Die Zukunft der Einhaltung physischer Sicherheitsvorschriften: Worauf sich Personal-, Rechts- und Datenschutzabteilungen vorbereiten müssen (2026 und darüber hinaus)

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26. März 2026 · 8 Min. Lesezeit

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Die Zukunft der Einhaltung physischer Sicherheitsvorschriften: Worauf sich Personal-, Rechts- und Datenschutzabteilungen vorbereiten müssen (2026 und darüber hinaus)

Die wichtigsten Erkenntnisse

Sicherheitsdaten sind personenbezogene Daten.
Besichtigungs-Apps, Zugriffsprotokolle, Videoanalysen und Besuchersysteme generieren allesamt personenbezogene Daten und mitunter auch biometrische Daten, wodurch die physische Sicherheit in den Geltungsbereich der DSGVO, des CCPA und des EU-KI-Gesetzes fällt.
KI-Governance ist die neue Frontlinie.
Die biometrische Identifizierung in Echtzeit wird im Rahmen des EU-KI-Gesetzes als hochriskant eingestuft, sodass die Rechtsabteilung die Tools klassifizieren muss, bevor die Sicherheitsabteilung sie einsetzt.
Der Datenstandort stellt mittlerweile eine betriebliche Einschränkung dar.
Die Zusammenführung von Zugriffs- und Vorfall-Daten auf einer zentralen Plattform erfolgt grenzüberschreitend, und Vorschriften wie Chinas grenzüberschreitende Standards für 2026 können dazu führen, dass diese Datenweiterleitung nicht mehr den Vorschriften entspricht.
Punktuelle Prüfungen werden zunehmend durch kontinuierliche Nachweise ersetzt.
Die Aufsichtsbehörden erwarten zunehmend unveränderliche, abfragbare Aufzeichnungen darüber, wer wann und mit welcher Berechtigung auf welche Daten zugegriffen hat – und nicht mehr nur eine periodische Momentaufnahme.
Dritte übernehmen Ihre Haftungspflicht.
Vertragsüberwachungsunternehmen, Integratoren und deren Subunternehmer haben Zugriff auf dieselben sensiblen Daten, daher müssen die Datenschutzbehörden, Prüfungsrechte und Aufbewahrungsfristen auch für sie gelten.

Da physische Sicherheitssysteme immer ausgefeilter werden, spielen Führungskräfte aus den Bereichen Personalwesen, Recht und Datenschutz eine zunehmend zentrale Rolle bei der Art und Weise, wie ein Unternehmen mit Risiken, Governance und Compliance umgeht. Was einst eine Domäne von Schlössern, Wachpersonal und Kameras war, ist heute ein datenreiches Ökosystem – in dem Zugangskontrollprotokolle, GPS-Daten des Wachpersonals, biometrische Daten, Vorfallberichte und Videoanalysen allesamt sensible personenbezogene Daten enthalten.

Diese Entwicklung bedeutet, dass die Einhaltung von Vorschriften im Bereich der physischen Sicherheit ab 2026 nicht mehr nur eine Nebensache sein wird, sondern zu einer strategischen Notwendigkeit wird. Hier erfahren Sie, wie sich Rechts-, Datenschutz- und Personalabteilungen bereits jetzt darauf vorbereiten sollten.

Warum physische Sicherheit mittlerweile ein Compliance-Risiko und nicht mehr nur eine Sicherheitsfunktion ist

Plattformen für die physische Sicherheit werden zunehmend digitalisiert. Apps für Wachrundgänge erfassen den Standort und das Scannen von Kontrollpunkten. Zugangssysteme können biometrische Daten erfassen. Videobilder werden zunehmend mit KI-gestützten Analysen überlagert.

All dies führt zur Erhebung personenbezogener Daten (PII) und möglicherweise auch biometrischer Daten – wodurch die physische Sicherheit direkt ins Visier moderner Datenschutzregelungen gerät. In Europa beispielsweise erlegt das EU-Gesetz zur künstlichen Intelligenz (KI),das bis August 2026 vollständig in Kraft treten soll, risikoreichen Systemen strenge Auflagen auf, darunter auch solchen, die biometrische Überwachung oder prädiktive Analysen nutzen.

Gleichzeitig stehen Datenschutzexperten vor der Herausforderung, in einem sich rasch wandelnden regulatorischen Umfeld Folgenabschätzungen durchzuführen, Risiken durch Dritte zu überwachen und Richtlinien zur Datenaufbewahrung und zum Datenzugriff durchzusetzen.

Für die Teams in den Bereichen Personalwesen, Recht und Datenschutz bedeutet dies, dass es bei der physischen Sicherheit nicht mehr nur um den Schutz von Personen geht, sondern auch um den Schutz personenbezogener Daten, Rechte und des Rufs.

Neue Compliance-Trends, auf die sich Sicherheitsteams einstellen müssen

1. KI-Governance rückt in den Mittelpunkt

Mit der Einführung von KI-gestützten Videoanalysen und prädiktiven Sicherheitstools betreten Unternehmen ein neues regulatorisches Terrain. Gemäß dem EU-KI-Gesetz müssen KI-Systeme mit hohem Risiko bestimmte Anforderungen hinsichtlich Transparenz, Dokumentation und Überwachung nach dem Inverkehrbringen erfüllen.

Ein besonders wichtiger Bereich ist die Verwendung biometrischer Daten. Die Europäische Kommission hat die biometrische Identifizierung in Echtzeit ausdrücklich als risikoreichen Anwendungsfall eingestuft, der strenge Sicherheitsvorkehrungen erfordert.

Die Verantwortlichen in den Bereichen Recht und Datenschutz müssen sich darauf vorbereiten, ihre Kollegen aus dem Sicherheitsbereich hinsichtlich der anzuwendenden Risikoklassifizierung zu beraten – und dazu beitragen, dass KI-Systeme überprüfbar, dokumentiert und konform sind.

2. Datenspeicherung und grenzüberschreitende Datenübermittlungen

Viele Sicherheitsteams in Unternehmen sammeln Zugriffsprotokolle und Vorfalldaten aus ihren weltweiten Standorten und leiten diese an eine zentrale Leitstelle weiter. Doch die Datenschutzgesetze legen zunehmend genau fest, wo diese Daten gespeichert und wie sie übertragen werden dürfen.

So bringen beispielsweise die bevorstehenden chinesischen Standards zur grenzüberschreitenden Datenverarbeitung (die im März 2026 in Kraft treten) für global tätige Unternehmen erhebliche Compliance-Verpflichtungen mit sich.

Rechtsabteilungen sollten damit beginnen, den Datenfluss im Bereich der physischen Sicherheit zu modellieren, zu prüfen, ob die Daten in den jeweiligen Rechtsordnungen verbleiben müssen, und zu ermitteln, welche Mechanismen (z. B. Standardvertragsklauseln) für globale Datenübermittlungen gelten werden.

3. Kontinuierliche Überwachung und auditfähige Daten

Die Zeiten regelmäßiger, punktueller Audits neigen sich dem Ende zu. Aufsichtsbehörden und interne Compliance-Teams setzen mittlerweile auf die kontinuierliche Kontrollüberwachung (CCM) – dabei werden Systemprotokolle, Zugriffsaufzeichnungen und Vorfalldaten kontinuierlich erfasst, gespeichert und geschützt.

Im Hinblick auf die physische Sicherheit bedeutet dies, dass unveränderliche Aufzeichnungen darüber geführt werden müssen, wer wann und unter welchen Bedingungen auf welche Ressourcen zugegriffen hat. Sicherheitssysteme müssen Richtlinien zur Aufbewahrung von Protokollen unterstützen, die den Datenschutz- und Prüfungsanforderungen entsprechen, und die Teams müssen festlegen, wer für diese Daten verantwortlich ist und wer sie überprüft.

4. Stärkung der Risikokontrollen bei Dritten

Sicherheitsdienstleister, Systemintegratoren und Dienstleister haben zunehmend Zugang zu sensiblen Daten. Die rechtlichen Verträge müssen entsprechend angepasst werden:

Datenschutzvereinbarungen (DPAs) sollten den Datenfluss im Bereich der physischen Sicherheit abdecken.
Anbieter sollten Zugang zu Protokollen gewähren, ihren Meldepflichten bei Datenschutzverletzungen nachkommen und für Transparenz beim Umgang mit Daten sorgen.
Es sollten klare Richtlinien dazu bestehen, wie Daten gespeichert, abgerufen und überprüft werden – auch durch Subunternehmer.

Was die Abteilungen Personalwesen, Rechtsabteilung und Datenschutz jetzt tun sollten: Ein strategischer Fahrplan

Um den Anforderungen in Bezug auf Risiken und Compliance immer einen Schritt voraus zu sein, sollten diese Teams bereits jetzt proaktive Maßnahmen ergreifen.

Starten Sie eine Datenabbildungsmaßnahme
Beginnen Sie damit, alle Berührungspunkte zu identifizieren, an denen physische Sicherheitssysteme personenbezogene Daten erfassen. Bilden Sie diese Datenflüsse ab, um zu verstehen, wie und wo Daten gespeichert, verarbeitet und übertragen werden.
Schaffung von Governance-Rahmenwerken im Einklang mit den Datenschutz
en Aufbau oder Anpassung eines Datenschutz-Informationsmanagementsystems (PIMS), das ausdrücklich auch Daten zur physischen Sicherheit abdeckt. Rahmenwerke wie ISO 27701 können eine Struktur für die Integration von Datenschutzkontrollen in den täglichen Sicherheitsbetrieb bieten.
Integration von Folgenabschätzungen
Bei jeder Einführung, die KI, Biometrie oder andere risikoreiche Funktionen umfasst, sollten frühzeitig formelle Datenschutz-Folgenabschätzungen (PIAs) und, sofern relevant, Grundrechtsprüfungen durchgeführt werden. Compliance-Teams müssen eng mit Sicherheitsarchitekten zusammenarbeiten, um Risiken und Governance zu bewerten.
Verträge unter Berücksichtigung des Datenschutzes gestalten
Arbeiten Sie mit den Abteilungen für Beschaffung und Sicherheit zusammen, um Datenschutzvereinbarungen (DPAs) für Dritte, die Sicherheitsdaten verarbeiten, verbindlich vorzuschreiben. Verhandeln Sie Prüfungsrechte, Anforderungen an den Datenstandort und klare Aufbewahrungsrichtlinien.
Aufbau einer auditfähigen Protokollierung und Überwachung
Stellen Sie sicher, dass Sicherheitsplattformen unverfälschbare Protokolle bereitstellen und eine kontinuierliche Überwachung unterstützen. Legen Sie Aufbewahrungsfristen fest, die sich an den Anforderungen von Vorschriften und internen Richtlinien orientieren.
Schulung der Beteiligten in allen Geschäftsbereichen
, die Personalabteilung, die Rechtsabteilung und der Sicherheitsbetrieb sollten gemeinsam Schulungsprogramme durchführen. Alle Beteiligten – von den Ausweisausstellern bis hin zu den Sicherheitsleitern – müssen die Datenschutzverpflichtungen, die Rechte der betroffenen Personen und die Compliance-Prozesse verstehen.

Die Notwendigkeit von Vordenkerrolle: Warum die Personalabteilung und die Rechtsabteilung hier die Führung übernehmen müssen

Wenn die Einhaltung von Vorschriften zur physischen Sicherheit lediglich als Abhakübung betrachtet wird, setzen sich Unternehmen einem echten Risiko aus. Wenn jedoch die Teams aus den Bereichen Personalwesen, Recht und Datenschutz diese Situation als Chance zur Führungsstärke begreifen, definieren sie ihre Rollen neu – nicht nur als Risikominderer, sondern als Förderer von Vertrauen, Widerstandsfähigkeit und Verantwortlichkeit.

Ihr Engagement ist nicht mehr nur eine Option. Indem Sie die Diskussion über KI-Risiken, Daten-Governance, die Rechenschaftspflicht von Anbietern und die Überwachung jetzt vorantreiben, tragen Sie dazu bei, dass die physische Sicherheit zu einer vertrauenswürdigen, transparenten und vorschriftsmäßigen Funktion wird, die eng mit den Unternehmenswerten verzahnt ist.

Häufig gestellte Fragen

Ja. Protokolle zur Zugangskontrolle, Kontrollmeldungen bei Rundgängen und damit verbundene Daten enthalten häufig personenbezogene Daten, sodass sie den Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO unterliegen, insbesondere wenn sie kontinuierlich erfasst oder zentral gespeichert werden.

In vielen Fällen ja. Das EU-KI-Gesetz stuft die biometrische Identifizierung in Echtzeit und andere ähnliche KI-Überwachungssysteme als risikoreich ein, was Verpflichtungen hinsichtlich Transparenz, Dokumentation und Überwachung nach dem Inverkehrbringen nach sich zieht.

Rechts- und Sicherheitsabteilungen müssen gemeinsam prüfen, wo Daten gespeichert werden, wie sie übertragen werden und ob sie in bestimmten Regionen verbleiben müssen. Dabei können Mechanismen wie Standardvertragsklauseln (SCCs), Datenlokalisierung und Prüfungen durch Dritte erforderlich sein.

Die Verträge sollten Vereinbarungen zur Datenverarbeitung, Prüfungsrechte, Richtlinien zur Datenaufbewahrung und -löschung sowie spezifische Verpflichtungen hinsichtlich der Meldung von Datenschutzverletzungen und des Datenzugriffs auf Sicherheitsprotokolle umfassen.

Ja – insbesondere bei Systemen, die Biometrie, kontinuierliche Überwachung oder KI beinhalten. PIA helfen Rechts- und Datenschutzteams dabei, Risiken zu verstehen, Maßnahmen zur Risikominderung zu definieren und die Einhaltung der Datenschutzverpflichtungen sicherzustellen.

Trackforce erfasst jede Streife, jeden Kontrollpunkt-Scan, jeden Zugangsvorgang und jeden Vorfall in einem einzigen, mit einem Zeitstempel versehenen Datensatz, anstatt diese Informationen über verschiedene Systeme verstreut zu belassen. Dadurch verfügen Rechts- und Datenschutzteams über eine zentrale Anlaufstelle, um festzustellen, wer wann und mit welcher Berechtigung auf welche Daten zugegriffen hat, sowie über einen festgelegten Aufbewahrungs- und Exportpfad für die Aktivitäten von Wachpersonal und Auftragnehmern, die in den Geltungsbereich der DSGVO, des EU-KI-Gesetzes und vergleichbarer Rechtsvorschriften fallen.