Dardan Security bietet mit TrackTik maßgeschneiderten Schutz

Dardan Security bietet mit TrackTik maßgeschneiderten Schutz

Als das Wachstum von Dardan Security die manuellen Systeme des Unternehmens zu überfordern begann, entschied sich das Unternehmen für TrackTik, um sein Personalmanagement zu vereinheitlichen, die Verantwortlichkeit zu stärken und seinen Kunden Echtzeit-Transparenz zu bieten. Fünf Jahre später ist die Technologie zu einem wesentlichen Bestandteil der Fähigkeit von Dardan geworden, effizient zu skalieren – ohne dabei seine persönliche, auf den Menschen ausgerichtete Herangehensweise zu verlieren.

Über Dardan Security

Dardan Security wurde 1973 gegründet und zählt zu den renommiertesten unabhängigen Sicherheitsdienstleistern Großbritanniens. Das Unternehmen bietet neben branchenführenden mobilen Dienstleistungen, Sicherheitstechnologien und -systemen auch zuverlässige Lösungen für den stationären Wachdienst in großem Umfang an. Das Unternehmen führt jeden Monat mehr als 50.000 Stunden stationären Wachdienst an über 60 Standorten durch und unterstützt über 700 Kunden mit mobilen Patrouillen, Alarmreaktionen, Schlüsselverwaltung und planmäßigen Einsätzen. Diese doppelte Kompetenz, die hochwertigen stationären Wachdienst mit agilen mobilen Einsätzen verbindet, ermöglicht es Dardan, Standorte mit den richtigen Ressourcen, der nötigen Transparenz und einer ausgewogenen Mischung aus Technologie und geschultem Personal zu schützen.

Mit Kunden aus den Bereichen Hochschulwesen, Forschung und wissenschaftliche Einrichtungen, Unternehmensstandorte, Life Sciences und Pharmabranche sowie kritische Infrastruktur bleibt das Engagement von Dardan unverändert: maßgeschneiderte, professionelle und informationsgestützte Sicherheit. „Jeder Kunde ist anders, daher bieten wir niemals eine Einheitslösung an“, erklärt Paul Beard, Chief Commercial Officer bei Dardan Security. „Wir fragen, was sie tatsächlich wollen, und passen unsere Dienstleistungen entsprechend an.“

Um dieses breite Leistungsspektrum abzudecken, unterhält Dardan eine Flotte von 27 Fahrzeugen, die jährlich mehr als 1,2 Millionen Meilen in London, im Südosten Englands, in Schottland, im Nordosten von Norfolk, in Suffolk, in Cambridgeshire und in Essex zurücklegen und dabei Streifendienste, Einsätze aufgrund von Videoüberwachungsmeldungen, Unterstützung bei Alarmauslösungen sowie Dienstleistungen zum Öffnen und Schließen von Türen zügig und lückenlos erbringen.

Die Herausforderung: Manuelle Arbeitsabläufe bremsten das Wachstum

Jahrelang stützte sich Dardan auf ein Flickwerk aus Altsystemen und manuellen Arbeitsabläufen. „Wir hatten talentierte Mitarbeiter, aber ein Großteil ihrer Zeit floss in das Ringen mit Tabellenkalkulationen und die manuelle Überprüfung von Daten. Die Rechnungsstellung bedeutete oft eine Vollzeitbeschäftigung, bei der man lediglich Zahlen von einer Stelle an eine andere kopierte und einfügte“, erinnert sich Andrew Barnard, ESG- und Compliance-Manager bei Dardan.

Als Dardan wuchs, konnten die Altsysteme nicht mehr mithalten. Dienstplanerstellung, Störungsmeldungen und Rechnungsstellung wurden manuell abgewickelt, oft über mehrere Tabellenkalkulationen hinweg. Die Grenzen waren offensichtlich: „Als wir wuchsen und immer komplexere Kunden betreuten, wurde jeder manuelle Schritt zu einem Engpass. Es schlichen sich Fehler ein, Daten ließen sich nur schwer abgleichen, und wir liefen Gefahr, wichtige Details zur Compliance oder Abrechnung zu übersehen. Kein Unternehmen kann auf der Grundlage manueller Prozesse skalieren“, erklärt Barnard.

Über die Effizienz hinaus benötigte Dardan sowohl für das Management als auch für die Kunden mehr Verantwortlichkeit und Echtzeit-Transparenz in Bezug auf seine mobilen Patrouillen- und Bewachungsdienste.

Die Lösung: Ein einheitliches System mit TrackTik

Als Dardan die Plattform von TrackTik für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich einführte, zeigte sich der Wandel sofort.

„Ein einziges System, das alles abdeckt – Dienstpläne, Einsatzpläne, Einsatzleitung, Abrechnung – das hat den Unterschied gemacht“, sagt Barnard. „Früher hatten wir Einsatzpläne auf Papier und manuelle Anmeldungen. Jetzt gibt es Echtzeit-Analysen und sofortige Nachvollziehbarkeit.“

TrackTik unterstützte Dardan zudem bei der Weiterentwicklung seiner Umwelt- bzw. ESG-Strategie, indem es durch die elektronische Erfassung von Rundgängen, täglichen Vorfallberichten und das Besuchermanagement den Papierkram reduzierte. Die Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wurde durch Funktionen zur Überwachung von Alleinarbeitern und zur Nachverfolgung der Arbeitszeitrichtlinie gestärkt, wodurch sichergestellt wird, dass Dardan stets die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig die Sicherheit der Mitarbeiter gewährleistet.

Mit TrackTik kann das Security Operations Center von Dardan mobile Patrouillen in Echtzeit verfolgen, Vorfallmeldungen überwachen und sicherstellen, dass alle geplanten Aufgaben erledigt werden. Kunden erhalten über das sichere Kundenportal sofortigen Zugriff auf Vorfallhistorien, Compliance-Aufzeichnungen und Leistungsanalysen, was eine vollständige Transparenz nach dem „Open-Book“-Prinzip gewährleistet.

Heute unterstützt TrackTik den Betrieb an mehr als 4.000 aktiven Standorten, lässt sich in über 200 vernetzte Videoüberwachungssysteme integrieren und automatisiert Arbeitsabläufe, die früher ganze Arbeitstage in Anspruch nahmen. Allein das Finanzteam bearbeitet mittlerweile fast 600 Rechnungen pro Monat, die jeweils automatisch mit verifizierten Daten aus dem Außendienst erstellt werden.

Die vierteljährlichen Geschäftsberichte, deren Erstellung früher Stunden dauerte, sind jetzt mühelos zu erstellen. „Wir können uns einfach in das System einloggen und sehen genau, was getan wurde“, erklärt Barnard. „Das bedeutet, dass sich die Besprechungen auf die Verbesserung der Ergebnisse konzentrieren können – statt auf die Suche nach Daten.“

Ergebnisse: Intelligentere Entscheidungen, schnellere Rechnungsstellung und stärkeres Kundenvertrauen

Seit der Einführung von TrackTik hat Dardan messbare und strategische Vorteile erzielt:

• Zeitersparnis und Abrechnungsgenauigkeit: Die Rechnungsstellung erfolgt nun automatisiert und fehlerfrei, wodurch das Finanzteam von der manuellen Dateneingabe entlastet wird.

• Verbesserte Transparenz: Dank Live-Analysen lassen sich alle Streifengänge, Meldungen und Aufgaben nachverfolgen und überprüfen.

• Verbesserte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Überwachung im Rahmen der Richtlinie über allein arbeitende Arbeitnehmer und der Arbeitszeitrichtlinie gewährleistet die Sicherheit der Mitarbeiter und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

• ESG und Effizienz bei der Berichterstattung: Elektronische Rundgang- und Besucherberichte reduzieren den Papieraufwand und unterstützen Nachhaltigkeitsinitiativen.

• Datengestütztes Wachstum: Erkenntnisse aus den TrackTik-Daten haben Dardan dabei geholfen, Verbesserungsmöglichkeiten im Service zu identifizieren und sogar Teams neu zu strukturieren.

• Wettbewerbsvorteil: Dardan hat mehrere Aufträge gewonnen, indem das Unternehmen bei Kundenpräsentationen die Technologie und die Analysefunktionen von TrackTik vorgestellt hat.

„Unser größter ROI liegt in der Abrechnungsgenauigkeit – weniger Personalbedarf, schnellere Bearbeitung und volles Vertrauen in die Daten“, sagt Barnard. „Der verborgene ROI liegt jedoch in der Analyse. TrackTik hilft uns dabei, Trends zu erkennen, Änderungen zu begründen und unseren Kunden unseren Mehrwert zu belegen.“

Umgestaltung des Service im CB1 Estate, Cambridge

Eine der bedeutendsten Erfolgsgeschichten von Dardan ist das CB1 Estate in Cambridge – ein großes gemischt genutztes Bauprojekt, in dem neben Forschungszentren und Studentenwohnheimen auch weltweit bekannte Unternehmen wie Microsoft, Apple, Cushman & Wakefield, Bidwells und Brookgate vertreten sind.

Als Dardan den Standort übernahm, nutzte das Unternehmen die Daten und Analysen von TrackTik, um die Struktur und Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen grundlegend zu überarbeiten.

„Die von TrackTik bereitgestellten Informationen haben den gesamten Vertrag grundlegend verändert“, erklärt Barnard. „Sie haben uns nicht nur dabei geholfen, die SLAs einzuhalten – sie lieferten uns auch die Grundlage, um die Abläufe neu zu gestalten, zusätzliche Managementkontrollen einzuführen und die Mitarbeiterzahl zu verdoppeln.“

Mithilfe der Live-Berichte und Vorfalldaten von TrackTik konnte Dardan sowohl den Standortbetreibern als auch den einzelnen Interessengruppen messbare Verbesserungen bei der Servicequalität und der Reaktionsfähigkeit nachweisen. Die Transparenz und die einfache Weitergabe von Informationen überzeugten den Kunden davon, die Partnerschaft auszuweiten.

„Unser Kunde hat Ergebnisse gesehen und erneut investiert“, fügt Barnard hinzu. „Die Transparenz von TrackTik untermauert dieses Vertrauen – sie hat unsere tägliche Zusammenarbeit mit dem Kunden verändert.“

Eine datengesteuerte Zukunft: 27.000 Berichte pro Monat – Tendenz steigend

Auch nach fünf Jahren mit TrackTik setzt Dardan seine Innovationsbemühungen fort. Das Unternehmen erstellt mittlerweile monatlich 27.000 Berichte, in denen jeder Vorfall, jeder Streifendienst und jede Compliance-Maßnahme erfasst wird – und das alles innerhalb des TrackTik-Ökosystems.

„Wir erfassen alles“, bemerkt Barnard. „Diese Transparenz fördert die Verantwortlichkeit und hilft uns, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Es geht nicht nur um die Nachverfolgung – es geht darum, zu verstehen, wo wir uns verbessern können.“

Das Team nutzt TrackTik DataLab zudem zunehmend, um komplexe Dashboards zu erstellen und tiefere Einblicke in das Kundenverhalten zu gewinnen.

„Unser nächster Schritt ist, den Kunden direkten Zugriff auf ihre eigenen Dashboards zu geben“, sagt Barnard. „Sie können dann jederzeit Trends bei Vorfällen, die Abdeckung durch Patrouillen und Compliance-Kennzahlen einsehen.“

Über die Analytik hinaus nutzt Dardan das TrackTik-API-Ökosystem und neue KI-Integrationen, um weitere Teile seines Arbeitsablaufs zu automatisieren – von der Videoüberwachung bis hin zur Weiterleitung von Vorfällen.

„KI ist für uns das nächste große Ziel“, sagt Barnard. „Wenn das System erkennen kann, was in einem Bericht steht, und diesen automatisch an die richtige Person weiterleiten kann, ist das ein enormer Effizienzgewinn. Und genau darauf steuert TrackTik zu.“

Das Ergebnis

TrackTik hat Dardan Security folgende Möglichkeiten eröffnet:

• Automatisieren Sie die Rechnungsstellung und Berichterstellung für Tausende von Aufträgen pro Monat.

• Kunden Echtzeit-Analysen und Transparenz bieten

• Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, damit sie sich wertschöpfenderen Aufgaben widmen können.

• Nutzen Sie Datenanalysen, um Kundenbeziehungen auszubauen und zu stärken.

• Monatlich 27.000 Berichte erfassen und auswerten, um eine kontinuierliche Verbesserung zu erreichen

• Verwalten Sie über 4.000 Standorte, über 200 Videoüberwachungssysteme und fast 600 Rechnungen pro Monat über eine einheitliche Plattform

„TrackTik hilft uns dabei, unseren Kunden das Gefühl zu geben, dass sie als Individuen wahrgenommen werden“, fasst Barnard zusammen. „Es hat uns dabei geholfen, schneller, intelligenter und transparenter zu arbeiten – und genau so wollen wir Sicherheit gewährleisten.“