs besoins en rapports. Cet accès libre-service aux rapports a simplifié le processus et s’est avéré précieux dans les dossiers juridiques en fournissant des preuves à l’appui. »

L'efficacité des rapports complets de TrackTik a été démontrée dans le cas d'un établissement de divertissement confronté à de nombreuses failles de sécurité, notamment des locataires qui laissaient fréquemment la porte d'un bar ouverte. Pendant leurs rondes, les agents de sécurité ont consciencieusement consigné chaque incident dans l'application TrackTik pendant plusieurs mois. Le client pouvait facilement accéder à ces rapports archivés via son portail personnalisé. Cette documentation a permis au client de SFM de prouver la négligence de l'établissement après un incident survenu à la porte du bar, en fournissant la preuve que les équipes de sécurité avaient respecté leurs obligations.

5) Transformer les données en action avec le Data Lab de TrackTik

L’équipe de direction de SFM devait comprendre comment elle gérait les visites de site dans tous les sites clients, en s’assurant que chaque site et chaque poste étaient visités de façon systématique, au moins un jour sur deux. Cependant, recueillir ces données à partir de l’application TrackTik et trouver un moyen de visualiser et exporter ces données pour une analyse facile et une confirmation de l’accomplissement des points de contrôle a été un défi.

Le passage de la génération manuelle de rapports à partir de journaux Excel à l'utilisation de TrackTik Data Lab a marqué un tournant décisif en termes d'efficacité opérationnelle. Data Lab transforme de grands volumes de données et des indicateurs clés en graphiques, tableaux et diagrammes visuellement attrayants. Il permet maintenant à SFM de suivre les incidents et les activités, d'identifier les tendances et de partager des informations en temps réel au sein de l'organisation. SFM reçoit automatiquement des rapports complets grâce à des widgets graphiques qui permettent d'extraire et de partager rapidement les données pertinentes, confirmant ainsi que tous les points de contrôle nécessaires ont été couverts lors des patrouilles.

Frensdorf a partagé ses réflexions sur la façon dont Data Lab modifie ses processus internes de production de rapports : « Maintenant, nous avons cette excellente configuration pour les contrôles et contrepoids de productivité. Nous renforçons la responsabilité entre les dirigeants et pouvons facilement extraire et partager ces données avec la direction en examinant les KPI à travers l’organisation. Le tableau de bord est une excellente façon de voir nos opérations plus clairement immédiatement. »

Data Lab a considérablement simplifié le processus de contrôle de conformité, notamment en ce qui concerne la gestion des dossiers des employés, tels que les certifications et les licences du personnel de sécurité. Toutes ces données, stockées dans la suite d'outils administratifs Back Office de TrackTik, sont maintenant facilement accessibles et partageables grâce aux tableaux de bord dynamiques de Data Lab. Le personnel peut ainsi vérifier si un agent de sécurité possède une certification spécifique ou si ses licences sont à jour, et même être informé jusqu'à 30 jours à l'avance de l'état de ses qualifications. Ce niveau d'efficacité et de prévoyance dans la gestion de la conformité illustre un autre avantage de l'intégration de la solution complète de TrackTik et de la visualisation de toutes ces données et informations dans un tableau de bord simplifié.

Conscients de l'importance de données accessibles et compréhensibles pour la prise de décisions stratégiques, SFM et TrackTik se sont associés pour développer des gadgets personnalisés. Ces outils sur mesure sont conçus pour simplifier l'analyse des données et offrir à l'équipe de direction de SFM une vision claire des indicateurs et tendances opérationnels. Cette collaboration met en lumière la flexibilité de la plateforme TrackTik et son potentiel de transformation des pratiques de gestion de la sécurité grâce à des données exploitables et personnalisées, permettant une prise de décision et un contrôle opérationnel optimisés.

Faire passer les principaux résultats d’affaires au niveau supérieur et se projeter sur les opportunités de croissance

TrackTik a transformé la SFM en intégrant des solutions automatisées à ses opérations de sécurité. Grâce à une efficacité opérationnelle accrue, une satisfaction client accrue et des économies significatives, SFM Security est prête à poursuivre sa croissance, avec TrackTik qui joue un rôle clé dans son parcours.

« Nous sommes extrêmement satisfaits de notre partenariat avec TrackTik, qui repose sur une communication transparente et ouverte avec leur équipe. Le système excelle en matière de rapports et de planification, et ses fonctionnalités RH et de facturation sont de premier ordre. Il nous permet de gérer toutes nos opérations de sécurité. Nous constatons une croissance positive de notre entreprise grâce à TrackTik, notre partenaire privilégié. La communication étroite avec les équipes de formation et le service à la clientèle nous permet de poser des questions essentielles pour stimuler l'innovation et la créativité dans notre approche commerciale. Notre croissance future reposera sur une infrastructure technologique solide grâce à TrackTik. » – John Frensdorf, vice-président des opérations de sécurité chez SFM Security.